§ 1. [Zakres regulacji] Rozporządzenie określa:

1) tryb powołania członków Zespołu do Spraw Ochrony Małoletnich, zwanego dalej „Zespołem";

2) organizację i tryb działania Zespołu;

3) zasady uczestnictwa w pracach Zespołu.

§ 2. [Udostępnienie ogłoszenia o rozpoczęciu procedury zgłaszania kandydatów na członków Zespołu] 1. Minister Sprawiedliwości udostępnia ogłoszenie o rozpoczęciu procedury powołania członków Zespołu w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego Ministra Sprawiedliwości, wskazując termin, nie krótszy niż 14 dni od dnia ukazania się ogłoszenia, na zgłaszanie kandydatów, o których mowa w art. 22t ust. 1 pkt 2-11 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym, zwanej dalej „ustawą".

2. Ogłoszenie o rozpoczęciu procedury powołania członków Zespołu zawiera:

1) termin składania zgłoszeń kandydatów;

2) sposób i miejsce składania zgłoszeń kandydatów;

3) wskazanie okresu przetwarzania danych osobowych kandydatów.

§ 3. [Katalog elementów koniecznych karty zgłoszenia kandydata] 1. Zgłoszenie kandydata zawiera:

1) nazwę, adres siedziby, adres poczty elektronicznej i numer telefonu organu, podmiotu lub jednostki zgłaszających kandydata;

2) imię i nazwisko kandydata, jego miejsce zatrudnienia, zajmowane stanowisko, adres do korespondencji lub adres poczty elektronicznej i numer telefonu;

3) uzasadnienie zgłoszenia kandydata do Zespołu zawierające opis kwalifikacji i doświadczenia zawodowego kandydata niezbędnych do realizacji zadań Zespołu;

4) podpis osoby uprawnionej do reprezentowania organu, podmiotu lub jednostki, o których mowa w art. 22t ust. 1 pkt 2-11 ustawy.

2. Do zgłoszenia kandydata załącza się oświadczenie tego kandydata o wyrażeniu zgody na zgłoszenie jego kandydatury.

3. Do zgłoszenia można również załączyć dokumenty potwierdzające okoliczności wskazane w uzasadnieniu, o którym mowa w ust. 1 pkt 3.

§ 4. [Sposoby zgłaszania kandydatów na członków Zespołu] 1. Zgłoszenie wraz z załączonymi dokumentami składa się bezpośrednio w biurze podawczym urzędu obsługującego Ministra Sprawiedliwości albo przesyła, za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 1640), zwanego dalej „operatorem pocztowym", albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, na adres wskazany w ogłoszeniu z zaznaczeniem „Zgłoszenie kandydata na członka Zespołu do Spraw Ochrony Małoletnich".

2. W przypadku przesłania dokumentów, o których mowa w § 3, za pośrednictwem operatora pocztowego za datę złożenia zgłoszenia uważa się datę stempla pocztowego.

§ 5. [Złożenie zgłoszenia w razie bezskutecznego upływu terminu lub stwierdzenia innego uchybienia] 1. Zgłoszenia złożone po upływie terminu, o którym mowa w § 2 ust. 2 pkt 1, pozostawia się bez rozpoznania, o czym informuje się zgłaszającego.

2. Jeżeli zgłoszenie kandydata zawiera braki formalne lub inne uchybienia, wzywa się zgłaszającego za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie do ich usunięcia w terminie 7 dni pod rygorem pozostawienia zgłoszenia bez rozpoznania.

§ 6. [Rozpatrywanie i ocena kandydatur] 1. Minister Sprawiedliwości rozpatruje kandydatury na członków Zespołu zgłoszone przez organy, podmioty lub jednostki, o których mowa w art. 22t ust. 1 pkt 2 i pkt 7-10 ustawy, w terminie miesiąca od upływu terminu na zgłaszanie kandydatów.

2. Przedstawiciele organów lub podmiotów, o których mowa w art. 22t ust. 1 pkt 3-6 i 11 ustawy, zostają powołani w skład Zespołu na podstawie zgłoszenia złożonego w terminie, o którym mowa w § 2 ust. 2 pkt 1, i spełniającego wymogi formalne określone w § 3 ust. 1 i 2.

§ 7.[Termin na powołanie członków Zespołu] Minister Sprawiedliwości powołuje członków Zespołu w terminie 14 dni od zakończenia rozpatrywania kandydatur, o którym mowa w § 6 ust. 1.

§ 8.[Uzupełnienie składu Zespołu w przypadku braku wyłonienia wszystkich członków Zespołu] Jeżeli w trakcie procedury powołania nie wyłoniono wszystkich członków Zespołu, Minister Sprawiedliwości może uzupełnić skład Zespołu w czasie trwania jego kadencji. Przepisy § 2-7 stosuje się odpowiednio.

§ 9. [Uzupełnienie składu Zespołu wobec upływu kadencji Zespołu w poprzednim składzie] 1. W przypadkach, o których mowa w art. 22t ust. 2 ustawy, Minister Sprawiedliwości uzupełnia skład Zespołu w czasie trwania jego kadencji.

2. W celu uzupełnienia składu Zespołu Minister Sprawiedliwości w terminie 14 dni od wygaśnięcia mandatu członka Zespołu udostępnia ogłoszenie o rozpoczęciu procedury uzupełniającej w zakresie powołania nowego członka Zespołu w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego Ministra Sprawiedliwości. Przepisy § 2-7 stosuje się odpowiednio.

§ 10. [Zadania i kompetencje Przewodniczącego Zespołu] 1. Przewodniczący Zespołu kieruje pracami Zespołu i reprezentuje Zespół na zewnątrz.

2. Do zadań przewodniczącego Zespołu należy:

1) wyznaczanie zastępcy przewodniczącego oraz powołanie sekretarza Zespołu;

2) zwoływanie posiedzeń Zespołu;

3) przewodniczenie posiedzeniom Zespołu;

4) określanie harmonogramu prac Zespołu;

5) powierzanie wyznaczonym członkom Zespołu wykonania prac niezbędnych do realizacji zadań Zespołu;

6) tworzenie grup roboczych lub zespołów eksperckich;

7) zapraszanie, z własnej inicjatywy lub na wniosek członka Zespołu, do udziału w pracach lub posiedzeniach Zespołu, grupy roboczej lub zespołu eksperckiego osób niebędących członkami Zespołu, reprezentujących organy i instytucje lub organizacje właściwe w sprawach będących przedmiotem prac Zespołu oraz posiadających wiedzę i doświadczenie w takich sprawach;

8) podejmowanie decyzji organizacyjnych w celu zapewnienia sprawnego działania Zespołu i prawidłowej realizacji jego zadań.

3. W przypadku nieobecności przewodniczącego Zespołu jego zadania wykonuje zastępca przewodniczącego Zespołu.

4. Przewodniczący Zespołu powołuje sekretarza Zespołu spośród pracowników urzędu obsługującego Ministra Sprawiedliwości lub osób delegowanych do Ministerstwa Sprawiedliwości.

5. Przewodniczący Zespołu, w przypadku braku możliwości przewodniczenia posiedzeniu Zespołu, może do tego upoważnić zastępcę przewodniczącego.

§ 11. [Zakres zadań wykonywanych na stanowisku Sekretarza Zespołu] Do zadań sekretarza Zespołu należy:

1) zapewnienie prawidłowego przepływu informacji i obiegu dokumentów w zakresie posiedzeń Zespołu oraz przyjmowanych przez Zespół uchwał i podejmowanych przez Zespół decyzji;

2) organizacja bieżących prac Zespołu;

3) sporządzanie protokołów posiedzeń Zespołu;

4) wykonywanie innych czynności wyznaczonych przez przewodniczącego Zespołu niezbędnych do zapewniania sprawnego funkcjonowania Zespołu i realizacji jego zadań.

§ 12. [Miejsce zwołania posiedzenia Zespołu] 1. Posiedzenia Zespołu odbywają się w siedzibie urzędu obsługującego Ministra Sprawiedliwości, chyba że przewodniczący Zespołu wyznaczy inne miejsce posiedzenia.

2. Zespół może odbywać posiedzenia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej umożliwiających porozumiewanie się na odległość.

3. W razie przeprowadzenia posiedzenia Zespołu przy użyciu środków komunikacji elektronicznej osobom biorącym udział w posiedzeniu Zespołu zapewnia się w szczególności:

1) transmisję posiedzenia w czasie rzeczywistym między uczestnikami posiedzenia Zespołu,

2) wielostronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której uczestnicy posiedzenia Zespołu mogą wypowiadać się w toku tego posiedzenia

- z zachowaniem niezbędnych zasad bezpieczeństwa.

4. Przepisy ust. 1-3 stosuje się odpowiednio do posiedzeń grup roboczych lub zespołów eksperckich.

§ 13. [Procedura skutkująca zwołaniem posiedzenia Zespołu] 1. Posiedzenia Zespołu są zwoływane przez przewodniczącego Zespołu w zależności od potrzeb wynikających z realizacji zadań Zespołu, jednak nie rzadziej niż co 3 miesiące.

2. Wniosek o zwołanie posiedzenia Zespołu może złożyć również co najmniej jedna czwarta liczby członków Zespołu. Wniosek jest przekazywany za pośrednictwem poczty elektronicznej przewodniczącemu Zespołu, za pośrednictwem sekretarza Zespołu.

3. Przewodniczący Zespołu informuje członków Zespołu o wyznaczonym terminie posiedzenia nie później niż na 14 dni przed planowanym dniem posiedzenia Zespołu.

4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach termin, o którym mowa w ust. 3, może zostać skrócony przez przewodniczącego Zespołu.

5. Zawiadomienie o posiedzeniu Zespołu jest przekazywane członkom Zespołu za pośrednictwem poczty elektronicznej. W uzasadnionych przypadkach, na wniosek członka Zespołu, zawiadomienie o posiedzeniu Zespołu może być przekazane także za pośrednictwem operatora pocztowego.

6. Zawiadomienie o posiedzeniu Zespołu zawiera:

1) informację o miejscu, trybie i terminie posiedzenia;

2) porządek obrad posiedzenia;

3) niezbędne informacje i materiały dotyczące przedmiotu posiedzenia.

§ 14. [Przebieg obrad posiedzenia Zespołu] 1. Posiedzenia Zespołu odbywają się zgodnie z porządkiem obrad posiedzenia przekazanym w zawiadomieniu o posiedzeniu Zespołu.

2. Zmiana porządku obrad posiedzenia Zespołu może nastąpić, za zgodą przewodniczącego Zespołu, na uzasadniony wniosek członka Zespołu, złożony za pośrednictwem poczty elektronicznej przewodniczącemu Zespołu, za pośrednictwem sekretarza Zespołu, w terminie nie krótszym niż 3 dni robocze przed planowanym posiedzeniem Zespołu.

3. O zmianie lub uzupełnieniu porządku obrad decyduje przewodniczący Zespołu, o czym zawiadamia członków Zespołu.

4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach członek Zespołu ma prawo wystąpienia z wnioskiem o zmianę lub uzupełnienie porządku obrad również w trakcie posiedzenia Zespołu.

5. Zmianę, o której mowa w ust. 4, przyjmuje się w drodze jawnego głosowania bezwzględną większością głosów w obecności co najmniej połowy członków Zespołu.

§ 15.[Usprawiedliwienie nieobecności na posiedzeniu Zespołu] Członek Zespołu, który nie może uczestniczyć w posiedzeniu Zespołu, informuje przewodniczącego Zespołu, za pośrednictwem sekretarza Zespołu, o swojej nieobecności i jej przyczynach nie później niż w terminie 2 dni roboczych przed dniem posiedzenia Zespołu. Termin ten może być krótszy, jeżeli przyczyną nieobecności jest nagłe zdarzenie losowe.

§ 16. [Tworzenie grup roboczych] 1. Przewodniczący Zespołu, w celu realizacji poszczególnych zadań należących do zakresu działania Zespołu, może tworzyć grupy robocze.

2. Przewodniczący Zespołu określa skład grupy roboczej i wyznacza kierownika grupy roboczej.

3. Do prac grupy roboczej może dołączyć w każdym czasie członek Zespołu, po uprzednim zgłoszeniu swojego udziału kierownikowi grupy roboczej i zaakceptowaniu przez przewodniczącego Zespołu jego udziału w pracy grupy roboczej.

4. Przewodniczący Zespołu z własnej inicjatywy lub na wniosek innych członków Zespołu może włączyć do prac grupy roboczej osoby, o których mowa w § 10 ust. 2 pkt 7.

5. Przewodniczący Zespołu może przekazać grupie roboczej lub kierownikowi grupy roboczej zadanie do wykonania wraz ze wskazaniem terminu jego wykonania.

§ 17. [Tworzenie zespołów ekspertów] 1. Przewodniczący Zespołu może tworzyć zespoły eksperckie w celu przygotowania ekspertyzy, analizy lub w celu konsultacji eksperckich.

2. Przewodniczący Zespołu określa skład zespołu eksperckiego i wyznacza kierownika zespołu eksperckiego.

3. Przewodniczący Zespołu z własnej inicjatywy lub na wniosek innych członków Zespołu może w każdym czasie powołać do zespołu eksperckiego osoby, o których mowa w § 10 ust. 2 pkt 7.

§ 18.[Przekazanie materiałów członkom Zespołu w kwestiach wymagających opinii] Sekretarz Zespołu, na wniosek przewodniczącego Zespołu, przekazuje członkom Zespołu materiały w sprawach wymagających opinii Zespołu wraz ze wskazaniem terminu na zajęcie stanowiska.

§ 19. [Wymóg formy podejmowania decyzji] 1. W sprawach dotyczących zadań Zespołu decyzje są podejmowane w drodze uchwał przyjmowanych na posiedzeniach lub w drodze korespondencyjnego uzgodnienia stanowisk (tryb obiegowy). Rozpatrzenie projektu uchwały w trybie obiegowym przewodniczący Zespołu może zarządzić z własnej inicjatywy albo na wniosek członka Zespołu.

2. Uchwały Zespołu są przyjmowane zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy członków Zespołu. Osoby, o których mowa w § 10 ust. 2 pkt 7, oraz sekretarz Zespołu nie mają prawa głosu.

3. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos przewodniczącego Zespołu, a jeżeli przewodniczący Zespołu jest nieobecny, decyduje głos jego zastępcy.

4. Uchwały Zespołu podpisuje przewodniczący Zespołu, a w przypadku nieobecności przewodniczącego Zespołu jego zastępca.

5. Uchwały Zespołu są dołączane do protokołów posiedzeń, na których zostały przyjęte.

6. Uchwałę uważa się za przyjętą w trybie obiegowym po upływie terminu przewidzianego przez przewodniczącego Zespołu na jej rozpatrzenie, o ile żaden członek Zespołu nie wniósł sprzeciwu. W przypadku zgłoszenia sprzeciwu przewodniczący Zespołu zarządza rozpatrzenie projektu uchwały na posiedzeniu.

7. W sprawach o charakterze organizacyjnym Zespół podejmuje decyzje na posiedzeniu w drodze jawnego głosowania zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy członków Zespołu. Wynik głosowania jest odnotowywany w protokole posiedzenia Zespołu.

8. Tryb przyjmowania uchwał i podejmowania decyzji, o których mowa w ust. 1 i 7, ma zastosowanie także podczas posiedzeń Zespołu odbywających się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej umożliwiających porozumiewanie się na odległość.

§ 20. [Protokół z posiedzenia Zespołu] 1. Protokół posiedzenia Zespołu sporządza sekretarz Zespołu.

2. Protokół zawiera:

1) numer porządkowy;

2) datę i miejsce posiedzenia oraz wskazanie, czy posiedzenie odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej umożliwiających porozumiewanie się na odległość;

3) imiona i nazwiska członków Zespołu obecnych na posiedzeniu;

4) imiona i nazwiska innych osób biorących udział w posiedzeniu Zespołu;

5) porządek obrad;

6) w przypadku przyjęcia uchwały informację o:

a) treści uchwały,

b) trybie przyjęcia uchwały,

c) wyniku głosowania;

7) informację o istotnych zdarzeniach z przebiegu obrad oraz o treści składanych wniosków;

8) podpis przewodniczącego Zespołu oraz podpis sekretarza Zespołu.

3. Do protokołu dołącza się listę obecności osób, o których mowa w ust. 2 pkt 3 i 4, uchwały przyjęte na posiedzeniu lub przyjęte w trybie obiegowym.

4. Protokoły przechowuje sekretarz Zespołu.

5. Protokół posiedzenia jest przesyłany członkom Zespołu w ciągu 14 dni roboczych od dnia posiedzenia.

§ 21. [Proces przetwarzania danych osobowych w urzędzie obsługującym Ministra Sprawiedliwości] 1. W ramach prac Zespołu, grup roboczych i zespołów eksperckich dane osobowe mogą być przetwarzane wyłącznie na potrzeby ich prac i realizacji ich zadań, w sposób zapewniający ochronę danych osobowych przed przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem.

2. Członkowie Zespołu, członkowie grup roboczych lub zespołów eksperckich oraz osoby, o których mowa w § 10 ust. 2 pkt 7, przed przystąpieniem do prac zapoznają się z klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych w urzędzie obsługującym Ministra Sprawiedliwości, polityką ochrony danych osobowych oraz dokumentami dotyczącymi bezpiecznego przetwarzania danych osobowych i składają oświadczenie o zapoznaniu się z nimi.

§ 22.[Obsługa organizacyjna oraz administracyjno-biurowa Zespołu] Obsługę organizacyjno-biurową Zespołu zapewnia komórka organizacyjna urzędu obsługującego Ministra Sprawiedliwości właściwa do spraw rodzinnych i nieletnich.

§ 23.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.