Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1.[Zakres przedmiotowy] Rozporządzenie określa:

1) sposób tworzenia i przetwarzania akt spraw sądowych Sądu Najwyższego, zwanych dalej "aktami spraw";

2) warunki i tryb przechowywania oraz przekazywania akt spraw;

3) warunki i tryb niszczenia akt spraw po upływie okresu ich przechowywania.

Rozdział 2

Sposób tworzenia i przetwarzania akt spraw

§ 2.[Tworzenie akt sprawy] Akta sprawy tworzy się na podstawie zarządzenia przewodniczącego wydziału właściwej izby Sądu Najwyższego.

§ 3.[Umieszczanie akt w oddzielnych okładkach] 1. Akta sprawy umieszcza się w oddzielnych okładkach. Pierwszą stronę okładki akt sprawy oznacza się co najmniej sygnaturą sprawy.

2. Po zaliczeniu akt sprawy do kategorii archiwalnych, o którym mowa w § 6 ust. 2 i 4, pierwszą stronę okładki akt sprawy oznacza się symbolem kategorii archiwalnej akt sprawy. Symbol kategorii archiwalnej B albo BE oznacza się z dodaniem liczb arabskich odpowiadających okresowi przechowywania akt sprawy w archiwum zakładowym. Obok symbolu kategorii archiwalnej A nie umieszcza się żadnych oznaczeń liczbowych.

3. Karty akt sprawy numeruje się i łączy za pomocą środków, które nie degradują struktury fizycznej dokumentu.

§ 4.[Przekształcenie dokumentu do postaci papierowej] 1. Dokument elektroniczny, w celu dołączenia do akt sprawy, przekształca się do postaci papierowej przez sporządzenie uwierzytelnionego wydruku zwizualizowanego dokumentu, zawierającego w szczególności:

1) jednoznaczny identyfikator tego dokumentu umożliwiający odnalezienie pierwowzoru w systemie teleinformatycznym Sądu Najwyższego;

2) nazwę pliku dokumentu elektronicznego, z którego dokonano wydruku;

3) datę wykonania wydruku;

4) podpis upoważnionego pracownika Sądu Najwyższego dokonującego wydruku.

2. Jeżeli dokument elektroniczny dołączany do akt sprawy został podpisany, a wydruk nie zawiera weryfikacji podpisu elektronicznego, dołącza się do niego dodatkowy wydruk zawierający informację z przeprowadzonej weryfikacji podpisu elektronicznego.

Rozdział 3

Warunki i tryb przechowywania oraz przekazywania akt spraw

§ 5.[Podział akt] Akta spraw dzieli się na akta stanowiące materiały archiwalne oznaczane symbolem kategorii archiwalnej A, zwane dalej "aktami spraw kategorii A", i akta niestanowiące takich materiałów, oznaczane symbolem kategorii archiwalnej B, zwane dalej "aktami spraw kategorii B".

§ 6.[Akta kategorii A] 1. Do akt spraw kategorii A zalicza się akta spraw:

1) mających znaczenie wyjątkowe ze względu na materiał zebrany w sprawie lub ze względu na występujące w sprawie osoby;

2) mających znaczenie precedensowe;

3) w których przedstawiono pytanie prawne do Trybunału Konstytucyjnego albo do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej;

4) w których przekazano zagadnienie prawne do rozstrzygnięcia w trybie art. 441 § 1 i 2 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego (Dz. U. z 2021 r. poz. 534 i 1023), przedstawiono zagadnienie prawne do rozstrzygnięcia w trybie art. 390 § 1 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 1575, 1578 i 2320 oraz z 2021 r. poz. 11 i 1090) albo art. 82 § 1-3 ustawy z dnia 8 grudnia 2017 r. o Sądzie Najwyższym albo przedstawiono wniosek o rozstrzygnięcie zagadnienia prawnego, o którym mowa w art. 83 tej ustawy, w tym również w przypadku, gdy Sąd Najwyższy odmówił podjęcia uchwały lub umorzył postępowanie;

5) o unieważnienie prawomocnego orzeczenia wydanego w sprawie, która w chwili orzekania ze względu na osobę nie podlegała orzecznictwu sądów polskich lub w której w chwili orzekania droga sądowa była niedopuszczalna, a orzeczenie to nie mogło być wzruszone w trybie przewidzianym w ustawach o postępowaniach sądowych, o której mowa w art. 96 § 1 ustawy z dnia 8 grudnia 2017 r. o Sądzie Najwyższym;

6) zapoczątkowanych wniesieniem kasacji albo apelacji w sprawach o przestępstwa:

a) wymienione w rozdziale XVI ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. z 2020 r. poz. 1444 i 1517 oraz z 2021 r. poz. 1023), a także o inne przestępstwa przeciwko pokojowi, ludzkości oraz przestępstwa wojenne ścigane na podstawie przepisów prawa krajowego oraz prawa międzynarodowego obowiązujących w Rzeczypospolitej Polskiej,

b) wymienione w rozdziałach: XVII, XXIV, XXXI oraz w art. 140, art. 226 § 3, art. 256-258, art. 269 i art. 310 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny,

c) wymienione w art. 46 ust. 1-6, art. 47 ust. 1 i art. 48 ust. 1-4 dekretu z dnia 12 grudnia 1981 r. o stanie wojennym (Dz. U. poz. 154, z 1982 r. poz. 18, z 1989 r. poz. 178 oraz z 2011 r. poz. 342);

7) zapoczątkowanych wniesieniem skargi nadzwyczajnej, z wyjątkiem spraw, w których skarga nadzwyczajna została odrzucona, postępowanie umorzono albo z przyczyn formalnych nastąpił zwrot akt sądowi powszechnemu lub wojskowemu;

8) dotyczących rozpoznawania protestów wyborczych oraz stwierdzania ważności wyborów do Sejmu i Senatu, wyboru Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, wyborów do Parlamentu Europejskiego oraz rozpoznawania protestów przeciwko ważności referendum ogólnokrajowego i referendum konstytucyjnego oraz stwierdzania ważności referendum;

9) w których złożono odwołanie od decyzji Przewodniczącego Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji;

10) rozpoznawanych w postępowaniu lustracyjnym na podstawie przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2020 r. poz. 2141 oraz z 2021 r. poz. 255 i 464);

11) dotyczących rozpatrywania skarg na postanowienia Marszałka Sejmu o odmowie przyjęcia zawiadomienia o utworzeniu komitetu inicjatywy ustawodawczej, o których mowa w art. 6 ust. 5 ustawy z dnia 24 czerwca 1999 r. o wykonywaniu inicjatywy ustawodawczej przez obywateli (Dz. U. z 2018 r. poz. 2120);

12) dotyczących rozpatrywania odwołań od uchwał Krajowej Rady Sądownictwa;

13) dotyczących rozpatrywania skarg na postanowienia i uchwały Państwowej Komisji Wyborczej;

14) dotyczących rozpatrywania odwołań od decyzji w sprawie dalszego zajmowania stanowiska przez prokuratora, o których mowa w art. 127 § 4 ustawy z dnia 28 stycznia 2016 r. - Prawo o prokuraturze (Dz. U. z 2021 r. poz. 66), oraz skarg na odmowę powołania prokuratora na poprzednio zajmowane stanowisko prokuratora, o których mowa w art. 132 § 6 tej ustawy;

15) o zezwolenie na pociągnięcie do odpowiedzialności karnej lub tymczasowe aresztowanie sędziów, asesorów sądowych, prokuratorów i asesorów prokuratury;

16) dotyczących rozpoznawania skarg o stwierdzenie, że w postępowaniu, którego skarga dotyczy, nastąpiła przewlekłość postępowania, o których mowa w ustawie z dnia 17 czerwca 2004 r. o skardze na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym prowadzonym lub nadzorowanym przez prokuratora i postępowaniu sądowym bez nieuzasadnionej zwłoki (Dz. U. z 2018 r. poz. 75 oraz z 2019 r. poz. 1349), jeżeli do rozpoznania skargi jest właściwy Sąd Najwyższy oraz skargę uwzględniono;

17) dotyczących rozpatrywania skarg na uchwały organów samorządów zawodowych, jeżeli przepisy szczególne wskazują, że do rozpatrzenia skargi jest właściwy Sąd Najwyższy;

18) dyscyplinarnych:

a) sędziów, w których wymierzono karę dyscyplinarną usunięcia z zajmowanej funkcji albo złożenia sędziego z urzędu,

b) prokuratorów, w których wymierzono karę dyscyplinarną usunięcia z zajmowanej funkcji albo wydalenia ze służby prokuratorskiej,

c) innych niż określone w lit. a i b, w których z możliwych do wymierzenia kar dyscyplinarnych wymierzono karę najsurowszą;

19) dotyczących sądowej kontroli wykonywania czynności operacyjno-rozpoznawczych podejmowanych na podstawie ustawy z dnia 9 czerwca 2006 r. o Służbie Kontrwywiadu Wojskowego oraz Służbie Wywiadu Wojskowego (Dz. U. z 2019 r. poz. 687 oraz z 2020 r. poz. 2320) oraz ustawy z dnia 24 sierpnia 2001 r. o Żandarmerii Wojskowej i wojskowych organach porządkowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 431, 956 i 2320 oraz z 2021 r. poz. 469);

20) dotyczących rozstrzygnięć Pierwszego Prezesa Sądu Najwyższego podejmowanych na podstawie:

a) art. 39 ust. 6 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu (Dz. U. z 2020 r. poz. 27 i 2320),

b) art. 43 ust. 6 ustawy z dnia 9 czerwca 2006 r. o Służbie Kontrwywiadu Wojskowego oraz Służbie Wywiadu Wojskowego,

c) art. 36 ust. 3 i 4 oraz art. 39 ustawy z dnia 24 sierpnia 2001 r. o Żandarmerii Wojskowej i wojskowych organach porządkowych,

d) art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 21 czerwca 1996 r. o szczególnych formach sprawowania nadzoru przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 13 i 2320);

21) innych niż określone w pkt 1-20, typowych spraw z każdego roku w liczbie co najmniej:

a) pięciu - z każdego rozdziału części szczególnej i wojskowej ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny oraz z każdego rozdziału części szczególnej ustawy z dnia 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2021 r. poz. 408 i 694),

b) jednej - z zakresu przepisów karnych zawartych w każdej z ustaw innych niż określone w lit. a, przewidujących odpowiedzialność karną,

c) pięciu - z każdego rodzaju spraw, do których stosuje się przepisy ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego, rozpoznawanych przez właściwe izby Sądu Najwyższego.

2. Zaliczenia do kategorii A akt spraw wymienionych w ust. 1:

1) pkt 1-20 - dokonuje, po zakończeniu postępowania sądowego, przewodniczący składu orzekającego lub sędzia sprawozdawca;

2) pkt 21 - dokonuje co roku komisja, o której mowa w § 16 ust. 1.

3. Do kategorii archiwalnej A zalicza się również księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowych Sądu Najwyższego stanowiące repertoria i skorowidze.

4. Akta spraw oraz księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowych Sądu Najwyższego, niewymienione w ust. 1 i 3, zalicza się do kategorii archiwalnej B. Do zaliczenia akt spraw do kategorii archiwalnej B przepis ust. 2 pkt 1 stosuje się odpowiednio.

5. Przewodniczący wydziału w izbie Sądu Najwyższego może oznaczyć akta sprawy kategorii B symbolem BE, jeżeli jest to uzasadnione charakterem, treścią i znaczeniem akt sprawy. Akta sprawy oznaczone symbolem BE podlegają, po upływie ustalonego pierwotnie czasu przechowywania, ekspertyzie przeprowadzanej przez właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii archiwalnej akt sprawy.

§ 7.[Prowadzenie ksiąg i urządzeń ewidencyjnych] 1. Księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowych Sądu Najwyższego stanowiące repertoria i skorowidze prowadzi się w postaci elektronicznej, w systemie teleinformatycznym Sądu Najwyższego.

2. Repertoria i skorowidze łącznie z opisującymi je metadanymi przechowuje się w sposób zapewniający bezpieczeństwo i integralność ich treści oraz możliwość wyodrębnienia metadanych.

3. Przez metadane rozumie się zestaw logicznie powiązanych z elektronicznym repertorium lub skorowidzem i usystematyzowanych informacji opisujących to repertorium lub skorowidz, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowywanie oraz zarządzanie nim, spełniających wymagania określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164).

§ 8.[Okres przechowywania akt kategorii A oraz ksiąg i urządzeń ewidencyjnych] 1. Akta spraw kategorii A oraz księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowych Sądu Najwyższego stanowiące repertoria i skorowidze przechowuje się w Sądzie Najwyższym przez okres 30 lat.

2. Akta spraw kategorii B przechowuje się w Sądzie Najwyższym:

1) przez 10 lat - gdy postępowanie zakończyło się wydaniem wyroku albo postanowienia orzekającego co do istoty sprawy;

2) przez 5 lat - gdy postępowanie zakończyło się w inny sposób.

3. Księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowych Sądu Najwyższego zaliczone do kategorii B przechowuje się w Sądzie Najwyższym przez okres 10 lat.

§ 9.[Liczenie okresu przechowywania akt] 1. Okres przechowywania akt spraw w Sądzie Najwyższym jest liczony od dnia 1 stycznia roku kalendarzowego następującego po roku, w którym ukończono czynności sądowe związane z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie.

2. Jeżeli nie zachodzi potrzeba wykonywania czynności sądowych wymienionych w ust. 1, okres przechowywania akt spraw jest liczony od uprawomocnienia się orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie.

3. Okres przechowywania ksiąg i urządzeń ewidencyjnych spraw sądowych Sądu Najwyższego jest liczony od dnia 1 stycznia roku następującego po ich zamknięciu.

§ 10.[Przechowywanie akt] 1. Akta spraw, dla których rozpoczęto liczenie okresu przechowywania, przechowuje się w sekretariatach sądowych do końca roku kalendarzowego, w którym akta sprawy przed sądami powszechnymi albo wojskowymi lub inne akta, nadesłane do Sądu Najwyższego wraz ze środkiem odwoławczym, innym środkiem zaskarżenia lub przedstawionym zagadnieniem prawnym do rozstrzygnięcia, zostały zwrócone sądowi bądź innemu właściwemu organowi wraz z odpisem orzeczenia kończącego postępowanie przed Sądem Najwyższym. Po upływie tego okresu akta spraw przechowuje się w archiwum zakładowym.

2. Akta spraw przechowuje się stosując właściwe zabezpieczenia przed dostępem osób postronnych, a także środki ochrony przed utratą i zniszczeniem tych akt.

3. Zarządzenie o przekazaniu akt spraw do archiwum zakładowego wydaje Prezes Sądu Najwyższego kierujący pracą izby Sądu Najwyższego.

4. Funkcję archiwum zakładowego w odniesieniu do ksiąg i urządzeń ewidencyjnych spraw sądowych Sądu Najwyższego stanowiących repertoria i skorowidze spełnia system teleinformatyczny Sądu Najwyższego, o którym mowa w § 7 ust. 1.

§ 11.[Przekazanie akt spraw kategorii A do archiwum] Akta spraw kategorii A po upływie okresu przechowywania w Sądzie Najwyższym przekazuje się do właściwego archiwum państwowego.

§ 12.[Akta spraw kategorii B] Akta spraw kategorii B po upływie okresu przechowywania w Sądzie Najwyższym podlegają zniszczeniu.

§ 13.[Zarządzenie o przekazaniu akt spraw do właściwego archiwum państwowego] 1. Zarządzenie o przekazaniu akt spraw do właściwego archiwum państwowego albo do zniszczenia wydaje Pierwszy Prezes Sądu Najwyższego.

2. Akta spraw, w których nie ukończono wszystkich czynności związanych z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie, nie mogą być przekazane archiwom państwowym albo do zniszczenia.

§ 14.[Przekazanie akt spraw do właściwego archiwum państwowego] Przekazanie akt spraw do właściwego archiwum państwowego następuje w trybie i na warunkach określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

§ 15.[Odpowiednie stosowanie przepisów] W zakresie nieuregulowanym w rozporządzeniu do ksiąg i urządzeń ewidencyjnych spraw sądowych Sądu Najwyższego stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące przechowywania, przekazywania do archiwów państwowych oraz niszczenia akt spraw.

Rozdział 4

Warunki i tryb niszczenia akt spraw po upływie okresu ich przechowywania

§ 16.[Powołanie komisji w celu przeprowadzenia czynności związanych z brakowaniem akt spraw] 1. Przed przekazaniem akt spraw do zniszczenia Pierwszy Prezes Sądu Najwyższego powołuje komisję w celu przeprowadzenia czynności związanych z brakowaniem akt spraw. Komisji przewodniczy sędzia Sądu Najwyższego.

2. Komisja może w uzasadnionych wypadkach zaproponować zmianę kwalifikacji akt spraw z kategorii archiwalnej B na kategorię archiwalną A lub przedłużyć ustalony pierwotnie czas przechowywania akt spraw kategorii B. Komisja nie może dokonać zmiany kwalifikacji akt spraw zaliczonych do kategorii archiwalnej A.

3. Propozycja komisji podlega zatwierdzeniu przez dyrektora właściwego archiwum państwowego. Z wnioskiem o zatwierdzenie propozycji komisji występuje Pierwszy Prezes Sądu Najwyższego.

4. Z przeprowadzonych prac komisja sporządza protokół, który przedstawia Pierwszemu Prezesowi Sądu Najwyższego do zatwierdzenia.

5. Protokół zalicza się do kategorii A.

§ 17.[Zgoda na przekazanie akt spraw do zniszczenia] Przekazanie akt spraw do zniszczenia następuje po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego, w trybie i na warunkach określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Rozdział 5

Przepis końcowy

§ 18.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 2 lipca 2021 r.