Rada Współpracy,

uwzględniając Umowę o partnerstwie i współpracy ustanawiającą partnerstwo między Wspólnotami Europejskimi i ich Państwami Członkowskimi z jednej strony, a Federacją Rosyjską z drugiej strony, podpisaną w Korfu dnia 24 czerwca 1994 r., zwaną dalej „Umową”, w szczególności jej art. 90-93(¹),

uwzględniając Protokół do Umowy, podpisany w Brukseli, dnia 21 maja 1997 r.,

a także mając na uwadze, co następuje:

Umowa weszła w życie dnia 1 grudnia 1997 r.

USTANAWIA PONIŻSZY REGULAMIN:

Artykuł 1

Urząd Przewodniczącego

Radzie Współpracy przewodniczy przemiennie w okresach 12-miesięcznych członek Rady Unii Europejskiej w imieniu Wspólnot i Państw Członkowskich, oraz członek Rządu Federacji Rosyjskiej. Jednakże, pierwszy okres rozpoczyna się w dniu pierwszego posiedzenia Rady Współpracy, a kończy w dniu 31 grudnia tego samego roku.

Artykuł 2

Posiedzenia

Rada Współpracy zbiera się regularnie raz w roku na szczeblu ministerialnym. Na żądanie którejkolwiek ze Stron, mogą się odbywać sesje nadzwyczajne Rady Współpracy, jeżeli tak uzgodnią Strony.

Posiedzenia Rady Współpracy, zgodnie z uzgodnieniami Stron, są zwoływane wspólnie przez Sekretarzy.

Artykuł 3

Członkowie i ich przedstawiciele w Radzie Współpracy

W przypadku braku możliwości uczestniczenia w posiedzeniu Rady Współpracy, członkowie, jak określono w art. 91 Umowy, mogą być reprezentowani przez wyznaczonego ministra lub urzędnika.

Urzędnik powinien być zwyczajowo Szefem Misji Federacji Rosyjskiej we Wspólnotach Europejskich, Szefem Stałego Przedstawicielstwa w WE lub wyższym urzędnikiem.

We wszystkich pozostałych przypadkach, członek Rady, który chce być zastąpiony na posiedzeniu przez swojego przedstawiciela, przekazuje Przewodniczącemu jego nazwisko przed posiedzeniem, na którym ma zostać zastąpiony.

Reprezentant członka Rady Współpracy wykonuje wszystkie jego uprawnienia.

Artykuł 4

Delegacje

Członkom Rady Współpracy mogą towarzyszyć urzędnicy.

Przed każdym posiedzeniem, Przewodniczący jest informowany o przewidywanym składzie oraz o szefach delegacji każdej ze Stron.

Rada Współpracy może wezwać inne osoby do uczestnictwa w posiedzeniach w celu dostarczenia informacji dotyczących poszczególnych kwestii.

Artykuł 5

Sekretariat

Urzędnik Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej oraz urzędnik mianowany przez Federację Rosyjską działają wspólnie w roli Sekretarzy Rady Współpracy.

Artykuł 6

Dokumenty

W przypadkach gdy obrady Rady Współpracy opierają się na pisemnych dokumentach towarzyszących, dokumenty te są ponumerowane i rozpowszechniane przez obydwu Sekretarzy jako dokumenty Rady Współpracy.

Artykuł 7

Korespondencja

Wszystkie komunikaty skierowane do Rady Współpracy lub Przewodniczącego Rady Współpracy są przekazane do obydwu Sekretarzy Rady Współpracy.

Sekretarze zapewniają przekazywanie korespondencji Przewodniczącemu Rady Współpracy, a także, gdzie właściwe, rozpowszechniają ją jako dokumenty określone w art. 6 wśród pozostałych członków Rady Współpracy. Korespondencja znajdująca się w obiegu przesyłana jest do Sekretariatu Generalnego Komisji, Stałych Przedstawicieli Państw Członkowskich WE oraz Misji Federacji Rosyjskiej w Brukseli.

Komunikaty od Przewodniczącego Rady Współpracy przesyłane są do odbiorców za pośrednictwem właściwego Sekretarza, oraz, gdzie właściwe, rozpowszechniane są wśród adresatów wskazanych w poprzednim ustępie jako dokumenty określone w art. 6, w celu przekazania ich do pozostałych członków Rady Współpracy,.

Artykuł 8

Porządek dzienny posiedzeń

1. Tymczasowy porządek dzienny każdego posiedzenia uzgadniany jest obustronnie. Nie później niż 15 dni przed rozpoczęciem posiedzenia, właściwy Sekretarz przekazuje go adresatom określonym w art. 7.

Tymczasowy porządek dzienny obejmuje pozycje, o których wprowadzenie został złożony wniosek jednemu z Sekretarzy nie później, niż na 21 dni przed rozpoczęciem posiedzenia z zastrzeżeniem, że wyłączone z porządku dziennego są te pozycje, w odniesieniu do których do dnia przedstawienia porządku dziennego Sekretarze nie otrzymali dokumentacji towarzyszącej.

Rada Współpracy przyjmuje porządek dzienny na początku każdego posiedzenia. Pozycja inna, niż ujęte w tymczasowym porządku dziennym, może zostać do niego wprowadzona tylko wtedy, gdy obydwie Strony tak uzgodnią.

2. W porozumieniu ze Stronami, terminy określone w ust. 1 mogą zostać skrócone w celu uwzględnienia wymagań pojawiających się w szczególnych przypadkach.

Artykuł 9

Protokoły

Projekt Protokołu z każdego posiedzenia Sekretarze sporządzają wspólnie w dwóch autentycznych egzemplarzach.

Protokół z zasady odnosi się do każdej pozycji tymczasowego porządku dziennego z uwzględnieniem:

— dokumentacji przedłożonej Radzie Współpracy,

— deklaracji, których wprowadzenia zażądał członek Rady Współpracy,

— formułowanych zaleceń oraz uzgodnionych deklaracji i wniosków przyjętych w sprawie szczególnych pozycji.

Protokół zawiera ponadto listę członków Rady Współpracy lub ich przedstawicieli, którzy wzięli udział w posiedzeniu.

Projekt Protokołu przedkładany jest Radzie Współpracy do zatwierdzenia, nie później niż w ciągu jednego miesiąca po każdym posiedzeniu. Po jego zatwierdzeniu, dwa autentyczne egzemplarze podpisywane są przez dwóch Sekretarzy i składane do akt przez Strony. Egzemplarze Protokołu przekazywane są każdemu z adresatów określonych w art. 7 powyżej.

Artykuł 10

Zalecenia

1. Rada Współpracy formułuje zalecenia w drodze porozumienia Stron.

W okresie między sesjami Rada Współpracy może formułować zalecenia lub zatwierdzać protokoły z zastosowaniem procedury pisemnej, jeżeli tak uzgodnią Strony. Procedura pisemna obejmuje urzędową wymianę listów między dwoma Sekretarzami, działającymi w porozumieniu ze Stronami.

2. Każde zalecenie Rady Współpracy w rozumieniu art. 90 Umowy otrzymuje tytuł „zalecenie”, wraz z kolejnym numerem, datą przyjęcia i ogólnym opisem tematu.

Zalecenia Rady Współpracy są uwierzytelniane przez dwóch Sekretarzy, a dwa autentyczne egzemplarze podpisują szefowie delegacji obydwu Stron.

Zalecenia, jako dokumenty Rady Współpracy, przekazywane są do każdego z adresatów określonych w art. 7 powyżej.

Artykuł 11

Jawność

Jeżeli nie postanowiono inaczej, posiedzenia Rady Współpracy odbywają się przy drzwiach zamkniętych.

Każda ze stron może podjąć decyzję o publikacji zaleceń Rady Współpracy we własnych odpowiednich wydawnictwach urzędowych.

Artykuł 12

Języki

Językami urzędowymi Rady Współpracy są języki urzędowe Stron.

Obrady Rady Współpracy zwyczajowo oparte są na dokumentacji przygotowanej w tych językach.

Artykuł 13

Koszty

Wspólnoty Europejskie i Federacja Rosyjska ponoszą koszty wynikające z ich udziału w posiedzeniach Rady Współpracy, zarówno w odniesieniu do wydatków personalnych, kosztów podróży i zastępstw, jak i wydatków poniesionych na korespondencję i połączenia telekomunikacyjne.

Wydatki związane z interpretacją na posiedzeniach oraz tłumaczeniem dokumentów ponoszą Wspólnoty Europejskie, z wyjątkiem wydatków związanych z tłumaczeniem z języków urzędowych Wspólnot Europejskich na język rosyjski, ponoszonych przez Federację Rosyjską.

Pozostałe wydatki dotyczące przygotowywania materiałów na posiedzenia, włączając wydatki związane z powielaniem rozpowszechnianych dokumentów, ponosi Strona będąca gospodarzem posiedzenia.

Artykuł 14

Komitet Współpracy

1. Niniejszym, zgodnie z art. 92 Umowy ustanawia się Komitet Współpracy w celu zapewnienia pomocy Radzie Współpracy w wykonywaniu jej obowiązków. W jego skład wchodzą przedstawiciele Komisji Wspólnot Europejskich i przedstawiciele członków Rady Unii Europejskiej z jednej strony, oraz przedstawiciele Rządu Federacji Rosyjskiej z drugiej, zwyczajowo na szczeblu wyższego urzędnika państwowego.

2. Komitet Współpracy przygotowuje posiedzenia i obrady Rady Współpracy, monitoruje w miarę potrzeb wykonywanie zaleceń Rady Współpracy i w ogólnym zakresie zapewnia ciągłość Partnerstwa oraz sprawne funkcjonowanie Umowy. Przedkłada wszelkie wnioski lub projekty zaleceń w celu ich przyjęcia przez Radę Współpracy.

3. Konsultacje określone w art. 16, 17 i 53, jak również w załączniku 2 do Umowy odbywają się w ramach Komitetu Współpracy. Jeżeli Strony tak postanowią, konsultacje mogą być kontynuowane w Radzie Współpracy.

4. Regulamin Komitetu Współpracy zostaje załączony do niniejszego regulaminu.