KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,

uwzględniając decyzję Rady 2001/822/WE(¹), w szczególności jej art. 23,

uwzględniając Porozumienie wewnętrzne między przedstawicielami rządów Państw Członkowskich, zebranych w Radzie, w sprawie finansowania i zarządzania pomocą wspólnotową na mocy Protokołu finansowego do Umowy o partnerstwie między państwami Afryki, Karaibów i Pacyfiku oraz Wspólnotą Europejską i jej Państwami Członkowskimi podpisanej w Cotonou (Benin) w dniu 23 czerwca 2000 r. oraz przydziału pomocy finansowej dla krajów i terytoriów zamorskich, do których stosuje się część czwartą Traktatu WE(²),

uwzględniając rozporządzenie Rady w sprawie rozporządzenia finansowego dotyczącego Europejskiego Funduszu Rozwoju(³) (rozporządzenie finansowe EFR),

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Decyzja 2001/822/WE (Decyzja o Stowarzyszeniu Zamorskim) wymaga od Komisji przyjęcia przepisów wykonawczych dotyczących jej części III i załączników II A - D we współpracy z krajami i terytoriami zamorskimi (KTZ) w ramach procedury partnerstwa. W szczególności art. 4 ustanawia, że KTZ ponoszą podstawową odpowiedzialność za przygotowanie jednolitych dokumentów programowych (JDP) i programów współpracy.

(2) Przepisy przyjęte przez Komisję na podstawie art. 23 decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim powinny być zgodne z zasadami należytego zarządzania finansami, partnerstwa, komplementarności i pomocniczości oraz zapewniać KTZ przeprowadzenie procesu rozwoju, jak również odpowiednie monitorowanie i rewizję ksiąg przez same KTZ oraz Komisję.

(3) Biorąc pod uwagę szczególne potrzeby, możliwości i ograniczenia KTZ, pomoc finansowa powinna być przyznawana KTZ w postaci wsparcia budżetowego, pod warunkiem, że zarządzanie przez KTZ wydatkami publicznymi jest dostatecznie przejrzyste, odpowiedzialne i skuteczne. Oprócz tego procedury udzielania zamówień publicznych w tych krajach i na tych terytoriach powinny odpowiadać normom rozporządzenia finansowego EFR pod względem przejrzystości i otwartości. Pomoc finansowa może być również, jako alternatywa dla wsparcia budżetowego, świadczona w postaci wsparcia projektów i programów, jeżeli uważa się, że zapewni to skuteczniejsze lub bezpieczniejsze ich wykonywanie.

(4) Należy ustanowić przepisy dotyczące przygotowania JDP, jego kontynuacji, kontroli, oceny, przeglądu i wykonywania, jak również dotyczące sprawozdawczości i korekt finansowych. Przepisy takie powinny obejmować udział Komisji w tych działaniach. Z zastrzeżeniem wszelkich koniecznych dostosowań do sytuacji panującej w poszczególnych KTZ, powinny one być zgodne z przepisami odpowiadającymi im w kontekście funduszy strukturalnych, w celu rozszerzenia i ułatwienia skuteczności udziału Komisji.

(5) W celu ułatwienia współpracy regionalnej i integracji między KTZ oraz krajami AKP, należy w zasadzie stosować identyczne reguły. Jednakże, biorąc pod uwagę położenie geograficzne niektórych KTZ, które w praktyce nie mogą ustanowić ścisłej współpracy z krajami AKP lub innymi KTZ, należy również stworzyć możliwość przydziału funduszy regionalnych na wniosek tylko jednego KTZ.

(6) Środki przewidziane w niniejszym rozporządzeniu były przedmiotem konsultacji z KTZ.

(7) Środki przewidziane w niniejszym rozporządzeniu są zgodne z opinią Komitetu EFR-KTZ ustanowionego na podstawie art. 24 decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

CZĘŚĆ I

PRZEDMIOT I ZASADY

Artykuł 1

Przedmiot

[1] Niniejsze rozporządzenie ustanawia procedury programowania, wykonywania i kontroli wspólnotowej pomocy finansowej dla krajów i terytoriów zamorskich (KTZ) zarządzanej przez Komisję w ramach Dziesiątego Europejskiego Funduszu Rozwoju (EFR), zgodnie z przepisami decyzji o stowarzyszeniu zamorskim i rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do 10. EFR.

Artykuł 2

Komplementarność i partnerstwo

1. Programowanie, wykonywanie, monitorowanie i ocena wsparcia EFR powinny odbywać się w drodze ścisłych uzgodnień między KTZ, zainteresowanymi Państwami Członkowskimi i Komisją.

2. KTZ zapewniają w trakcie procesu programowania odpowiednie konsultacje ze wszystkimi uczestnikami współpracy wymienionymi w art. 5 ust. 1 tiret drugie i trzecie decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim.

3. KTZ, zainteresowane Państwa Członkowskie i Komisja wspierają koordynację i spójność między obydwoma środkami podejmowanymi na mocy rozporządzenia, środkami podejmowanymi z użyciem wkładów z budżetu Wspólnoty oraz działaniami podejmowanymi przez Europejski Bank Inwestycyjny, inne instytucje międzynarodowe i zainteresowane Państwa Członkowskie.

CZĘŚĆ II

POMOC PROGRAMOWALNA I NIEPROGRAMOWALNA

ROZDZIAŁ 1

Pomoc programowalna

Artykuł 3

Programowanie terytorialne

[2] Działania finansowane z bezzwrotnej pomocy w ramach decyzji o stowarzyszeniu zamorskim są programowane niezwłocznie po wejściu w życie niniejszego rozporządzenia w drodze przyjęcia jednolitego dokumentu programowego (JDP), stosownie do wzoru przedstawionego w załączniku [3] do niniejszego rozporządzenia.

Artykuł 4

Przygotowanie JDP

[4] 1. Właściwe władze KTZ przygotowują projekt JDP po konsultacjach z możliwie jak najszerszą grupą uczestników procesu rozwoju oraz opierając się na zdobytych doświadczeniach i najlepszych praktykach.

Każdy projekt dotyczący JDP jest dostosowany do potrzeb i odpowiada szczególnym okolicznościom panującym w każdym KTZ. Określa on wskaźniki ukierunkowane na osiągnięcie wyników podlegające monitorowaniu oraz przyczynia się do miejscowej przynależności programów współpracy.

2. Wstępny projekt JDP stanowi przedmiot wymiany poglądów między KTZ a zainteresowanymi państwami członkowskimi i Komisją, za pośrednictwem odpowiedniej delegacji, w stosownych przypadkach.

KTZ dostarczają wszystkich niezbędnych informacji, w tym wyników wszelkich badań dotyczących wykonalności, aby umożliwić jak najskuteczniejszą ocenę projektu JDP przez Komisję.

3. Środki w ramach 10. EFR są w zasadzie przyznawane w formie wsparcia budżetowego, z wyjątkiem szczególnych i należycie uzasadnionych okoliczności.

Jeżeli warunki ubiegania się o wsparcie budżetowe nie zostały spełnione, JDP uwzględnia środki umożliwiające stworzenie warunków do uzyskania wsparcia budżetowego.

Należy odnotować wszelkie różnice między oceną własną danego KTZ a oceną Wspólnoty.

Artykuł 5

Ocena JDP przez Komisję

[5] Komisja przeprowadza ocenę wniosku JDP, aby ustalić, czy zawiera on wszystkie wymagane elementy oraz czy jest zgodny z celami decyzji o stowarzyszeniu zamorskim, niniejszego rozporządzenia oraz odpowiedniej polityki Wspólnoty.

Komisja przeprowadza ocenę wniosku JDP, aby ustalić, czy zawiera on wszystkie wymagane elementy umożliwiające Komisji podjęcie decyzji finansowej, o której mowa w art. 20 ust. 4 decyzji o stowarzyszeniu zamorskim.

Informuje ona o otrzymanym projekcie Europejski Bank Inwestycyjny.

Bez uszczerbku dla art. 4 ust. 3 Komisja podejmuje decyzję, czy pomoc finansowa w ramach 10. EFR ma być przyznana w postaci wsparcia budżetowego, z zastrzeżeniem uprzedniej oceny przejrzystości, odpowiedzialności i skuteczności zarządzania wydatkami publicznymi oraz otwartości i przejrzystości zamówień publicznych, zgodnie z normami określonymi w rozporządzeniu finansowym mającym zastosowanie do 10. EFR - czy też w postaci wsparcia dla programów lub projektów.

Artykuł 6

Programy regionalne

[6] 1. Artykuły 3-5 mają zastosowanie z uwzględnieniem niezbędnych zmian do wsparcia finansowego na rzecz współpracy i integracji międzyregionalnej zgodnie z art. 3 ust. 2 załącznika II Aa decyzji o stowarzyszeniu zamorskim.

W trakcie oceny wniosków Komisja bierze pod uwagę w szczególności spodziewany wpływ na integrację KTZ będących beneficjentami z regionem, do którego należą.

W zakresie, w jakim jest to możliwe, zapewnia się koordynację programów prowadzonych na szczeblu terytorialnym z działaniami obejmującymi państwa AKP i/lub najbardziej oddalone regiony, o których mowa w art. 299 ust. 2 Traktatu. Tego rodzaju działania mogą wymagać określenia priorytetów oraz szczególnych zasobów w celu wzmocnienia współpracy z krajami AKP i/lub z najbardziej oddalonymi regionami, jak również środków umożliwiających określenie i koordynację wyboru działań we wspólnym interesie.

Zobowiązania dotyczące wydatków są poprzedzane decyzją finansową Komisji obejmującą wsparcie dla projektów i programów.

2. W celu uzyskania odpowiedniego wymiaru i zwiększenia skuteczności fundusze regionalne i terytorialne mogą być łączone w celu finansowania programów zawierających wyraźny składnik terytorialny.

3. Artykuły 8 i 16-30 stosuje się do programów regionalnych z uwzględnieniem niezbędnych zmian.

ROZDZIAŁ 2

Pomoc nieprogramowalna

Artykuł 7

Wykorzystanie rezerwy

[7] 1. Komisja przydziela środki z rezerwy B na cele określone w art. 3 ust. 4 lit. b) załącznika II A do decyzji o stowarzyszeniu zamorskim na podstawie przeglądu śródokresowego, o którym mowa w art. 22 niniejszego rozporządzenia. Komisja dostosowuje w odpowiedni sposób już przydzielone kwoty orientacyjne i informuje KTZ oraz państwa członkowskie o swojej decyzji dotyczącej nowego przydziału środków.

2. Do celów zatwierdzenia środków ustanowionych w art. 28 i w załączniku II D do decyzji o stowarzyszeniu zamorskim wszystkie KTZ, które uważają, iż kwalifikują się do uzyskania pomocy określonej w tej decyzji, składają kompletny wniosek na formularzach udostępnionych przez Komisję i obejmujących wszystkie informacje konieczne do dokonania jego oceny.

Wniosek zostaje przedłożony Komisji najpóźniej do końca roku następującego po roku, w którym wymagane jest dodatkowe wsparcie.

O swej decyzji Komisja informuje KTZ w jak najkrótszym czasie.

CZĘŚĆ III

WYKONYWANIE

ROZDZIAŁ 1

Procedury finansowe

Artykuł 8

Zobowiązania

[8] 1. Wydatki na pomoc finansową dla KTZ są zatwierdzane przez Komisję zgodnie z rozporządzeniem finansowym mającym zastosowanie do 10. EFR.

2. W zakresie JDP zobowiązania dotyczące wydatków są poprzedzane decyzją finansową Komisji obejmującą zasadniczo wsparcie budżetowe, z wyjątkiem szczególnych i należycie uzasadnionych okoliczności.

3. Poza zakresem JDP wydatki związane z nieprzydzieloną rezerwą B zarezerwowaną zgodnie z art. 3 ust. 4 załącznika II A do decyzji o stowarzyszeniu zamorskim zatwierdzane są przez Komisję i wykonywane zgodnie z rozporządzeniem finansowym mającym zastosowanie do 10. EFR.

Artykuł 9

Upoważnieni płatnicy

[9] Instytucje finansowe w KTZ, w których Komisja otwiera rachunki zgodnie z rozporządzeniem finansowym mającym zastosowanie do 10. EFR w celu wykonywania współpracy z KTZ, pełnią funkcję „upoważnionych płatników”.

Od funduszy zdeponowanych u upoważnionych płatników na terenie Wspólnoty wymagalne są odsetki.

Upoważnieni płatnicy nie otrzymują wynagrodzenia za swoje usługi, a od zdeponowanych funduszy nie są wymagalne żadne odsetki.

ROZDZIAŁ 2

Zamówienia

Artykuł 10

Ogólne przepisy dotyczące zamówień

[10] 1. Procedury regulujące udzielanie zamówień są wskazane w porozumieniach finansowych.

2. Jeżeli pomoc finansowa jest udzielana w drodze wsparcia budżetowego, stosuje się procedury dotyczące zamówień publicznych danych KTZ.

3. We wszystkich innych przypadkach udzielenie zamówienia odbywa się z zastosowaniem przepisów ustanowionych w rozporządzeniu finansowym mającym zastosowanie do 10. EFR.

Artykuł 11

Regulacje podatkowe i celne

1. KTZ stosują do zamówień wykonywania programów lub projektów finansowanych przez EFR regulacje podatkowe i celne nie mniej korzystne niż regulacje, które stosują do państw objętych klauzulą największego uprzywilejowania lub międzynarodowych organizacji rozwoju, z którymi utrzymują stosunki. Do celów nadania klauzuli największego uprzywilejowania (KNU) nie bierze się pod uwagę regulacji stosowanych przez zainteresowane KTZ wobec innych KTZ lub Państw AKP, lub do innych krajów rozwijających się.

2. Z zastrzeżeniem ust. 1, do zamówień finansowanych przez Wspólnotę stosuje się poniższe przepisy:

a) w KTZ będących beneficjentami zamówienie nie podlega opłatom stemplowym, rejestracyjnym lub fiskalnym o skutku równoważnym, niezależnie od tego, czy takie opłaty już istnieją, czy mają być wprowadzone w przyszłości; jednakże, zamówienia takie są rejestrowane zgodnie z ustawodawstwem obowiązującym w KTZ i można zatem pobierać opłaty odpowiadające tej usłudze;

b) zyski i/lub dochody z wykonania zamówień podlegają opodatkowaniu zgodnie z wewnętrznymi przepisami fiskalnymi zainteresowanych KTZ, pod warunkiem, że osoby fizyczne lub prawne, które uzyskują takie zyski i/lub dochody prowadzą stałą działalność gospodarczą z siedzibą w tym państwie lub że wykonanie zamówienia trwa dłużej niż sześć miesięcy;

c) przedsiębiorstwa, które muszą dokonywać przywozu specjalistycznego wyposażenia w celu przeprowadzenia zamówień na roboty budowlane, korzystają – jeżeli o to wnioskują – z systemu odprawy czasowej, stosownie do przepisów zawartych w ustawodawstwie krajowym KZT będących beneficjentami w odniesieniu do rzeczonego wyposażenia;

d) wszelki sprzęt specjalistyczny potrzebny do przeprowadzenia zadań określonych w zamówieniu na usługi jest czasowo dopuszczany na terytorium KTZ będących beneficjentami zgodnie z ustawodawstwem krajowym jako wolny od należności celnych, podatków lub opłat fiskalnych o skutku równoważnym, jeżeli takie należności i opłaty nie stanowią wynagrodzenia za świadczone usługi;

e) przywóz na podstawie umów na dostawę dopuszczany jest na terytorium KTZ będących beneficjentami bez należności celnych, podatków lub opłat fiskalnych o skutku równoważnym. Umowy na dostawy pochodzące z zainteresowanych KTZ zawierane są w oparciu o cenę ex works dostaw, do której mogą zostać dodane takie wewnętrzne opłaty skarbowe, jakie mogą mieć zastosowanie do tych dostaw w KTZ;

f) paliwa, smary oraz spoiwa węglowodorowe i wszystkie materiały wykorzystywane w zamówieniach na roboty budowlane uważa się za zakupione na rynku lokalnym i podlegają przepisom fiskalnym mającym zastosowanie zgodnie z ustawodawstwem krajowym obowiązującym w KTZ będących beneficjentami; oraz

g) przedmioty osobistego użytku oraz majątek ruchomy gospodarstwa domowego przywożony do użytku osób fizycznych, innych niż zatrudniane na miejscu, zaangażowanych w przeprowadzanie zadań określonych w zamówieniach na usługi, jak również członków ich rodzin, zwolnione są z należności celnych lub należności celnych przywozowych, podatków oraz innych opłat fiskalnych o skutku równoważnym, w granicach określonych przez ustawodawstwo krajowe obowiązujące w KTZ będących beneficjentami.

3. Wszystkie sprawy związane z przepisami podatkowymi i celnymi, nieobjęte ust. 1 i 2, podlegają nadal ustawodawstwu zainteresowanych KTZ.

ROZDZIAŁ 3

Organy zarządzające i wykonawcze

Artykuł 12

Procedury wykonawcze

Bez uszczerbku dla procedur wykonywania wsparcia budżetowego określonych w art. 8 ust. 2 i 10 ust. 2, programy i projekty finansowane zgodnie z niniejszym rozporządzeniem są wykonywane zgodnie z art. 13, 14 i 15.

Artykuł 13

Delegacje

[11] 1. Jeżeli Komisja reprezentowana jest przez delegację, której przewodniczący posiada odpowiednie upoważnienie, poinformuje o tym odpowiednio zainteresowane KTZ. W takich przypadkach stosuje się odpowiednie przepisy rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do 10. EFR dotyczącego subdelegowanych urzędników zatwierdzających i księgowych.

2. Przewodniczący delegacji jest główną osobą kontaktową dla poszczególnych stron zaangażowanych we współpracę z danym KTZ. Ściśle współpracuje on z urzędnikiem zatwierdzającym dla terytoriów.

3. Przewodniczący delegacji uzyskuje niezbędne instrukcje oraz uprawnienia w celu ułatwienia i przyspieszenia wszystkich działań przewidzianych na mocy niniejszego rozporządzenia.

4. Przewodniczący delegacji regularnie informuje władze KTZ o działaniach podejmowanych przez Wspólnotę, które mogą mieć bezpośredni wpływ na współpracę pomiędzy Wspólnotą a danym KTZ.

Artykuł 14

Urzędnik zatwierdzający dla terytoriów

[12] 1. Rząd każdego KTZ mianuje urzędnika zatwierdzającego dla terytoriów, który reprezentuje go podczas wszystkich działań finansowanych ze środków funduszu zarządzanych przez Komisję i bank. Urzędnik zatwierdzający dla terytoriów wyznacza jednego lub kilku zastępców, którzy będą go zastępować, jeżeli sam nie będzie w stanie wywiązywać się ze swych obowiązków. Urzędnik zatwierdzający dla terytoriów informuje Komisję o wyznaczeniu zastępców. Jeżeli spełniono warunki dotyczące możliwości instytucjonalnego i rzetelnego zarządzania finansowego, wówczas urzędnik zatwierdzający dla terytoriów może delegować swoje obowiązki w zakresie wdrażania programów i projektów odpowiedzialnemu organowi w ramach administracji KTZ. Urzędnik zatwierdzający dla terytoriów informuje Komisję o delegacjach tego rodzaju.

Jeżeli Komisja dowie się o problemach w zakresie realizacji procedur związanych z zarządzaniem zasobami EFR, wówczas wraz z urzędnikiem zatwierdzającym dla terytoriów wykorzystuje ona wszelkie kontakty w celu naprawy sytuacji oraz podejmuje odpowiednie kroki.

Urzędnik zatwierdzający dla terytoriów przyjmuje odpowiedzialność finansową tylko za powierzone mu zadania wykonawcze.

W przypadku zdecentralizowanego zarządzania środkami EFR i z zastrzeżeniem dodatkowych uprawnień, jakie mogą zostać mu przyznane przez Komisję, urzędnik zatwierdzający dla terytoriów:

a) jest odpowiedzialny za koordynację, programowanie, regularne monitorowanie, przeprowadzanie przeglądów rocznych, śródokresowych oraz końcowych w zakresie realizacji współpracy oraz, w stosownych przypadkach, jest odpowiedzialny za koordynację działań z donatorami;

b) jest odpowiedzialny za przygotowanie, przedkładanie i ocenę projektów i programów w ścisłej współpracy z Komisją;

c) przygotowuje dokumentację przetargową oraz, w stosownych przypadkach, dokumenty związane z zaproszeniem do składania wniosków;

d) przedkłada do zatwierdzenia przez Komisję dokumentację przetargową oraz, w stosownych przypadkach, dokumenty związane z zaproszeniem do składania wniosków, przed wysłaniem zaproszenia do składania ofert oraz w stosownych przypadkach przed wysłaniem zaproszenia do składania wniosków;

e) wysyła zaproszenia do składania ofert oraz, w stosownych przypadkach, zaproszenia do składania wniosków, w ścisłej współpracy z Komisją;

f) odbiera oferty oraz, w stosownych przypadkach, wnioski, a także przekazuje Komisji kopię ofert; przewodniczy w procesie otwierania ofert i podejmuje decyzję o wynikach ich badania w okresie ważności ofert, przy uwzględnieniu czasu wymaganego na zatwierdzenie umów;

g) zaprasza Komisję do udziału w otwarciu ofert oraz, w stosownych przypadkach, wniosków, a także zawiadamia Komisję o wynikach badania ofert i wniosków w celu zatwierdzenia wniosków o przyznanie zamówień i dotacji;

h) przekazuje Komisji do zatwierdzenia umowy, dane szacunkowe związane z programem oraz wszelkie załączniki do tych dokumentów;

i) podpisuje umowy i załączniki zatwierdzone przez Komisję;

j) rozlicza i zatwierdza wydatki w granicach powierzonych mu funduszy; a także

k) podczas realizacji działań dokonuje wszelkich ustaleń dostosowawczych koniecznych do zapewnienia właściwego wykonywania zatwierdzonych projektów lub programów pod względem ekonomicznym i technicznym.

2. Podczas realizacji działań i z zastrzeżeniem wymogu informowania Komisji urzędnik zatwierdzający dla terytoriów korzysta z uprawnień do podejmowania decyzji obejmujących następujące dziedziny:

a) dostosowania techniczne i zmiany dotyczące szczegółów działań, o ile nie mają one wpływu na przyjęte rozwiązania techniczne i pozostają w granicach rezerwy przeznaczonej na dostosowania określonej w umowie finansowania;

b) zmiana miejsca realizacji programów lub projektów wielojednostkowych, jeżeli jest to uzasadnione względami technicznymi, ekonomicznymi lub społecznymi;

c) nakładanie lub umarzanie kar za zwłokę;

d) dokumenty rozliczeniowe poręczycieli;

e) kupno towarów, niezależnie od ich pochodzenia, na rynku lokalnym;

f) korzystanie ze sprzętu budowlanego i maszyn niepochodzących z KTZ, państw członkowskich lub państw AKP, pod warunkiem że w KTZ, państwach członkowskich i państwach AKP nie produkuje się porównywalnego sprzętu i maszyn;

g) podwykonawstwo;

h) odbiór końcowy, pod warunkiem że Komisja jest obecna podczas odbioru tymczasowego; zatwierdzenie stosownego protokołu i, gdzie sytuacja tego wymaga, obecność podczas odbioru końcowego, zwłaszcza jeżeli zastrzeżenia odnotowane podczas odbioru tymczasowego wymagają dużego nakładu dodatkowej pracy; oraz

i) wynajęcie konsultantów oraz innych ekspertów świadczących pomoc techniczną.

3. Oprócz tego urzędnik zatwierdzający dla terytoriów:

a) przygotowuje roczne sprawozdanie z wykonania, a po uzyskaniu zgody komitetu monitorującego przedkłada je Komisji;

b) przeprowadza przegląd śródokresowy, o którym mowa w art. 22;

c) dokłada starań, aby organy uczestniczące w zarządzaniu i wykonywaniu programów EFR utrzymywały oddzielny system rachunkowości lub system odpowiedniej numeracji pozycji księgowych dla wszystkich transakcji odnoszących się do pomocy; oraz

d) stosuje wszelkie środki konieczne do zapewnienia wykonania art. 16, 19, 24 i 30.

4. Po złożeniu rocznego sprawozdania z wykonania, określonego w art. 21, Komisja i urzędnik zatwierdzający dla terytoriów dokonują przeglądu najważniejszych wyników z poprzedniego roku.

Po dokonaniu przeglądu Komisja może przekazać swoje uwagi urzędnikowi zatwierdzającemu dla terytoriów. Urzędnik zatwierdzający dla terytoriów powiadamia Komisję o wszelkich działaniach podejmowanych w związku z tymi uwagami. Jeżeli we właściwie umotywowanych przypadkach Komisja uzna, że podjęte środki są nieodpowiednie, może skierować do KTZ oraz do urzędnika zatwierdzającego dla terytoriów zalecenia dotyczące dostosowań mających zwiększyć skuteczność uzgodnień dotyczących monitorowania lub zarządzania, wraz z uzasadnieniem wszelkich zaleceń tego rodzaju.

Po otrzymaniu takich zaleceń urzędnik zatwierdzający dla terytoriów przedstawia kroki podjęte w celu poprawy ustaleń dotyczących monitorowania lub zarządzania albo też wyjaśnia, dlaczego takich kroków nie podjęto.

Artykuł 15

Uczestnicy regionalni

1. Projekty programów regionalnych składają:

a) przynajmniej dwaj urzędnicy zatwierdzający dla terytoriów KTZ; lub

b) w wyjątkowych przypadkach jeden urzędnik zatwierdzający dla terytoriów KTZ jeżeli tylko jeden KTZ jest zaangażowany w działanie wymienione w art. 16 ust. 1 lit. b)-e) decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim.

2. Programy regionalne są wykonywane przez urzędnika zatwierdzającego dla terytoriów lub organizację wskazaną w projekcie.

CZĘŚĆ IV

MONITOROWANIE, PRZEGLĄD, KONTROLOWANIE I OCENA

ROZDZIAŁ 1

Monitorowanie

Artykuł 16

Obowiązki KTZ

1. Bez uszczerbku dla obowiązków Komisji dotyczących wykonywania wspólnotowego wsparcia finansowego, KTZ są w pierwszej instancji odpowiedzialne za kontrolę finansową takiej pomocy.

W tym celu urzędnik zatwierdzający dla terytoriów:

a) określa i wykonuje uzgodnienia dotyczące zarządzania i kontroli w sposób zapewniający skuteczne i właściwe wykorzystanie funduszy wspólnotowych. Właściwa wewnętrzna i zewnętrzna kontrola finansowa przeprowadzana jest zgodnie z przyjętymi na arenie międzynarodowej normami kontroli przez właściwy organ kontroli finansowej, który do celów pełnienia tej funkcji musi być instytucją niezależną;

b) dostarcza Komisji opis tych ustaleń;

c) gwarantuje zarządzanie pomocą zgodnie ze wszystkimi regułami mającymi zastosowanie oraz wykorzystanie funduszy przekazanych do dyspozycji KZT zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami;

d) potwierdza prawidłowość deklaracji wydatków przedstawionych Komisji oraz fakt, iż powstały one dzięki systemom rachunkowości opartym o możliwe do kontrolowania dokumenty uzupełniające;

e) przedstawia Komisji, po zakończeniu każdego okresu programowania, deklarację sporządzoną przez osobę lub organ administracyjny niezależny od wskazanego organu zarządzającego. Deklaracja ta zawiera streszczenie wniosków z kontroli przeprowadzonych w latach ubiegłych i ocenę ważności wezwania do zapłaty wynikającego z bilansu końcowego oraz legalności i prawidłowości transakcji objętych końcowym świadectwem wydatków. Jeżeli kraje i terytoria zamorskie uznają to za konieczne, mogą do tego świadectwa załączyć własną opinię;

f) współpracuje z Komisją w celu zapewnienia, aby środki były wykorzystywane zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami;

g) zapobiega, wykrywa i koryguje nieprawidłowości, powiadamia o nich Komisję zgodnie z obowiązującymi regułami oraz informuje Komisję o postępach w postępowaniu administracyjnym i sądowym;

h) odzyskuje wszelkie sumy utracone w wyniku wykrytych nieprawidłowości i, tam gdzie jest to właściwe obciąża odsetkami spóźnione płatności;

i) podejmuje wszystkie środki konieczne do zapewnienia zgodności z przepisami programu indykatywnego, w tym także zapewnienia przestrzegania harmonogramu zobowiązań i płatności uzgodnionych w czasie programowania; oraz

j) bada wszelkie powody opóźnień w wykonywaniu oraz proponuje odpowiednie środki w celu zaradzenia sytuacji.

2. Plan kontroli i podsumowanie wniosków z przeprowadzonych kontroli jest corocznie przesyłany do Komisji.

Sprawozdania z kontroli pozostaną do dyspozycji Komisji.

Artykuł 17

Koordynacja

1. Komisja i KTZ reprezentowane przez urzędnika zatwierdzającego dla terytoriów współpracują oraz koordynują plany, metody i wykonanie kontroli w celu maksymalnego zwiększenia korzyści z przeprowadzonych kontroli. Bezzwłocznie wymieniają między sobą wyniki przeprowadzonych kontroli.

2. Co najmniej raz do roku, zostaje przeprowadzona analiza i ocena:

a) wyników kontroli przeprowadzonych przez KTZ i Komisję;

b) wszelkich uwag zgłoszonych przez inne organy lub instytucje kontroli krajowej lub Wspólnoty;

c) finansowego wpływu stwierdzonych nieprawidłowości, kroków dotąd podjętych lub nadal wymaganych dla ich korekty oraz, w danym przypadku, dostosowania systemów zarządzania i kontroli.

3. W ślad za taką analizą i oceną na mocy ust. 2 oraz bez uszczerbku dla środków, które kraje i terytoria zamorskie podejmują natychmiast z mocy art. 16, Komisja może poczynić spostrzeżenia, w szczególności w zakresie wpływu finansowego każdej wykrytej nieprawidłowości.

Spostrzeżenia te kierowane są do urzędnika zatwierdzającego dla terytoriów zainteresowanych KTZ i mogą im towarzyszyć, w miarę potrzeby, wnioski o zastosowanie środków naprawczych, mających zaradzić stwierdzonymi niedostatkom w zarządzaniu oraz rozwiązać problem nieprawidłowości wykrytych, które nie zostały jeszcze skorygowane.

KTZ mają możliwość zgłoszenia uwag do takich spostrzeżeń.

Artykuł 18

Komitety monitorujące

1. Komitet monitorujący nadzoruje wykonywanie każdego JDP.

Władze KTZ powołują Komitet monitorujący nie później niż w trzy miesiące po zatwierdzeniu JDP.

2. Komitetowi monitorującemu przewodniczy urzędnik zatwierdzający dla terytoriów lub jego przedstawiciel.

Przedstawiciel Komisji oraz, gdzie sytuacja tego wymaga Europejskiego Banku Inwestycyjnego, może uczestniczyć w pracach komitetu monitorującego w charakterze doradcy.

W komitecie reprezentowane są władze lub organy wskazane przez KTZ, Komisja, zainteresowane Państwo Członkowskie oraz, gdzie sytuacja tego wymaga, Europejski Bank Inwestycyjny i/lub inne instytucje współfinansujące. W takich komitetach reprezentowane są również władze regionalne i lokalne oraz prywatne przedsiębiorstwa, jeżeli są one odpowiedzialne za wykonanie projektu i jeżeli projekt dotyczy ich bezpośrednio.

3. Komitet monitorujący opracowuje własny regulamin w ramach systemów instytucjonalnych, prawnych i finansowych zainteresowanych KTZ oraz uzgadnia je z urzędnikiem zatwierdzającym dla terytoriów.

4. Na posiedzenia Komitetu monitorującego, urzędnik zatwierdzający dla terytoriów dostarcza sprawozdania z postępu prac zgodnie ze standardowym wzorem dostarczonym przez Komisję. Komisja otrzymuje sprawozdanie na 15 dni roboczych przed terminem posiedzenia.

5. W celu sprawdzenia skuteczności i jakości wykonania pomocy Komitet monitorujący:

a) dokonuje okresowych przeglądów postępów na drodze do osiągnięcia szczególnych celów JDP;

b) analizuje ocenę w połowie okresu określoną w art. 22 przed przesłaniem jej do Komisji;

c) analizuje i zatwierdza sprawozdania roczne i końcowe przed przesłaniem ich do Komisji;

d) rozpatruje i zatwierdza wszelkie propozycje zmian treści JDP.

Artykuł 19

Wskaźniki monitoringu

Urzędnik zatwierdzający dla terytoriów i Komitet monitorujący dokonują monitorowania w drodze odniesienia do wskaźników określonych w JDP.

Wskaźniki uwzględniają indykatywną metodologię udostępnioną przez Komisję.

Wskaźniki związane są ze szczególnym charakterem projektów i ich celami oraz ukazują:

a) nakłady, wydajność, wyniki i, w miarę możliwości, wpływy;

b) etap osiągnięty w pomocy w kontekście fizycznego wykonania;

c) postęp planu finansowania.

ROZDZIAŁ 2

Przegląd

Artykuł 20

Proces przeglądu

1. Współpraca finansowa jest na tyle elastyczna, aby zapewnić stałą zgodność działań z celami decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim oraz uwzględniać zmiany zachodzące w sytuacji gospodarczej, priorytetach i celach zainteresowanych KTZ, w szczególności dzięki rocznemu sprawozdaniu z wykonywania oraz oceny w połowie okresu lub, w danym przypadku, dorocznego przeglądu JDP określonego w art. 21 ust. 5.

2. W wyjątkowych okolicznościach określonych w przepisach w sprawie pomocy humanitarnej i pomocy w sytuacjach nadzwyczajnych przegląd może być przeprowadzony na wniosek każdej ze Stron.

Artykuł 21

Roczne sprawozdanie z wykonywania

1. Urzędnik zatwierdzający dla terytoriów przedkłada Komisji roczne sprawozdanie z wykonywania w terminie trzech miesięcy od zakończenia każdego pełnego roku wykonywania upływającego od przyjęcia JDP.

2. Roczne sprawozdanie z wykonywania w sprawie JDP obejmuje wspólną ocenę wykonywania programu i uwzględnia wyniki odpowiednich działań w zakresie monitorowania i oceny.

3. Sprawozdanie to sporządzane jest lokalnie, a jego ostateczna wersja jest uzgadniana między urzędnikiem zatwierdzającym dla terytoriów, Komitetem monitorującym i, jeżeli ma to zastosowanie, przewodniczącym zainteresowanej delegacji w okresie 60 dni.

4. Musi ono w szczególności zawierać ocenę:

a) wyników osiągniętych w sektorach ogniskowych, ocenianych w odniesieniu do wyznaczonych celów, wskaźników wpływów oraz zobowiązań polityki sektorowej;

b) projektów i programów poza sektorami ogniskowymi i/lub stanowiących część programów wieloletnich;

c) wykorzystania środków zarezerwowanych dla czynników niepaństwowych;

d) skutecznego wykonania bieżących działań oraz zakresu, w jakim został zrealizowany harmonogram zobowiązań i płatności; oraz

e) przedłużenia programowania na lata następne.

5. Gdy sytuacja tego wymaga doroczny przegląd jest przeprowadzany na podstawie sprawozdania przy okazji zebrania w ramach partnerstwa, zgodnie z przepisami art. 7 decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim.

Artykuł 22

Przegląd śródokresowy

[13] 1. Przegląd śródokresowy organizuje się w celu zbadania wstępnych wyników JDP, ich przydatności oraz stopnia osiągnięcia celów.

Przegląd ten obejmuje również ocenę wykorzystania środków finansowych oraz działań w zakresie monitorowania i realizacji.

2. Przegląd śródokresowy jest przeprowadzany na odpowiedzialność Komisji, we współpracy z urzędnikiem zatwierdzającym dla terytoriów i zainteresowanym państwem członkowskim.

Przegląd śródokresowy przeprowadza się zasadniczo między 30. a 42. miesiącem po wejściu w życie umowy wewnętrznej ustanawiającej 10. EFR.

W JDP można ustalić inny nieprzekraczalny termin, zwłaszcza w odniesieniu do wskaźników przyjętych w przypadku wsparcia budżetowego.

Przegląd śródokresowy jest przeprowadzany przez niezależnego asesora. Wyniki przeglądu są przedkładane komitetowi monitorującemu, a następnie przesyłane Komisji.

3. Komisja bada przydatność i jakość oceny na podstawie kryteriów określonych w JDP, także z uwzględnieniem przydziału finansowego EFR.

ROZDZIAŁ 3

Kontrole

Artykuł 23

Kontrole

1. Bez uszczerbku dla kontroli przeprowadzanych przez kraje beneficjentów, Komisja i Trybunał Obrachunkowy mogą, za pośrednictwem własnego personelu lub należycie upoważnionych przedstawicieli, przeprowadzać na miejscu kontrole finansowe lub techniczne, w tym kontrole wyrywkowe i kontrole końcowe działań finansowanych przez EFR oraz dotyczące systemów zarządzania i kontroli po uprzednim powiadomieniu przynajmniej na jeden dzień roboczy wcześniej.

Komisja powiadamia zainteresowane KTZ w celu uzyskania wszelkiej niezbędnej pomocy. Urzędnicy lub pracownicy z zainteresowanych KTZ mogą uczestniczyć w takich kontrolach. Komisja może wymagać od danych KTZ przeprowadzenia kontroli na miejscu w celu zweryfikowania poprawności jednej lub więcej transakcji. Urzędnicy lub pracownicy Komisji mogą uczestniczyć w takich kontrolach.

2. Kraje beneficjentów pomagają służbom Komisji i Trybunału Obrachunkowego w przeprowadzaniu kontroli odnoszących się do wykorzystania środków EFR.

Artykuł 24

Ślad rewizyjny

1. Systemy zarządzania i kontroli KTZ zapewniają wystarczający ślad rewizyjny, zgodnie warunkami ustanowionymi w każdym porozumieniu finansowym.

2. Wystarczający ślad rewizyjny istnieje wówczas, gdy:

a) dokumentacja księgowa prowadzona na właściwym poziomie zarządzania dostarcza szczegółowych informacji o wydatkach faktycznie poniesionych podczas działań finansowanych przez EFR. Dokumentacja księgowa ukazuje datę dokonania wydatków, wysokość każdej pozycji dotyczącej wydatków, charakter dokumentów uzupełniających oraz datę i sposób płatności. Załączone są niezbędne dokumenty dowodowe (np. faktury);

b) specyfikacje techniczne i plan finansowy działania, sprawozdania z postępu prac, dokumenty dotyczące przyznania dotacji oraz procedur przetargowych i udzielania zamówień oraz sprawozdania z kontroli finansowanych produktów i usług są również przechowywane na właściwym poziomie zarządzania;

c) w przypadku skomputeryzowanego przekazywania danych księgowych, wszystkie zainteresowane władze i organy uzyskują od swoich podwładnych wystarczające informacje uzasadniające ich dokumentację księgową oraz sumy zgłoszone władzom w celu zapewnienia istnienia wystarczającego śladu rewizyjnego od łącznych rachunków zbiorczych poświadczonych wobec Komisji do pozycji dotyczących poszczególnych wydatków oraz dokumentów uzupełniających na poziomie końcowych beneficjentów oraz organów i firm przeprowadzających działania;

3. Urzędnik zatwierdzający dla terytoriów podejmuje wszelkie środki niezbędne do wykonania niniejszego artykułu.

ROZDZIAŁ 4

Ocena

Artykuł 25

Ocena

1. Ocena JDP obejmuje wykorzystanie środków, skuteczność i wydajność pomocy oraz jej wpływ, a także zawiera wnioski i zalecenia, dzięki zastosowaniu już istniejących wyników ocen.

Obejmuje ona czynniki przyczyniające się do sukcesu lub niepowodzenia wykonania oraz osiągnięć i wyników, z uwzględnieniem trwałości.

2. Oceny JDP należą do obowiązków Komisji, we współpracy z Komitetem monitorującym.

3. Program oceny powinien zostać nakreślony w JDP.

Oceny w szczególności:

a) zapewniają regularne i niezależne oszacowanie działań i działalności funduszu dzięki porównaniu planowanych wyników i celów z rzeczywistymi osiągnięciami, a w związku z tym

b) umożliwiają KTZ, Państwom Członkowskim i Komisji wykorzystanie uzyskanych doświadczeń podczas planowania i realizacji przyszłych polityk i działań.

4. Wyniki ocen podawane są do publicznej wiadomości.

Artykuł 26

Procedury oceny

Bez uszczerbku dla ocen przeprowadzanych przez KTZ lub Komisję, oceny programów, projektów lub innych działań związanych z wykonywaniem JDP mogą być dokonywane wspólnie przez KTZ i Komisję, we współpracy z zainteresowanym Państwem Członkowskim.

CZĘŚĆ V

DOSTOSOWANIA FINANSOWE

Artykuł 27

Dostosowanie przydziałów z EFR

[14] Wykorzystując jako podstawę wyniki monitorowania, kontroli i ocen oraz uwzględniając uwagi komitetu monitorującego, Komisja może z własnej inicjatywy lub na wniosek zainteresowanych KTZ dostosować sumy i warunki wstępnego JDP w kontekście bieżących potrzeb oraz osiągnięć tych KTZ oraz przy uwzględnieniu ostatnich dostępnych danych statystycznych dotyczących tych KTZ.

Dostosowanie takie ma zwykle miejsce przy okazji przeglądu śródokresowego, o którym mowa w art. 22, lub, w przypadku nieprawidłowości, w możliwie jak najkrótszym czasie zgodnie z procedurą przewidzianą w art. 24 decyzji o stowarzyszeniu zamorskim.

Artykuł 28

Zawieszenie płatności

1. Komisja zawiesza płatności i podając swoje powody prosi KTZ o przedstawienie uwag, a gdzie sytuacja tego wymaga o dokonanie korekt w określonym terminie, jeżeli, po zakończeniu niezbędnych kontroli, stwierdza, że:

a) KTZ nie dopełniło swoich obowiązków; lub

b) cały JDP lub jego część nie uzasadnia części lub całości wkładu EFR; lub

c) istnieją poważne niedociągnięcia w systemach zarządzania lub kontroli, mogące prowadzić do nieprawidłowości systemowych.

2. Termin, w jakim zainteresowane KTZ mogą odpowiedzieć na wniosek o przedstawienie uwag oraz, gdy sytuacja tego wymaga, dokonać korekt, wynosi dwa miesiące, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków, w których Komisja może wyrazić zgodę na dłuższy termin.

3. Jeżeli KTZ zgłasza zastrzeżenia do poczynionych przez Komisję spostrzeżeń, KTZ i Państwo Członkowskie zostają zaproszone przez Komisję na zebranie w ramach partnerstwa, podczas którego obie strony podejmą kroki zmierzające do osiągnięcia porozumienia co do spostrzeżeń oraz wniosków, które należy z nich wyprowadzić.

W każdym przypadku, gdy KTZ zgłaszają zastrzeżenia do spostrzeżeń poczynionych przez Komisję i odbywa się zebranie w ramach partnerstwa, trzymiesięczny okres w ciągu którego Komisja może podjąć decyzję, przewidziany na mocy ust. 5, rozpoczyna się od dnia zebrania.

4. Jeżeli Komisja proponuje korekty finansowe, KTZ mają możność udowodnić, dzięki badaniu danych dokumentów, że rzeczywisty zakres nieprawidłowości był mniejszy, niż w ocenie Komisji.

Jedynie w należycie uzasadnionych przypadkach, czas przeznaczony na to badanie nie przekracza okresu kolejnych dwóch miesięcy po upływie dwóch miesięcy określonych w ust. 1.

Komisja bierze pod uwagę wszelkie dowody dostarczone w terminie przez KTZ.

5. Po zakończeniu okresu wymienionego w ust. 2, Komisja, jeżeli nie osiągnięto porozumienia i KTZ nie dokonały korekt, uwzględnia wszelkie uwagi przedstawione przez KTZ oraz Państwa Członkowskie i podejmuje decyzję w ciągu trzech miesięcy o:

a) obniżeniu płatności; lub

b) dokonaniu niezbędnych korekt finansowych w drodze anulowania całości lub części środków przydzielonych z EFR.

6. Bez uszczerbku dla ust. 1-5, Komisja może, po dokonaniu należytej weryfikacji, zawiesić całość lub część płatności tymczasowej, jeżeli stwierdzi, że dane wydatki są związane z poważną nieprawidłowością, która nie została skorygowana i że konieczne jest natychmiastowe działanie.

Komisja informuje zainteresowane KTZ o podjętych krokach podając ich powody. Jeżeli, po upływie pięciu miesięcy, powody zawieszenia utrzymują się bądź zainteresowane KTZ nie powiadomiły Komisji o środkach podjętych w celu skorygowania poważnej nieprawidłowości, stosuje się przepisy ustanowione w art. 30.

Artykuł 29

Odzyskanie i zwrot środków

[15] 1. Wszelkie zwroty, których należy dokonać wobec Komisji, są dokonywane w terminie wymagalności wskazanym w poleceniu zwrotu sporządzonym zgodnie rozporządzeniem finansowym mającym zastosowanie do 10. EFR. Terminem wymagalności jest ostatni dzień drugiego miesiąca następującego po wydaniu polecenia zwrotu.

2. Opóźnienie w dokonaniu zwrotu stanowi podstawę naliczania odsetek za zwłokę, począwszy od terminu wymagalności określonego w ust. 1, a skończywszy w dniu rzeczywistego dokonania płatności. Wysokość odsetek wynosi półtora punktu procentowego powyżej stawki stosowanej przez Europejski Bank Centralny w głównych operacjach refinansowych i obowiązującej w pierwszym dniu roboczym miesiąca, w którym przypada termin wymagalności.

3. Urzędnik zatwierdzający dla terytoriów prowadzi rachunek sum podlegających odzyskaniu z już dokonanych płatności z pomocy wspólnotowej i zapewnia odzyskanie tych sum bez nieuzasadnionych opóźnień.

Beneficjent spłaca sumę przypadającą do zwrotu wraz z odsetkami za zwłokę, odliczając dane sumy w następnej deklaracji wydatków i we wniosku o dokonanie płatności dla Komisji, lub jeżeli jest to niewystarczające, dokonując refundacji na rzecz Wspólnoty.

Urzędnik zatwierdzający dla terytoriów przesyła Komisji raz w roku zestawienie sum, które mają zostać odzyskane, sklasyfikowanych według roku rozpoczęcia procedury odzyskiwania środków.

CZĘŚĆ VI

PRZEPISY KOŃCOWE

Artykuł 30

Informacja i reklama

1. KTZ zapewniają dostateczną reklamę programom EFR w celu:

a) uświadomienia ogółowi społeczeństwa roli odgrywanej przez Wspólnotę w związku z tymi programami;

b) uświadomienia ewentualnym beneficjentom i stowarzyszeniom zawodowym istniejących możliwości.

2. Kraje beneficjenci zapewniają w szczególności wznoszenie dobrze widocznych plansz reklamowych ukazujących projekty finansowane przez Wspólnotę, zawierających logo Wspólnoty oraz zapewniają należyte zaangażowanie przedstawicieli Wspólnoty w najważniejsze działania publiczne związane z programami wspieranymi przez EFR.

Artykuł 31

Wejście w życie

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie z dniem jego opublikowania w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich Państwach Członkowskich.

Sporządzono w Brukseli, dnia 20 grudnia 2002 r.