§ 1.[Zakres przedmiotowy] Rozporządzenie określa sposób i tryb prowadzenia oraz udostępniania uczestnikom postępowania oraz służbie nadzoru Ministra Sprawiedliwości akt, o których mowa w art. 491²⁴ ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe, zwanej dalej „ustawą”.

§ 2.[Założenie akt do zgłoszeń wierzytelności] 1. Do każdego postępowania upadłościowego prowadzonego na podstawie części trzeciej tytułu V ustawy syndyk zakłada odrębne akta sprawy najpóźniej w dniu otrzymania postanowienia o ogłoszeniu upadłości, do których dołącza wszelkie pisma dotyczące tej sprawy.

2. Akta do zgłoszeń wierzytelności zakłada się najpóźniej w dniu otrzymania pierwszego zgłoszenia wierzytelności.

§ 3.[Akta sprawy] 1. Akta sprawy umieszcza się w oddzielnej okładce oznaczonej sygnaturą sprawy o ogłoszenie upadłości.

2. Do akt sprawy załącza się w szczególności: oryginały pism lub dokumentów otrzymanych przez syndyka, odpisy pism wysłanych przez syndyka z potwierdzeniem ich odbioru przez adresata oraz dokumenty wytworzone przez syndyka w toku postępowania.

3. Koperty, w których nadesłano pisma, dołącza się do akt sprawy tylko wówczas, gdy data stempla pocztowego stanowi podstawę ustalenia terminu, z którego upływem wiążą się określone skutki procesowe.

4. Akta spraw prowadzonych w postaci papierowej łączy się w sposób zapewniający trwałość, kompletność i integralność, a karty w nich umieszczone i ponumerowane – według kolejności wpływu lub wysłania pism.

5. O zmianie numeracji kart należy uczynić wzmiankę, z podaniem przyczyny zmiany. Wzmiankę zamieszcza się na karcie, której numerację zmieniono, a gdy zmiana dotyczy numeracji kilku kolejnych kart – na pierwszej z nich.

6. Akta, których zawartość nie przekracza 200 kart, stanowią jeden tom. Na ostatniej stronie poświadcza się liczbę kart zawartych w tomie.

7. W przypadku przekroczenia liczby 200 kart zakłada się kolejny tom akt, zachowując ciągłość numeracji kart. Na okładkach oznacza się cyfrą rzymską kolejne numery poszczególnych tomów.

8. Po zakończeniu postępowania, na wewnętrznej stronie tytułowej okładki akt wpisuje się liczbę kart zawartych w aktach, oddzielnie dla: akt głównych, akt do zgłoszeń wierzytelności i akt zastępczych.

§ 4.[Złożenie pisma do rąk syndyka] W przypadku złożenia pisma do rąk syndyka lub osoby przez niego upoważnionej na piśmie umieszcza się adnotację o dacie złożenia.

§ 5.[Akta do zgłoszeń wierzytelności] 1. Akta do zgłoszeń wierzytelności umieszcza się w skoroszytach, teczkach lub w oddzielnej okładce przeznaczonej dla dokumentacji dotyczącej jednego zgłoszenia wierzytelności. W zakresie nieuregulowanym do akt do zgłoszeń wierzytelności stosuje się przepisy o aktach sprawy.

2. Akta do zgłoszeń wierzytelności rozpoczynają się od spisu zgłoszeń wierzytelności, w którym odnotowuje się: liczbę porządkową, datę wpływu i określenie wierzyciela, datę wydania zarządzenia wzywającego do uzupełnienia braków, datę wydania i doręczenia zarządzenia o zwrocie zgłoszenia, datę wpływu skargi na zarządzenie o zwrocie zgłoszenia, datę przekazania skargi sędziemu-komisarzowi lub sądowi upadłościowemu, datę złożenia do sądu projektu planu spłaty wierzycieli oraz uwagi.

3. Zgłoszenia wierzytelności są wpinane kolejno do skoroszytów lub układane w teczkach oznaczonych sygnaturą akt, kolejnym rzymskim numerem skoroszytu lub teczki, symbolem „Zw” oraz liczbą zgłoszeń. Numer kolejnego zgłoszenia odnotowuje się w prawym górnym rogu jego pierwszej strony.

4. Pisma dotyczące zgłoszenia wierzytelności dołącza się do akt do zgłoszeń wierzytelności za zgłoszeniem, którego dotyczą, w kolejności wpływu.

5. Kopertę, w której nadesłano zgłoszenie wierzytelności, załącza się do akt do zgłoszeń wierzytelności.

§ 6.[Nierozpoznane dodatkowe zgłoszenia wierzytelności] Pozostawione bez rozpoznania dodatkowe zgłoszenia wierzytelności, o których mowa w art. 491¹⁴ ust. 6 ustawy, syndyk załącza do akt do zgłoszeń wierzytelności.

§ 7.[Pisma uzupełniające, zmieniające, cofające zgłoszenie] Pisma uzupełniające, zmieniające, cofające zgłoszenie już odnotowane oraz stanowiące wykonanie wezwania syndyka, o którym mowa w art. 243 ust. 2 ustawy, odnotowuje się w spisie wierzytelności w rubryce „uwagi”, z podaniem daty wpływu oraz oznaczeniem numeru zgłoszenia wierzytelności i liczby rzymskiej skoroszytu lub teczki, w których znajduje się zgłoszenie, którego dotyczy pismo.

§ 8.[Skarga na zwrot zgłoszenia wierzytelności] 1. Zgłoszenie wierzytelności, co do którego wpłynęła skarga na zwrot zgłoszenia wierzytelności lub wezwano do złożenia dokumentów w trybie przepisu art. 243 ust. 2 ustawy, umieszcza się w odrębnej okładce z oznaczeniem „AP”, sygnaturą akt, symbolem „Zw” i numerem zgłoszenia wierzytelności.

2. W aktach, o których mowa w ust. 1, gromadzi się całość dokumentacji postępowania dotyczącego tego zgłoszenia wierzytelności, w kolejności wpływu dokumentów.

§ 9.[Udostępnianie akt] 1. Akta sprawy udostępnia się w biurze syndyka służbie nadzoru Ministra Sprawiedliwości oraz uczestnikom postępowania, po ustaleniu tożsamości osoby, której akta mają być udostępnione.

2. Odpisy akt powinny być odręcznie podpisane przez syndyka albo osobę przez niego upoważnioną i zawierać: adnotację „odpis”, datę sporządzenia odpisu, numer licencji syndyka oraz czytelne imię i nazwisko osoby podpisującej odpis.

3. Syndyk prowadzi wykaz udostępnień akt, w którym umieszcza imię i nazwisko lub nazwę osoby, której udostępniono akta, oraz datę udostępnienia.

4. Przeglądanie akt do zgłoszeń wierzytelności odbywa się pod kontrolą syndyka lub osoby przez niego upoważnionej, chyba że przeglądanie akt następuje w ramach czynności nadzorczych, wykonywanych przez służbę nadzoru Ministra Sprawiedliwości.

§ 10.[Przechowywanie akt] 1. Akta sprawy syndyk przechowuje w pomieszczeniu biurowym, do którego dostęp ma wyłącznie syndyk oraz osoby przez niego upoważnione. O miejscu przechowywania akt syndyk informuje sąd prowadzący postępowanie.

2. Syndyk udostępnia akta, w tym akta do zgłoszeń wierzytelności, poza biuro syndyka wyłącznie na wezwanie sądu, w wykonaniu obowiązku wynikającego z ustawy lub na wezwanie służby nadzoru Ministra Sprawiedliwości.

3. W przypadku udostępnienia, o którym mowa w ust. 2, syndyk zakłada akta zastępcze. Akta zastępcze zawierają pismo wzywające do przedstawienia akt, odpis pisma, przy którym przesłano akta, oraz dalszą korespondencję w sprawie. Akta zastępcze prowadzi się aż do zwrotu akt sprawy.

4. Do akt zastępczych stosuje się przepisy o aktach sprawy.

5. Akta zastępcze dołącza się w całości do akt.

§ 11.[Akta do zgłoszenia wierzytelności] W przypadku wydania postanowienia, o którym mowa w art. 491⁵ ust. 2 ustawy, syndyk prowadzi dalej akta postępowania wyłącznie w zakresie akt do zgłoszeń wierzytelności, zgodnie z rozporządzeniem wydanym na podstawie art. 228a ust. 6 ustawy.

§ 12.[Akta sprawy w postaci elektronicznej] 1. Do dnia utworzenia Rejestru, o którym mowa w ustawie z dnia 6 grudnia 2018 r. o Krajowym Rejestrze Zadłużonych (Dz. U. z 2019 r. poz. 55, 912, 1214 i 1802), syndyk może prowadzić akta sprawy, w tym akta do zgłoszeń wierzytelności, w postaci elektronicznej, zawierające odwzorowanie cyfrowe wszystkich dokumentów papierowych stanowiących akta.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, syndyk przechowuje odwzorowane cyfrowo dokumenty także w formie papierowej, w sposób określony przepisami niniejszego rozporządzenia.

3. W przypadku prowadzenia akt sprawy w postaci elektronicznej akta udostępnia się w biurze syndyka na urządzeniach należących do syndyka.

§ 13.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 24 marca 2020 r.