KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,

uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 58/2003 z dnia 19 grudnia 2002 r. ustalające status agencji wykonawczych, odpowiedzialnych za niektóre czynności dotyczące obsługi programów wspólnotowych(¹), a w szczególności jego art. 15,

uwzględniając opinię Parlamentu Europejskiego, uwzględniając opinię Rady, uwzględniając opinię Trybunału Obrachunkowego, a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Rozporządzenie (WE) nr 58/2003 określiło status agencji wykonawczych, odpowiedzialnych za niektóre czynności dotyczące obsługi programów wspólnotowych, agencji wykonawczych, których utworzenie zostało powierzone Komisji.

(2) Te agencje wykonawcze (zwane dalej „agencjami” zostaną wyposażone w osobowość prawną i własny budżet na bieżące funkcjonowanie, którego wykonanie określa niniejsze typowe rozporządzenie finansowe, zgodnie z art. 15 rozporządzenia (WE) nr 58/2003. Jeśli natomiast Komisja przekazała agencjom uprawnienia z zakresu wykonania budżetowego środków operacyjnych odnoszących się do programów wspólnotowych, środki te pozostają zapisane w budżecie ogólnym i są zarządzane zgodnie z rozporządzeniem Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego stosowanego do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich(²) (dale zwanego „ogólnym rozporządzeniem finansowym”).

(3) Zgodnie z art. 15 rozporządzenia (WE) nr 58/2003, budżet na bieżące funkcjonowanie agencji wykonawczych pokrywa wydatki ponoszone na funkcjonowanie agencji wykonawczej w danym roku budżetowym.

(4) Zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 58/2003, istnieje potrzeba przyjęcia typowego rozporządzenia finansowego, które agencje muszą stosować w celu korzystania ze środków ogólnych, a którego treść musi być jak najbardziej zbliżona do ogólnego rozporządzenia finansowego. W przypadku braku jasno określonych reguł w typowym rozporządzeniu finansowym, mają zastosowanie postanowienia ogólnego rozporządzenia finansowego oraz rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2342/2002 ustanawiającego tryb wykonania rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego stosowanego do ogólnego budżetu Wspólnot Europejskich(³).

(5) Jeszcze raz podkreślić należy respektowanie fundamentalnych zasad prawa budżetowego (jedność, uniwersalność, specjalizację i roczny charakter), jak również zasady prawdy budżetowej, równowagi, jednostki obrachunkowej, dobrej gospodarki finansowej i przejrzystości.

(6) Jeśli chodzi o personel, agencje będą musiały rozróżniać między stanowiskami tymczasowymi, które będą przedmiotem tabeli zatrudnienia, przedkładanej do zatwierdzenia organowi budżetowemu oraz środkami przeznaczonymi na wynagrodzenia dla innych kategorii pracowników, zatrudnianych na umowach odnawialnych.

(7) Jeśli chodzi o podmioty finansowe, koniecznym jest określenie kompetencji i odpowiedzialności księgowego i dysponenta środków agencji, którzy muszą być urzędnikami podlegającymi statutowi urzędników Wspólnot Europejskich, jak również warunki, według których dysponent będzie mógł delegować swoje uprawnienia w zakresie realizacji budżetu.

(8) Dysponent środków agencji zostanie wyposażony w szeroką niezależność zarządczą. Jeśli chodzi o system płatności, należy mu zapewnić całkowitą swobodę, z zastrzeżeniem informowania Komitetu Kierownictwa, który musi mieć możliwość złożenia sprzeciwu względem płatności w terminie jednego miesiąca.

(9) Zgodnie z art. 20, ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 58/2003, funkcję audytora wewnętrznego w agencjach wykonawczych sprawuje audytor wewnętrzny Komisji. W związku z powyższym, audytor wewnętrzny Komisji musi sprawować względem agencji wykonawczych te same funkcje, które są mu przypisane względem służb Komisji w ramach ogólnego rozporządzenia finansowego. Poza tym, tak jak jest to w przypadku dysponentów w Komisji, dysponent agencji musi mieć możliwość korzystania z doradztwa komórki własnego audytu wewnętrznego w kwestii obsługi ryzyk.

(10) Dla każdej agencji wykonawczej, kalendarz ustanawiania jej budżetu ogólnego, sprawozdawczości i udzielania absolutorium musi respektować postanowienia rozporządzenia (WE) nr 58/2003, ogólnego rozporządzenia finansowego. Organem udzielającym absolutorium dla budżetu agencji wykonawczych musi być ten sam organ, co w przypadku budżetu ogólnego.

(11) Reguły księgowe stosowane przez agencje muszą umożliwiać konsolidację z kontami Komisji. Muszą być określone przez Księgowego Komisji, przez analogię z art. 133 ogólnego rozporządzenia finansowego. Trybunał Obrachunkowy zapewni kontrolę kont agencji.

(12) Stosownym byłoby, aby instancja, o której mowa w art. 66 ust. 4 ogólnego rozporządzenia finansowego, powołana przez Komisję w celu oceny nieprawidłowości, mogła być również instancją, do której może zwrócić się każda agencja, tak aby identyczne zachowania były oceniane w ten sam sposób.

(13) Jeśli chodzi o budżet na bieżące funkcjonowanie, agencje muszą respektować te same wymagania, jak Komisja w dziedzinie zamówień publicznych, ogłaszanych dla niej samej. W tym względzie wystarczy odwołać się do ogólnego rozporządzenia finansowego.

(14) Nie istnieje potrzeba określania postanowień w sprawie przyznawania dotacji, ponieważ agencje nie mogą udzielać dotacji ze swojego budżetu na bieżące funkcjonowanie, który musi wystarczyć im wyłącznie na pokrycie wydatków administracyjnych,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

TYTUŁ I

PRZEDMIOT

Artykuł 1

Niniejsze rozporządzenie określa zasadnicze reguły stosowane do opracowania i realizacji budżetu ogólnego (zwanego dalej „budżetem”) agencji, o których mowa w rozporządzeniu (WE) nr 58/2003 (zwanych dalej „agencjami” lub „agencją”).

Artykuł 2

Dla wszelkich aspektów dotyczących funkcjonowania agencji wykonawczych, które nie zostaną wyraźnie określone w niniejszym rozporządzeniu, mają zastosowanie postanowienia rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002 (dalej zwanego „ogólnym rozporządzeniem finansowym”) oraz rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002.

TYTUŁ II

ZASADY BUDŻETOWE

Artykuł 3

[1] Budżet ustala się i wykonuje zgodnie z zasadami jednolitości, rzetelności budżetowej, jednoroczności, równowagi, jednostki rozliczeniowej, uniwersalności, specyfikacji, należytego zarządzania finansami, obejmującego efektywną i skuteczną kontrolę wewnętrzną, oraz przejrzystości, stosownie do przepisów niniejszego rozporządzenia.

ROZDZIAŁ 1

Zasada jedności i prawdy budżetowej

Artykuł 4

Budżet jest aktem, który przewiduje i dopuszcza, dla każdego roku obrachunkowego, wszystkie wpływy i wydatki, szacowane jako niezbędne dla agencji.

Artykuł 5

Przychody agencji obejmują dotację przyznawaną przez Wspólnoty oraz pozostałe, ewentualne wpływy, w tym środki alokowane w rozumieniu art. 15.

Wydatki obejmują wydatki na bieżące funkcjonowanie agencji, jak również, jeśli zachodzi potrzeba, wydatki finansowane ze środków alokowanych, zgodnie z ust. 1.

Artykuł 6

Żaden przychód ani żaden wydatek nie może być dokonany inaczej, jak poprzez zaliczenie w pozycji budżetowej.

Żadne środki nie mogą zostać wpisane w budżecie, jeśli nie odpowiadają wydatkom uznawanym za konieczne.

Żaden wydatek nie może zostać poczyniony ani zadysponowany ponad środki dozwolone w budżecie.

ROZDZIAŁ 2

Zasada rocznego charakteru budżetu

Artykuł 7

Środki zapisane w budżecie są dostępne przez okres jednego roku budżetowego, który rozpoczyna się z dniem 1 stycznia, a kończy się z dniem 31 grudnia.

Środki zapisane w budżecie są środkami nierozłącznymi.

Wydatki na funkcjonowanie wynikające z kontraktów obejmujących okresy przekraczające jeden okres obrachunkowy, albo zgodnie z lokalnymi zwyczajami, albo dotyczące dostawy sprzętu, są zaliczane do budżetu roku obrachunkowego, podczas którego są dokonywane.

Artykuł 8

Przychody agencji są uwzględniane z tytułu roku obrachunkowego na podstawie kwot uzyskanych podczas roku obrachunkowego. Są przyczyną otwarcia linii środków w tej samej wysokości.

Środki alokowane w budżecie z tytułu jednego roku mogą być używane wyłącznie do pokrycia wydatków przewidzianych i opłaconych podczas tego okresu oraz aby pokryć kwoty należne z tytułu zobowiązań sięgających okresu poprzedniego.

Artykuł 9

Środki niewykorzystane na koniec roku obrachunkowego, na który zostały przeznaczone, ulegają przepadkowi.

Środki, odpowiadające zobowiązaniom kontraktowanym podejmowanym regularnie przy zamykaniu roku obrachunkowego, są przenoszone, z mocy prawa, wyłącznie na okres następny. Środki przeniesione, niewykorzystane do 31 marca roku N+1 automatycznie przepadają. Księgowość pozwala rozróżnić środki przeniesione w powyższy sposób.

Środki odpowiadające wydatkom na personel nie mogą być przedmiotem przeniesienia.

Zasoby dostępne na dzień 31 grudnia z tytułu środków alokowanych, o których mowa w art. 15, są przedmiotem przeniesienia z mocy prawa. Środki dostępne, odpowiadające przeniesionym środkom alokowanym, muszą być wykorzystane priorytetowo. Najpóźniej do dnia 1 czerwca roku N+1 agencja powiadamia Komisję o wykorzystaniu przeniesionych środków przeznaczonych na określony cel. [2]

Artykuł 10

Środki znajdujące się w budżecie mogą stanowić zobowiązanie, ze skutkiem na dzień 1 stycznia, gdy tylko budżet przyjmuje ostateczny charakter.

Niemniej jednak od dnia 15 listopada każdego roku zobowiązania z tytułu standardowych wydatków administracyjnych mogą zostać zaciągnięte z góry ze środków przewidzianych na następny rok budżetowy. Zobowiązania te nie mogą przekroczyć jednej czwartej całości środków przyjętych przez komitet kierownictwa w odpowiedniej pozycji w budżecie na bieżący rok budżetowy. Nie mogą one dotyczyć nowych wydatków, które nie zostały zasadniczo zatwierdzone w ostatnim należycie przyjętym budżecie. [3]

Poza tym wydatki, takie jak czynsze, muszą być dokonywane z wyprzedzeniem, mogą więc być przyczyną realizacji zapłaty od 1 grudnia, z zaliczeniem w środki przewidziane na rok następny.

Jeśli budżet nie został przyjęty w momencie otwarcia roku obrachunkowego, system przejściowych części dwunastych, przewidziany w ogólnym rozporządzeniu finansowym, ma zastosowanie mutatis mutandis.

ROZDZIAŁ 3

Zasada równowagi

Artykuł 11

Budżet musi być zrównoważony po stronie wpływów i wydatków. Agencja nie może zaciągać kredytów.

Środki nie mogą przekraczać kwoty dotacji, o której mowa w art. 5, powiększonej o środki alokowane i pozostałe, ewentualne wpływy, o których mowa w art. 5.

Artykuł 12

Jeśli saldo rachunku wyników, w rozumieniu art. 56 jest dodatnie, jest ono zwracane Komisji do wysokości poziomu dotacji, wypłaconej w trakcie roku obrachunkowego.

Różnica między dotacją, o której mowa w art. 5, a tą, która została rzeczywiście wypłacona agencji, ulega przepadkowi.

ROZDZIAŁ 4

Zasada jednostki obrachunkowej

Artykuł 13

Budżet jest ustanawiany, wykonywany i jest przedmiotem sprawozdawczości kont wyrażanych w euro.

Niemniej jednak, ze względu na potrzebę środków pieniężnych, księgowy agencji może, w przypadkach odpowiednio uzasadnionych, dokonywać operacji w walucie krajowej, lub jeśli zachodzi potrzeba, w walutach państw trzecich.

ROZDZIAŁ 5

Zasada uniwersalności

Artykuł 14

Wszystkie przychody pokrywają wszystkie wydatki z wyjątkiem przychodów przeznaczonych na finansowanie wydatków specjalnych. Przychody i wydatki są zapisywane bez dokonywania kompensacji między nimi, z zastrzeżeniem art. 16.

Artykuł 15

Przychody odpowiadające określonemu przeznaczeniu, takie jak dochody fundacji, dotacje, darowizny i spadki, jak również środki pochodzące od Państw Członkowskich, państw trzecich lub różnych instytucji na realizację programów finansowanych ze źródeł innych niż ogólny budżet Wspólnot Europejskich (zwany dalej „budżetem ogólnym”) są przychodami przeznaczonymi na finansowanie wydatków specjalnych.

Każdy przychód jest przeznaczony na pokrycie całości wydatków bezpośrednich lub pośrednich związanych z danym działaniem lub celem. Budżet przewiduje strukturę zaliczania środków alokowanych do danej kategorii, jak również, w miarę możliwości, ich wysokość.

Komitet Kierownictwa decyduje, po uzyskaniu zgody Komisji, o akceptacji wszystkich darowizn, spadków i dotacji pochodzących z innych źródeł niż wspólnotowe.

Artykuł 16

Ceny produktów lub świadczeń dostarczanych agencji są zaliczane do budżetu według ich wartości całkowitej, bez podatków, jeśli obejmują koszty podatkowe, które są przedmiotem zwrotu, albo przez Państwa Członkowskie, zgodnie z protokołem w sprawie przywilejów i immunitetów Wspólnot Europejskich albo przez Państwo Członkowskie lub państwa trzecie na podstawie odrębnych, odpowiednich umów.

Koszty podatkowe krajowe, ewentualnie poniesione przez agencję w trybie tymczasowym, na podstawie ustępu pierwszego, są zapisywane na koncie przejściowym, aż do momentu ich rozliczenia przez zainteresowane Państwa. Ewentualne, ujemne saldo jest zapisywane jako wydatek budżetowy.

ROZDZIAŁ 6

Zasada specjalizacji

Artykuł 17

Wszystkie środki są podzielone według tytułu i rozdziału, a rozdziały są podzielone na artykuły i pozycje.

Artykuł 18

Dyrektor podejmuje decyzje o przesunięciach środków w ramach budżetu operacyjnego. Uprzednio informuje o tym komitet kierownictwa, który może nie zgodzić się na takie przesunięcia. Po otrzymaniu zgody komitetu kierownictwa lub w przypadku braku odpowiedzi w ciągu trzech tygodni od dnia dostarczenia tej informacji dyrektor może dokonać planowanych przesunięć. [4]

Środki odpowiadające przychodom alokowanym mogą być przedmiotem płatności, pod warunkiem, że zachowują swoje przeznaczenie.

ROZDZIAŁ 7

Zasada dobrej gospodarki finansowej

Artykuł 19

1. Środki budżetowe są używane zgodnie z zasadą dobrej gospodarki finansowej, to znaczy zgodnie z zasadami gospodarności, efektywności i skuteczności.

2. Zasada gospodarności mówi, że środki uruchamiane przez agencję w celu realizacji jej działań są udostępniane w odpowiednim czasie, w ilościach i według jakości odpowiednich i według jak najlepszej ceny.

Zasada efektywności dotyczy jak najlepszego stosunku między uruchomionymi środkami i uzyskanymi wynikami.

Zasada skuteczności dotyczy osiągania specyficznych, ustalonych celów i uzyskiwania oczekiwanych wyników. Te wyniki muszą być przedmiotem oceny.

3. Roczny harmonogram pracy agencji wykonawczej, przyjmowany przez Komitet Kierownictwa, obejmuje szczegółowe cele i wskaźniki wynikowe.

Artykuł 19a

[5] 1. Budżet podlega wykonaniu przy zapewnieniu efektywnej i skutecznej kontroli wewnętrznej.

2. Do celu wykonania budżetu kontrolę wewnętrzną definiuje się jako procedurę stosowaną na wszystkich szczeblach zarządzania, która ma zagwarantować racjonalną pewność co do osiągnięcia następujących celów:

a) skuteczności, efektywności i gospodarności działań;

b) wiarygodności sprawozdawczości;

c) ochrony aktywów i informacji;

d) zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz ich wykrywania;

e) odpowiedniego zarządzania ryzykiem w zakresie legalności i prawidłowości podstawowych transakcji, przy uwzględnieniu wieloletniego charakteru programów, jak i rodzaju danych płatności.

ROZDZIAŁ 8

Zasada przejrzystości

Artykuł 20

[6] Budżet jest opracowywany, wykonywany i jest przedmiotem sprawozdawczości w poszanowaniu zasady przejrzystości.

Budżet oraz budżety korygujące w ostatecznie przyjętych wersjach przekazywane są do celów informacyjnych władzy budżetowej, Trybunałowi Obrachunkowemu i Komisji oraz publikowane na stronie internetowej danej agencji. Streszczenie budżetów i budżetów korygujących publikowane jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w ciągu trzech miesięcy od dnia ich przyjęcia.

W streszczeniu zamieszcza się pięć głównych pozycji dochodów w budżecie i pięć głównych pozycji wydatków w budżecie, plan zatrudnienia oraz szacowaną liczbę pracowników kontraktowych wyrażoną jako ekwiwalenty pełnego czasu pracy, na które w budżecie zapisano odpowiednie środki, oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Podaje się w nim również dane za poprzedni rok.

Agencja udostępnia na swojej stronie internetowej informacje o beneficjentach środków pochodzących z jej budżetu, w tym o ekspertach, z którymi zawarto umowy na mocy art. 50b. Te opublikowane informacje są łatwo dostępne, przejrzyste i wyczerpujące. Informacje takie udostępniane są przy zapewnieniu należytego przestrzegania wymogów zachowania poufności, w szczególności ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami rozporządzenia (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2001 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (⁴), a także wymogów bezpieczeństwa.

W przypadku gdy informacje są publikowane wyłącznie bez podawania szczegółowych danych, agencja, na wniosek, udziela w odpowiedni sposób informacji o odnośnych beneficjentach Parlamentowi Europejskiemu.

TYTUŁ III

PRZYGOTOWANIE I STRUKTURA BUDŻETU

Artykuł 21

[7] Agencja przesyła Komisji najpóźniej do dnia 5 marca każdego roku sporządzony przez jej dyrektora i przyjęty przez komitet kierownictwa preliminarz swoich dochodów i wydatków na rok N+1 wraz z ogólnymi wytycznymi, w oparciu o które preliminarz został sporządzony, a także projektem programu prac agencji.

Preliminarz dochodów i wydatków agencji obejmuje:

a) plan zatrudnienia, określający liczbę stanowisk czasowych zatwierdzonych w ramach środków budżetowych, z podziałem na grupy zaszeregowania i kategorie;

b) w przypadku zmiany liczby osób na stanowiskach oświadczenie uzasadniające wniosek o nowe stanowiska;

c) kwartalny preliminarz płatności gotówkowych oraz wpływów gotówkowych;

d) liczba pracowników tymczasowych i oddelegowanych ekspertów krajowych pracujących w agencji oraz ich szacunkowa liczba na rok N+1;

e) preliminarz dochodów przeznaczonych na określony cel;

f) informacje o realizacji wszystkich uprzednio ustalonych celów dotyczących różnych działań, jak również o nowych celach mierzonych przy pomocy wskaźników;

Wyniki oceny zostaną zweryfikowane i wykorzystane do wykazania prawdopodobnych korzyści płynących ze zwiększenia lub zmniejszenia proponowanego budżetu administracyjnego agencji w porównaniu z jej budżetem administracyjnym za rok N.

Artykuł 22

W ramach procedury dotyczącej przyjęcia budżetu ogólnego Komisja przekazuje władzy budżetowej preliminarz agencji i proponuje wysokość dotacji przeznaczonej dla agencji oraz liczbę pracowników, jaką uznaje za niezbędną dla agencji. Komisja udostępnia projekt planu zatrudnienia agencji i szacunkową liczbę pracowników kontraktowych wyrażoną w ekwiwalentach pełnego czasu pracy, na sfinansowanie których występuje się o odpowiednie środki. [8]

Budżet na bieżące funkcjonowanie agencji może zostać przyjęty ostatecznie po definitywnym uchwaleniu budżetu ogólnego Unii Europejskiej, zgodnie z procedurą, o której mowa w art. 13 rozporządzenia (WE) nr 58/2003.

Organ budżetowy zatwierdza tabele obsady personelu wszystkich agencji, jak również wszelkie późniejsze zmiany w tejże, w poszanowaniu postanowień art. 24. Plan zatrudnienia zostaje opublikowany w załączniku do sekcji III („Komisja”) budżetu ogólnego.

Każda zmiana budżetu, w tym również tabel obsady personelu, jest przedmiotem sporządzenia budżetu korygującego, przyjmowanego zgodnie z tą sama procedurą, jak budżet początkowy, z zastrzeżeniem art. 18 oraz 24.

Artykuł 23

Budżet obejmuje zestawienie wpływów i zestawienie wydatków. Prezentuje:

1) W zestawieniu wpływów:

a) prognozy wpływów agencji na dany rok;

b) [9] dochody za poprzedni rok budżetowy i dochody za rok N-2, z uwzględnieniem dochodów przeznaczonych na określony cel;

c) odpowiednie komentarze do każdej pozycji wpływów.

2) W zestawieniu wydatków:

a) środki na dany rok obrachunkowy;

b) środki w poprzednim roku obrachunkowym, oraz środki w roku n-2;

c) odpowiednie komentarze do każdego podrozdziału.

Artykuł 24

1. Tabela obsady personelu, o której mowa w art. 21, obejmuje, uwzględniając liczbę stanowisk przyjętych z tytułu roku obrachunkowego, liczbę stanowisk za poprzedni okres obrachunkowy, jak również ilość stanowisk rzeczywiście obsadzonych. Tabela stanowi dla agencji limit bezwzględny, gdyż żadne mianowanie nie może zostać dokonane z przekroczeniem tego limitu.

Niemniej jednak, Komitet Kierownictwa może wprowadzić zmiany w tabeli obsady personelu do wysokości 10% stanowisk dozwolonych poniżej grupy zaszeregowania AD 13 [10] , o ile nie odbije się to na poziomie środków przeznaczonych na personel odpowiadających pełnemu okresowi obrachunkowemu i o ile zmieści się w ogólnej liczbie stanowisk dozwolonych w ramach tabeli obsady personelu.

2. Na zasadzie odstępstwa od ust. 1, dozwolone przypadki zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy przez organ wyposażony w kompetencje mianowania, zgodnie z postanowieniami statutu o urzędnikach i z systemem stosowanym do pozostałych pracowników Wspólnot Europejskich (zwanym dalej „statutem”), mogą podlegać regule kompensacji.

TYTUŁ IV

REALIZACJA BUDŻETU

ROZDZIAŁ 1

Postanowienia ogólne

Artykuł 25

Dyrektor pełni funkcję dysponenta środków. Jest urzędnikiem podlegającym statutowi. Wykonuje budżet wydatków i przychodów zgodnie z niniejszym rozporządzeniem, na własną odpowiedzialność i w granicach alokowanych środków.

Bez uszczerbku dla kompetencji intendenta w obszarze zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz ich wykrywania, agencje uczestniczą w działaniach ukierunkowanych na zapobieganie nadużyciom finansowym prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych. [11]

Artykuł 26

Dyrektor może przekazać swoje uprawnienia do wykonania budżetu pracownikom agencji, podlegającym statutowi. Ci pracownicy mogą działać w granicach uprawnień, które zostały im wyraźnie nadane.

Artykuł 27

Wszystkim podmiotom finansowym w rozumieniu rozdziału 2 niniejszego tytułu oraz wszystkim innym osobom zaangażowanym w wykonanie budżetu, zarządzanie, audyt lub kontrolę zakazuje się podejmowania jakichkolwiek działań, które mogą spowodować powstanie konfliktu ich interesów z interesami agencji lub Wspólnot. W przypadku zaistnienia tego rodzaju sytuacji dany podmiot musi zaprzestać takich działań i przekazać sprawę właściwemu organowi. Dyrektor ma obowiązek powiadomienia o tym komitetu kierownictwa. [12]

Konflikt interesów istnieje, jeśli bezstronne i obiektywne sprawowanie funkcji przez podmiot finansowy wykonujący budżet lub audytora wewnętrznego jest narażone na szwank z powodów rodzinnych, uczuciowych, przynależności politycznej lub narodowej, interesu gospodarczego lub każdego innego powodu wspólnoty interesów z beneficjentem.

ROZDZIAŁ 2

Podmioty finansowe

Artykuł 28

Funkcje dysponenta i księgowego są rozdzielne i nie można ich godzić.

Artykuł 29

[13] 1. Intendent jest odpowiedzialny za realizację dochodów i wydatków zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami oraz za zapewnienie przestrzegania wymagań legalności i prawidłowości. Przechowuje on dokumenty uzupełniające dotyczące zrealizowanych operacji przez okres pięciu lat, licząc od daty decyzji o udzieleniu absolutorium z wykonania budżetu. Dane osobowe zawarte w dokumentach uzupełniających są w miarę możliwości usuwane, jeżeli dane takie nie są konieczne na potrzeby absolutorium budżetowego, kontroli i audytu. W każdym przypadku do przechowywania danych o połączeniach zastosowanie mają przepisy art. 37 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001.

2. Zgodnie z minimalnymi normami przyjętymi przez Komisję dla jej własnych służb oraz należycie uwzględniając szczególne zagrożenia związane ze środowiskiem zarządzania i charakterem finansowanych działań, intendent tworzy strukturę organizacyjną oraz wewnętrzne procedury zarządzania i kontroli, które są dostosowane do wykonywania przez niego swoich obowiązków, w stosownych przypadkach wraz z oceną ex post.

Intendent może, szczególnie w zależności od charakteru i zakresu jego obowiązków, wprowadzić w swoich służbach funkcję ekspercką i doradczą, która będzie mu pomagać w kontroli ryzyka związanego z jego działaniami.

Zanim wydana zostanie zgoda na przeprowadzenie operacji, jej aspekty finansowe i operacyjne są sprawdzane przez pracowników innych niż ci, którzy inicjowali operację.

Właściwy intendent może uznać na potrzeby weryfikacji ex ante, że kilka podobnych transakcji indywidualnych związanych ze standardowymi wydatkami na wynagrodzenia, emerytury, zwrot kosztów wyjazdów służbowych i kosztów leczenia, stanowi pojedynczą operację. W takim przypadku właściwy intendent przeprowadza stosownie do dokonanej przez siebie oceny ryzyka odpowiednią weryfikację ex post.

Weryfikacja ex ante i ex post oraz inicjowanie operacji stanowią odrębne funkcje.

3. Zgodnie z art. 9 ust. 7 rozporządzenia (WE) nr 58/2003 najpóźniej do dnia 15 marca każdego roku intendent składa komitetowi kierownictwa sprawozdanie z wykonania swoich obowiązków w postaci rocznego sprawozdania z działalności wraz z informacjami dotyczącymi finansów i zarządzania, poświadczając, że informacje zawarte w jego sprawozdaniu są prawdziwe i rzetelne, z wyjątkiem przypadków, których dotyczyć mogą ewentualne zastrzeżenia w zakresie określonych obszarów dochodów i wydatków.

Artykuł 30

[14] 1. Komitet kierownictwa mianuje księgowego, który jest oddelegowanym urzędnikiem bądź zatrudnionym bezpośrednio przez agencję członkiem personelu zatrudnionego na czas określony i który jest odpowiedzialny za:

a) właściwe wykonywanie płatności, pobór dochodów i windykację ustalonych kwot należności;

b) sporządzanie sprawozdań agencji zgodnie z tytułem VI;

c) prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z tytułem VI;

d) stosowanie metod i zasad księgowości, jak również planu kont zgodnie z przepisami przyjętymi przez księgowego Komisji;

e) określenie i sprawdzenie systemu rachunkowości i w miarę potrzeb sprawdzenie systemów przewidzianych przez intendenta do dostarczania i potwierdzania informacji księgowych; księgowy jest upoważniony do kontroli przestrzegania kryteriów stwierdzenia prawidłowości;

f) zarządzanie środkami pieniężnymi.

2. Przed zatwierdzeniem przez komitet kierownictwa sprawozdania podpisywane są przez księgowego, który tym samym zaświadcza posiadanie racjonalnej pewności, że zawarte w nich informacje na temat sytuacji finansowej agencji są prawidłowe i rzetelne.

W tym celu księgowy upewnia się, że sprawozdania zostały sporządzone zgodnie z zasadami i metodami rachunkowości oraz ustanowionymi systemami rachunkowości oraz że wszystkie dochody i wydatki zostały ujęte w sprawozdaniach.

Intendent przekazuje wszelkie informacje niezbędne księgowemu do prawidłowego wypełniania jego obowiązków.

Intendent zawsze ponosi pełną odpowiedzialność za właściwe wykorzystanie zarządzanych przez niego środków, jak również za legalność i prawidłowość kontrolowanych przez niego wydatków.

Księgowy jest upoważniony do sprawdzania otrzymanych informacji, jak również do przeprowadzania wszelkich innych kontroli, które uzna za niezbędne przed podpisaniem sprawozdań.

Jeśli zaistnieje taka konieczność, księgowy zgłasza zastrzeżenia, szczegółowo wyjaśniając charakter i zakres tych zastrzeżeń.

Księgowy uzyskuje od intendenta wszelkie informacje niezbędne do przygotowania sprawozdań dających prawdziwy obraz aktywów agencji oraz wykonania budżetu, przy czym intendent gwarantuje wiarygodność tych informacji.

3. Z zastrzeżeniem odmiennych przepisów niniejszego rozporządzenia, jedynie księgowy jest upoważniony do zarządzania środkami pieniężnymi i ich ekwiwalentami. Jest odpowiedzialny za ich przechowywanie.

Artykuł 30a

[15] Przy wykonywaniu swoich obowiązków księgowy może przekazać niektóre swoje zadania swoim podwładnym, będącym pracownikami zatrudnionymi na czas określony.

ROZDZIAŁ 3

Odpowiedzialność podmiotów finansowych

Artykuł 31

Każdy pracownik biorący udział w zarządzaniu finansowym i kontroli operacji, który uważa, iż decyzja, którą jego zwierzchnik narzuca mu w celu stosowania lub zaakceptowania, jest nieprawidłowa lub sprzeczna z zasadami dobrej gospodarki finansowej lub regułami zawodowymi, które jest zobowiązany respektować, informuje o powyższym, na piśmie, dyrektora, a w przypadku braku reakcji tego ostatniego, w rozsądnym terminie, instancję, o której mowa w art. 35, jak również Komitet Kierownictwa. W przypadku działalności nielegalnej, oszukańczej lub korupcyjnej, która mogłaby zaszkodzić interesom Wspólnoty, informuje władze oraz instancje wyznaczone w obowiązujących przepisach.

Artykuł 32

Bez uszczerbku dla ewentualnych środków dyscyplinarnych, uprawnienia dysponentów mogą być wycofane w każdym momencie przez organ, który ich mianował, na podstawie uzasadnionej decyzji i po ich wcześniejszym wysłuchaniu. Dyrektor może w każdej chwili wycofać zgodę na specyficzne uprawnienie, którego udzielił.

Bez uszczerbku dla ewentualnych środków dyscyplinarnych, księgowy może zostać w każdym momencie zawieszony w swojej funkcji, tymczasowo lub ostatecznie, przez Komitet Kierownictwa, na podstawie uzasadnionej decyzji i po jego wcześniejszym wysłuchaniu. Powyższy Komitet mianuje księgowego na okres tymczasowy.

Artykuł 33

Postanowienia niniejszego rozdziału nie przesądzają o odpowiedzialności karnej, do której mogliby być pociągnięci dysponent oraz jego uprawnieni zastępcy, w warunkach przewidzianych w stosowanym prawie krajowym, jak i w obowiązujących postanowieniach dotyczących ochrony interesów finansowych Wspólnot i walki z korupcją, nie wyłączając urzędników Wspólnot i Państw Członkowskich.

Każdy dysponent i księgowy jest odpowiedzialny dyscyplinarnie i finansowo, w warunkach określonych w statucie. W przypadku działalności nielegalnej, oszukańczej lub korupcyjnej, które mogłyby zaszkodzić interesom Wspólnoty, poinformowane zostaną władze i instancje wyznaczone w obowiązujących przepisach.

Artykuł 34

1. [16] Intendent podlega obowiązkowi zapłaty odszkodowania zgodnie z przepisami zawartymi w regulaminie pracowniczym.

1a. [17] Obowiązek zapłaty odszkodowania ma zastosowanie w szczególności, gdy:

a) intendent, niezależnie od tego, czy celowo czy wskutek poważnego zaniedbania ze swojej strony, przy ustalaniu należności podlegających windykacji lub wystawianiu zlecenia windykacji, zaciąga zobowiązanie lub podpisuje zlecenie płatnicze, nie przestrzegając przepisów niniejszego rozporządzenia;

b) intendent, niezależnie od tego, czy celowo czy wskutek poważnego zaniedbania ze swojej strony, dopuszcza się zaniechania wystawienia dokumentu ustalającego kwotę należności lub zaniechania wystawienia zlecenia windykacji lub zwłoki w wystawieniu takiego zlecenia, bądź zwłoki w wystawieniu zlecenia płatniczego, tym samym narażając agencję na powództwo cywilne ze strony osób trzecich.

2. Jeśli uprawniony dysponent uważa, że decyzja, którą ma podjąć, jest splamiona nieprawidłowością lub jest sprzeczna z zasadą dobrej gospodarki finansowej, musi to zasygnalizować na piśmie organowi delegującemu uprawnienie. Jeśli organ delegujący wyda na piśmie uzasadnioną instrukcję wykonania powyższej decyzji uprawnionemu dysponentowi, ten ostatni, będąc zobowiązanym do jej wykonania, jest zwolniony z odpowiedzialności.

Artykuł 35

1. Instancja powołana przez Komisję, zgodnie z art. 66 ust. 4 ogólnego rozporządzenia finansowego, w celu ustalenia występowania nieprawidłowości finansowych i ich ewentualnych skutków, ma wobec agencji te same uprawnienia, jak te, które są jej przypisane względem służb Komisji.

Dyrektor ustosunkowuje się, bez podawania szczegółowych danych, do opinii instancji w swoim rocznym sprawozdaniu z działalności i określa, jakie działania następcze zostały podjęte. [18]

Na podstawie opinii powyższej instancji, dyrektor decyduje o wszczęciu postępowania dyscyplinarnego lub finansowego. Jeśli instancja wykryła błędy systemowe, przekazuje dysponentowi i audytorowi wewnętrznemu Komisji raport wraz z zaleceniami. Jeśli ta opinia podważa działanie dyrektora, instancja przekazuje raport Komitetowi Kierownictwa i audytorowi wewnętrznemu Komisji.

2. Każdy pracownik może być zobowiązany do naprawienia, w całości lub w części, szkody poniesionej przez agencję z powodu poważnych błędów zawodowych, które popełniłby w pracy lub przy okazji sprawowania swoich funkcji. Uzasadniona decyzja jest podejmowana przez organ mający kompetencje w zakresie mianowania, po spełnieniu formalności zalecanych przez statut w aspekcie dyscyplinarnym.

Artykuł 36

Zgodnie z warunkami statutu, stanowi w szczególności błąd, mogący pociągnąć do odpowiedzialności dyscyplinarnej lub finansowej księgowego fakt:

a) utraty lub zmniejszenia wartości funduszy, aktywów i dokumentów, które przechowuje lub spowodowania tej utraty lub zmniejszenia przez swoje zaniedbanie;

b) zmodyfikowania kont bankowych lub bieżących kont pocztowych, bez uprzedniej notyfikacji dysponentowi;

c) dokonywania windykacji lub płatności niezgodnych z odpowiednimi poleceniami windykacji lub płatności;

d) zaniedbania ściągnięcia należnych przychodów.

ROZDZIAŁ 4

Operacje przychodów

Artykuł 37

Każde działanie lub sytuacja, które mogłoby spowodować lub zmodyfikować wierzytelność agencji jest wcześniej przedmiotem sporządzenia prognozy wierzytelności ze strony właściwego dysponenta.

Artykuł 38

Stwierdzenie wierzytelności jest aktem, poprzez który dysponent:

a) sprawdza istnienie zobowiązań dłużnika;

b) ustala lub sprawdza realność i kwotę zobowiązania;

c) sprawdza warunki wymagalności zobowiązania.

Każda wierzytelność zakwalifikowana jako pewna, płynna i wymagalna musi być stwierdzona w formie polecenia windykacyjnego, wydanego przez księgowego, wraz z notą debetową przesyłaną dłużnikowi. Te dwie czynności są realizowane i przekazywane przez właściwego dysponenta.

Umowy zawierane przez agencje z podmiotami gospodarczymi przewidują, że od każdej wierzytelności, niespłaconej w terminie zapadalności, określonym w nocie debetowej, naliczane są odsetki, zgodnie z rozporządzeniem Komisji (WE, Euratom) nr 2342/2002 (⁵). W umowach wyraźnie określa się warunki mające zastosowanie do odsetek należnych agencji za opóźnione płatności, w tym stawkę odsetek za zwłokę. [19]

Artykuł 39

Dyspozycja windykacji jest aktem, poprzez który właściwy dysponent przekazuje księgowemu instrukcję windykacji należności, którą stwierdził, w formie wystawienia polecenia windy-kacyjnego.

Księgowy jest odpowiedzialny za polecenia windykacji należności, odpowiednio wystawione przez właściwego dysponenta. Jest zobowiązany czynić starania, aby zapewnić ściągnięcie przychodów przez agencję i musi czuwać nad zabezpieczeniem praw do tych należności.

Kwoty niesłusznie wypłacone podlegają windykacji.

Artykuł 40

W przypadku gdy właściwy intendent zamierza odstąpić bądź częściowo odstąpić od windykacji ustalonej kwoty należności, czuwa nad tym, aby windykacja była właściwa i zgodna z zasadą należytego zarządzania finansami i proporcjonalności. Intendent powiadamia komitet kierownictwa o swoim zamiarze odstąpienia od windykacji z ustalonej kwoty należności. Odstąpienie od windykacji ustalonej kwoty należności następuje decyzją intendenta, która musi być uzasadniona. Intendent może scedować prawo do podjęcia takiej decyzji jedynie w przypadku kwot należności poniżej 5 000 EUR. Decyzja o odstąpieniu określa, jakie działania zostały podjęte w celu zabezpieczenia windykacji środków, oraz wskazuje względy prawne i faktyczne, na których jest oparta. [20]

Właściwy dysponent dokonuje anulowania stwierdzonej wierzytelności, jeśli wykrycie błędu prawnego lub faktycznego pokazuje, że wierzytelność nie została poprawnie stwierdzona. Dysponent może przekazać uprawnienia w sprawie takiej decyzji tylko dla wierzytelności, których wartość nie przekracza 5 000 EUR. To anulowanie przyjmuje formę decyzji właściwego dysponenta i jest przedmiotem odpowiedniego uzasadnienia.

Właściwy dysponent podwyższa lub obniża wysokość stwierdzonej wierzytelności, jeśli wykrycie błędu faktycznego pociąga za sobą modyfikację kwoty wierzytelności, o ile ta modyfikacja nie powoduje odstąpienia od stwierdzonego prawa agencji. Takie dostosowanie jest realizowane w formie decyzji właściwego dysponenta i jest przedmiotem odpowiedniego uzasadnienia.

Artykuł 41

Rzeczywiste ściągnięcie należności przez księgowego jest podstawą do dokonania przez księgowego zapisu księgowego oraz poinformowania właściwego dysponenta. Każda wpłata gotówkowa, realizowana w kasie księgowego jest podstawą do wydania pokwitowania.

Jeśli w terminie przewidzianym w nocie debetowej nie nastąpiło ściągnięcie należności, księgowy informuje o powyższym właściwego dysponenta oraz bezzwłocznie wszczyna postępowanie windykacyjne, wszelkimi środkami prawnymi, w tym, jeśli zachodzi potrzeba na zasadzie kompensacji, a jeśli ta nie jest możliwa, poprzez przymusową egzekucję.

Księgowy dokonuje windykacji w formie kompensacji i do odpowiedniej wysokości wierzytelności agencji wobec każdego dłużnika, który sam jest posiadaczem wierzytelności pewnej, płynnej i wymagalnej w agencji.

Artykuł 42

[21] Księgowy w porozumieniu z właściwym intendentem może przyznać dłużnikowi przedłużenie terminów płatności jedynie na pisemny należycie uzasadniony wniosek, pod warunkiem, że dłużnik zobowiązuje się do zapłacenia odsetek za cały okres przyznanego przedłużenia, począwszy od dnia określonego w nocie debetowej, oraz że do celów ochrony roszczeń agencji zapewnia on gwarancję finansową pokrywającą należną kwotę wraz z odsetkami.

Artykuł 42a

[22] Księgowy prowadzi wykaz kwot podlegających windykacji. W wykazie tym należności agencji są pogrupowane według daty wystawienia nakazu odzyskania środków. Księgowy wskazuje w wykazie także decyzje o odstąpieniu bądź częściowym odstąpieniu od windykacji ustalonej kwoty należności. Wykaz dołączany jest do sprawozdania z zarządzania budżetem i finansami agencji. Agencja sporządza wykaz swoich należności powiązanych z jej budżetem administracyjnym, w którym podaje nazwy dłużników i kwoty długu w przypadkach gdy sąd nakazał dłużnikowi dokonanie zapłaty prawomocnym orzeczeniem (res judicata) oraz gdy w ciągu jednego roku od jego ogłoszenia nie dokonano żadnej bądź żadnej znaczącej płatności. Wykaz ten jest publikowany przy uwzględnieniu odnośnych przepisów prawnych w zakresie ochrony danych.

Artykuł 42b

[23] Dla należności agencji od osób trzecich oraz dla należności osób trzecich od agencji obowiązuje termin przedawnienia wynoszący pięć lat. Umowy zawierane przez agencję zawierają zapis, który określa termin przedawnienia.

ROZDZIAŁ 5

Operacje wydatków

Artykuł 43

Każdy wydatek jest przedmiotem zobowiązania, zwolnienia, dyspozycji i płatności.

Artykuł 44

Dla każdego działania mogącego pociągnąć za sobą wydatek obciążający budżet, właściwy dysponent musi ustanowić uprzednio zobowiązanie budżetowe, przed podjęciem zobowiązania prawnego wobec osób trzecich.

Indywidualne zobowiązania prawne przypadające na indywidualne zobowiązania budżetowe lub z tytułu rezerw są podejmowane najpóźniej w dniu 31 grudnia roku N. Saldo niemające pokrycia w zobowiązaniu prawnym względem tych zobowiązań budżetowych jest określane przez właściwego dysponenta.

Artykuł 45

Podczas podejmowania zobowiązania budżetowego, właściwy dysponent upewnia się co do dokładności zaliczenia zobowiązania w odpowiedniej pozycji budżetowej, dostępności środków i zgodności wydatku względem stosowanych postanowień, w tym względem respektowania zasady dobrej gospodarki finansowej.

Artykuł 46

Zwolnienie wydatku jest aktem, poprzez który właściwy dysponent sprawdza istnienie praw wierzyciela, warunki wymagalności wierzytelności i ustala lub sprawdza realność i kwotę

wierzytelności. Każde zwolnienie wydatku opiera się na dokumentach potwierdzających prawa wierzyciela.

Decyzja o zwolnieniu wyraża się na zasadzie formuły „gotowy do wypłaty” zapisywanej przez właściwego dysponenta. W systemie nie skomputeryzowanym formułę „gotowy do wypłaty” umieszcza się za pomocą pieczątki, z podpisem właściwego dysponenta.

Artykuł 47

Dyspozycja wydatków jest aktem, poprzez który właściwy dysponent przekazuje księgowemu, wystawiając nakaz płatności, polecenie płatności, której zwolnienia dokonał. Nakaz płatności jest datowany i podpisany przez właściwego dysponenta, a, jeśli zachodzi potrzeba, towarzyszy mu zaświadczenie potwierdzające wpis aktywów do inwentarzy, o których mowa w art. 64.

W przypadkach, w których dokonywane są płatności okresowe z tytułu świadczonych usług lub dostaw towarów intendent po dokonaniu analizy ryzyka może zarządzić stosowanie systemu polecenia zapłaty. [24]

Płatność z tytułu wydatków realizuje księgowy, w granicach dostępnych środków.

Artykuł 48

Operacje zwolnienia, dyspozycji i płatności wydatków muszą być zrealizowane w terminach i według postanowień ogólnego rozporządzenia finansowego i przepisów wykonawczych.

ROZDZIAŁ 6

Audytor wewnętrzny

Artykuł 49

[25] Funkcję audytora wewnętrznego w agencjach wykonawczych sprawuje audytor wewnętrzny Komisji.

Audytor wewnętrzny Komisji ma wobec agencji wykonawczych takie same uprawnienia, jak te, którymi dysponuje wobec służb Komisji, zgodnie z art. 85 i 86 ogólnego rozporządzenia finansowego. Składa sprawozdanie Komitetowi Kierownictwa i dyrektorowi ze swoich wniosków i zaleceń. Komitet Kierownictwa i dyrektor zapewniają monitorowanie zaleceń wynikających z audytów i informują o powyższym Komisję. Audytor wewnętrzny w swoim rocznym sprawozdaniu przedkładanym Komisji zgodnie z art. 86 ust. 3 ogólnego rozporządzenia finansowego wskazuje liczbę i rodzaj przeprowadzonych audytów dotyczących agencji, udzielone zalecenia oraz działania podjęte w związku z tymi zaleceniami. Wymienione informacje przekazywane są także do agencji, której to dotyczy.

Odpowiedzialność audytora wewnętrznego, jeśli chodzi o sprawowanie jego funkcji, jest określona zgodnie z art. 87 ogólnego rozporządzenia finansowego.

Co roku dyrektor sporządza sprawozdanie, zawierające podsumowanie liczby i rodzaju audytów wewnętrznych przeprowadzonych przez audytora wewnętrznego, udzielonych zaleceń oraz działań następczych podjętych w związku z tymi zaleceniami. Dyrektor przesyła wspomniane sprawozdanie Komisji po uprzednim poinformowaniu komitetu kierownictwa. Komisja włącza to sprawozdanie do swojego sprawozdania, sporządzanego na mocy art. 86 ust. 4 ogólnego rozporządzenia finansowego.

TYTUŁ V

REALIZACJA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Artykuł 50

[26] 1. W odniesieniu do udzielania zamówień publicznych w ramach funkcjonowania agencji zastosowanie mają prze­pisy ogólnego rozporządzenia finansowego oraz rozporzą­dzenia (WE) nr 2342/2002, z zastrzeżeniem przepisów ustępów 3-5 niniejszego artykułu.

2. Agencje mogą wnioskować o włączenie ich, jako instytucji zamawiających, do procedury udzielania zamó­wień Komisji lub międzyinstytucjonalnej procedury udzielania zamówień.

3. W przypadku gdy Komisja, urzędy międzyinstytucjonalne lub centrum tłumaczeń mogą dokonać dostaw towarów, wykonać usługi bądź prace, agencje w pierwszej kolejności zwracają się do tych organów. Dotyczy to również przypadków, w których organy takie mogą wykonać wspomniane zadania w ramach umów z podmiotami gospodarczymi i zrealizować dodatkowe znaczące usługi wykraczające swoim zakresem poza możli­wości zwykłego pośrednika czy doradcy. Agencja zawiera z takimi organami odpowiednie porozumienia.

4. Zgodnie z art. 101 ogólnego rozporządzenia finansowego w zaproszeniu do składania ofert zamieszcza się zapis, zgodnie z którym agencja przed podpisaniem umowy może zrezygnować z udzielenia zamówienia lub unieważnić procedurę udzielenia zamówienia, przy czym oferenci lub kandydaci nie są uprawnieni do wystąpienia o odszkodowanie.

5. Zgodnie z art. 103 ogólnego rozporządzenia finansowego w zaproszeniu do składania ofert wystosowanym przez agencję zamieszcza się zapis, zgodnie z którym agencja może zawiesić procedurę i podjąć wszelkie niezbędne środki, włączając w to unieważnienie procedury, stosownie do warunków określonych we wspomnianym artykule.

Zgodnie z art. 103 ogólnego rozporządzenia finansowego w umowach zawartych przez agencję zamieszcza się zapis, zgodnie z którym agencja może podjąć środki określone we wspomnianym artykule na warunkach tam zapisanych.

TYTUŁ Va

PROJEKTY O ZNACZĄCYM WPŁYWIE NA BUDŻET

Artykuł 50a

[27] Komitet kierownictwa jak najszybciej powiadamia władzę budżetową o zamiarze realizacji każdego projektu, który może mieć znaczące skutki finansowe dla finansowania budżetu operacyjnego, szczególnie w przypadku wszelkich projektów dotyczących nieruchomości, jak najem lub zakup budynków. Informuje on o tym fakcie Komisję.

Jeżeli którykolwiek z organów władzy budżetowej zamierza wydać opinię, w ciągu dwóch tygodni od otrzymania informacji o wspomnianym projekcie powiadamia odnośną agencję o zamiarze wydania takiej opinii. W przypadku braku odpowiedzi agencja może przystąpić do planowanego działania.

Opinię tę przekazuje się odnośnej agencji i Komisji w ciągu dwóch tygodni od powiadomienia, o którym mowa w akapicie drugim.

TYTUŁ Vb

EKSPERCI

Artykuł 50b

[28] Art. 265a rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002 stosuje się z uwzględnieniem niezbędnych zmian do wyboru ekspertów otrzymujących wynagrodzenie na podstawie stałej kwoty za pomoc agencjom, w szczególności przy ocenie propozycji i wniosków o dotacje lub ofert na wykonanie zamówień publicznych, oraz za zapewnienie pomocy technicznej przy działaniach następczych w związku z projektami oraz przy ostatecznej ocenie projektów. Agencje mogą także korzystać z list ekspertów sporządzonych przez Komisję.

TYTUŁ VI

SPRAWOZDAWCZOŚĆ KSIĘGOWA

ROZDZIAŁ 1

Sprawozdawczość księgowa

Artykuł 51

[29] Sprawozdania agencji obejmują sprawozdanie finansowe i sprawozdania z wykonania budżetu. Dołączone jest do nich sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu danego roku, w którym podaje się m.in. stopień wykorzystania środków oraz zestawienie informacji doty­czących przesunięć środków między różnymi pozycjami w budżecie.

Artykuł 52

Konta muszą być prawidłowe, szczere oraz kompletne oraz prezentować wierny obraz:

a) jeśli chodzi o sprawozdania finansowe, elementy aktywów, pasywów, koszty i przychody, prawa i zobowiązania nieujęte w aktywach i pasywach, jak również przepływy środków pieniężnych;

b) jeśli chodzi o sprawozdania z realizacji budżetu, elementy wykonania budżetu z uwzględnieniem wpływów i wydatków.

Artykuł 53

Sprawozdania finansowe są opracowywane na podstawie ogólnie przyjętych zasad księgowych, tak jak zostały określone w rozporządzeniu (WE, Euratom) nr 2342/2002, to znaczy trwałość działań, ostrożność, stałość metod księgowych, porównywalność informacji, względne znaczenie, nie kompensowanie, przewaga rzeczywistości nad pozornością, roczny charakter księgowości.

Artykuł 54

Według zasady księgowości dotyczącej jednego roku obrachunkowego, sprawozdania finansowe uwzględniają koszty i przychody w odniesieniu do roku obrachunkowego, nie uwzględniając terminu płatności lub ściągnięcia należności.

Wartość elementów aktywów i pasywów jest ustalana w zależności od reguł oceny, określonych w metodach księgowych, o których mowa w art. 59.

Artykuł 55

Sprawozdania finansowe są wyrażane w jednostce euro i obejmują:

a) bilans i ekonomiczny rachunek wyników, które prezentują sytuację majątkową i finansową, jak również wynik ekonomiczny na dzień 31 grudnia okresu, który upłynął; powyższe dokumenty są prezentowane według struktury, określonej w Dyrektywie Rady dotyczącej kont rocznych niektórych form spółek, uwzględniając jednakowoż szczególny charakter działalności agencji;

b) tabelę przepływów pieniężnych pokazującą przychody i wypłaty roku obrachunkowego, jak również końcową sytuację w kwestii środków pieniężnych;

c) zmianę stanu funduszy własnych, prezentującą w sposób szczegółowy zwiększenia i zmniejszenia, mające miejsce podczas okresu, każdego z elementów kont kapitałowych.

Załącznik do sprawozdań finansowych uzupełnia i komentuje przedłożoną informację i dostarcza wszelkich dodatkowych informacji zalecanych w praktyce księgowej, przyjętej na poziomie międzynarodowym, jeśli te informacje są odpowiednie w stosunku do działalności agencji.

Artykuł 56

Sprawozdania na temat realizacji budżetu są wyrażone w jednostce euro. Obejmują:

a) rachunek wyników wykonania budżetu, który podsumowuje wszystkie operacje budżetowe roku obrachunkowego, gdy chodzi o wpływy i wydatki. Jest prezentowany według tej samej struktury jak sam budżet;

b) załącznik do rachunku wyników z wykonania budżetu, który uzupełnia i komentuje informację podawaną przezeń.

Artykuł 57

Konta agencji są konsolidowane z kontami Komisji, zgodnie z procedurą, o której mowa w art. 14 rozporządzenia (WE) nr 58/2003 oraz zgodnie z następującymi postanowieniami:

a) [30] komitet kierownictwa przekazuje Komisji oraz Trybunałowi Obrachunkowemu najpóźniej do dnia 1 marca roku następującego po zakończeniu danego roku budżetowego tymczasowe sprawoz­danie, wraz ze sprawozdaniem z zarządzania budżetem i finansami w ciągu danego roku, oraz w tym samym dniu przesyła sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami Parlamentowi Europejskiemu i Radzie.

b) Na podstawie projektu przygotowanego przez Dyrektora, Komitet Kierownictwa zatwierdza konta ostateczne agencji i przekazuje je najpóźniej z dniem 1 lipca okresu następnego księgowemu Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu, jak również Parlamentowi Europejskiemu i Radzie.

c) Konta ostateczne agencji, skonsolidowane z kontami Komisji są publikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do dnia 15 listopada [31] okresu następnego.

d) Dyrektor przekazuje Trybunałowi Obrachunkowemu odpowiedź na sformułowane przez niego, ewentualne uwagi w ramach sprawozdania, o którym mowa w art. 14 ust. 3 rozporządzenia (WE) nr 58/2003, najpóźniej z dniem 30 września.

ROZDZIAŁ 2

Księgowość

Artykuł 58

1. Księgowość agencji jest systemem organizowania informacji budżetowej i finansowej, pozwalającym wprowadzać, klasyfikować i rejestrować dane liczbowe.

Księgowość składa się z księgowości ogólnej i księgowości budżetowej. Księgowości te są prowadzone w układzie rocznym, w euro.

Dane z księgowości ogólnej i budżetowej są uchwalane przy zamknięciu roku budżetowego w celu ustanowienia kont, o których mowa w rozdziale 1.

2. Ustęp 1 nie jest przeszkodą w prowadzeniu przez dysponenta księgowości analitycznej.

Artykuł 59

Reguły i metody księgowania, jak również zharmonizowany plan księgowy, który agencja ma stosować, są zatwierdzane przez księgowego Komisji, na zasadzie analogii z art. 133 ogólnego rozporządzenia finansowego.

Artykuł 60

Księgowość ogólna obrazuje w sposób chronologiczny, według metodologii księgowości podwójnej, zdarzenia i operacje, które dotyczą sytuacji ekonomicznej, finansowej i majątkowej agencji.

Artykuł 61

Różne operacje na kontach, jak również ich salda są zapisywane w księgach.

Każdy zapis księgowy, w tym korekty księgowe, opierają się na dokumencie księgowym, do którego się odnoszą. System księgowy musi umożliwiać odtworzenie wszystkich zapisów księgowych.

Artykuł 62

Po zamknięciu okresu budżetowego i aż do daty publikacji kont ostatecznych, księgowy agencji wprowadza korekty, które, nie powodując przychodu lub wypłaty w tym roku obrachunkowym, są niezbędne dla prawidłowej, wiernej i szczerej prezentacji kont.

Artykuł 63

Księgowość budżetowa pozwala monitorować, w sposób szczegółowy, wykonanie budżetu. Księgowość budżetowa rejestruje wszystkie czynności z realizacji budżetu w zakresie wpływów i wydatków, o których mowa w tytule IV.

Artykuł 64

Zgodnie z modelem uchwalonym przez księgowego Komisji, księgowy agencji prowadzi inwentarze ilościowe i pod względem wartości wszystkich rzeczowych środków trwałych, niematerialnych i finansowych środków trwałych stanowiących majątek agencji. Księgowy agencji sprawdza zgodność między zapisami inwentaryzacyjnymi a rzeczywistością.

Transakcje sprzedaży ruchomości są przedmiotem odpowiedniej komunikacji.

TYTUŁ VII

KONTROLA ZEWNĘTRZNA I ABSOLUTORIUM

Artykuł 65

Trybunał Obrachunkowy zapewnia kontrolę kont agencji zgodnie z art. 248 Traktatu WE.

Kontrola realizowana przez Trybunał Obrachunkowy jest uregulowana w art. 139-144 ogólnego rozporządzenia finansowego.

Komitet Kierownictwa przekazuje Trybunałowi Obrachunkowemu budżet uchwalony w ostatecznej wersji. W jak najkrótszym terminie informuje Trybunał Obrachunkowy o wszystkich swoich decyzjach i wszystkich czynnościach podejmowanych w ramach wykonania art. 15, 18, 26 oraz 31.

Artykuł 66

Parlament Europejski, na podstawie zalecenia Rady, która podejmuje decyzję większością kwalifikowaną, udziela dyrektorowi absolutorium z wykonania budżetu ogólnego za rok N do dnia 15 maja roku N+2. Dyrektor powiadamia komitet kierownictwa o uwagach Parlamentu Europejskiego zawartych w rezolucji towarzyszącej procedurze udzielenia absolutorium. [32]

Decyzja o absolutorium dotyczy kont wszystkich przychodów i wydatków agencji, jak również salda, które z nich wynika oraz aktywów i pasywów agencji omówionych w bilansie finansowym. To absolutorium jest udzielane równocześnie z absolutorium udzielanym na wykonanie ogólnego budżetu Unii Europejskiej.

W celu udzielenia absolutorium, Parlament Europejski bada, po badaniu przeprowadzonym przez Radę, konta, sprawozdania finansowe i sprawozdania z wykonania budżetu agencji. Bada również sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego, o którym mowa w art. 14, ust. 3 rozporządzenia (WE) nr 58/2003 wraz z odpowiedziami dyrektora.

Dyrektor przedkłada Parlamentowi Europejskiemu, na jego wniosek, w taki sam sposób, jak jest to przewidziane w art. 146 ust. 3 ogólnego rozporządzenia finansowego, wszystkie informacje niezbędne do właściwego przebiegu postępowania absolutoryjnego za dany okres obrachunkowy.

Artykuł 67

Dyrektor oraz Komisja wdrażają wszelkie środki, aby uwzględnić uwagi dotyczące decyzji o absolutorium Parlamentu Europejskiego, jak również komentarze towarzyszące zaleceniu absolutoryjnemu, przyjętemu przez Radę.

Na wniosek Parlamentu Europejskiego lub Rady dyrektor składa sprawozdanie na temat środków podjętych w wyniku sformułowanych uwag i komentarzy. Przed przesłaniem go na ręce Komisji, przekazuje jego kopie Trybunałowi Obrachunkowemu.

TYTUŁ VIII

POSTANOWIENIA PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE

Artykuł 68

[33] (skreślony).

Artykuł 69

Jeśli chodzi o kwestie budżetowe podlegające ich odpowiednim właściwościom, Parlament Europejski, Rada i Komisja są upoważnione do otrzymywania wszelkich informacji i niezbędnych uzasadnień.

Artykuł 70

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie dwudziestego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich Państwach Członkowskich.

Sporządzono w Brukseli, dnia 21 września 2004 r.