SEKRETARZE GENERALNI PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO, RADY I KOMISJI, SEKRETARZ TRYBUNAŁU SPRAWIEDLIWOŚCI, SEKRETARZE GENERALNI TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO, KOMITETU EKONOMICZNO - SPOŁECZNEGO I KOMITETU REGIONÓW ORAZ PRZEDSTAWICIEL EUROPEJSKIEGO RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH,

uwzględniając regulamin pracowniczy urzędników Wspólnot Europejskich i warunki zatrudniania innych pracowników Wspólnot Europejskich, jak przewidziano w rozporządzeniu Rady (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68(¹),

uwzględniając decyzję Parlamentu Europejskiego, Rady, Komisji, Trybunału Sprawiedliwości, Trybunału Obrachunkowego, Komitetu Ekonomiczno - Społecznego, Komitetu Regionów i Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich z dnia 25 lipca 2002 r. ustanawiającą Urząd Doboru Kadr Wspólnot Europejskich, w szczególności jego art. 5(²),

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Na podstawie art. 27 regulaminu pracowniczego, instytucje są zobowiązane zapewnić, by celem naboru było pozyskanie do służby urzędników o najwyższych standardach zdolności, sprawności i uczciwości, rekrutowanych z uwzględnieniem możliwie najszerszej bazy geograficznej spośród obywateli Państw Członkowskich Wspólnot, bez względu na rasę, przekonania polityczne, filozoficzne czy religijne, płeć i orientację seksualną i niezależnie od stanu cywilnego czy sytuacji rodzinnej.

(2) Art. 1 ust. 1 akapit trzeci załącznika III do regulaminu pracowniczego określa zakres kompetencji Wspólnego Komitetu, a art. 3 akapit drugi tego załącznika określa sposób mianowania członków Komisji selekcyjnej do celów organizacji otwartych konkursów,

PRZYJMUJĄ NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

Obowiązki Urzędu

[1] 1. Urząd organizuje otwarte konkursy w celu zapewnienia zatrudnienia w instytucjach Wspólnot Europejskich urzędników na optymalnych warunkach zawodowych i finansowych. Urząd opracowuje listy rezerwowe umożliwiające instytucjom nabór wysoko wykwalifikowanego personelu odpowiadającego potrzebom określonym przez te instytucje.

2. Do zadań Urzędu należy w szczególności:

a) organizowanie otwartych konkursów na wniosek poszczególnych instytucji w celu sporządzenia list rezerwowych kandydatów w celu mianowania na urzędników. Konkursy organizowane są zgodnie z regulaminem pracowniczym, na podstawie zharmonizowanych kryteriów przyjętych zgodnie z art. 6 lit. c) oraz stosownie do programu prac zatwierdzonego przez zarząd;

b) ścisła współpraca z instytucjami w celu oszacowania przyszłych potrzeb personalnych wskazanych przez instytucje oraz realizacji programu konkursów, umożliwiająca niezwłoczne zaspokojenie tych potrzeb;

c) opracowanie metod i technik selekcyjnych zgodnych z najlepszą praktyką i odpowiadających profilom zawodowym określonym dla różnych kategorii personelu instytucji;

d) administrowanie i sprawdzanie wykorzystania list rezerwowych utworzonych na podstawie konkursów międzyinstytucjonalnych;

e) przekazywanie instytucjom corocznych sprawozdań ze swojej działalności.

Artykuł 2

Obowiązki instytucji

Organ właściwy do powołania z ramienia każdej instytucji odda do dyspozycji Urzędu wystarczającą liczbę członków Komisji selekcyjnej, egzaminatorów i obserwatorów na zasadzie „kontyngentu” zatwierdzonego przez zarząd, jak przewidziano w art. 6 lit. i), w celu umożliwienia sprawnego przebiegu procedur selekcyjnych zgodnie z art. 3 załącznika III do regulaminu pracowniczego.

Artykuł 3

Inne usługi

1. Na podstawie porozumienia między dyrektorem Urzędu a jakimkolwiek organem, biurem lub urzędem Urząd może organizować procedury selekcyjne w celu naboru personelu przez takie organy, biura czy urzędy. Przed zawarciem takiej umowy dyrektor Urzędu ubiega się o zatwierdzenie jej przez zarząd. Każda taka umowa powinna zawierać ustalenia finansowe odnoszące się do usług wykonywanych przez Urząd.

2. Stosownie do przypadku, Urząd zapewnia pomoc techniczną dla wewnętrznych konkursów organizowanych przez poszczególne instytucje, organy, biura lub urzędy.

3. Na wniosek poszczególnych instytucji, Urząd organizuje procedury selekcyjne dla innych pracowników z zamiarem sporządzenia rezerwowych list odpowiednich kandydatów i/lub baz danych, z których poszczególne instytucje będą mogły dobierać innych pracowników.

4. Działania te zostaną zawarte w programie pracy Urzędu zgodnie z art. 6 lit. f) pod warunkiem, że wniosek zostanie na czas dostarczony przez tę instytucję.

Artykuł 4

Zażalenia i wnioski

1. Dyrektor Urzędu wykonuje uprawnienia przekazane organowi właściwemu do powołania na podstawie art. 90 regulaminu pracowniczego w odniesieniu do wszystkich wniosków lub zażaleń związanych z zadaniami Urzędu.

2. W przypadku wpłynięcia takiego zażalenia, jeśli zamiarem dyrektora Urzędu jest podtrzymanie pierwotnej decyzji, zasięga on opinii przewodniczącego zarządu.

3. Urząd rozpatruje wnioski Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczące wszelkich spraw wchodzących w zakres odpowiedzialności Urzędu na mocy niniejszej decyzji.

Artykuł 5

Zarząd

1. Ustanawia się zarząd Urzędu, w którego skład wchodzą po jednym członku mianowanym przez każdą instytucję oraz trzech przedstawicieli personelu Urzędu, mających status obserwatorów, mianowanych za jednomyślną zgodą komitetów pracowniczych wszystkich instytucji.

2. Zarząd wybiera zwykłą większością spośród swoich członków przewodniczącego na dwuletnią kadencję.

3. Zarząd uchwala swój regulamin zwykłą większością po przedstawieniu go instytucjom.

4. Zarząd zbiera się na wniosek przewodniczącego lub z inicjatywy jednego ze swoich członków.

5. W przypadku gdy zarząd podejmuje decyzję zwykłą większością, każda instytucja dysponuje jednym głosem. W przypadku równego rozłożenia głosów, przewodniczący ma głos decydujący.

6. W przypadku gdy zarząd podejmuje decyzję kwalifikowaną większością, głosy przydzielone instytucjom ustala się następująco: Komisja - 18 głosów; Parlament Europejski - 7 głosów; Rada - 7 głosów; Trybunał Sprawiedliwości - 3 głosy; Trybunał Obrachunkowy - 2 głosy; Komitet Ekonomiczno - Społeczny - 2 głosy; Komitet Regionów - 2 głosy; Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich - 1 głos. Większość kwalifikowana wymaga oddania 24 głosów „za”.

Artykuł 6

Zadania zarządu

We wspólnym interesie instytucji, zarząd:

a) stanowiąc większością kwalifikowaną, zatwierdza zasady prowadzenia Urzędu;

b) stanowiąc zwykłą większością na wniosek dyrektora Urzędu, zatwierdza strukturę organizacyjną Urzędu;

c) stanowiąc większością kwalifikowaną na wniosek dyrektora Urzędu, zgodnie z porozumieniem, które ma być zawarte między sekretarzami generalnymi Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji, sekretarzem Trybunału Sprawiedliwości, sekretarzami generalnymi Trybunału Obrachunkowego, Komitetu Ekonomiczno - Społecznego i Komitetu Regionów oraz przedstawicielem Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie wspólnych zasad wspólnej polityki selekcji i doboru kadr oraz zasad zarządzania listami rezerwowymi, uwzględniając odpowiednie przepisy regulaminu pracowniczego, zatwierdza zasady regulujące politykę selekcji, które mają być stosowane przez Urząd;

d) stanowiąc zwykłą większością w ramach procedury budżetowej na podstawie projektu sporządzonego przez dyrektora Urzędu, sporządza prognozę dochodów i wydatków Urzędu i przesyła ją Komisji w celu sporządzenia prognozy dochodów i wydatków Komisji; jednocześnie zarząd proponuje Komisji wszelkie zmiany wykazu etatów Urzędu, które uzna za konieczne;

e) stanowiąc zwykłą większością, zatwierdza rodzaj i wysokość opłat za dodatkowe usługi, które Urząd może świadczyć odpłatnie dla instytucji, organów, urzędów i biur oraz warunki, na jakich Urząd może je wykonywać;

f) stanowiąc jednomyślnie na wniosek dyrektora Urzędu, zatwierdza program pracy, w szczególności terminarz i harmonogram mających odbyć się konkursów. Program pracy obejmuje również usługi niezwiązane z otwartymi konkursami organizowanymi dla instytucji, organów, urzędów i biur;

g) stanowiąc większością kwalifikowaną na podstawie projektu przygotowanego przez dyrektora Urzędu, zatwierdza roczne sprawozdanie w zakresie zarządzania zawierające wszystkie indywidualne pozycje dochodów i wydatków odnoszące się do wykonanych przez Urząd prac i usług. Przed dniem 1 maja każdego roku Urząd przesyła instytucjom sprawozdanie z poprzedniego roku budżetowego, sporządzone na podstawie księgowości analitycznej;

h) stanowiąc zwykłą większością, zatwierdza rzetelny, zrównoważony podział kosztów zmiennych i bezpośrednich obciążające poszczególne instytucje do celów analitycznych oraz modyfikuje je co trzy lata;

i) stanowiąc zwykłą większością na podstawie potrzeb rekrutacyjnych, ustala zasady, według których każda z instytucji zobowiązana jest oddawać do dyspozycji Urzędu odpowiednią liczbę członków Komisji selekcyjnej, egzaminatorów i obserwatorów;

j) stanowiąc zwykłą większością, zatwierdza warunki, na których Urząd może przyznać instytucjom zgodę na organizowanie własnych konkursów, zgodnie z art. 2 ust. 1 decyzji instytucji.

Artykuł 7

Mianowanie personelu

1. Urzędem kieruje dyrektor mianowany przez Komisję po wyrażeniu pozytywnej opinii przez zarząd zwykłą większością. Zarząd aktywnie uczestniczy w wykonywaniu procedur które należy stosować przed mianowaniem dyrektora Urzędu, w szczególności w przygotowaniu zawiadomienia o wakacie oraz rozpatrywaniu zgłoszeń.

2. Dyrektor Urzędu jest organem właściwym do powołania pracowników Urzędu.

3. Komisja, w odniesieniu do dyrektora Urzędu, oraz dyrektor Urzędu, w odniesieniu do personelu, dla którego jest on organem właściwym do jego powołania, informuje zarząd o dokonanych nominacjach, podpisanych umowach, awansach oraz postępowaniach dyscyplinarnych wszczętych przeciwko urzędnikom i innym pracownikom.

4. Urzędnicy wszystkich instytucji Wspólnoty są informowani o wolnych stanowiskach w Urzędzie, gdy tylko organ właściwy do powołania zdecyduje o obsadzeniu tych stanowisk.

4a. [2] Urząd może zatrudniać pracowników kontraktowych zgodnie z art. 3a ust. 1 lit. c) Warunków zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich do realizacji zadań wykonywanych pod nadzorem urzędników lub pracowników zatrudnionych na czas określony. Zatrudnianie pracowników kontraktowych odbywa się w ramach środków dostępnych w rocznym budżecie Urzędu, na podstawie uprzednio przyjętego przez zarząd EPSO preliminarza dochodów i wydatków.

5. Dyrektora Urzędu powołuje się na okres pięciu lat, z możliwością odnowienia kadencji o kolejny taki okres.

Artykuł 8

Zadania dyrektora Urzędu; zarządzanie personelem

1. Dyrektor Urzędu jest odpowiedzialny za sprawne funkcjonowanie Urzędu. W zakresie kompetencji zarządu, działa on z jego upoważnienia. Zapewnia on zarządowi usługi sekretarskie, składa sprawozdania z wykonywania swoich obowiązków i przedkłada mu wszelkie propozycje dotyczące sprawnego funkcjonowania Urzędu.

2. Procedury administracyjne związane z bieżącym zarządzaniem personelem, takie jak wynagrodzenie, urlopy i zwolnienia chorobowe, ubezpieczenia emerytalne i od nieszczęśliwych wypadków będą wykonywane na tych samych warunkach jak w przypadku urzędników i innych pracowników Komisji. Lista ta nie jest wyczerpująca dlatego Urząd, w porozumieniu z Komisją, może ją rozszerzyć o inne dziedziny.

Artykuł 9

Sprawy finansowe

1. Środki przeznaczone dla Urzędu, których całkowita suma stanowi oddzielną pozycję budżetową w sekcji budżetu odnoszącej się do Komisji, wymienia się szczegółowo w załączniku do wyżej wskazanej sekcji. Załącznik ma formę sprawozdania o dochodach i wydatkach, podzielonych dalej w ten sam sposób jak sekcje budżetu.

2. Wykaz etatów Urzędu załącza się do wykazu etatów Komisji.

3. Na podstawie wniosku zarządu, Komisja, w odniesieniu do środków przyznanych dla Urzędu i wykazanych w załączniku, przekazuje dyrektorowi Urzędu uprawnienia intendenta oraz ustala ograniczenia i warunki mające zastosowanie do tego przekazania uprawnień. Na koniec roku budżetowego, zarząd informuje organ budżetowy o podziale kwot uzyskanych za dodatkowe usługi świadczone przez Urząd, w ramach pozycji budżetowej w załączniku.

4. Rachunki Urzędu sporządza się zgodnie z zasadami i regułami rachunkowości określonymi przez księgowego Komisji. Urząd prowadzi odrębne rachunki odnośnie do przychodów uzyskanych z płatności za świadczone usługi.

Artykuł 10

Przegląd

Niniejsza decyzja zostanie poddana przeglądowi po upływie trzech lat od ustanowienia Urzędu.

Artykuł 11

Data wejścia w życie

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej opublikowania w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.