§ 1.[Zakres regulacji] Rozporządzenie określa:

1) sposób zakładania konta użytkownika i konta instytucjonalnego oraz sposób i tryb udzielania informacji o osobach i informacji o podmiotach zbiorowych, udzielanych na zapytanie lub wniosek za pośrednictwem systemu teleinformatycznego;

2) sposób i tryb udzielania informacji o osobach i informacji o podmiotach zbiorowych, udzielanych na żądanie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, w tym dane, jakie należy wskazać w żądaniu udzielania informacji o osobie lub o podmiocie zbiorowym, a także zakres informacji o osobie lub o podmiocie zbiorowym udzielanej w ten sposób.

§ 2.[Definicje] Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1) informacji z Rejestru – należy przez to rozumieć informację o osobie i informację o podmiocie zbiorowym, udzielane na podstawie danych zgromadzonych w Krajowym Rejestrze Karnym, zwanym dalej „Rejestrem”;

2) informacji z rejestru karnego państwa obcego – należy przez to rozumieć informację o osobie udzielaną przez Rejestr, uzyskaną od właściwego organu państwa obcego, o którym mowa w art. 1a ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym, zwanej dalej „ustawą”, w celu realizacji zapytania lub wniosku użytkownika;

3) użytkowniku – należy przez to rozumieć osobę fizyczną korzystającą z systemu teleinformatycznego służącego do składania i udzielania informacji o osobach i podmiotach zbiorowych na zapytanie lub wniosek;

4) koncie użytkownika – należy przez to rozumieć dane opisujące użytkownika wraz z zasobami systemu teleinformatycznego przyporządkowanymi do tego użytkownika;

5) koncie instytucjonalnym – należy przez to rozumieć dane opisujące:

a) podmiot niebędący osobą fizyczną,

b) osobę fizyczną uprawnioną do składania zapytań na podstawie art. 6 ust. 1 ustawy,

c) użytkowników działających na tym koncie w imieniu podmiotu albo osoby, o których mowa w lit. a i b

– wraz z zasobami systemu teleinformatycznego przyporządkowanymi do tego podmiotu albo tej osoby;

6) identyfikatorze użytkownika – należy przez to rozumieć unikatowy ciąg znaków alfanumerycznych jednoznacznie identyfikujący użytkownika;

7) podpisie elektronicznym – należy przez to rozumieć podpisy, o których mowa w art. 19 ust. 2c i 3a ustawy;

8) administratorze – należy przez to rozumieć użytkownika uprawnionego do zarządzania kontem instytucjonalnym;

9) podmiocie uprawnionym – należy przez to rozumieć podmiot uprawniony do uzyskania informacji z Rejestru na żądanie, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 4–7 i 8 ustawy.

§ 3.[Udzielanie informacji z Rejestru oraz informacji z rejestru karnego państwa obcego] 1. Informacji z Rejestru oraz informacji z rejestru karnego państwa obcego na zapytanie lub wniosek udziela się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przy użyciu specjalnego konta użytkownika albo konta instytucjonalnego, które umożliwia składanie i doręczanie innych pism w toczącym się postępowaniu na podstawie zapytania lub wniosku.

2. Informacji z Rejestru na żądanie udziela się przy użyciu usługi sieciowej za pomocą aplikacji dostępowej uprawnionych podmiotów.

§ 4.[Informacje podawane przy zakładaniu w systemie teleinformatycznym konta użytkownika] 1. Założenie w systemie teleinformatycznym konta użytkownika wymaga podania przez użytkownika:

1) imienia i nazwiska;

2) numeru PESEL, o ile został nadany;

3) identyfikatora użytkownika;

4) hasła;

5) adresu poczty elektronicznej.

2. Przy tworzeniu konta użytkownik może wybrać identyfikator użytkownika niewykorzystany przez innego użytkownika. W przypadku nieskorzystania z tej możliwości identyfikator użytkownika zostanie nadany przez system teleinformatyczny.

§ 5.[Założenie w systemie teleinformatycznym konta instytucjonalnego podmiotu niebędącego osobą fizyczną] 1. Założenia w systemie teleinformatycznym konta instytucjonalnego podmiotu niebędącego osobą fizyczną dokonuje się po otrzymaniu przez Biuro Informacyjne Krajowego Rejestru Karnego, zwane dalej „biurem informacyjnym”, zgłoszenia osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niebędącej osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną, podpisanego przez osobę uprawnioną lub osoby uprawnione do reprezentowania danego podmiotu.

2. W zgłoszeniu wskazuje się nazwę oraz sposób reprezentacji osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niebędącej osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną, a także:

1) imię i nazwisko,

2) numer PESEL, o ile został nadany,

3) adres poczty elektronicznej

– osoby uprawnionej lub osób uprawnionych do reprezentowania danego podmiotu oraz osoby wskazanej jako administrator.

3. Wskazania osoby uprawnionej lub osób uprawnionych do reprezentowania danego podmiotu należy dokonać w taki sposób, aby umożliwić działanie za pośrednictwem konta instytucjonalnego zgodnie ze sposobem reprezentacji.

4. Jeżeli zgłoszenie nie zawiera danych, o których mowa w ust. 2, lub zostało wniesione przez osoby nieuprawnione, wzywa się do usunięcia braków w terminie 14 dni. Nieusunięcie braków w tym terminie skutkuje pozostawieniem zgłoszenia bez rozpoznania, o czym poucza się w wezwaniu.

§ 6.[Założenie w systemie teleinformatycznym konta instytucjonalnego osoby fizycznej uprawnionej do składania zapytań] 1. Założenia w systemie teleinformatycznym konta instytucjonalnego osoby fizycznej uprawnionej do składania zapytań na podstawie art. 6 ust. 1 ustawy dokonuje się po otrzymaniu przez biuro informacyjne zgłoszenia tej osoby.

2. W zgłoszeniu wskazuje się:

1) imię i nazwisko,

2) numer PESEL, o ile został nadany,

3) adres poczty elektronicznej

– osoby, o której mowa w ust. 1, oraz administratora.

3. Jeżeli zgłoszenie nie zawiera danych, o których mowa w ust. 2, wzywa się do usunięcia braków w terminie 14 dni. Nieusunięcie braków w tym terminie skutkuje pozostawieniem zgłoszenia bez rozpoznania, o czym poucza się w wezwaniu.

§ 7.[Zawiadomienie o zmianach w sposobie reprezentacji osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niebędącej osobą prawną] O zmianach w sposobie reprezentacji osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niebędącej osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną, uniemożliwiających działanie za pośrednictwem konta instytucjonalnego zgodne ze sposobem reprezentacji, a także o zmianie administratora zawiadamia się biuro informacyjne. Przepisy § 5 i § 6 stosuje się odpowiednio.

§ 8.[Zmiana w zakresie uprawnień użytkownika do korzystania z konta instytucjonalnego] Zmiany w zakresie uprawnień użytkowników do korzystania z konta instytucjonalnego, dokonywane przez administratora, wymagają zatwierdzenia przez złożenie w systemie teleinformatycznym podpisu elektronicznego przez osobę uprawnioną lub osoby uprawnione do reprezentowania osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niebędącej osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną, albo przez osobę, o której mowa w § 6 ust. 1. Zatwierdzenie jest równoznaczne z udzieleniem, ze zmianą lub z odwołaniem pełnomocnictwa lub upoważnienia.

§ 9.[Sposób złożenia wniosku poprzez konto użytkownika] Złożenia wniosku poprzez konto użytkownika dokonuje się kolejno przez:

1) uwierzytelnienie użytkownika na koncie użytkownika;

2) wypełnienie zapytania lub wniosku;

3) opatrzenie zapytania lub wniosku podpisem elektronicznym użytkownika;

4) wniesienie opłaty za pomocą mechanizmu udostępnianego w systemie teleinformatycznym zapewniającego identyfikację wnoszącego opłatę.

§ 10.[Sposób złożenia zapytania lub wniosku poprzez konto instytucjonalne] 1. Złożenia zapytania lub wniosku poprzez konto instytucjonalne dokonuje się kolejno przez:

1) uwierzytelnienie użytkownika na koncie instytucjonalnym;

2) wypełnienie zapytania lub wniosku;

3) opatrzenie zapytania lub wniosku podpisem elektronicznym użytkownika;

4) wniesienie opłaty za pomocą mechanizmu udostępnianego w systemie teleinformatycznym zapewniającego identyfikację wnoszącego opłatę, jeżeli do uzyskania informacji na podstawie danego zapytania lub wniosku wymagane jest uiszczenie opłaty.

2. Jeżeli do złożenia zapytania lub wniosku jest wymagane działanie większej liczby osób, każda z tych osób opatruje zapytanie lub wniosek podpisem elektronicznym.

§ 11.[Adnotacja „NIE FIGURUJE"] 1. Jeżeli dane osobowe osoby, której dotyczy zapytanie lub wniosek:

1) nie są zgromadzone w Rejestrze,

2) są zgromadzone w Rejestrze z zastrzeżeniem, o którym mowa w art. 20 ust. 1c ustawy, przy czym skazanie objęte zastrzeżeniem jest jedynym skazaniem osoby, której dotyczy zapytanie lub wniosek

– wydaje się informację zawierającą treść złożonego zapytania lub wniosku z adnotacją „NIE FIGURUJE”.

2. Jeżeli dane o podmiocie zbiorowym, którego dotyczy zapytanie lub wniosek, nie są zgromadzone w Rejestrze, wydaje się informację zawierającą treść złożonego zapytania lub wniosku z adnotacją „NIE FIGURUJE”.

§ 12.[Niezałączanie złożonego zapytania lub wniosku do informacji z Rejestru] Jeżeli dane osobowe osoby albo dane o podmiocie zbiorowym, których dotyczy zapytanie lub wniosek, są zgromadzone w Rejestrze, do informacji z Rejestru nie załącza się złożonego zapytania lub wniosku.

§ 13.[Informacja z rejestru karnego państwa obcego niebędącego państwem członkowskim Unii Europejskiej] 1. Informacja z rejestru karnego państwa obcego niebędącego państwem członkowskim Unii Europejskiej udzielona na zapytanie lub wniosek jest przekazywana jako załącznik do pisma sporządzonego w formacie XML, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez pracownika biura informacyjnego.

2. W przypadku gdy rejestr karny państwa obcego odmówił udzielenia informacji, powiadomienie o tym fakcie jest dołączane do informacji z Rejestru bądź przekazywane jako odrębny dokument.

§ 14.[Stosowanie przepisów § 9 i § 10] Przepisy § 9 i § 10 stosuje się odpowiednio do składania innych pism w postępowaniu toczącym się na podstawie zapytania lub wniosku złożonego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

§ 15.[Stosowanie przepisów rozporządzenia w sprawie udzielania informacji o osobach oraz o podmiotach zbiorowych na podstawie danych zgromadzonych w Krajowym Rejestrze Karnym] Do złożenia zapytania lub wniosku oraz udzielenia informacji z Rejestru i informacji z rejestru karnego państwa obcego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego stosuje się odpowiednio przepisy rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 lipca 2015 r. w sprawie udzielania informacji o osobach oraz o podmiotach zbiorowych na podstawie danych zgromadzonych w Krajowym Rejestrze Karnym (Dz. U. poz. 1025 oraz z 2016 r. poz. 411) dotyczące sposobu i trybu udzielania informacji o osobach oraz informacji o podmiotach zbiorowych na podstawie danych zgromadzonych w Rejestrze w zakresie:

1) sposobu ustalania danych osobowych lub danych identyfikujących podmiot zbiorowy, podawanych w zapytaniu lub we wniosku;

2) jednoczesnego wnoszenia zapytań o udzielenie informacji o więcej niż jednej osobie lub więcej niż jednym podmiocie zbiorowym;

3) sprawdzania zgodności zapytań i wniosków z wymaganiami określonymi w ustawie;

4) sposobu ustalania treści informacji udzielanej z Rejestru, sposobu postępowania z wnioskiem złożonym przez osobę będącą obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej innego niż Rzeczpospolita Polska oraz sposobu postępowania w przypadku stwierdzenia rozbieżności pomiędzy danymi osobowymi albo danymi podmiotu zbiorowego zgromadzonymi w Rejestrze a danymi zawartymi w zapytaniu lub we wniosku;

5) sposobu przedstawiania w informacji z Rejestru danych o wydaniu przez polski sąd postanowienia o wykonaniu orzeczenia wydanego przez organ państwa członkowskiego Unii Europejskiej;

6) wydawania ponownej informacji z Rejestru.

§ 16.[Podawanie numeru PESEL w żądaniu o udzielenie informacji] 1. Podmiot uprawniony wskazuje w żądaniu o udzielenie informacji dotyczącej osoby numer PESEL osoby, której dotyczy żądanie, a także zadanie lub postępowanie, w związku z którym zachodzi potrzeba uzyskania informacji.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, można wskazać ponadto inne dane osoby, której dotyczy żądanie:

1) pierwsze imię;

2) nazwisko;

3) imię matki lub imię ojca;

4) datę urodzenia.

3. W przypadku gdy osobie, której dotyczy żądanie, nie został nadany numer PESEL, podmiot uprawniony wskazuje w żądaniu o udzielenie informacji dotyczącej osoby dane, o których mowa w ust. 2, a także zadanie lub postępowanie, w związku z którym zachodzi potrzeba uzyskania informacji.

§ 17.[Informacje podawane w żądaniu o udzielenie informacji dotyczącej podmiotu zbiorowego] 1. Podmiot uprawniony wskazuje w żądaniu o udzielenie informacji dotyczącej podmiotu zbiorowego:

1) numer w Krajowym Rejestrze Sądowym podmiotu zbiorowego, którego dotyczy żądanie, lub

2) numer w innym właściwym rejestrze dotyczący podmiotu zbiorowego, którego dotyczy żądanie

– a także postępowanie lub zadanie, w związku z którym zachodzi potrzeba uzyskania informacji.

2. Jeżeli podmiotowi zbiorowemu, którego dotyczy żądanie, nie został nadany numer w Krajowym Rejestrze Sądowym lub w innym właściwym rejestrze, podmiot uprawniony wskazuje w żądaniu o udzielenie informacji nazwę podmiotu zbiorowego, którego dotyczy żądanie, a także postępowanie lub zadanie, w związku z którym zachodzi potrzeba uzyskania informacji.

§ 18.[Warunek otrzymania danych wskazanych w żądaniu o udzielenie informacji] Jeżeli dane wskazane w żądaniu o udzielenie informacji odpowiadają danym zgromadzonym w Rejestrze, podmiot uprawniony uzyskuje informację obejmującą wszystkie dane tych osób lub podmiotów zbiorowych zgromadzone w Rejestrze wraz z danymi wskazanymi w żądaniu, z zastrzeżeniem art. 14a ustawy.

§ 19.[Dane w żądaniu o udzielenie informacji nieodpowiadające danym zgromadzonym w Rejestrze] Jeżeli dane wskazane w żądaniu o udzielenie informacji o osobie lub o podmiocie zbiorowym nie odpowiadają danym zgromadzonym w Rejestrze, uprawniony podmiot uzyskuje informację o treści „W Rejestrze nie znaleziono danych odpowiadających danym wskazanym w żądaniu” wraz z danymi wskazanymi w żądaniu.

§ 20.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.