§ 1. [Zakres regulacji] Rozporządzenie określa:

1) sposób prowadzenia rejestru złożonych wniosków o przyznanie Karty Polaka lub przedłużenie jej ważności, decyzji wydanych w tych sprawach, przyznanych i unieważnionych Kart Polaka oraz Kart Polaka, które utraciły ważność z mocy prawa, zwanego dalej „rejestrem lokalnym";

2) sposób prowadzenia centralnego rejestru przyznanych oraz unieważnionych Kart Polaka oraz Kart Polaka, które utraciły ważność z mocy prawa, zwanego dalej „rejestrem centralnym";

3) sposób przetwarzania danych zawartych w rejestrze lokalnym i rejestrze centralnym;

4) sposób przekazywania przez konsula i wojewodę, o którym mowa w art. 12 ust. 4 ustawy z dnia 7 września 2007 r. o Karcie Polaka, danych do rejestru centralnego.

§ 2.[Rejestry lokalne i rejestr centralny] Rejestry lokalne i rejestr centralny są prowadzone w postaci elektronicznej.

§ 3. [Wprowadzanie danych do rejestru lokalnego] 1. Wprowadzanie danych do rejestru lokalnego odbywa się za pośrednictwem aplikacji dedykowanej do obsługi elektronicznej spraw prowadzonych przez konsula lub wojewodę albo za pośrednictwem interfejsu wystawionego przez aplikację Centralnego Rejestru Kart Polaka.

2. Wprowadzając dane wnioskodawcy do rejestru lokalnego, konsul lub wojewoda wypełnia formularz, zwany dalej „wnioskiem", zawierający rubryki przewidziane dla informacji wymaganych we wniosku o przyznanie lub przedłużenie ważności Karty Polaka oraz dotyczące spełnienia wymagań koniecznych do ubiegania się o przyznanie lub przedłużenie ważności Karty Polaka. Rejestracja sprawy jest możliwa po wypełnieniu wszystkich rubryk oznaczonych jako obligatoryjne.

3. Po wprowadzeniu danych wnioskodawcy do rejestru lokalnego są one przekazywane w postaci elektronicznej do rejestru centralnego celem weryfikacji, czy dane wnioskodawcy figurują w rejestrze centralnym.

4. Każdy wniosek otrzymuje niepowtarzalny numer, składający się z oznaczenia kraju, w którym złożony został wniosek o przyznanie lub przedłużenie ważności Karty Polaka, oznaczenia organu wydającego lub przedłużającego jej ważność i kolejnego numeru sprawy. Nadany numer wniosku jest jego numerem w rejestrze lokalnym i rejestrze centralnym.

5. Pierwszy wniosek zapisany w rejestrze centralnym tworzy zbiór dokumentów wnioskodawcy, do którego są dołączane kolejne wnioski.

6. W rejestrze lokalnym jest odnotowywana decyzja o przyznaniu, przedłużeniu ważności albo odmowie przyznania Karty Polaka przez konsula albo wojewodę.

7. Zapisywanie danych w rejestrze centralnym następuje automatycznie przez połączenie z aplikacją dedykowaną do obsługi elektronicznej spraw prowadzonych przez konsula lub wojewodę albo za pośrednictwem interfejsu wystawionego przez aplikację Centralnego Rejestru Kart Polaka.

§ 4. [Zmiana danych w rejestrze lokalnym] 1. Zmiany danych wnioskodawcy w rejestrze lokalnym mogą być dokonywane do momentu wydania decyzji o przyznaniu, przedłużeniu ważności albo odmowie przyznania Karty Polaka.

2. Zmiana danych w rejestrze lokalnym wymaga odnotowania danych umożliwiających identyfikację osoby, która dokonała danej zmiany, oraz daty wprowadzenia tej zmiany.

§ 5.[Wystąpienie z wnioskiem o przekazanie informacji] W przypadku konieczności zwrócenia się przez konsula lub wojewodę do Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego - a w razie potrzeby także do innych organów administracji publicznej - z wnioskiem o przekazanie informacji zgodnie z art. 19a ust. 2 ustawy z dnia 7 września 2007 r. o Karcie Polaka, wniosek o przekazanie informacji, kierowany do tych organów, zawiera dane osoby, której dotyczy zapytanie, pobrane z rejestru centralnego. Wniosek ten jest przekazywany w postaci elektronicznej z wykorzystaniem bezpiecznych łączy, zapewniających poufność i integralność przesyłanych danych.

§ 6. [Udostępnianie danych z rejestru] 1. Udostępnianie danych z rejestrów lokalnych podmiotom, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 2007 r. o Karcie Polaka, odbywa się za pośrednictwem rejestru centralnego, z wykorzystaniem urządzeń teleinformatycznych, przez posiadane przez te podmioty systemy umożliwiające identyfikację osoby uzyskującej dane oraz rejestrujące zakres i datę ich uzyskania.

2. Udostępnianie danych z rejestru centralnego Centrum Personalizacji Dokumentów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji w celu personalizacji Kart Polaka odbywa się w postaci elektronicznej z wykorzystaniem bezpiecznych łączy, zapewniających poufność przesyłanych danych.

§ 7. [Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.²⁾