KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,

uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 1268/1999 z dnia 21 czerwca 1999 r. w sprawie wspólnotowych środków pomocowych na rzecz działań przedakcesyjnych w dziedzinie rolnictwa oraz rozwoju obszarów wiejskich w państwach Europy Środkowej i Wschodniej ubiegających się o członkostwo w Unii Europejskiej w okresie przedakcesyjnym(¹), w szczególności jego art. 9 ust. 2 i art. 12 ust. 2,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Art. 11 ust. 1 rozporządzenia Rady (WE) nr 1266/1999(²) w sprawie koordynacji pomocy dla państw ubiegających się o członkostwo w Unii Europejskiej w ramach strategii przedakcesyjnej postanawia, że Komisja realizuje pomoc wspólnotową zgodnie z zasadami rozporządzenia finansowego stosowanego do ogólnego budżetu Wspólnot Europejskich(³), w szczególności jego art. 114, art. 9 ust. 1 rozporządzenia Rady (WE) nr 1268/1999 stanowi, że wsparcie finansowe powinno przestrzegać zasad ustanowionych w rozporządzeniu Rady (WE) nr 1258/1999 z dnia 17 maja 1999 r. w sprawie finansowania wspólnej polityki rolnej(⁴). Rozporządzenie to dotyczy zarazem Sekcji Gwarancji i Orientacji Europejskiego Funduszu Orientacji i Gwarancji Rolnej, jednakże ustala w szczególności specjalne przepisy dotyczące Sekcji Gwarancji objętej tytułem VIII rozporządzenia finansowego.

(2) Przewiduje się, że skutkiem wprowadzania w życie programu będzie rozwój instytucji w zainteresowanych państwach. Program Dostosowań Strukturalnych dla Rolnictwa i Rozwoju Obszarów Wiejskich (SAPARD) będzie wymagał od każdego z 10 państw ubiegających się o członkostwo określonych w art. 1 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1268/1999, prowadzenia dużej liczby projektów, z których każdy ma na ogół ograniczony wymiar finansowy. Pożądane jest przekazanie państwom ubiegającym się o członkostwo zadań związanych z zarządzaniem, a art. 12 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1266/1999 przewiduje możliwość przyznania takiego zarządzania państwom ubiegającym się o członkostwo w UE. Zarządzanie programem SAPARD powinno zatem być zorganizowane poprzez agencje państw ubiegających się o członkostwo zgodnie z zdecentralizowanym podejściem.

(3) Minimalne kryteria i warunki w celu zastosowania zdecentralizowanego zarządzania na mocy art. 12 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1266/1999 są ustanowione w Załączniku do tego rozporządzenia. Te kryteria i warunki odzwierciedlają kryteria i warunki, jakie agencje płatnicze muszą spełnić, aby uzyskać zgodność z zasadami Sekcji Gwarancji EFOGR, ustanowionymi w Załączniku do rozporządzenia Komisji (WE) nr 1663/95(⁵), ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE) nr 2245/1999(⁶); w świetle powyższego agencja ustanowiona przez każde z państw ubiegających się o członkostwo powinna być zorganizowana zgodnie z przepisami Sekcji Gwarancji EFOGR.

(4) Przepisy Sekcji Gwarancji EFOGR ustanowione w rozporządzeniu (WE) nr 1663/95, dotyczą głównie funkcji płatniczej. Agencje w państwach ubiegających się o członkostwo będą jednakże musiały dysponować zarazem tą funkcją i funkcją wdrożeniową; należy zatem ustalić również odpowiednie kryteria dotyczące tej ostatniej funkcji.

(5) Właściwe jest, aby istniała możliwość tymczasowego przyznawania akredytacji pod warunkiem spełnienia zasadniczych/minimalnych kryteriów.

(6) Aby Komisja zrzekła się zatwierdzenia ex ante określonego w art. 12 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1266/1999 i przyznała zarządzanie pomocą państwu ubiegającemu się o członkostwo, krajowa akredytacja agencji SAPARD powinna być zatwierdzona w państwie ubiegającym się o członkostwo.

(7) Należy w miarę możliwości wykorzystać struktury istniejące w państwach ubiegających się o członkostwo do celów niektórych operacji finansowych. W każdym z tych państw istnieje już fundusz narodowy, poprzez który przekazywane są pieniądze PHARE, a ust. 2 (v) Załącznika do rozporządzenia (WE) nr 1266/1999 przewiduje, że krajowy urzędnik zatwierdzający ponosi pełną odpowiedzialność finansową za wymienione środki. Dlatego właściwe jest aby do celów SAPARD-u fundusz krajowy w każdym państwie ubiegającym się o członkostwo był właściwym organem akredytującym agencję SAPARD i sprawującym nadzór nad dalszą zgodnością z kryteriami akredytacji. Krajowy urzędnik zatwierdzający jest punktem kontaktowym w sprawach informacji finansowej między Komisją a państwem ubiegającym się o członkostwo.

(8) Rozporządzenie Rady nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999 r. ustanawiające przepisy ogólne w sprawie funduszy strukturalnych(⁷), przewiduje w art. 31 ust. 2, że pierwsze zobowiązanie zostanie podjęte, gdy Komisja ustanowi decyzję o zatwierdzeniu pomocy. Model ten, w tych okolicznościach i dla uruchomienia zobowiązania budżetu Wspólnoty może być uznany za właściwy model stosowany mutatis mutandis do programu SAPARD.

(9) Art. 12 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1266/1999 przewiduje realizację kontroli ex post przez Komisję. Procedura rozliczania rachunków EFOGR jest efektywnym systemem prowadzenia audytu płatności przez zdecentralizowane agencje i w razie konieczności odzyskiwania nieprawidłowych lub nienależnych płatności od państw ubiegających się o członkostwo.

(10) Przepisy wykonawcze programu SAPARD powinny być ustalone w dwustronnych umowach między Komisją a każdym państwem ubiegającym się o członkostwo Komisja i każdy państwo ubiegające się o członkostwo powinny zatem sporządzić wieloletnią umowę finansową, w której ustalone będą warunki wykorzystania wkładów SAPARD. Roczne umowy finansowe powinny określać finansowy wkład Wspólnoty.

(11) W celu ochrony finansowych interesów Wspólnoty, państwa ubiegające się o członkostwo powinny mieć te same obowiązki co Państwa Członkowskie w odniesieniu do kontroli przeprowadzonej przez urzędników Wspólnoty w odniesieniu do pieniędzy SAPARD.

(12) Środki przewidziane w niniejszym rozporządzeniu są zgodne z opinią Komitetu Europejskiego Funduszu Orientacji i Gwarancji Rolnej (EFOGR),

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

ROZDZIAŁ 1

PRZEPISY OGÓLNE

Artykuł 1

Zakres niniejszego rozporządzenia

1. Niniejsze rozporządzenie ustanawia warunki, na jakich powierza się zarządzanie pomocą przewidzianą na mocy rozporządzenia (WE) nr 1268/1999 agencjom w 10 państwach ubiegających się o członkostwo określonych w art. 1 ust. 1 tego rozporządzenia, na mocy art. 12 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1266/1999.

2. Komisja zamierza egzekwować od państw ubiegających się o członkostwo przestrzeganie tych warunków poprzez włączenie ich do umówi finansowych, które są negocjowane z każdym państwem.

Artykuł 2

Definicje

Do celów niniejszego rozporządzenia:

a) „państwa ubiegające się o członkostwo” oznacza państwa wymienione w art. 1 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1268/1999;

b) „fundusz krajowy” oznacza jednostkę powołaną przez państwo ubiegające się o członkostwo i podlegający krajowemu urzędnikowi zatwierdzającemu, który ponosi pełną odpowiedzialność za środki finansowe, oraz działający jako właściwy organ. Krajowy urzędnik zatwierdzający jest punktem kontaktowym do celów informacji finansowych przesyłanych między Komisją a państwem ubiegającym się o członkostwo;

c) „właściwy organ” oznacza jednostkę w państwie ubiegającym się o członkostwo, która

(i) wydaje, monitoruje i wycofuje akredytację agencji SAPARD do celów art. 1 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1663/95; i

(ii) powołuje jednostkę certyfikującą;

d) „agencja SAPARD” oznacza jednostkę powołaną przez państwo ubiegające się o członkostwo i działającą pod jego odpowiedzialnością, który spełnia dwie funkcje: funkcję wdrożeniową i funkcję płatniczą. W każdym państwie ubiegającym się o członkostwo może być akredytowana tylko jedna agencja SAPARD;

e) „jednostka certyfikująca” oznacza jednostkę, która w swoim działaniu jest niezależna od agencji SAPARD i sporządza poświadczenia rachunków, sprawozdania dotyczące systemów zarządzania i kontroli oraz sprawdza elementy współfinansowania;

f) „wieloletnia umowa finansowa” oznacza umowę ustalającą właściwe przepisy, których należy przestrzegać w ramach współfinansowania SAPARD-u;

g) „roczna umowa finansowa” oznacza umowę ustalającą przydział finansowy na dany rok w oparciu o pozycje zapisane w budżecie Wspólnoty oraz uzupełnia i zmienia odpowiednio postanowienia przyjęte w wieloletniej umowie finansowej;

h) „rachunek SAPARD w euro” oznacza rachunek otwarty w instytucji finansowej lub skarbowej przez krajowego urzędnika zatwierdzającego w ramach jego odpowiedzialności, oprocentowany na normalnych warunkach komercyjnych w celu przyjmowania płatności określonych w art. 8, wykorzystywany wyłącznie do transakcji SAPARD-u i prowadzony w euro;

i) „rok budżetowy” oznacza rok kalendarzowy od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia.

ROZDZIAŁ 2

PRZYZNANIE ZARZĄDZANIA

Artykuł 3

Przyznanie zarządzania pomocą

1. Komisja sprawdza zgodność z warunkami art. 12 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1266/1999, zwanymi dalej „warunkami” oraz z przepisami art. 4-6 i Załącznika do tego rozporządzenia zanim podejmie decyzję o przyznaniu państwom ubiegającym się o członkostwo zarządzania pomocą.

Komisja w celu stwierdzenia zgodności z warunkami i przepisami wspomnianymi w akapicie pierwszym:

— bada procedury i struktury funduszu krajowego odnoszące się do wprowadzania w życie programu SAPARD i procedur i struktury agencji SAPARD i w miarę potrzeb procedury i struktury innych jednostek, których zadania mogą być przekazane zgodnie z art. 4 ust. 4, art. 5 ust. 3 i art. 6 ust. 2,

— przeprowadza weryfikacje na miejscu.

2. Decyzja o przyznaniu zarządzania pomocą agencji może być podjęta tymczasowo, o ile spełnione są odpowiednie warunki, funkcje i kryteria Załącznika do niniejszego rozporządzenia oraz przepisy art. 4-6.

3. Komisja monitoruje stałą zgodność z warunkami i przepisami niniejszego rozporządzenia łącznie z Załącznikiem. Jeśli na jakimkolwiek etapie stwierdza się, że przestały być one spełniane, Komisja niezwłocznie uchyla decyzję i:

— zaprzestaje podejmowania jakichkolwiek nowych zobowiązań finansowych ze strony Wspólnoty,

— zaprzestaje przekazywania pieniędzy państwom ubiegającym się o członkostwo i

— jeśli właściwe dokonuje korekt finansowych wobec państwa ubiegającego się o członkostwo.

Artykuł 4

Zadania właściwego organu

1. Zadania właściwego organu obejmują zadania określone w art. 1 ust. 3, 4, 6 i 7 rozporządzenia (WE) nr 1663/95 mutatis mutandis. Akredytacja może być tymczasowo udzielona na pewien okres, którego długość ustala się w zależności od powagi problemu i wprowadzenia koniecznych zmian w zakresie rozwiązań administracyjnych i księgowych.

2. Decyzja właściwego organu aby akredytować agencję SAPARD podejmowana jest na podstawie badania procedur i struktur administracyjnych, płatniczych, kontrolnych i księgowych, które obejmuje ustalenia w zakresie wyboru projektów, udziału w przetargach, zawierania umów i przestrzegania reguł udzielania zamówień z uwzględnieniem kryteriów określonych w Załączniku. Badanie to przeprowadza się zgodnie z normami audytu, przyjętymi na szczeblu międzynarodowym. W przypadkach, w których przewiduje się akredytację tymczasową, musi być zachowana zgodność z warunkami zawartymi w Załączniku, w szczególności w kwestii wymogów stawianych procedurom pisemnym, podziałowi obowiązków, zatwierdzania wstępnych projektów, kontroli przed dokonaniem zapłaty, procedur płatności, procedur księgowych, zabezpieczenia systemu komputerowego, audytu wewnętrznego, oraz w danym przypadku – z przepisami zamówień publicznych.

3. Właściwy organ monitoruje akredytację i bezzwłocznie ją wycofuje, jeśli kryteria akredytacji przestają być spełnione oraz niezwłocznie powiadamia o tym Komisję.

4. Właściwy organ może przekazać zadanie przeprowadzenia badań określone w ust. 2 innym jednostkom. We wszystkich przypadkach krajowy urzędnik zatwierdzający zachowuje pełną odpowiedzialność.

Artykuł 5

Zadania agencji SAPARD

1. Zadanie wdrażania agencji SAPARD obejmuje:

— wezwanie do składania wniosków,

— wybór projektu,

— sprawdzenie wniosków o zatwierdzanie projektów pod względem warunków, wybieralności i zawartości zatwierdzonego programu rozwoju rolnictwa i obszarów wiejskich SAPARD zwanego dalej „programem”, zawierającego w danym przypadku przepisy zamówień publicznych,

— ustanowienie zobowiązań umownych między agencją a potencjalnym beneficjentami oraz wydawanie zezwolenia na rozpoczęcie prac,

— przeprowadzenie kontroli na miejscu zarówno przed jak i po zatwierdzeniu projektu,

— działania monitorujące w celu zapewnienia postępów realizowanych projektów,

— sprawozdawczość z postępów w realizacji środków w oparciu o wskaźniki.

2. Zadanie płatnicze agencji SAPARD obejmuje:

— sprawdzanie wniosków o płatność,

— realizację kontroli na miejscu i ustalenie wyboru płatności,

— zatwierdzanie płatności,

— realizację płatności,

— księgowanie zobowiązań i płatności,

— w danym przypadku kontrolę beneficjentów po dokonaniu płatności pomocy w celu sprawdzenia czy warunki pomocy są nadal przestrzegane.

3. Jeśli funkcje wdrożeniowa i płatnicza nie są wykonywane w ramach jednej struktury administracyjnej, mogą być one realizowane przez inne strony pod warunkiem przestrzegania przepisów ppkt. 2.3 Załącznika. Jednakże w żadnym przypadku realizacja płatności oraz księgowanie zobowiązań i płatności nie mogą być oddelegowane. Zatwierdzenie projektu, kontrole na miejscu oraz proces płatności musi opierać się na odpowiednim podziale obowiązków.

4. Wszelkie proponowane zmiany w ustaleniach wdrażania lub płatności agencji SAPARD po jej akredytacji są przedkładane Komisji przez właściwą władzę.

5. Jeśli agencja SAPARD nie wypełnia także funkcji organu zarządzającego przewidzianego w art. 9 rozporządzenia Komisji (WE) nr 2759/1999(⁸) przekazuje ona temu organowi informacje konieczne do wykonywania tej funkcji.

Artykuł 6

Zadania jednostki certyfikującej

1. Zadania jednostki certyfikującej obejmują:

— wydawanie poświadczenia rocznych rachunków agencji SAPARD oraz rachunku SAPARD w euro,

— coroczne sprawozdania określające czy systemy zarządzania i kontroli agencji SAPARD są odpowiednie pod względem ich zdolności do zapewnienia zgodności wydatków z przepisami art. 8 ust. 1,

— sprawdzanie istnienia i poprawności krajowego elementu współfinansowania określonego w art. 9 ust. 1.

2. Podczas wykonywania tych zadań jednostka certyfikująca działa zgodnie z przepisami art. 3 rozporządzenia (WE) nr 1663/95 i uwzględnia wszelkie wytyczne określone przez Komisję. Jeśli wyznaczona jednostka jest krajowym urzędem audytowym lub równoważnym, może on oddelegować niektóre lub wszystkie zadania określone w art. 3 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1663/95 innym jednostkom pod warunkiem, że zadania te będą skutecznie wykonywane. W każdym przypadku jednostka certyfikująca zachowuje pełną odpowiedzialność.

3. Poświadczenie rocznych sprawozdań finansowych i sprawozdań z kontroli określonych w art. 3 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1663/95 i w art. 13 ust. 1 są sporządzane do dnia 15 kwietnia następnego roku i przekazywane Komisji najpóźniej w terminie do dnia 30 kwietnia.

ROZDZIAŁ 3

PŁATNOŚĆ I KONTROLA

Artykuł 7

Zobowiązania budżetowe

1. Decyzja Komisji zezwalająca na podpisanie każdej rocznej umowy finansowej powoduje podjęcie zobowiązania przydziału środków z budżetu Wspólnoty.

2. Pierwsza roczna umowa finansowa może być podpisana w imieniu Komisji jedynie w przypadku spełnienia następujących warunków:

— program został zatwierdzony przez Komisję i,

— wieloletnia umowa finansowa została podpisana przez obydwie strony.

3. Komisja zrzeka się jakiejkolwiek części zobowiązania zgodnie z zasadą określoną w art. 31 ust. 2 akapit drugi rozporządzenia (WE) nr 1260/1999 i z uwzględnieniem wymogów art. 10.

Artykuł 8

Płatności ze strony Komisji

1. Wyłącznie pomoc w ramach programu SAPARD przyznana zgodnie z postanowieniami zatwierdzonego przez Komisję programu i wieloletniej i rocznej umowy finansowej oraz zgodnie z decyzją Komisji określonej w art. 3 ust. 1 podlega współfinansowaniu wspólnotowemu.

2. Płatności dokonywane są w euro na rachunek SAPARD w euro, zgodnie z przepisami art. 31 ust. 1, art. 32 ust. 2 akapit drugi, art. 32 ust. 3 z wyjątkiem lit. a), d) oraz akapitu drugiego i trzech ostatnich akapitów, a także zgodnie z art. 32 ust. 4 lit a) i b) rozporządzenia (WE) nr 1260/1999.

3. Komisja dokonuje pierwszej płatności na rachunek SAPARD w euro. Płatność ta, która może być zrealizowana w większej niż jedna liczbie rat, nie przekracza 49% rocznego przydziału dla zainteresowanego państwa ubiegającego się o członkostwo określonego w Załączniku do decyzji Komisji (WE) nr 1999/595/WE(⁹). Płatności dokonuje się pod warunkiem, że akredytacja agencji SAPARD była przedmiotem decyzji określonej w art. 3 ust. 1 i po zawarciu wieloletniej umowy finansowej i pierwszej rocznej umowy finansowej. Płatność podlega zwrotowi, jeśli Komisja nie otrzyma żadnego wniosku w sprawie płatności zgodnie z art. 10 w ciągu 18 miesięcy od daty tej płatności.

4. Następne płatności dokonywane są zgodnie z zasadami przewidzianymi w art. 10.

5. Koszty przeliczania waluty, opłaty bankowe i straty z tytułu wymiany walutowej nie podlegają współfinansowaniu wspólnotowemu.

Artykuł 9

Płatności ze strony agencji SAPARD

1. Płatności ze strony agencji SAPARD dla beneficjenta są:

— dokonywane w walucie krajowej i obciążają rachunek SAPARD w euro. Polecenie(-a) przelewu dla beneficjenta(-ów) powinny być jako generalna zasada dokonywane w ciągu pięciu dni od dnia obciążenia rachunku SAPARD,

— oparte na deklaracjach wydatków poniesionych przez beneficjenta. Deklaracje te obejmują wyłącznie projekty wybrane i wydatki poniesione po terminie podjęcia decyzji Komisji określonej w art. 3 ust. 1.

Wkład wspólnotowy będzie realizowany równocześnie z wkładem krajowym. Jednakże w przypadku beneficjentów w sektorze publicznym, wkład krajowy może być realizowany przed wkładem wspólnotowym.

2. Całkowity wkład publiczny do indywidualnych działań i przyznań na poziomie projektów powinien być jasno określony na poziomie agencji SAPARD.

3. Agencja SAPARD zachowuje zapisy każdej płatności obejmujące co najmniej następujące informacje:

— kwota w walucie krajowej,

— odpowiadająca jej kwota w euro.

4. Wszelkie nadpłaty, mianowicie kwoty powyżej należnej sumy, odnotowywane przez agencję SAPARD są bezzwłocznie zapisywane na rachunku SAPARD w euro i odejmowane od wniosków w sprawie płatności, składanych do Komisji określonych w art. 10.

5. Końcowe saldo pomocy wypłacane jest zgodnie z art. 32 ust. 4 lit. a) i b) rozporządzenia (WE) nr 1260/1999 i po przyjęciu decyzji określonej w art. 13 i art. 14.

6. Agencja SAPARD zapewnia terminowe rozpatrywanie wniosków o płatność ze strony beneficjentów. W przypadkach, w których okres między otrzymaniem kompletnych dokumentów uzupełniających a wydaniem polecenia płatności przekracza trzy miesiące, współfinansowanie wspólnotowe może zostać zmniejszone zgodnie z przepisami art. 4 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 296/96(¹⁰).

Artykuł 10

Wniosek o płatność ze strony Wspólnoty

1. Komisja uwzględnia jedynie wnioski o płatność sporządzane kwartalnie przez agencję SAPARD, przedstawiane zgodnie z formularzem sporządzonym przez Komisję i przekazane Komisji przez krajowego urzędnika zatwierdzającego w ciągu miesiąca od końca każdego kwartału. Jednakże dodatkowe wnioski mogą być składane tylko w przypadkach uzasadnionych na podstawie ryzyka wyczerpania bilansu netto rachunku SAPARD w euro przed rozpatrzeniem następnego wniosku kwartalnego.

2. Wnioski zawierają co najmniej następujące informacje:

— kwota wydatków zapłaconych beneficjentom przez agencję SAPARD w poprzednim kwartale z podziałem - na środki waluta krajowa i na euro - na wkład krajowy i wspólnotowy,

— bilans wspólnotowych funduszy na rachunku SAPARD w euro po ostatnim obciążeniu rachunku,

— szczegóły dotyczące długów pozostających do ściągnięcia.

3. Komisja sprawdza wnioski o płatność uwzględniając warunki określone w art. 32 ust. 3 lit. b), c), e) i f) rozporządzenia (WE) nr 1260/1999.

4. Wydatki zadeklarowane we wnioskach o płatność są zwracane przez Komisję w zasadzie w ciągu dwóch miesięcy od otrzymania przez nią akceptowalnego wniosku o płatność, pod warunkiem przeprowadzenia weryfikacji określonej w ust. 3.

Artykuł 11

Kurs wymiany walut i odsetki

1. Kurs wymiany między euro a walutą krajową jest kursem ogłaszanym przez Europejski Bank Centralny:

— w odniesieniu do płatności dokonywanych przez agencję SAPARD w ostatnim dniu pracy Komisji w miesiącu poprzedzającym miesiąc, podczas którego wydatek został zapisany w księgach rachunkowych agencji SAPARD. Datą wydania polecenia płatności beneficjentowi jest data podana w księgach rachunkowych,

— w odniesieniu do nadpłat dokonanych przez agencję SAPARD w ostatnim dniu pracy Komisji w miesiącu poprzedzającym miesiąc, podczas którego nadpłaty zostały po raz pierwszy zapisane w księgach rachunkowych agencji SAPARD,

— w odniesieniu do kwot ustalonych w rozliczeniu rachunku i w decyzjach dotyczących zgodności rozliczenia w ostatnim dniu pracy Komisji w miesiącu poprzedzającym miesiąc, podczas którego decyzja została podjęta.

2. Jeśli nie są przestrzegane terminy określone w art. 13 ust. 5 i art. 14 ust. 4, wszelkie zaległe kwoty są oprocentowane na poziomie Euribor równym trzymiesięcznym depozytom prowadzonych przez Europejski Bank Centralny powiększone o 1,5% punktu. Stopa procentowa powinna być równa średniej stopie z miesiąca, w którym decyzja ta została podjęta.

3. Dochody z odsetek na rachunku SAPARD w euro są wykorzystywane wyłącznie na program SAPARD. Odsetki te nie mogą być przedmiotem redukcji z tytułu opłat pobieranych z wyjątkiem tych o charakterze fiskalnym.

Artykuł 12

Środki inicjowane przez Komisję

W przypadkach, w których Komisja nie przydziela państwu ubiegającemu się o członkostwo całego przydziału rocznego przewidzianego w art. 7 ust. 4 rozporządzenia (WE) nr 1268/1999, wykorzystanie nie przydzielonej w ten sposób kwoty jest przedmiotem decyzji Komisji podjętej ad hoc.

Artykuł 13

Decyzja dotycząca rozliczenia rachunków

1. Bez uszczerbku dla decyzji, o których mowa w art. 14, państwo ubiegające się o członkostwo sporządza na każdy rok finansowy roczną deklarację przekazywaną Komisji przez krajowego urzędnika zatwierdzającego i przedstawioną zgodnie z formularzem ustalonym przez Komisję wraz z poświadczeniem i sprawozdaniem z kontroli wymaganymi przez art. 6 ust. 1 lit. b) rozporządzenia (WE) nr 1258/1999, art. 4 i art. 5 ust. 1 lit. a), c), i e) oraz art. 5 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1663/95.

2. Dokumenty określone w ust. 1 są przekazywane Komisji w terminie do dnia 30 kwietnia roku, następującym po danym roku budżetowym.

Stosuje się przepisy art. 7 ust. 1 zdanie przedostatnie i ostatnie, art. 7 ust. 2 lit. c) oraz art. 7 ust. 3 i 4 rozporządzenia (WE) nr 296/96. Na rok budżetowy „n” pod uwagę brane są wszystkie transakcje zapisane w księgach rachunkowych agencji SAPARD w roku budżetowym „n”.

3. W terminie do dnia 30 września roku następującego po danym roku budżetowym Komisja podejmuje decyzję dotyczącą rozliczenia rachunków agencji SAPARD zgodnie z przepisami art. 7 ust. 3 rozporządzenia (WE) nr 1258/1999 oraz art. 7 rozporządzenia (WE) nr 1663/95, zwaną dalej „decyzją dotyczącą rozliczenia rachunków”. Decyzja dotycząca rozliczenia rachunków obejmuje również rozliczenia rachunku SAPARD w euro. Rozlicza ona również kwoty zapisywane na rachunku SAPARD w euro zgodnie z art. 9 ust. 4 i art. 11 ust. 3.

4. Komisja powiadamia zainteresowane państwo ubiegające się o członkostwo o wynikach weryfikacji dostarczonych informacji, w terminie do dnia 31 lipca następującego po upływie roku budżetowego. Jeśli z powodów, dotyczących zainteresowanego państwa ubiegającego się o członkostwo Komisja nie jest w stanie rozliczyć rachunków państwa ubiegającego się o członkostwo w terminie do dnia 30 września, wówczas Komisja powiadamia państwo ubiegające się o członkostwo o dalszym postępowaniu, które proponuje.

5. Kwota ustalona na mocy decyzji dotyczącej rozliczenia rachunków jest dodawana do lub odejmowana od jednej z następnych płatności Komisji na rzecz państwa ubiegającego się o członkostwo. Jednakże w przypadkach, w których kwota która ma być potrącona, w wysokości ustalonej przez niniejszą decyzję przekracza poziom następnych możliwych płatności, kwota niezbilansowana jest zapisywana w euro na rzecz Komisji w ciągu dwóch miesięcy od przyjęcia decyzji. Komisja może jednak na podstawie każdego przypadku podjąć decyzję, że każda kwota, która ma być zapisana na jej rzecz będzie odpisana od należnych płatności Komisji na rzecz państwa ubiegającego się o członkostwo w ramach jakichkolwiek narzędzi Wspólnoty.

Artykuł 14

Decyzja dotycząca zgodności rozliczenia

1. Komisja podejmuje decyzję o wykluczeniu wydatku z współfinansowania wspólnotowego, jeśli stwierdzi, że wydatek ten nie został poniesiony zgodnie z zasadami określonymi w art. 8 ust. 1, zwaną dalej „decyzją dotyczącą zgodności rozliczenia”.

2. Procedury dotyczące zgodności rozliczenia przeprowadza się zgodnie z obowiązującymi mechanizmami i procedurami stosowania art. 7 ust. 4 rozporządzenia (WE) nr 1258/1999 i art. 8 rozporządzenia (WE) nr 1663/95.

3. Korekta finansowa może obejmować stosowanie stawek ryczałtowych w przypadkach nieprawidłowych ustaleń lub nieprawidłowego przeprowadzenia kontroli przez agencję SAPARD oraz odmowę rekompensaty przewidzianej korekty finansowej przez wydatki na inne projektów.

4. Powiadomienie o kwocie do odzyskania zgodnie z decyzją dotyczącą zgodności rozliczenia na mocy ust. 1 jest przekazywane krajowemu urzędnikowi zatwierdzającemu, który zapewnia przekazanie tej kwoty w euro Komisji w ciągu dwóch miesięcy po powiadomieniu o decyzji. Kwota określona przez decyzję nie może być ponownie przyznana w programie SAPARD. Komisja może jednak na podstawie każdego przypadku podjąć decyzję, że każda suma, która ma być zapisana na jej rzecz będzie odpisana od należnych płatności Komisji na rzecz państwa ubiegającego się o członkostwo w ramach jakichkolwiek narzędzi Wspólnoty.

Artykuł 15

Przepisy dotyczące dokumentacji i kontroli

1. Agencja SAPARD i fundusz krajowy zachowują dokumenty do dyspozycji Komisji przez okres pięciu lat od daty dokonania ostatniej płatności na rzecz beneficjenta.

2. Jeśli kontrole przeprowadza są na mocy art. 9 rozporządzenia (WE) nr 1268/1999, przepisy rozporządzenia (Euratom, WE) nr 2185/96(¹¹) oraz art. 8 ust. 1 i 2, art. 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia (WE) nr 1258/1999 stosują się mutatis mutandis do realizacji programu SAPARD.

3. Państwa ubiegające się o członkostwo będą zobowiązane do stosowania przepisów rozporządzenia Komisji (WE) nr 1681/94(¹²) dotyczącego nieprawidłowości i organizacji systemu informacji w tej dziedzinie.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich Państwach Członkowskich.

Sporządzono w Brukseli, dnia 7 czerwca 2000 r.

ZAŁĄCZNIK

ZADANIA I KRYTERIA AKREDYTACJI AGENCJI SAPARD

1. ZADANIA

Agencja SAPARD realizuje następujące główne zadania w odniesieniu do wydatków SAPARD:

1.1. zatwierdzenie zobowiązań i płatności: celem niniejszego zadania jest ustalenie kwoty, która jest wypłacana na rzecz wnioskującego lub dostawcy zgodnie z zasadami umowy finansowej, w szczególności zasadami dotyczącymi dopuszczalności wniosków o zatwierdzenie i wniosków o płatność, przestrzeganie zobowiązań w odniesieniu zatwierdzeń dotyczących projektów, procedur dotyczących udziału w przetargach i zawierania umów oraz weryfikację wykonywanych prac lub dostarczanych usług;

1.2. realizacja płatności: celem tej funkcji jest wydawanie poleceń bankowi agencji lub we właściwych przypadkach rządowemu urzędowi płatniczemu, wypłacenia zatwierdzonej kwoty wnioskującemu lub dostawcy (lub jego cesjonariuszowi);

1.3. księgowanie zobowiązań i płatności: celem tego zadania jest zapisywanie zobowiązań i płatności w oddzielnych księgach rachunkowych wydatków agencji SAPARD, głównie w formie systemu elektronicznego przetwarzania danych, oraz przygotowywania okresowych zestawień wydatków, włącznie z miesięcznymi i rocznymi deklaracjami kierowanymi do Komisji. Księgi rachunkowe rejestrują również szczegóły dotyczące należnych kwot pozostających do windykacji;

1.4. kontrola: celem tego sprawozdania jest sprawdzenie faktów, na których opierają się wnioski o zatwierdzenie i o płatność, w celu przejrzenia ich zgodności z zasadami umowy finansowej oraz warunków zobowiązania. Kontrola ta w danym przypadku, obejmuje kontrolę wyboru projektu, ponowny pomiar, kontrole ilości i jakości dostarczonych towarów lub usług, analizę lub kontrolę wyrywkową, kontrolę przed dokonaniem płatności i wszelkie szczególne przepisy określone w umowie finansowej w odniesieniu do dopuszczalności wydatków itd. W celu ustalenia dopuszczalności kontrole te wymagają w danym przypadku, badań o charakterze technicznym, które obejmują gospodarcze oceny finansowe i kontrole o szczególnym rolniczym, technicznym lub naukowym charakterze;

1.5. sprawozdawczość: celem tego zadania jest zapewnienie, aby sprawozdania z postępów poszczególnych projektów i działań prowadzono w sposób zapewniający ich rzeczywistą i efektywną realizację.

2. KRYTERIA

2.1. Struktura administracyjna agencji SAPARD powinna zapewniać rozdzielenie trzech funkcji - zatwierdzania, realizacji i księgowania - z których każda powinna należeć do zadań oddzielnej podjednostki administracyjnej, której zadania są określone w schemacie organizacyjnym.

2.2. Agencja SAPARD przyjmuje następujące procedury lub procedury dające podobne gwarancje:

2.2.1. agencja SAPARD ustanawia na piśmie szczegółowe procedury dotyczące przyjmowania, rejestracji i przetwarzania wniosków o zatwierdzenie, wniosków o płatność, faktury oraz dokumenty uzupełniające i sprawozdania kontrolne włącznie z opisem wszystkich dokumentów, które mają zostać użyte.

Procedury te powinny zapewniać, by rozpatrywane były wyłącznie te wnioski o płatność lub wybrane projekty, które spełniają kryteria;

2.2.2. podział obowiązków przeprowadza się w taki sposób, aby żaden urzędnik nie ponosił odpowiedzialności za więcej niż jeden z obowiązków zatwierdzania projektów, zatwierdzenia płatności, wypłacania lub księgowania sum i aby żaden urzędnik nie wykonywał tych zadań bez nadzoru jego pracy przez innego urzędnika. Obowiązki każdego urzędnika powinny być określone na piśmie, włącznie z wyznaczeniem limitów finansowych jego uprawnień. Prowadzi się odpowiednie szkolenia pracowników oraz politykę rotacji pracowników na wrażliwych stanowiskach albo alternatywnie do celów wzmocnionego nadzoru;

2.2.3. każdy urzędnik odpowiedzialny za zatwierdzenie ma do swojej dyspozycji szczegółowy wykaz kontrolny weryfikacji, które jest obowiązany przeprowadzić, i poświadcza w dokumentach uzupełniających stwierdzenie, że weryfikacje te zostały przeprowadzone. Poświadczenie to może być dokonane w formie elektronicznej, jeśli spełnione są warunki określone w pkt 2.2.6.

Dostarczany jest dowód sprawdzenia wykonanej pracy przez pracownika na wyższym stanowisku. Analiza, ocena i zatwierdzenie projektów powinny być przedstawione na piśmie. Analiza projektu powinna być wykonywana według zasad dobrego i skutecznego zarządzania;

2.2.4. wniosek o zatwierdzenie/płatność zatwierdza się tylko po przeprowadzeniu wystarczających kontroli w celu sprawdzenia czy jest on zgodny z zasadami umowy finansowej i istotą programu SAPARD. Kontrole te obejmują kontrole wymagane w ramach zasad regulujących szczególne środki, w ramach których występuje się z wnioskiem o pomoc oraz kontroli, które wymagane są do celów zapobiegania i wykrywania nadużyć finansowych i nieprawidłowości, szczególnie w odniesieniu do wskazanych zagrożeń.

W ramach zadania zatwierdzenia, wnioski podlegają kontroli stwierdzającej ich zgodność z warunkami, dopuszczalność, kompletność dokumentacji, poprawność dokumentów uzupełniających, datę otrzymania, itd.

Wszystkie kontrole, które należy przeprowadzić, są wyszczególnione na wykazie kontrolnym a ich przeprowadzenie poświadcza się w odniesieniu do każdego wniosku o zatwierdzenie/płatność lub dla każdej partii wniosków o zatwierdzenie/płatność.

W odniesieniu do dostarczonych usług/towarów kontrola powinna składać się z:

- kontroli dokumentów: w celu zapewnienia zgodności danych dotyczących ilości, jakości i ceny towarów lub usług na fakturze z danymi zawartymi w zamówieniu,

- kontroli bezpośredniej: w celu zapewnienia zgodności ilości i jakości towarów lub usług tymi wspomnianymi w fakturze/formularzu wniosku o płatność.

Kontrola ta może być również wykonywana w sposób ciągły podczas dostarczania usług, tj. gdy dokonywane są płatności wstępne lub tymczasowe;

2.2.5. procedury powinny zapewniać dokonywanie płatności wyłącznie na rzecz wnioskującego, na jego rachunek bankowy lub na rzecz jego cesjonariusza. Płatności dokonuje się poprzez bank agencji lub, gdy właściwe, poprzez rządowy urząd płatniczy, lub poprzez wysłany czek w ciągu pięciu dni roboczych od daty obciążenia rachunku bankowego SAPARD. Przyjmuje się procedury zapewniające zapisywanie na rzecz rachunku SAPARD w euro wszystkich nie zrealizowanych przelewów lub nie zainkasowanych czeków. Żadne płatności nie mogą być dokonywane w gotówce. Zatwierdzenie przez urzędnika zatwierdzającego/jego zwierzchnika może odbywać się przy użyciu środków elektronicznych pod warunkiem, że istnieje właściwy poziom bezpieczeństwa tych środków i że tożsamość osoby podpisującej jest wpisana do rejestrów elektronicznych;

2.2.6. w przypadku przetwarzania wniosków o zatwierdzenie, wniosków o płatność lub faktur przy użyciu systemu komputerowego, dostęp do tego systemu jest chroniony i kontrolowany w taki sposób, że:

- wszystkie informacje wprowadzane, zmieniane lub zatwierdzane wyłącznie przez upoważnionych urzędników, którym przydzielono indywidualne hasła,

- wszelkie dane mogą być wprowadzane, zmieniane lub zatwierdzane są wyłącznie przez upoważnionych urzędników, którym przydzielono indywidualne hasła,

- tożsamość każdego urzędnika wprowadzającego lub zmieniającego dane lub programy jest rejestrowana w rejestrze operacji. Hasła są regularnie zmieniane w celu uniknięcie niewłaściwego użycia. Systemy komputerowe są chronione przed nieupoważnionym dostępem poprzez kontrole bezpośrednie, a dane są zapisywane w kopiach przechowywanych w oddzielnym, chronionym miejscu. Wprowadzanie danych podlega sprawdzaniu poprzez kontrole logiczne mające na celu wykrywanie niespójnych lub nietypowych danych;

2.2.7. procedury powinny zapewniać, aby zmiany stawek pomocy lub warunków przyznania pomocy były zapisywane, a instrukcje, bazy danych i listy kontrolne uaktualniane w odpowiednim czasie.

2.3. Funkcje zatwierdzenia i kontroli mogą być przekazane w całości lub części innym jednostkom, jeśli spełnione są następujące warunki:

2.3.1. odpowiedzialność i obowiązki innych jednostek, w szczególności w zakresie kontroli i weryfikacji zgodności z zasadami umowy finansowej są jasno określone;

2.3.2. jednostki te posiadają skuteczne systemy zapewniającymi wypełnianie przez nie swoich obowiązków w zadowalający sposób;

2.3.3. jednostki potwierdzają agencji faktycznie wypełniane przez nie obowiązki i opisują użyte środki;

2.3.4. agencja SAPARD jest systematycznie i terminowo informowana o skutkach przeprowadzonych kontroli tak, by skuteczność tych kontroli mogła zawsze być brana pod uwagę przed zatwierdzeniem wniosku o płatność, rozliczeniem lub zapłaceniem faktury. Wykonane prace są szczegółowo opisywane w sprawozdaniu towarzyszącym każdemu wnioskowi o zatwierdzenie lub wniosku o płatność, partii wniosków o zatwierdzenie lub o wniosku o płatność lub w stosownych przypadkach w sprawozdaniu obejmującym jeden rok. Sprawozdaniu powinno towarzyszyć poświadczenie dotyczące dopuszczalności zatwierdzonych wniosków o zatwierdzenie lub wniosku o płatność oraz charakter, zakresu i limitów wykonanych prac. Sprawozdanie określi przeprowadzone kontrole bezpośrednie i administracyjne, opisze zastosowaną metodę, przedstawi wyniki wszystkich inspekcji i działań podjętych wobec niezgodności i nieprawidłowości. Dokumenty uzupełniające przedkładane agencji powinny być wystarczające dla zapewnienia, że wykonane zostały wszystkie wymagane kontrole dopuszczalności wniosków o płatność lub faktur zatwierdzonych do przeprowadzenia płatności;

2.3.5. agencja SAPARD powinna przed zatwierdzeniem projektu lub pokryciem wydatków upewnić się, że inne jednostki działały według procedur, które spełniają kryteria określone w niniejszym Załączniku;

2.3.6. kryteria oceny wniosków i ich pierwszeństwo winny być wyraźnie określone i udokumentowane;

2.3.7. jeśli dokumenty dotyczące zatwierdzonych wniosków o płatność, wydatków objętych zobowiązaniem i przeprowadzonych kontroli znajdują się w posiadaniu innych jednostek, zarówno te jednostki jak i agencja wprowadzają procedury zapewniające, że miejsce, w którym znajdują się wszystkie dokumenty dotyczące poszczególnych płatności dokonanych przez agencję jest zarejestrowane i że dokumenty te mogą być udostępnione do celów inspekcji w biurach agencji na żądanie osób lub jednostek zwykle uprawnionych do kontroli takich dokumentów, w tym:

- pracowników agencji zajmujących się wnioskami o płatność,

- służb audytu wewnętrznego agencji,

- jednostki certyfikującej, która poświadcza roczne deklaracje agencji,

- upoważnionych urzędników Komisji Europejskiej;

2.3.8. między agencją SAPARD a jednostkami, którym przekazano funkcje agencji SAPARD powinny być zawarte pisemne umowy. Umowy te powinny wyraźnie określać funkcje, które mają być wykonywane przez upoważnioną jednostkę oraz rodzaj dokumentów uzupełniających i sprawozdań, które należy przesyłać do agencji SAPARD w określonych terminach. Ogólny system włącznie z przekazanymi funkcjami wykonywanymi przez inne jednostki powinien być przedstawiony w schemacie organizacyjnym.

Umowa powinna zapewniać dostęp urzędnikom Komisji i Trybunału Obrachunkowego do informacji znajdujących się w posiadaniu upoważnionych jednostek oraz do przeprowadzenia przez nich analizy wniosków włącznie z kontrolą projektów i osób uzyskujących pomoc.

2.4. Procedury księgowe zapewniają kompletność, dokładność (właściwy projekt i pozycja księgowa) i terminowość deklaracji wydatków kierowanych do Komisji oraz wykrywanie i korygowanie wszelkich błędów i przeoczeń, w szczególności poprzez kontrole i uzgadnianie w przedziałach czasowych nie przekraczających trzech miesięcy.

Procedury księgowania agencji SAPARD zapewniają możliwość sporządzania w ramach systemu rachunkowości, w euro i walucie krajowej zestawień całkowitych kosztów wydatków objętych zobowiązaniem, płatności częściowych i bilansu płatniczego dla każdego biura regionalnego według projektów, kontraktów lub działań/poddziałań. Ustala się terminy unieważnienia zobowiązań w przypadkach, w których prace nie zostały zakończone w uzgodnionym harmonogramie. Unieważnienia te są odpowiednio rejestrowane w systemie rachunkowości.

2.5. Agencja SAPARD dysponuje służbami audytu wewnętrznego. Celem tej służby lub procedury równoważnej jest zapewnienie efektywnego działania systemu kontroli wewnętrznej; służby audytu wewnętrznego są niezależne od innych wydziałów agencji i podlegają bezpośrednio kierownictwu agencji. Służby audytu wewnętrznego sprawdzają, czy procedury przyjęte przez agencję są odpowiednie dla zapewnienia weryfikacji zgodności z programem i umową finansową oraz dokładności, kompletności i terminowości rachunków. Weryfikacja może ograniczać się do wybranych działań/poddziałań i wzorów transakcji pod warunkiem, że plan audytu zapewnia objęcie nią w okresie nie przekraczającym trzech lat wszystkich ważnych obszarów, włącznie z wydziałami/jednostkami odpowiedzialnymi za zatwierdzenie oraz wydziałami, którym przekazano funkcje. Prace służb są realizowane według międzynarodowych norm rewizji ksiąg i są rejestrowane w dokumentacji roboczej oraz przekazywane w sprawozdaniu i zaleceniach do kierownictwa agencji. Plany audytu i sprawozdania są udostępniane jednostce certyfikującej i urzędnikom Unii Europejskiej upoważnionym do przeprowadzania audytów finansowych oraz do oceny efektywności funkcji audytu wewnętrznego.

2.6 Zasady w zakresie zamówień dokonywanych przez instytucje publiczne, usług, robót lub dostaw w państwach ubiegających się o członkostwo są zgodne z zasadami wymienionymi w podręczniku Komisji(¹³) zatytułowanym „Umowa na usługi, roboty i dostawy zawierane w ramach współpracy wspólnotowej na rzecz państw trzecich” z wyjątkiem wymogu dotyczącego zatwierdzenia ex ante przez Komisję.

2.7. Usługi, roboty, maszyny i dostawy realizowane przez przedsiębiorstwa prywatne muszą pochodzić ze Wspólnoty lub z państw określonych w art. 1 ust. 1 rozporządzenia (WE) 1268/1999. To samo odnosi się do dostaw i sprzętu zakupionego przez wykonawcę w ramach umów na roboty lub usługi, jeżeli dostawy i sprzęt przechodzą na własność projektu po zakończeniu umowy.

2.8. W odniesieniu do utraconych gwarancji, zwróconych płatności itd. agencja wprowadza system uznawania wszelkich kwot na rzecz rachunku SAPARD w euro i rejestracji w księdze dłużników wszystkich takich długów przed ich odzyskaniem. Księga dłużników podlega kontroli w regularnych odstępach czasu w celu podjęcia ściągania zaległych długów.

2.9. Agencja SAPARD rozpowszechnia informacje o dostępności pomocy finansowej dla wszystkich potencjalnych zarządzających projektem/wykonawców projektu tak, by uzyskała możliwość jak najszerszego wyboru potencjalnych zarządzających projektem/wykonawców projektów. Standardowe druki wniosków z wyraźnymi wytycznymi dotyczącymi ich wypełniania i warunkami dopuszczalności są sporządzane przed rozpoczęciem programu.

2.10. Terminowe przetwarzanie wniosków składanych przez beneficjentów.

2.11. Agencja SAPARD wprowadzi odpowiedni system sporządzania sprawozdań o postępach każdego projektu i środka na podstawie wcześniej określonych wskaźników. W razie potrzeby poddaje się te wskaźniki przeglądowi za zgodą komitetu monitorującego.

W razie pojawienia się opóźnień w osiąganiu wcześniej określonych celów należy podjąć odpowiednie działania. Prowadzi się rejestry wszystkich podjętych działań.

Właściwy system zarządzania informacjami powinien być wykorzystywany do szybkiego sporządzania właściwych sprawozdań dotyczących projektów i środków. Sprawozdania te udostępnia się na żądanie organu zarządzającego, komitetu monitorującego i na wniosek Komisji.