BIURO KOMITETU REGIONÓW,

uwzględniając Traktat o Unii Europejskiej, w szczególności deklarację 17 załączoną do Aktu Końcowego,

a także mając na uwadze, co następuje:

należy przyjąć przepisy regulujące publiczny dostęp do dokumentów Komitetu Regionów (zwanego dalej „Komitetem”);

przepisy te powinny być zgodne z kodeksem postępowania uzgodnionym i przyjętym w tym zakresie przez Komisję i Radę w dniu 6 grudnia 1993 r., w celu zapewnienia spójności i ciągłości działań powyższych instytucji, zgodnie z art. C Traktatu o Unii Europejskiej;

przepisy te mają zastosowanie do każdego dokumentu znajdującego się w posiadaniu Komitetu, bez względu na postać, wyłączając dokumenty napisane przez osobę, organ lub instytucję znajdującą się poza Komitetem;

zasady umożliwiające społeczeństwom szeroki dostęp do dokumentów Komitetu, jako część zasady przejrzystości prac Komitetu, powinny jednak zawierać zastrzeżenia w postaci wyjątków, w szczególności w zakresie ochrony interesu publicznego, jednostki i prywatności;

niniejszą decyzję należy stosować z poszanowaniem przepisów regulujących ochronę informacji niejawnych,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

1. Społeczeństwo posiada dostęp do dokumentów Komitetu na warunkach ustanowionych w niniejszej decyzji.

2. „Dokument Komitetu” oznacza każdy sporządzony tekst, bez względu na postać, zawierający obowiązujące dane posiadane przez Komitet, z zastrzeżeniem art. 2 ust. 2.

Artykuł 2

1. Wniosek o umożliwienie dostępu do dokumentów Komitetu przesyła się na piśmie do sekretarza generalnego Komitetu(¹). Powinien on zostać sformułowany w sposób wystarczająco ścisły oraz powinien zawierać informacje umożliwiające identyfikację wymaganego dokumentu albo dokumentów. Tam, gdzie to konieczne, wnioskodawca proszony jest o podanie dodatkowych danych.

2. W przypadku, gdy żądany dokument został sporządzony przez osobę fizyczną albo prawną, Państwo Członkowskie, inną instytucję lub organ wspólnotowy albo inny organ krajowy lub międzynarodowy, wniosek powinien zostać złożony nie do Komitetu, lecz do autora dokumentu.

Artykuł 3

1. Wnioskodawca ma dostęp do dokumentu Komitetu poprzez zapoznanie się z nim na miejscu, lub poprzez wysłanie mu kopii na jego koszt. Sekretariat Generalny Komitetu może pobierać za kopie dokumentu drukowanego przekraczającego 30 stron opłatę w wysokości 10 ECU oraz dodatkowo 0,036 ECU za kartkę papieru. Opłaty za informacje udzielone w innej postać określa się w zależności od sprawy, nie przekraczając jednak rozsądnego poziomu.

2. Właściwe departamenty Sekretariatu Generalnego starają się o znalezienie sprawiedliwego rozwiązania przy rozpatrywaniu powtarzających się wniosków lub odnoszących się do dokumentów większych rozmiarów.

3. Nikt, kto uzyskał dostęp do dokumentów Komitetu nie może, bez zezwolenia sekretarza generalnego, powielać ich ani obracać nimi w celach komercyjnych w drodze bezpośredniej sprzedaży.

Artykuł 4

1. Nie udziela się zezwolenia na dostęp do dokumentów Komitetu w przypadku, gdy ich ujawnienie mogłoby zagrozić:

— ochronie interesu publicznego (bezpieczeństwa publicznego, stosunków międzynarodowych, stabilności walutowej, postępowań sądowych, inspekcji i dochodzeń),

— ochronie jednostki i prywatności,

— ochronie tajemnicy handlowej i przemysłowej,

— ochronie interesów finansowych Wspólnoty,

— ochronie poufności, jaka jest wymagana przez osoby fizyczne i prawne, które dostarczyły informacji zawartych w dokumentach lub wymagana jest przez ustawodawstwo Państw Członkowskich, które dostarczyły takich informacji.

2. Można odmówić dostępu do dokumentów Komitetu w celu ochrony poufności działań Komitetu.

Artykuł 5

Każdy wniosek o udostępnienie dokumentu Komitetu badany jest przez właściwe wydziały Sekretariatu Generalnego, które sugerują, jakie należy podjąć w danej sprawie działania.

Artykuł 6

1. Właściwy dyrektor lub szef departamentu, lub osoba działająca w jego imieniu, informuje wnioskodawcę na piśmie, w ciągu jednego miesiąca, o tym czy wniosek został przyjęty albo czy zamierza się go odrzucić. W tym drugim wypadku, wnioskodawca zostaje zawiadomiony o przyczynach tego zamiaru i o tym, że w ciągu jednego miesiąca może on złożyć do sekretarza generalnego wniosek potwierdzający o ponowne rozważenie jego stanowiska. W przypadku odrzucenia uważa się, że wnioskodawca wycofał swój pierwszy wniosek.

2. Brak odpowiedzi na wniosek o udostępnienie dokumentu w terminie jednego miesiąca od jego złożenia jest jednoznaczny z zamiarem odrzucenia.

3. Przewodniczący jest uprawniony do decydowania w sprawach wniosków potwierdzających. Może przekazać tę kompetencję sekretarzowi generalnemu.

4. Każda decyzja o odrzuceniu wniosku potwierdzającego, powzięta w terminie jednego miesiąca od złożenia wniosku, zawiera powody, na których została oparta. Wnioskodawca zostanie niezwłocznie poinformowany o decyzji na piśmie, łącznie z podaniem mu do wiadomości brzmienia art. 138e i 173 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, odnoszących się odpowiednio do warunków zwracania się do rzecznika praw obywatelskich przez osoby fizyczne i do badania przez Trybunał Sprawiedliwości podstawy prawnej aktów Komitetu.

5. Brak odpowiedzi na wniosek potwierdzający w terminie jednego miesiąca od jego złożenia jest jednoznaczny z jego odrzuceniem.

6. W wyjątkowych przypadkach, sekretarz generalny, po wcześniejszym zawiadomieniu wnioskodawcy, może przedłużyć o jeden miesiąc termin ustanowiony w ust. 1 zdanie pierwsze i w ust. 4.

Artykuł 7

Niniejszą decyzję stosuje się w poszanowaniu przepisów regulujących ochronę informacji niejawnych.

Artykuł 8

Co dwa lata, sekretarz generalny składa w biurze sprawozdanie z wykonywania niniejszej decyzji.

Artykuł 9

Niniejsza decyzja staje się skuteczna od dnia jej podpisania.

Sporządzono w Brukseli, dnia 17 września 1997 r.