Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. [Nadzór administracyjny nad działalnością sądów powszechnych] Rozporządzenie określa:

1) szczegółowy tryb sprawowania nadzoru administracyjnego nad działalnością administracyjną sądów powszechnych, zwanego dalej „nadzorem”;

2) sposób dokumentowania czynności nadzorczych;

3) sposób sporządzania informacji rocznej o działalności sądów działających na obszarze apelacji, zwanej dalej „informacją roczną”.

§ 2.[Sposób przeprowadzania czynności nadzorczych] Czynności nadzorcze powinny być przeprowadzane w sposób sprawny i niezakłócający bieżącej pracy sądu.

§ 3.[Definicje] Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o ustawie, należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 lipca 2001 r. – Prawo o ustroju sądów powszechnych.

Rozdział 2

Nadzór wewnętrzny

§ 4. [Ustalenie kierunków nadzoru] Prezes sądu apelacyjnego ustala kierunki nadzoru, o których mowa w art. 37b § 3 ustawy, uwzględniając ogólne kierunki wewnętrznego nadzoru, o których mowa w art. 37g § 1 pkt 2 ustawy, i przedstawia je prezesom sądów działających na obszarze apelacji.

§ 4a.(uchylony).

§ 5.[Plan nadzorczy działalności sądu apelacyjnego] 1. Prezes sądu apelacyjnego sporządza plan nadzorczy działalności sądu apelacyjnego oraz plany nadzorcze działalności sądów okręgowych działających na obszarze apelacji, a prezes sądu okręgowego – plany nadzorcze działalności sądów rejonowych działających w okręgu sądowym, zwane dalej „planami nadzorczymi”.

2. W razie potrzeby prezes sądu apelacyjnego może zaplanować także czynności nadzorcze, które powinny zostać przeprowadzone w sądach rejonowych działających na obszarze apelacji. W takim przypadku przekazuje prezesom sądów okręgowych informacje o zaplanowanych czynnościach.

3. Prezes sądu okręgowego przedstawia prezesowi przełożonego sądu apelacyjnego plany nadzorcze działalności sądów rejonowych, uwzględniając w nich czynności nadzorcze, o których mowa w ust. 2. Prezes sądu apelacyjnego w terminie 14 dni może wnieść do planów wiążące uwagi.

4. Przepisy ust. 1–3 stosuje się odpowiednio do zmiany planów nadzorczych.

§ 6.[Termin przeprowadzenia poszczególnych czynności nadzorczych] 1. Plany nadzorcze obejmują przeprowadzenie wizytacji, o których mowa w art. 37c ustawy; w razie potrzeby plany nadzorcze mogą obejmować również przeprowadzenie lustracji.

2. W planach nadzorczych wskazuje się terminy przeprowadzenia poszczególnych czynności nadzorczych oraz prezesa sądu odpowiedzialnego za ich przeprowadzenie, a w przypadku lustracji – także ich zakres.

§ 7.[Uwzględnienie planu nadzorczego przy przeprowadzaniu czynności nadzorczych] Przeprowadzenie czynności nadzorczych zarządza się zgodnie z planem nadzorczym lub w razie potrzeby, w szczególności w przypadku stwierdzenia uchybień w działalności administracyjnej sądu.

§ 8.[Wydanie zarządzeń zmierzających do usprawnienia toku wewnętrznego urzędowania sądu] Prezes sądu odpowiedzialny za przeprowadzenie czynności nadzorczej wydaje, w razie potrzeby, zarządzenia zmierzające do usprawnienia toku wewnętrznego urzędowania sądu lub podniesienia efektywności i poziomu kultury organizacji pracy (zarządzenia nadzorcze).

§ 9.[Forma powierzenia czynności nadzorczej] 1. Powierzenie czynności nadzorczej następuje w drodze zarządzenia.

2. W uzasadnionych przypadkach prezes sądu apelacyjnego może zwrócić się do Ministra Sprawiedliwości o zarządzenie przeprowadzenia czynności nadzorczej przez sędziego wizytatora lub inspektora do spraw biurowości z obszaru innej apelacji. W takim przypadku Minister Sprawiedliwości zwraca się do właściwego prezesa sądu apelacyjnego o wyznaczenie sędziego wizytatora lub inspektora do spraw biurowości.

§ 10.[Zawiadomienie o wizytacji wydziału sądu] 1. W zawiadomieniu o wizytacji wydziału sądu, o którym mowa w art. 37c § 6 ustawy, wskazuje się:

1) wizytowany wydział sądu;

2) termin rozpoczęcia wizytacji;

3) sędziego wizytatora (sędziów wizytatorów), któremu powierzono przeprowadzenie wizytacji;

4) (uchylony).

2. W ramach wizytacji sędzia wizytator może zwołać naradę w celu omówienia zagadnień będących jej przedmiotem.

3. Protokół wizytacji sporządza się w terminie 30 dni od dnia zakończenia wizytacji i przedstawia prezesowi sądu odpowiedzialnemu za jej przeprowadzenie. Odpis protokołu doręcza się prezesowi wizytowanego sądu, a za jego pośrednictwem także sędziom i asesorom sądowym wizytowanego wydziału sądu.

4. W terminie 21 dni od dnia doręczenia odpisu protokołu prezes wizytowanego sądu oraz, za jego pośrednictwem, sędziowie i asesorzy sądowi wizytowanego wydziału sądu mają prawo zgłosić na piśmie uwagi i zastrzeżenia do treści protokołu.

5. Sędzia wizytator ma obowiązek ustosunkowania się na piśmie do zgłoszonych uwag i zastrzeżeń w terminie wskazanym przez prezesa sądu odpowiedzialnego za przeprowadzenie wizytacji. Stanowisko sędziego wizytatora doręcza się prezesowi wizytowanego sądu, który niezwłocznie umożliwia zapoznanie się z jego treścią sędziom i asesorom sądowym wizytowanego wydziału sądu.

6. W razie potrzeby odpis protokołu wizytacji doręcza się referendarzom sądowym wizytowanego wydziału; w takim wypadku przepisy ust. 4 i 5 stosuje się odpowiednio.

7. Prezes sądu odpowiedzialny za przeprowadzenie wizytacji może zwołać naradę w celu omówienia wyników wizytacji, w szczególności w przypadku, gdy wyniki wizytacji wskazują na konieczność wydania zarządzeń nadzorczych. Naradę przeprowadza się z udziałem sędziego wizytatora bądź sędziów wizytatorów, o których mowa w ust. 1 pkt 3, prezesa wizytowanego sądu oraz sędziów, asesorów sądowych i referendarzy sądowych wizytowanego wydziału sądu. Z przebiegu narady sporządza się protokół.

8. Uwagi i zastrzeżenia, o których mowa w ust. 4, stanowisko sędziego wizytatora, o którym mowa w ust. 5, oraz protokół narady, o której mowa w ust. 7, załącza się do protokołu wizytacji.

§ 11.[Termin zawiadomienia o wizytacji] 1. O wizytacji sądu zawiadamia się prezesa sądu co najmniej na 30 dni przed przystąpieniem do jej przeprowadzenia.

2. Do wizytacji sądu przepisy § 10 stosuje się odpowiednio.

§ 12.[Przedstawienie zarządzenia nadzorczego] 1. Zarządzenia nadzorcze przedstawia się prezesowi wizytowanego sądu, wskazując termin przedstawienia informacji o sposobie ich wykonania.

2. Protokół wizytacji, zarządzenia nadzorcze oraz informację o sposobie ich wykonania przedstawia się niezwłocznie właściwemu kolegium sądu.

§ 13.[Protokół wizytacji oraz informacja o zarządzeniach nadzorczych i sposobie ich wykonania] Jeżeli odpowiedzialnym za przeprowadzenie wizytacji był prezes sądu okręgowego, protokół wizytacji oraz informację o zarządzeniach nadzorczych i sposobie ich wykonania, a także stanowisko kolegium sądu przedstawia się niezwłocznie prezesowi sądu apelacyjnego. Prezes sądu apelacyjnego, w razie potrzeby, może wydać własne zarządzenia nadzorcze. Przepis § 12 ust. 1 stosuje się odpowiednio.

§ 14.[Zawiadomienie o lustracji] O lustracji przeprowadzanej zgodnie z planem nadzorczym zawiadamia się prezesa sądu, a w przypadku lustracji wydziału sądu – także przewodniczącego wydziału, co najmniej 14 dni przed przystąpieniem do jej przeprowadzenia. Do lustracji przepisy § 10, 12 i 13 stosuje się odpowiednio.

§ 15.[Zawiadomienie o kontroli działalności sekretariatu wydziału] 1. O kontroli działalności sekretariatu wydziału, o której mowa w art. 37b § 1 pkt 2 ustawy, zawiadamia się przewodniczącego wydziału oraz kierownika sekretariatu wydziału co najmniej 7 dni przed przystąpieniem do jej przeprowadzenia. W zawiadomieniu wskazuje się:

1) kontrolowany sekretariat sądowy;

2) termin i zakres kontroli;

3) osobę (osoby), której powierzono przeprowadzenie kontroli.

2. Prezes sądu rejonowego może zwrócić się do prezesa sądu okręgowego o wyznaczenie inspektora (inspektorów) do spraw biurowości w celu przeprowadzenia kontroli działalności sekretariatu wydziału w podległym mu sądzie.

3. Protokół kontroli działalności sekretariatu sporządza się w terminie 30 dni od dnia zakończenia kontroli i przedstawia prezesowi sądu odpowiedzialnemu za jej przeprowadzenie; odpis protokołu doręcza się kierownikowi sekretariatu oraz przewodniczącemu wydziału, którzy w terminie 7 dni mają prawo zgłosić na piśmie uwagi i zastrzeżenia do treści protokołu. Przepisy § 10 ust. 5 stosuje się odpowiednio.

4. Jeżeli prezes sądu apelacyjnego zarządza przeprowadzenie kontroli działalności sekretariatu wydziału w sądzie okręgowym lub sądzie rejonowym działającym na obszarze apelacji albo prezes sądu okręgowego zarządza przeprowadzenie takiej kontroli w sądzie rejonowym działającym w okręgu sądowym, zawiadomienie o planowanej kontroli oraz odpis protokołu kontroli doręcza się prezesowi kontrolowanego sądu. W takim przypadku prezesowi tego sądu przysługuje także prawo zgłoszenia uwag i zastrzeżeń, o których mowa w ust. 3. Przepisy § 12 ust. 1 i § 13 stosuje się odpowiednio.

5. Do kontroli działalności sekretariatów zespołów kuratorskiej służby sądowej przepisy ust. 1–4 stosuje się odpowiednio.

§ 16.[Badanie sprawności postępowania w poszczególnych sprawach] Badanie sprawności postępowania w poszczególnych sprawach przeprowadza się w szczególności przy wykorzystaniu elektronicznych systemów ewidencyjnych.

Rozdział 3

Nadzór zewnętrzny

§ 17. [Organ zwołujący naradę z prezesami sądów apelacyjnych] Minister Sprawiedliwości co najmniej raz w roku zwołuje naradę z prezesami sądów apelacyjnych w celu omówienia zagadnień związanych ze sprawowaniem nadzoru.

§ 18.[Zakres ogólnych kierunków wewnętrznego nadzoru] 1. Ogólne kierunki wewnętrznego nadzoru, o których mowa w art. 37g § 1 pkt 2 ustawy, ustala się, uwzględniając w szczególności wyniki analizy informacji rocznych.

2. Ogólne kierunki wewnętrznego nadzoru mogą obejmować także odrębne zalecenia odnoszące się do działalności sądów na obszarze poszczególnych apelacji lub okręgów sądowych.

§ 19.[Rozpatrzenie informacji rocznej] 1. (uchylony).

2. Minister Sprawiedliwości może zarządzić uzupełnienie informacji rocznej o działalności sądów działających na obszarze apelacji lub złożenie pisemnych wyjaśnień do przedstawionej informacji rocznej.

3. O przyjęciu informacji rocznej albo odmowie jej przyjęcia Minister Sprawiedliwości zawiadamia niezwłocznie prezesa sądu apelacyjnego. Wraz z zawiadomieniem o odmowie przyjęcia informacji rocznej Minister Sprawiedliwości przedstawia prezesowi sądu apelacyjnego uzasadnienie odmowy.

§ 20.[Przedstawienie informacji lub dokumentów dotyczących wykonywania obowiązków] W ramach kontroli wykonywania obowiązków nadzorczych przez prezesów sądów apelacyjnych Minister Sprawiedliwości może żądać od prezesa sądu apelacyjnego przedstawienia, w zakreślonym terminie, informacji lub dokumentów dotyczących wykonywania tych obowiązków.

§ 21.[Przedstawienie informacji związanych z reprezentowaniem RP przed Europejskim Trybunałem Praw Człowieka] Minister Sprawiedliwości może żądać od prezesa sądu przedstawienia, w zakreślonym terminie, informacji lub dokumentów, w tym akt spraw sądowych, niezbędnych do wykonywania zadań związanych z reprezentowaniem Rzeczypospolitej Polskiej przed Europejskim Trybunałem Praw Człowieka w zakresie spraw dotyczących działalności sądów powszechnych.

§ 22.[Wyznaczenie sędziego wizytatora lub inspektora do spraw biurowości] 1. W zarządzeniu o przeprowadzeniu lustracji, o którym mowa w art. 37g § 2 ustawy, Minister Sprawiedliwości poleca prezesowi sądu apelacyjnego wyznaczenie sędziego wizytatora (sędziów wizytatorów) lub inspektora (inspektorów) do spraw biurowości, którym powierza się jej przeprowadzenie. W przypadku zarządzenia przeprowadzenia lustracji przez sędziów wizytatorów z obszaru innej apelacji Minister Sprawiedliwości poleca ich wyznaczenie właściwemu prezesowi sądu apelacyjnego.

2. Na wniosek sędziego wizytatora bądź inspektora do spraw biurowości, a także na wniosek swojego przedstawiciela, Minister Sprawiedliwości może przedłużyć termin przeprowadzenia lustracji lub zmienić jej zakres.

3. Po zakończeniu lustracji prezes sądu apelacyjnego przedstawia Ministrowi Sprawiedliwości protokół lustracji.

4. Przedstawiciel Ministra Sprawiedliwości może, w terminie 14 dni od dnia przedstawienia protokołu lustracji Ministrowi Sprawiedliwości, zgłosić uwagi do sposobu przeprowadzenia lustracji lub treści protokołu. Pismo zawierające uwagi załącza się do protokołu.

5. W przypadku zarządzenia przez Ministra Sprawiedliwości uzupełnienia protokołu lustracji prezes sądu apelacyjnego przedstawia uzupełniony protokół w terminie 21 dni od dnia doręczenia żądania.

6. Po przeprowadzeniu lustracji, w razie potrzeby, Minister Sprawiedliwości wydaje zarządzenia nadzorcze i przedstawia je prezesowi sądu apelacyjnego.

7. Do lustracji zarządzonej przez Ministra Sprawiedliwości przepisy § 10, 12 i 13 stosuje się odpowiednio.

Rozdział 4

Sposób dokumentowania czynności nadzorczych oraz sporządzania informacji rocznej

§ 23. [Doręczenie dokumentów sporządzanych w związku z czynnościami nadzorczymi] 1. Zarządzenia, zawiadomienia, żądania i inne dokumenty związane z czynnościami nadzorczymi sporządza się na piśmie; dokumenty można doręczyć również drogą elektroniczną.

2. Pisma w sprawach, o których mowa w art. 37 § 4 i 8, art. 37e § 1, 3, 4 i 7 oraz art. 37ga § 1 i 3 ustawy, przesyła się w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z ich treścią osobom nieuprawnionym.

§ 24.[Protokół] 1. Protokół wizytacji sporządza się z uwzględnieniem specyfiki funkcjonowania wizytowanego wydziału. Wzór protokołu wizytacji jest określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia. Działy IV.2.1 do IV.2.4, IV.5.1 do IV.5.4 i IV.7.3 do IV.7.6 wzoru protokołu wizytacji podlegają wypełnieniu fakultatywnie, stosownie do potrzeb.

2. Protokół kontroli działalności sekretariatu wydziału sporządza się z uwzględnieniem specyfiki funkcjonowania wizytowanego wydziału. Wzór protokołu kontroli działalności sekretariatu wydziału jest określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia.

3. Z przebiegu lustracji sporządza się protokół; przeprowadzenie innych czynności nadzorczych dokumentuje się w formie notatki urzędowej.

§ 25.[Informacja roczna o działalności sądów] Informację roczną sporządza się na piśmie i doręcza adresatowi również drogą elektroniczną. Wzór informacji rocznej jest określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia.

§ 26.[Termin przedstawienia danych potrzebnych do sporządzenia informacji rocznej] 1. Prezes sądu rejonowego w terminie do końca stycznia każdego roku przedstawia prezesowi sądu okręgowego dane potrzebne do sporządzenia informacji rocznej.

2. Prezes sądu okręgowego w terminie do dnia 15 lutego każdego roku przedstawia prezesowi sądu apelacyjnego dane potrzebne do sporządzenia informacji rocznej.

3. Prezes sądu apelacyjnego może zażądać od prezesa sądu okręgowego lub prezesa sądu rejonowego uzupełnienia danych. Uzupełnione dane przedstawia się w terminie 7 dni.

Rozdział 5

Przepis końcowy

§ 27. [Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.¹⁾