§ 3. [Dokumentowanie kontroli] 1. Kontrolę dokumentuje się przez gromadzenie przez funkcjonariuszy Inspektoratu Wewnętrznego Służby Więziennej, zwanego dalej „IWSW”:

1) w odrębnych zbiorach tworzonych dla poszczególnych podmiotów lub przedmiotów, wobec których jest stosowana kontrola, materiałów zgromadzonych podczas jej stosowania, w szczególności:

a) nośników, na których zostały utrwalone treści uzyskane w trakcie prowadzenia kontroli,

b) kopii wykonanych z nośników,

c) dokumentów sporządzonych na podstawie informacji utrwalonych na nośnikach;

2) w odrębnych zbiorach dokumentów związanych z realizacją czynności operacyjno-rozpoznawczych pozostałej dokumentacji kontroli.

2. Dokumenty kontroli sporządza się według następujących wzorów:

1) wzór formularza zawierającego wniosek Szefa IWSW do Sądu Okręgowego w Warszawie o zarządzenie lub przedłużenie kontroli, decyzję Pierwszego Zastępcy Prokuratora Generalnego Prokuratora Krajowego [1] w zakresie zgody na złożenie tego wniosku oraz postanowienie Sądu Okręgowego w Warszawie w przedmiocie zarządzenia kontroli, który jest określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia;

2) [2] wzór formularza zawierającego wniosek Szefa IWSW do Pierwszego Zastępcy Prokuratora Generalnego Prokuratora Krajowego o wyrażenie zgody na zarządzenie kontroli w przypadkach niecierpiących zwłoki, decyzję Pierwszego Zastępcy Prokuratora Generalnego Prokuratora Krajowego w zakresie tego wniosku, zarządzenie kontroli przez Szefa IWSW w przypadkach niecierpiących zwłoki oraz wniosek Szefa IWSW do Sądu Okręgowego w Warszawie o udzielenie zgody na kontynuowanie kontroli zarządzonej przez Szefa IWSW w przypadkach niecierpiących zwłoki i postanowienie Sądu Okręgowego w Warszawie w zakresie tego wniosku, który jest określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia;

3) wzór notatki urzędowej z przeprowadzonej kontroli, sporządzonej przez funkcjonariusza IWSW prowadzącego sprawę, w ramach której zarządzono kontrolę, który jest określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia;

4) wzór zarządzenia Szefa IWSW o komisyjnym i protokolarnym zniszczeniu materiałów uzyskanych podczas stosowania kontroli, który jest określony w załączniku nr 4 do rozporządzenia;

5) wzór protokołu komisyjnego zniszczenia materiałów uzyskanych podczas stosowania kontroli, który jest określony w załączniku nr 5 do rozporządzenia.

3. W trzech egzemplarzach sporządza się:

1) wniosek Szefa IWSW do Sądu Okręgowego w Warszawie o zarządzenie lub przedłużenie kontroli;

2) pisemną zgodę Pierwszego Zastępcy Prokuratora Generalnego Prokuratora Krajowego [3] na wystąpienie przez Szefa IWSW z wnioskiem o zarządzenie lub przedłużenie przez Sąd Okręgowy w Warszawie kontroli;

3) postanowienie Sądu Okręgowego w Warszawie w przedmiocie zarządzenia lub przedłużenia kontroli;

4) wniosek Szefa IWSW do Pierwszego Zastępcy Prokuratora Generalnego Prokuratora Krajowego [4] o wyrażenie zgody na zarządzenie kontroli w przypadkach niecierpiących zwłoki;

5) pisemną zgodę Pierwszego Zastępcy Prokuratora Generalnego Prokuratora Krajowego [5] na zarządzenie przez Szefa IWSW kontroli w przypadkach niecierpiących zwłoki;

6) zarządzenie kontroli przez Szefa IWSW w przypadku niecierpiącym zwłoki;

7) postanowienie Sądu Okręgowego w Warszawie o wyrażeniu zgody lub odmowie wyrażenia zgody na kontynuowanie kontroli zarządzonej przez Szefa IWSW w przypadkach niecierpiących zwłoki;

8) notatkę urzędową z przeprowadzonej kontroli, sporządzoną przez funkcjonariusza IWSW prowadzącego sprawę, w ramach której zarządzono kontrolę.

4. W dwóch egzemplarzach sporządza się:

1) zażalenie Szefa IWSW na postanowienie Sądu Okręgowego w Warszawie w przedmiocie kontroli;

2) zażalenie Pierwszego Zastępcy Prokuratora Generalnego Prokuratora Krajowego [6] na postanowienie Sądu Okręgowego w Warszawie w przedmiocie nieudzielenia zgody na kontynuowanie kontroli zarządzonej przez Szefa IWSW w przypadkach niecierpiących zwłoki;

3) zarządzenie Szefa IWSW o protokolarnym i komisyjnym zniszczeniu materiałów uzyskanych podczas stosowania kontroli, przy czym zarządzenie może być sporządzane w jednym egzemplarzu w przypadku przekazywania go w drodze teletransmisji z zastosowaniem odpowiednich urządzeń i narzędzi kryptograficznych;

4) protokół komisyjnego zniszczenia materiałów uzyskanych podczas stosowania kontroli, przy czym protokół może być sporządzany w jednym egzemplarzu w przypadku przekazywania go w drodze teletransmisji z zastosowaniem odpowiednich urządzeń i narzędzi kryptograficznych.

5. Sąd Okręgowy w Warszawie przechowuje pierwsze egzemplarze wydanych postanowień, pisemnych zgód Pierwszego Zastępcy Prokuratora Generalnego Prokuratora Krajowego [7] , wniosków o zarządzenie lub przedłużenie kontroli i zarządzeń kontroli, a także zażaleń Szefa IWSW.

6. Pierwszy Zastępca Prokuratora Generalnego Prokurator Krajowy [8] przechowuje drugie egzemplarze postanowień sądu, pisemnych zgód, wniosków o zarządzenie lub przedłużenie kontroli i zarządzeń kontroli oraz pierwsze egzemplarze notatek urzędowych.

7. Szef IWSW zarządzający kontrolę lub wnioskujący o zarządzenie kontroli przechowuje trzecie egzemplarze postanowień sądu, pisemnych zgód prokuratora, wniosków o zarządzenie lub przedłużenie kontroli i zarządzeń kontroli, drugie egzemplarze notatek urzędowych i zażaleń na postanowienia sądu oraz pierwsze egzemplarze zarządzeń w sprawie protokolarnego i komisyjnego zniszczenia materiałów uzyskanych podczas stosowania kontroli i protokołów komisyjnego zniszczenia materiałów uzyskanych podczas stosowania kontroli.

8. Komórka organizacyjna IWSW wykonująca zarządzenia w sprawie kontroli przechowuje kopie trzecich egzemplarzy postanowień sądu, pisemnych zgód Pierwszego Zastępcy Prokuratora Generalnego Prokuratora Krajowego [9] , wniosków o zarządzenie lub przedłużenie kontroli i zarządzeń w tej sprawie lub wyciągów z tych zarządzeń niezawierających uzasadnień, drugie egzemplarze zarządzeń Szefa IWSW w sprawie protokolarnego i komisyjnego zniszczenia materiałów uzyskanych podczas stosowania kontroli i protokołów komisyjnego zniszczenia materiałów uzyskanych podczas stosowania kontroli oraz trzecie egzemplarze notatek urzędowych, o których mowa w § 3 ust. 3 pkt 8.

§ 4. [Wzory rejestrów] 1. Wzór rejestru postanowień Sądu Okręgowego w Warszawie dotyczących kontroli prowadzonej przez IWSW jest określony w załączniku nr 6 do rozporządzenia, który zawiera:

1) określenie organu wnioskującego o wydanie postanowienia;

2) numer wniosku lub zarządzenia;

3) rodzaj rozstrzygnięcia i datę wydania postanowienia;

4) okres, na który zarządzono kontrolę;

5) inne dane mające związek z wpisem do rejestru.

2. Wzór rejestru zgód Pierwszego Zastępcy Prokuratora Generalnego Prokuratora Krajowego [10] dotyczących kontroli prowadzonej przez IWSW jest określony w załączniku nr 7, który zawiera:

1) określenie organu wnioskującego o wyrażenie zgody;

2) numer wniosku lub zarządzenia;

3) informację o decyzji Pierwszego Zastępcy Prokuratora Generalnego Prokuratora Krajowego [11] ;

4) rodzaj rozstrzygnięcia i datę wydania postanowienia;

5) okres, na który zarządzono kontrolę;

6) sposób wykorzystania w postępowaniu karnym materiałów z kontroli lub dane identyfikujące postępowanie;

7) inne dane mające związek z wpisem do rejestru.

3. Wzór rejestru wniosków i zarządzeń Szefa IWSW dotyczących kontroli prowadzonej przez IWSW jest określony w załączniku nr 8, który zawiera:

1) podstawę prawną zarządzenia kontroli;

2) podstawę prawną przedłużenia kontroli;

3) numer wniosku lub zarządzenia kontroli;

4) nazwę organu;

5) numer sprawy i jej kryptonim;

6) kwalifikację prawną przestępstwa;

7) informacje o zgodzie Pierwszego Zastępcy Prokuratora Generalnego Prokuratora Krajowego [12] w przedmiocie zarządzenia kontroli albo o braku tej zgody;

8) datę wydania postanowienia i rodzaj rozstrzygnięcia sądu w przedmiocie kontroli;

9) rodzaj kontroli i dane identyfikujące obiekt;

10) imię i nazwisko, numer PESEL oraz adres zamieszkania osoby, wobec której jest stosowana kontrola;

11) okres, na który zarządzono kontrolę lub o który przedłużono jej stosowanie;

12) datę i przesłanki zakończenia kontroli;

13) informacje o przekazaniu Pierwszemu Zastępcy Prokuratora Generalnego Prokuratorowi Krajowemu [13] materiałów z kontroli;

14) numer i datę protokołu komisyjnego zniszczenia materiałów z kontroli;

15) informacje o zmianie sytuacji, rezygnacji zleceniodawcy;

16) efekty zakończonej kontroli.

§ 5. [Przekazywanie dokumentacji kontroli] 1. Dokumentację kontroli przekazuje osoba pisemnie upoważniona przez Szefa IWSW.

2. Osoba upoważniona przez Szefa IWSW osobiście dostarcza wniosek o zarządzenie lub przedłużenie kontroli lub zarządzenie kontroli wydane w przypadku niecierpiącym zwłoki przez Szefa IWSW, wraz z materiałami uzasadniającymi potrzebę zastosowania kontroli, bezpośrednio do Pierwszego Zastępcy Prokuratora Generalnego Prokuratora Krajowego [14] oraz Sądu Okręgowego w Warszawie, a także osobiście odbiera od tych podmiotów dokumenty po podjęciu przez nie stosownej decyzji.