§ 1.[Zakres regulacji] Rozporządzenie określa:

1) sposób dokumentowania oraz przechowywania dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zwanego dalej „postępowaniem”;

2) wzory protokołów postępowania;

3) zakres dodatkowych informacji zawartych w protokole postępowania;

4) sposób oraz formę udostępniania zainteresowanym protokołu postępowania wraz z załącznikami.

§ 2.[Sposób dokumentowania czynności i zdarzeń związanych z danym zamówieniem publicznym lub umową ramową] 1. Zamawiający dokumentuje czynności i zdarzenia związane z danym zamówieniem publicznym lub umową ramową w uporządkowany sposób, umożliwiający odtworzenie chronologicznego przebiegu wszystkich etapów danego postępowania oraz istotnych czynności poprzedzających jego wszczęcie, a także czynności związanych z zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego lub umowy ramowej.

2. Zamawiający zapewnia przechowywanie dokumentacji postępowania, w tym protokołu postępowania i załączników do protokołu postępowania, tak aby przez cały okres jej przechowywania miał on bieżący dostęp do kompletnej dokumentacji, w celu umożliwienia jej niezwłocznego udostępnienia oraz odtworzenia, w sposób niebudzący wątpliwości, chronologicznego ciągu czynności i zdarzeń związanych z danym postępowaniem, w tym istotnych czynności poprzedzających jego wszczęcie, a także czynności związanych z zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego lub umowy ramowej.

§ 3.[Treść protokołu postępowania] Protokół postępowania w zależności od zastosowanego trybu postępowania lub procedury, wartości, rodzaju lub przedmiotu zamówienia zawiera oprócz informacji, o których mowa w art. 72 ust. 1 i art. 73 ust. 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej „ustawą”, dodatkowe informacje dotyczące:

1) środków mających na celu zapobieżenie zakłóceniu uczciwej konkurencji w przypadku, o którym mowa w art. 85 ust. 1 ustawy;

2) ogłoszeń informacyjnych o planowanych zamówieniach klasycznych, zamówieniach sektorowych lub zamówieniach w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa;

3) ogłoszeń o zamówieniu, ogłoszeń o zmianie ogłoszenia, ogłoszeń o zamiarze zawarcia umowy, ogłoszeń o udzieleniu zamówienia lub ogłoszeń o wyniku postępowania;

4) dokumentów zamówienia;

5) osób wykonujących czynności związane z przeprowadzeniem postępowania lub osób mogących wpłynąć na wynik postępowania, w tym osób wykonujących czynności związane z przygotowaniem postępowania;

6) osób udzielających zamówienia;

7) podjętych środkach zaradczych w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 2 i 3 ustawy;

8) zastosowania procedury, o której mowa w art. 139 ust. 1 ustawy;

9) sposobu i terminu składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo wniosków o dopuszczenie do udziału w dynamicznym systemie zakupów;

10) otwarcia ofert;

11) zestawienia ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo wniosków o dopuszczenie do udziału w dynamicznym systemie zakupów;

12) oceny spełniania kryteriów selekcji;

13) ograniczenia liczby wykonawców zaproszonych do negocjacji;

14) negocjacji lub dialogu;

15) zatwierdzenia prac komisji przetargowej / osób wykonujących czynności związane z przeprowadzeniem postępowania;

16) zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty albo unieważnienia postępowania;

17) środków ochrony prawnej;

18) czynności nowych lub czynności powtórzonych w postępowaniu oraz ich zatwierdzenia;

19) udzielenia zamówienia;

20) załączników do protokołu postępowania;

21) uwag do protokołu postępowania;

22) osoby sporządzającej i podpisującej protokół postępowania;

23) kierownika zamawiającego zatwierdzającego protokół postępowania albo pracownika zamawiającego upoważnionego przez kierownika zamawiającego do zatwierdzenia protokołu postępowania.

§ 4.[Wzór protokołu postępowania] Wzór protokołu postępowania:

1) o udzielenie zamówienia lub zawarcie umowy ramowej w trybie:

a) przetargu nieograniczonego stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia,

b) przetargu ograniczonego stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia,

c) negocjacji z ogłoszeniem albo sektorowych negocjacji z ogłoszeniem stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia,

d) dialogu konkurencyjnego stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia,

e) partnerstwa innowacyjnego stanowi załącznik nr 5 do rozporządzenia,

f) negocjacji bez ogłoszenia stanowi załącznik nr 6 do rozporządzenia,

g) zamówienia z wolnej ręki stanowi załącznik nr 7 do rozporządzenia,

h) podstawowym stanowi załącznik nr 8 do rozporządzenia;

2) w celu ustanowienia dynamicznego sytemu zakupów oraz postępowania o udzielenie zamówienia objętego dynamicznym systemem zakupów stanowi załącznik nr 9 do rozporządzenia.

§ 5.[Udostępnianie protokołu postępowania lub załączników do protokołu postępowania] 1. Protokół postępowania lub załączniki do protokołu postępowania udostępnia się w oryginale lub kopii.

2. Udostępnianie protokołu postępowania lub załączników do protokołu postępowania następuje przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

3. Jeżeli udostępnienie protokołu postępowania lub załączników do protokołu postępowania albo ich części przy użyciu środków komunikacji elektronicznej byłoby utrudnione lub niemożliwe:

1) z przyczyn o charakterze technicznym,

2) z przyczyn wynikających z przepisów odrębnych,

3) w przypadku odstąpienia od wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej z powodu zaistnienia jednej z sytuacji określonej w art. 65 ust. 1 ustawy,

4) w przypadku zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa

– zamawiający niezwłocznie informuje o tym wnioskodawcę, wskazując, że udostępnienie, zgodnie z wyborem zamawiającego, może nastąpić przez wgląd w miejscu wyznaczonym przez zamawiającego, przesłanie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2020 r. poz. 1041 i 2320) lub za pośrednictwem posłańca.

4. Zamawiający udostępnia wnioskodawcy protokół postępowania niezwłocznie.

§ 6.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2021 r.²⁾