Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. [Zakres regulacji] Rozporządzenie określa:

1) wzór dowodu osobistego;

2) sposób oznaczania w dowodzie osobistym informacji o braku podpisów;

3) sposób pobierania odcisków palców;

4) wzór wniosku o wydanie dowodu osobistego;

5) szczegółowe wymogi techniczne dotyczące fotografii załączanej do wniosku;

6) szczegółowe wymogi dotyczące załączników dołączanych do wniosku składanego na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej;

7) sposób postępowania w sprawach utraty, uszkodzenia, zgłoszenia podejrzenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych, o którym mowa w art. 48a ust. 1 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, zwanej dalej „ustawą", unieważnienia i zwrotu dowodu osobistego;

8) sposób postępowania przy odbiorze dowodu osobistego;

9) wzór formularza odbioru dowodu osobistego;

10) wzór zaświadczenia o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego;

11) wzór formularza zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego;

12) wzór formularza zgłoszenia podejrzenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych;

13) sposób fizycznego anulowania unieważnionego dowodu osobistego;

14) tryb przekazywania przez konsula Rzeczypospolitej Polskiej, zwanego dalej „konsulem", do organu gminy, który wydał dowód osobisty, zawiadomienia o konieczności unieważnienia dowodu osobistego z powodu jego utraty lub uszkodzenia albo przekazania przez osobę trzecią znalezionego cudzego dowodu osobistego;

15) wzór zawiadomienia o konieczności unieważnienia dowodu osobistego.

§ 2. [Wystawca dowodu osobistego] Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o wystawcy dowodu osobistego, rozumie się przez to organ gminy, który wydał dowód osobisty.

§ 3. 1. Wzór dowodu osobistego jest określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia.

2. Wzór wniosku o wydanie dowodu osobistego jest określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia.

Rozdział 2

Pobieranie odcisków palców oraz oznaczanie w dowodzie osobistym informacji o braku podpisu

§ 4. [Pobranie odcisków palców] 1. Od osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego, która ukończyła 12. rok życia, pobiera się odciski palców wskazujących obu dłoni za pomocą elektronicznego urządzenia do pobierania odcisków palców.

2. W przypadku gdy odcisk palca wskazującego jest nieczytelny lub brak tego palca, odcisk pobiera się kolejno z palca środkowego, serdecznego albo kciuka, w odniesieniu do każdej z dłoni. Jeżeli odciski wszystkich palców danej dłoni wykazują niską jakość, pobiera się odcisk palca danej dłoni, który ma najwyższą jakość.

3. Informację o tym, czy odciski palców zostały pobrane, organ gminy odnotowuje we wniosku o wydanie dowodu osobistego.

§ 5. [Zamieszczenie w dowodzie osobistym informacji „BRAK PODPISU / NO SIGNATURE"] W dowodzie osobistym osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego, która:

1) ukończyła 12. rok życia i nie może złożyć własnoręcznego podpisu,

2) nie ukończyła 12. roku życia

- w miejscu przeznaczonym na podpis zamieszcza się informację: „BRAK PODPISU / NO SIGNATURE".

Rozdział 3

Załączniki dołączane do wniosku o wydanie dowodu osobistego

§ 6. [Fotografia załączana do wniosku o wydanie dowodu osobistego] 1. Fotografię załączaną do wniosku o wydanie dowodu osobistego składanego na piśmie utrwalonym w postaci papierowej wykonuje się na papierze fotograficznym przeznaczonym do drukarek.

2. Do wniosku o wydanie dowodu osobistego składanego na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej załącza się plik zawierający fotografię o rozdzielczości co najmniej 492 × 633 piksele (szerokość × wysokość) i wielkości nieprzekraczającej 2,5 MB, tak aby fotografia zachowywała proporcje odpowiadające fotografii o wymiarach 35 × 45 mm (szerokość × wysokość) i spełniała wymogi, o których mowa w art. 29 ustawy.

§ 7. [Załączenie dokumentu, o którym mowa w art. 29 ust. 4 i 5 ustawy o dowodach osobistych] 1. Dokument, o którym mowa w art. 29 ust. 4 i 5 ustawy, do wniosku o wydanie dowodu osobistego składanego na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej załącza się w postaci dokumentu elektronicznego, a w razie niemożności jego uzyskania jako odwzorowanie cyfrowe dokumentu.

2. Jeżeli do wniosku składanego na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej załączono odwzorowanie cyfrowe orzeczenia lub zaświadczenia, jego oryginał przedkłada się przy odbiorze dowodu osobistego.

Rozdział 4

Odbiór dowodu osobistego

§ 8. [Potwierdzenie odbioru dowodu osobistego oraz zabezpieczonego dokumentu z kodem umożliwiającym odblokowanie certyfikatu identyfikacji i uwierzytelnienia oraz certyfikatu podpisu osobistego] 1. Odbiór dowodu osobistego oraz zabezpieczonego dokumentu z kodem umożliwiającym odblokowanie certyfikatu identyfikacji i uwierzytelnienia oraz certyfikatu podpisu osobistego potwierdza się przez wpisanie daty oraz złożenie własnoręcznego czytelnego podpisu na formularzu odbioru dowodu osobistego lub adnotację pracownika organu gminy o przyczynie braku podpisu.

2. Wzór formularza odbioru dowodu osobistego jest określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia.

§ 9. [Odbiór dowodu osobistego przez cudzoziemca, który nabył obywatelstwo polskie] 1. Przy odbiorze dowodu osobistego cudzoziemiec, który nabył obywatelstwo polskie, zwraca dokument potwierdzający legalność jego pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wydany przez właściwy organ na podstawie przepisów ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (Dz. U. z 2020 r. poz. 35, 2023, 2320 i 2369 oraz z 2021 r. poz. 159), ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2021 r. poz. 1108) oraz ustawy z dnia 14 lipca 2006 r. o wjeździe na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej i członków ich rodzin (Dz. U. z 2021 r. poz. 1697), jeśli taki dokument był cudzoziemcowi wydany i nie został zwrócony po doręczeniu dokumentu potwierdzającego nabycie obywatelstwa polskiego.

2. Dokument potwierdzający legalność pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wystawca dowodu osobistego przekazuje niezwłocznie organowi, który wydał ten dokument.

Rozdział 5

Utrata, uszkodzenie, zgłoszenie podejrzenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych oraz unieważnienie i zwrot dowodu osobistego

§ 10. [Utrata lub uszkodzenie dowodu osobistego] 1. Utratę lub uszkodzenie dowodu osobistego zgłasza się na formularzu zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego, którego wzór jest określony w załączniku nr 4 do rozporządzenia.

2. Do zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego, które jest składane przez pełnomocnika na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej, załącza się:

1) pełnomocnictwo szczególne do dokonania zgłoszenia sporządzone na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej, opatrzonym przez wnioskodawcę kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, albo

2) odwzorowanie cyfrowe pełnomocnictwa szczególnego do dokonania zgłoszenia opatrzone przez pełnomocnika kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

3. Do zgłoszenia uszkodzenia dowodu osobistego załącza się uszkodzony dowód osobisty, a jeżeli zgłoszenie nastąpiło na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej, konsulowi albo za pomocą usługi elektronicznej udostępnionej przez ministra właściwego do spraw informatyzacji, uszkodzony dowód osobisty przekazuje się pocztą albo osobiście wystawcy dowodu osobistego.

§ 11. [Zgłoszenie podejrzenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych] 1. Zgłoszenia podejrzenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych dokonuje się na formularzu zgłoszenia podejrzenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych, którego wzór jest określony w załączniku nr 5 do rozporządzenia.

2. Do zgłoszenia podejrzenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych składanego przez pełnomocnika na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej załącza się:

1) pełnomocnictwo szczególne do dokonania zgłoszenia sporządzone na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej, opatrzonym przez wnioskodawcę kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, albo

2) odwzorowanie cyfrowe pełnomocnictwa szczególnego do dokonania zgłoszenia opatrzone przez pełnomocnika kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

3. Do zgłoszenia, o którym mowa w ust. 1, można załączyć dokument uprawdopodobniający podejrzenie nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych.

4. Do zgłoszenia, o którym mowa w ust. 1, dokonanego na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej można załączyć dokument elektroniczny uprawdopodobniający podejrzenie nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych albo odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu.

§ 12. [Postępowanie organu gminy albo konsula powiadomionych o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego] 1. Organ gminy albo konsul powiadomiony o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego ustala zgodność danych posiadacza utraconego lub uszkodzonego dowodu osobistego z danymi zawartymi w dostępnych rejestrach publicznych oraz na podstawie innych dokumentów tożsamości, jeśli są dostępne.

2. W przypadku zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego za pomocą usługi elektronicznej udostępnionej przez ministra właściwego do spraw informatyzacji ustalenie zgodności danych, o którym mowa w ust. 1, następuje automatycznie przez porównanie danych przez usługę elektroniczną, za pomocą której zgłoszono utratę lub uszkodzenie dowodu osobistego, z danymi zawartymi w Rejestrze Dowodów Osobistych.

§ 13. [Zaświadczenie o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego] 1. Organ gminy albo konsul wydaje osobie, która zgłasza utratę lub uszkodzenie dowodu osobistego, zaświadczenie o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego sporządzone na podstawie danych zweryfikowanych zgodnie z § 12.

2. W przypadku zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego za pomocą usługi elektronicznej udostępnionej przez ministra właściwego do spraw informatyzacji zaświadczenie o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego jest generowane automatycznie przez usługę elektroniczną, za pomocą której zgłoszono utratę lub uszkodzenie dowodu osobistego.

3. Wzór zaświadczenia o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego jest określony w załączniku nr 6 do rozporządzenia.

§ 14. [Przesłanie wystawcy dowodu osobistego zawiadomienia o konieczności unieważnienia dowodu osobistego] 1. Konsul, najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu przyjęcia zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego lub następnego dnia roboczego po dniu przekazania przez osobę trzecią znalezionego cudzego dowodu osobistego, przesyła wystawcy dowodu osobistego zawiadomienie o konieczności unieważnienia dowodu osobistego. Uszkodzony lub odnaleziony dowód osobisty konsul przesyła wystawcy dowodu osobistego w najbliższym możliwym terminie.

2. Zawiadomienie o konieczności unieważnienia dowodu osobistego wystawca dowodu osobistego przechowuje w dokumentacji związanej z dowodami osobistymi.

3. Wzór zawiadomienia o konieczności unieważnienia dowodu osobistego jest określony w załączniku nr 7 do rozporządzenia.

§ 15.[Przekazanie wystawcy dowodu osobistego informacji o dacie zwrotu dowodu osobistego przez osobę, która utraciła obywatelstwo polskie] Organ gminy lub konsul niezwłocznie przekazuje wystawcy dowodu osobistego informację o dacie zwrotu dowodu osobistego przez osobę, która utraciła obywatelstwo polskie, i w najbliższym możliwym terminie przesyła ten dokument wystawcy dowodu osobistego.

§ 16.[Niezwłoczne dokonanie unieważnienia dowodu osobistego] Wystawca dowodu osobistego, któremu przekazano zawiadomienie w trybie określonym w § 14, niezwłocznie dokonuje unieważnienia dowodu osobistego, o ile dowód osobisty nie został unieważniony w Rejestrze Dowodów Osobistych przed otrzymaniem tego zawiadomienia.

§ 17.[Unieważnienie dowodu osobistego w Rejestrze Dowodów Osobistych] Organ gminy unieważnia dowód osobisty w Rejestrze Dowodów Osobistych przez wprowadzenie daty i informacji o przyczynie unieważnienia dowodu osobistego.

Rozdział 6

Fizyczne anulowanie unieważnionego dowodu osobistego

§ 18. [Postępowanie z dowodem osobistym, który utracił ważność, oraz z unieważnionym dowodem osobistym, przedkładanymi w organie gminy] 1. Dowód osobisty, który utracił ważność, oraz unieważniony dowód osobisty, przedkładane w organie gminy, pracownik organu gminy uszkadza fizycznie przez jego przecięcie lub przedziurkowanie w taki sposób, aby uszkodzeniu uległa fotografia wraz ze znakiem holograficznym.

2. Po uszkodzeniu, o którym mowa w ust. 1, pracownik organu gminy zwraca unieważniony dowód osobisty jego posiadaczowi lub członkowi najbliższej rodziny zgłaszającemu zgon posiadacza dowodu osobistego, jeśli osoba ta wyraża wolę zachowania unieważnionego dowodu osobistego.

3. Kierownik urzędu stanu cywilnego, któremu osoba zgłaszająca zgon przedłożyła dowód osobisty osoby zmarłej, uszkadza go w sposób, o którym mowa w ust. 1, i zwraca unieważniony dowód osobisty członkowi rodziny zgłaszającemu zgon, jeśli osoba ta wyraża wolę zachowania unieważnionego dowodu osobistego.

4. Dowód osobisty osoby zmarłej nieprzekazany osobie zgłaszającej zgon kierownik urzędu stanu cywilnego zwraca wystawcy dowodu osobistego.

Rozdział 7

Przepis końcowy

§ 19.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem określonym w komunikacie wydanym na podstawie art. 3a ustawy z dnia 14 kwietnia 2021 r. o zmianie ustawy o dowodach osobistych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1000 i 1393).³⁾