Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1.[Zakres przedmiotowy] Rozporządzenie określa:

1) wzór dowodu osobistego;

2) sposób i tryb składania wniosku o wydanie dowodu osobistego, zwanego dalej „wnioskiem”;

3) wzór wniosku o wydanie dowodu osobistego w zależności od formy jego złożenia;

4) szczegółowe wymogi dotyczące formatu oraz rozmiaru załączników dołączanych do wniosku składanego drogą elektroniczną;

5) szczegółowe wymogi techniczne dotyczące fotografii załączanej do wniosku;

6) sposób i tryb postępowania w sprawach utraty, uszkodzenia, zgłoszenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych, o którym mowa w art. 48a ust. 1 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, zwanej dalej „ustawą”, unieważnienia i zwrotu dowodu osobistego;

7) sposób przekazywania spersonalizowanych dokumentów do organów wydających dowód osobisty;

8) sposób i tryb odbioru dowodu osobistego przez wnioskodawcę;

9) wzór formularza odbioru dowodu osobistego;

10) wzór zaświadczenia o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego;

11) wzór formularza zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego w zależności od formy jego złożenia;

12) wzór formularza zgłoszenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych;

13) sposób i tryb unieważniania dowodów osobistych;

14) tryb przekazywania przez konsula Rzeczypospolitej Polskiej, zwanego dalej „konsulem”, do organu gminy, który wydał dowód osobisty, zawiadomienia o konieczności unieważnienia dowodu osobistego z powodu jego utraty lub uszkodzenia lub przekazania przez osobę trzecią znalezionego cudzego dowodu osobistego;

15) zakres danych zawartych w zawiadomieniu o konieczności unieważnienia dowodu osobistego;

16) wzór zawiadomienia o konieczności unieważnienia dowodu osobistego.

§ 2.[Definicje] Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1) odwzorowaniu cyfrowym – rozumie się przez to przekształcenie dokumentu nieelektronicznego w dokument elektroniczny dokonywane w szczególności przez jego zeskanowanie;

2) wystawcy dowodu osobistego – rozumie się przez to organ gminy, który wydał dowód osobisty.

§ 3.[Wzór dowodu osobistego] Wzór dowodu osobistego jest określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia.

Rozdział 2

Sposób i tryb składania wniosku o wydanie dowodu osobistego

§ 4.[Złożenie wniosku w postaci papierowej] 1. Złożenie wniosku w postaci papierowej odbywa się przez złożenie w siedzibie organu dowolnej gminy wypełnionego i podpisanego własnoręcznie przez wnioskodawcę wniosku albo przez podpisanie przez wnioskodawcę w siedzibie organu gminy wniosku, który został wypełniony przez pracownika tego organu na podstawie podanych przez wnioskodawcę danych oraz danych zawartych w rejestrze PESEL.

2. W przypadku, o którym mowa w art. 26 ust. 1 ustawy, jest dopuszczalne złożenie wniosku w postaci papierowej poza siedzibą organu gminy.

3. W przypadku braku możliwości złożenia przez wnioskodawcę własnoręcznego podpisu na wniosku składanym w postaci papierowej adnotację o przyczynie braku podpisu zamieszcza się na wniosku.

4. Wzór wniosku w postaci papierowej jest określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia.

§ 5.[Wzór wniosku w postaci elektronicznej] Wzór wniosku w postaci elektronicznej jest określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia.

§ 6.[Fotografia] 1. Do wniosku załącza się kolorową fotografię osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego, o wymiarach 35 × 45 mm, wykonaną na jednolitym jasnym tle, z równomiernym oświetleniem, mającą dobrą ostrość oraz odwzorowującą naturalny kolor skóry, oraz obejmującą wizerunek od wierzchołka głowy do górnej części barków, tak aby twarz zajmowała 70–80% fotografii, która:

1) pokazuje wyraźnie oczy, zwłaszcza źrenice, z widocznymi brwiami,

2) przedstawia osobę w pozycji frontalnej, z zachowaniem symetrii w pionie, bez nakrycia głowy i okularów z ciemnymi szkłami, patrzącą na wprost z otwartymi oczami nieprzesłoniętymi włosami, z naturalnym wyrazem twarzy i zamkniętymi ustami

– o ile nie występują przesłanki, o których mowa w art. 29 ust. 2–4 ustawy.

2. Fotografia osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego, której stan zdrowia nie pozwala na spełnienie wymogów, o których mowa w ust. 1, w zakresie wizerunku, oraz fotografia dziecka do 5. roku życia może przedstawiać osobę z zamkniętymi oczami, innym niż naturalny wyrazem twarzy lub z otwartymi ustami.

3. Fotografię wykonuje się nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem złożenia wniosku.

4. Fotografię załączaną do wniosku składanego w postaci papierowej wykonuje się na papierze fotograficznym lub papierze fotograficznym przeznaczonym do drukarek.

5. Do wniosku składanego w postaci elektronicznej załącza się plik zawierający fotografię o rozdzielczości co najmniej 492 × 633 piksele i wielkości nieprzekraczającej 2,5 MB, tak aby fotografia zachowywała proporcje odpowiadające fotografii o wymiarach 35 × 45 mm i spełniała wymogi, o których mowa w ust. 1–3.

§ 7.[Odwzorowanie cyfrowe] 1. W przypadku, o którym mowa w art. 29 ust. 2 i 3 ustawy, do wniosku składanego w postaci elektronicznej załącza się odwzorowanie cyfrowe orzeczenia lub zaświadczenia albo orzeczenie lub zaświadczenie w formie dokumentu elektronicznego, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym, zawierającym orzeczenie lub zaświadczenie.

2. Jeżeli do wniosku składanego w postaci elektronicznej załączono odwzorowanie cyfrowe orzeczenia lub zaświadczenia, jego oryginał składa się przy odbiorze dowodu osobistego.

§ 8.[Ustalanie tożsamości osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego] 1. Tożsamość osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego ustala się na podstawie przedłożonego przez wnioskodawcę dotychczasowego dowodu osobistego lub ważnego dokumentu paszportowego tej osoby, a w przypadku osób, które nabyły obywatelstwo polskie, na podstawie posiadanego dokumentu podróży lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość.

2. Jeżeli osoba ubiegająca się o wydanie dowodu osobistego nie posiada dokumentu, o którym mowa w ust. 1, organ gminy ustala jej tożsamość na podstawie danych zawartych w dostępnych rejestrach publicznych. Tożsamość osoby organ gminy może potwierdzić na podstawie innych dokumentów zawierających fotografię, przedłożonych przez osobę, która ubiega się o wydanie dowodu osobistego.

3. W przypadku gdy wniosek jest składany w postaci elektronicznej, tożsamość osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego potwierdza się przy odbiorze dowodu osobistego. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.

4. Organ gminy na wniosku odnotowuje w formie adnotacji sposób ustalenia tożsamości osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego, a w przypadku, o którym mowa w ust. 3, na formularzu odbioru dowodu osobistego.

§ 9.[Przyjęcie wniosku i sprawdzenie danych] 1. Organ gminy przyjmuje wniosek i sprawdza zgodność danych zawartych we wniosku z danymi zgromadzonymi w Rejestrze Dowodów Osobistych oraz rejestrze PESEL.

2. W przypadku gdy dane zawarte we wniosku nie są zgodne z danymi zawartymi w Rejestrze Dowodów Osobistych lub rejestrze PESEL, organ gminy może, w celu wyjaśnienia niezgodności, żądać od wnioskodawcy skróconego odpisu polskiego aktu urodzenia albo skróconego odpisu polskiego aktu małżeństwa lub orzeczenia sądu w przypadku niezgodności danych osobowych, oraz decyzji w sprawie potwierdzenia posiadania obywatelstwa polskiego w przypadku niezgodności dotyczącej obywatelstwa lub w przypadku uzasadnionych wątpliwości co do obywatelstwa wnioskodawcy.

3. Do czasu wyjaśnienia niezgodności, o których mowa w ust. 2, danych zawartych we wniosku nie przekazuje się ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych w celu spersonalizowania dowodu osobistego.

4. Wnioskodawca otrzymuje potwierdzenie złożenia wniosku zawierające przewidywaną datę odbioru dowodu osobistego, odpowiednio, w postaci papierowej albo elektronicznej.

§ 10.[Przekazanie dowodu osobistego do wystawcy] 1. Spersonalizowany dowód osobisty jest przekazywany do wystawcy dowodu osobistego pocztą specjalną, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 742), za pośrednictwem komendy powiatowej (miejskiej) Policji właściwej terytorialnie dla wystawcy dowodu osobistego.

2. Kod umożliwiający odblokowanie certyfikatu identyfikacji i uwierzytelnienia lub certyfikatu podpisu osobistego, ustalony dla spersonalizowanego dowodu osobistego, minister właściwy do spraw wewnętrznych przekazuje pocztą specjalną do wystawcy dowodu osobistego w zabezpieczonym dokumencie, osobną przesyłką.

Rozdział 3

Sposób i tryb odbioru dowodu osobistego

§ 11.[Potwierdzenie odbioru dowodu osobistego] 1. Odbiór dowodu osobistego potwierdza się przez wpisanie daty oraz złożenie czytelnego podpisu na formularzu odbioru dowodu osobistego.

2. W przypadku osoby nieposiadającej zdolności do czynności prawnych odbiór dowodu osobistego potwierdza rodzic albo opiekun prawny, a w przypadku osoby posiadającej ograniczoną zdolność do czynności prawnych odbiór dowodu osobistego potwierdza osoba ubiegająca się o wydanie dowodu osobistego, rodzic albo kurator.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, odbiór dowodu osobistego może potwierdzić rodzic niebędący wnioskodawcą.

4. Jeżeli złożenie podpisu przez osobę odbierającą dowód osobisty nie jest możliwe, pracownik organu gminy zamieszcza adnotację o przyczynie braku podpisu na formularzu odbioru dowodu osobistego.

§ 12.[Potwierdzenie odbioru zabezpieczonego dokumentu] 1. Odbiór zabezpieczonego dokumentu z kodem umożliwiającym odblokowanie certyfikatu identyfikacji i uwierzytelnienia oraz certyfikatu podpisu osobistego potwierdza się w sposób, o którym mowa w § 11 ust. 1.

2. Wzór formularza odbioru dowodu osobistego jest określony w załączniku nr 4 do rozporządzenia.

§ 13.[Obowiązek przedłożenia dotychczasowego dowodu osobistego] Osoba odbierająca nowy dowód osobisty przedkłada dotychczasowy dowód osobisty, o ile nie została zgłoszona jego utrata.

§ 14.[Zwrot dokumentu potwierdzającego legalność pobytu cudzoziemca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej] 1. Przy odbiorze dowodu osobistego cudzoziemiec, który nabył obywatelstwo polskie, zwraca dokument potwierdzający legalność jego pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wydany przez właściwy organ na podstawie przepisów ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (Dz. U. z 2018 r. poz. 2094 i 2399 oraz z 2019 r. poz. 577 i 622), ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1666 i 2020) oraz ustawy z dnia 14 lipca 2006 r. o wjeździe na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej i członków ich rodzin (Dz. U. z 2019 r. poz. 293), jeśli taki dokument był cudzoziemcowi wydany i nie został zwrócony po doręczeniu dokumentu potwierdzającego nabycie obywatelstwa polskiego.

2. Dokument potwierdzający legalność pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wystawca dowodu osobistego przekazuje niezwłocznie organowi, który wydał ten dokument.

Rozdział 4

Sposób i tryb postępowania w sprawach utraty, uszkodzenia, zgłoszenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych oraz zwrotu dowodu osobistego

§ 15.[Zgłoszenie utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego] 1. Utratę lub uszkodzenie dowodu osobistego zgłasza się organowi gminy lub konsulowi osobiście lub przez pełnomocnika na formularzu zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego, którego wzór jest określony w załączniku nr 5 do rozporządzenia.

2. Utratę lub uszkodzenie dowodu osobistego w formie dokumentu elektronicznego zgłasza się na formularzu zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego, którego wzór jest określony w załączniku nr 6 do rozporządzenia.

3. Do zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego dokonanego w formie dokumentu elektronicznego przez pełnomocnika załącza się dokument elektroniczny zawierający pełnomocnictwo szczególne do dokonania zgłoszenia, a w razie niemożności jego uzyskania – odwzorowanie cyfrowe pełnomocnictwa.

4. Do zgłoszenia uszkodzenia dowodu osobistego załącza się uszkodzony dowód osobisty, a jeżeli zgłoszenie nastąpiło w formie dokumentu elektronicznego, konsulowi lub za pomocą usługi elektronicznej udostępnionej przez ministra właściwego do spraw informatyzacji, dokument ten przekazuje się pocztą lub osobiście.

§ 16.[Zgłoszenie nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych] 1. Zgłoszenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych dokonuje się na formularzu zgłoszenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych i okazuje się dokument, o którym mowa w art. 48a ust. 5 ustawy.

2. W przypadku zgłoszenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych dokonanego w formie dokumentu elektronicznego, do zgłoszenia załącza się dokument elektroniczny, o którym mowa w art. 48a ust. 5 ustawy, a w razie niemożności jego uzyskania – odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu.

3. W przypadku zgłoszenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych dokonanego przez pełnomocnika w formie dokumentu elektronicznego, do zgłoszenia załącza się dokument elektroniczny, o którym mowa w art. 48a ust. 5 ustawy, a w razie niemożności jego uzyskania – odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu oraz dokument elektroniczny zawierający pełnomocnictwo szczególne do dokonania zgłoszenia, a w razie niemożności jego uzyskania – odwzorowanie cyfrowe pełnomocnictwa.

4. Wzór formularza zgłoszenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych jest określony w załączniku nr 7 do rozporządzenia.

§ 17.[Postępowanie w razie powiadomienia o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego] 1. Organ gminy lub konsul powiadomiony o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego ustala zgodność danych posiadacza utraconego lub uszkodzonego dowodu osobistego z danymi zawartymi w dostępnych rejestrach publicznych oraz na podstawie innych dokumentów tożsamości, jeśli są dostępne.

2. W przypadku zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego za pomocą usługi elektronicznej udostępnionej przez ministra właściwego do spraw informatyzacji ustalenie zgodności danych, o którym mowa w ust. 1, następuje automatycznie przez porównanie danych przez usługę elektroniczną, za pomocą której zgłoszono utratę lub uszkodzenie dowodu osobistego, z danymi zawartymi w Rejestrze Dowodów Osobistych.

§ 18.[Zaświadczenie o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego] 1. Organ gminy lub konsul wydaje osobie, która zgłasza utratę lub uszkodzenie dowodu osobistego, zaświadczenie o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego, sporządzone na podstawie danych zweryfikowanych zgodnie z § 17.

2. W przypadku zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego za pomocą usługi elektronicznej udostępnionej przez ministra właściwego do spraw informatyzacji zaświadczenie o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego jest generowane automatycznie przez usługę elektroniczną, za pomocą której zgłoszono utratę lub uszkodzenie dowodu osobistego.

3. Wzór zaświadczenia o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego jest określony w załączniku nr 8 do rozporządzenia.

§ 19.[Zawiadomienie o konieczności unieważnienia dowodu osobistego] 1. Konsul, najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu przyjęcia zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego lub następnego dnia roboczego po dniu przekazania przez osobę trzecią znalezionego cudzego dowodu osobistego, przesyła wystawcy dowodu osobistego zawiadomienie o konieczności unieważnienia dowodu osobistego. Uszkodzony lub odnaleziony dowód osobisty konsul przesyła wystawcy dowodu osobistego w najbliższym możliwym terminie.

2. Zawiadomienie o konieczności unieważnienia dowodu osobistego zawiera:

1) datę zgłoszenia utraty lub uszkodzenia lub datę przekazania przez osobę trzecią znalezionego cudzego dowodu osobistego;

2) serię i numer dowodu osobistego, o ile są znane;

3) nazwisko i imię osoby zgłaszającej lub przekazującej znaleziony dowód osobisty wraz z adnotacją o podstawie ustalenia jej tożsamości;

4) dane osobowe posiadacza dowodu osobistego:

a) numer PESEL,

b) nazwisko i imię (imiona),

c) imiona rodziców,

d) nazwisko rodowe matki,

e) datę i miejsce urodzenia.

3. Zawiadomienie wystawca dowodu osobistego przechowuje w dokumentacji związanej z dowodami osobistymi.

4. Wzór zawiadomienia o konieczności unieważnienia dowodu osobistego jest określony w załączniku nr 9 do rozporządzenia.

§ 20.[Informacja o dacie zwrotu dowodu osobistego przez osobę, która utraciła obywatelstwo polskie] Organ gminy lub konsul niezwłocznie przekazuje wystawcy dowodu osobistego informację o dacie zwrotu dowodu osobistego przez osobę, która utraciła obywatelstwo polskie, i w najbliższym możliwym terminie przesyła ten dokument wystawcy dowodu osobistego.

§ 21.[Unieważnienie dowodu osobistego przez wystawcę] Wystawca dowodu osobistego, któremu przekazano zawiadomienie w trybie określonym w § 19, niezwłocznie dokonuje unieważnienia dowodu osobistego, o ile dowód osobisty nie został unieważniony w Rejestrze Dowodów Osobistych przed otrzymaniem tego zawiadomienia.

Rozdział 5

Sposób i tryb unieważniania dowodu osobistego

§ 22.[Unieważnienie dowodu osobistego przez organ gminy] Organ gminy unieważnia dowód osobisty w Rejestrze Dowodów Osobistych przez wprowadzenie daty i informacji o przyczynie unieważnienia dowodu osobistego.

§ 23.[Fizyczne uszkodzenie dowodu osobistego dokonywane przez pracownika organu gminy] 1. Unieważniony dowód osobisty, który został przedłożony w organie gminy, jest uszkadzany fizycznie przez pracownika organu gminy przez jego przecięcie lub przedziurkowanie w taki sposób, aby uszkodzeniu uległa fotografia wraz ze znakiem holograficznym.

2. Po dokonaniu czynności, o której mowa w ust. 1, unieważniony dowód osobisty zwracany jest jego posiadaczowi lub członkowi najbliższej rodziny zgłaszającemu zgon posiadacza dowodu osobistego, jeśli osoba ta wyraża wolę zachowania unieważnionego dowodu osobistego.

3. Kierownik urzędu stanu cywilnego, któremu osoba zgłaszająca zgon przedłożyła dowód osobisty osoby zmarłej, dokonuje czynności, o których mowa w ust. 1 i 2, a dowód osobisty osoby zmarłej, nieprzekazany osobie zgłaszającej zgon, zwraca wystawcy dowodu osobistego.

Rozdział 6

Przepis końcowy

§ 24.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 12 stycznia 2020 r.²⁾