§ 1.[Zakres regulacji] Rozporządzenie określa:

1) sposób obliczania poniesionych przez pracodawcę kosztów z tytułu:

a) zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony nowego pracownika w celu zastępstwa żołnierza rezerwy posiadającego nadany przydział kryzysowy w okresie odbywania przez tego żołnierza ćwiczeń wojskowych lub pełnienia okresowej służby wojskowej oraz żołnierza OT w okresie pełnienia przez tego żołnierza terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie,

b) powierzenia zastępstwa żołnierza rezerwy posiadającego nadany przydział kryzysowy w okresie odbywania przez tego żołnierza ćwiczeń wojskowych lub pełnienia okresowej służby wojskowej oraz żołnierza OT w okresie pełnienia przez tego żołnierza terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, innemu pracownikowi zatrudnionemu dotychczas u tego pracodawcy,

c) wypłaty odprawy pracownikowi będącemu żołnierzem rezerwy posiadającym nadany przydział kryzysowy, powołanemu po raz pierwszy do pełnienia okresowej służby wojskowej lub pracownikowi będącemu żołnierzem rezerwy powołanemu po raz pierwszy do pełnienia terytorialnej służby wojskowej

– zwanych dalej „kosztami”;

2) wzór wniosku w sprawie wypłaty świadczenia;

3) sposób dokumentowania przez pracodawcę poniesionych kosztów;

4) tryb wypłacania świadczenia.

§ 2.[Definicje] Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają:

1) ustawa – ustawę z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej;

2) żołnierz rezerwy – żołnierza rezerwy z zasobów osobowych Narodowych Sił Rezerwowych posiadającego nadany przydział kryzysowy i będącego pracownikiem nieświadczącym pracy w okresie odbywania przez niego ćwiczeń wojskowych lub pełnienia okresowej służby wojskowej;

3) żołnierz OT – żołnierza będącego pracownikiem nieświadczącym pracy w okresie pełnienia przez niego terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie;

4) świadczenie – świadczenie, o którym mowa w art. 134a ust. 1 ustawy;

5) pracodawca – pracodawcę zatrudniającego żołnierza rezerwy w dniu jego powołania do czynnej służby wojskowej lub żołnierza OT w dniu jego powołania do terytorialnej służby wojskowej, który ubiega się o wypłatę świadczenia, oraz pracodawcę zatrudniającego żołnierza rezerwy pełniącego okresową służbę wojskową lub żołnierza OT pełniącego terytorialną służbę wojskową rotacyjnie, który ubiega się o wypłatę świadczenia;

6) wniosek – wniosek pracodawcy w sprawie wypłaty świadczenia.

§ 3.[Czynności przewidziane dla dowódcy jednostki wojskowej] Czynności przewidziane dla dowódcy jednostki wojskowej wykonuje dowódca jednostki wojskowej, w której żołnierz rezerwy odbywa ćwiczenia wojskowe lub pełni okresową służbę wojskową albo w której żołnierz OT pełni terytorialną służbę wojskową rotacyjnie.

§ 4.[Okresy, za które wypłaca się świadczenia] 1. Świadczenie wypłaca się pracodawcy za okres:

1) odbywania przez żołnierza rezerwy ćwiczeń wojskowych lub pełnienia okresowej służby wojskowej, liczony od dnia stawienia się tego żołnierza do odbycia tych ćwiczeń lub pełnienia tej służby do dnia jego zwolnienia z nich, z uwzględnieniem możliwości podziału tego okresu w przypadku okresowej służby wojskowej na poszczególne miesiące jej pełnienia;

2) pełnienia przez żołnierza OT terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, liczony od dnia stawienia się tego żołnierza do pełnienia tej służby do dnia zwolnienia z niej.

2. Do uznania faktu:

1) odbywania przez żołnierza rezerwy ćwiczeń wojskowych lub pełnienia okresowej służby wojskowej jest niezbędne stawienie się tego żołnierza do odbycia tych ćwiczeń lub pełnienia tej służby, ogłoszenie tego faktu w rozkazie dziennym dowódcy jednostki wojskowej oraz przyjęcie tego żołnierza do stanu ewidencyjnego jednostki wojskowej;

2) pełnienia przez żołnierza OT terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie jest niezbędne stawienie się tego żołnierza do pełnienia tej służby oraz ogłoszenie tego faktu w rozkazie dziennym dowódcy jednostki wojskowej.

3. Okres, o którym mowa w ust. 1, stanowi suma dni odbytych ćwiczeń wojskowych lub dni pełnienia okresowej służby wojskowej lub terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie w miesiącu odbywania tych ćwiczeń lub pełnienia tej służby.

4. W przypadku ćwiczeń wojskowych rotacyjnych okres, o którym mowa w ust. 1, oblicza się łącznie za cały czas trwania tych ćwiczeń w danym roku kalendarzowym.

5. Okres, o którym mowa w ust. 1, ustala dowódca jednostki wojskowej i stwierdza to w rozkazie dziennym oraz wydaje zaświadczenie w tej sprawie.

6. Zaświadczenie, o którym mowa w ust. 5, dowódca jednostki wojskowej wydaje nie później niż w terminie 7 dni od dnia zwolnienia żołnierza rezerwy z ćwiczeń wojskowych lub do siódmego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym była pełniona okresowa służba wojskowa lub terytorialna służba wojskowa rotacyjnie, a następnie niezwłocznie przekazuje je szefowi wojewódzkiego sztabu wojskowego. W zaświadczeniu podaje się:

1) stopień wojskowy, imię i nazwisko, imię ojca oraz numer PESEL żołnierza rezerwy lub żołnierza OT;

2) rodzaj czynnej służby wojskowej;

3) termin stawienia się do czynnej służby wojskowej oraz oznaczenie dokumentu powołania (karty powołania) lub termin rozpoczęcia pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie;

4) termin zwolnienia z ćwiczeń wojskowych, z okresowej służby wojskowej lub z terytorialnej służby wojskowej pełnionej rotacyjnie, jeżeli zwolnienie nastąpiło w miesiącu, za który jest ustalany dany okres;

5) liczbę dni uznanych za dni odbywania ćwiczeń wojskowych lub liczbę dni uznanych za dni pełnienia w danym miesiącu okresowej służby wojskowej lub terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie;

6) przynależność ewidencyjną do wojskowej komendy uzupełnień;

7) nazwę jednostki wojskowej oraz stopień wojskowy, imię i nazwisko jej dowódcy lub osoby przez niego upoważnionej;

8) podpis dowódcy lub osoby przez niego upoważnionej.

§ 5.[Obliczanie poniesionych przez pracodawcę kosztów] 1. Poniesione przez pracodawcę koszty, o których mowa w art. 134a ust. 2 ustawy, oblicza się przez zsumowanie w szczególności wydatków z tytułu:

1) przeszkolenia nowego pracownika lub pracownika, któremu powierzono zastępstwo na zajmowanym uprzednio przez żołnierza rezerwy lub żołnierza OT stanowisku pracy;

2) odbycia przez pracowników, o których mowa w pkt 1, szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy;

3) przydzielenia odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, jeżeli wynika to z przepisów prawa i warunków zatrudnienia;

4) opłat za przeprowadzenie badań lekarskich lub psychologicznych przed objęciem przydzielonego lub powierzonego stanowiska pracy, a jeżeli przewidują to przepisy – także po zwolnieniu z tego stanowiska pracy;

5) ubezpieczenia związanego ze specyfiką wykonywanego zawodu;

6) przedstawienia oferty zatrudnienia i przeprowadzenia postępowania kwalifikacyjnego, w tym także kosztów zleconej usługi pośrednictwa pracy w rozumieniu art. 18 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1482, 1622 i 1818).

2. Koszty wynikają z dokumentów źródłowych ujętych w ewidencji finansowo-księgowej prowadzonej przez pracodawcę.

3. Koszty, o których mowa w art. 134a ust. 2 ustawy, oblicza się za okres nieobecności w pracy żołnierza rezerwy lub żołnierza OT, liczone wyłącznie od dnia jego powołania do czynnej służby wojskowej do dnia zwolnienia z niej lub od dnia rozpoczęcia pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie do dnia zakończenia jej pełnienia, z tym że w przypadku:

1) ćwiczeń wojskowych rotacyjnych – okres ten stanowi suma poszczególnych dni tych ćwiczeń w danym roku kalendarzowym;

2) ćwiczeń wojskowych innych niż wymienione w pkt 1 – okres ten stanowi suma dni, w których nieprzerwanie trwało dane ćwiczenie wojskowe, niezależnie od jego rodzaju;

3) okresowej służby wojskowej – okres ten stanowi suma poszczególnych dni, w których w danym miesiącu nieprzerwanie trwała służba;

4) terytorialnej służby wojskowej rotacyjnej – okres ten stanowi suma poszczególnych dni, w których w danym miesiącu była pełniona służba.

4. Wysokość wypłaconej żołnierzowi rezerwy odprawy, o której mowa w art. 125 ustawy, uwzględnia się w kosztach liczonych za okres pierwszego miesiąca, w którym trwała okresowa służba wojskowa.

5. Wysokość wypłaconej żołnierzowi OT odprawy, o której mowa w art. 125 ustawy, uwzględnia się w kosztach liczonych za okres miesiąca, w którym żołnierz OT stawił się po raz pierwszy do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie.

§ 6.[Wypłacenie świadczenia w przypadku okresowej służby wojskowej trwającej niepełny miesiąc] Jeżeli czas trwania okresowej służby wojskowej obejmuje niepełny miesiąc, świadczenie to wypłaca się proporcjonalnie do liczby dni pełnienia tej służby w danym miesiącu.

§ 7.[Wniosek pracodawcy jako podstawa wypłaty świadczenia] 1. Podstawę wypłaty świadczenia stanowi wniosek pracodawcy o wypłatę świadczenia złożony do szefa wojewódzkiego sztabu wojskowego w terminie określonym w art. 134a ust. 5 ustawy.

2. Wniosek składa się w formie pisemnej opatrzony własnoręcznym i czytelnym podpisem z podaniem imienia i nazwiska pracodawcy, kierownika właściwej jednostki organizacyjnej pracodawcy lub innej osoby przez nich upoważnionej albo w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym.

3. Do wniosku przesłanego za pomocą środków komunikacji elektronicznej dołącza się elektroniczną kopię dokumentów, o których mowa w ust. 4.

4. W przypadku ćwiczeń wojskowych pracodawca sporządza jeden wniosek za dane ćwiczenie wojskowe, a w przypadku okresowej służby wojskowej lub terytorialnej służby wojskowej pełnionej rotacyjnie sporządza wniosek osobno za każdy miesiąc trwania tej służby. Do wniosku załącza się dokumenty potwierdzające poniesione koszty – mogą to być w szczególności uwiarygodnione kopie, wypisy lub wydruki z ksiąg rachunkowych.

5. Wzór wniosku jest określony w załączniku do rozporządzenia.

§ 8.[Ustalanie wysokości świadczenia] 1. Szef wojewódzkiego sztabu wojskowego na podstawie wniosku oraz zaświadczenia, o którym mowa w § 4 ust. 6, ustala wysokość świadczenia.

2. Wysokość świadczenia oblicza się następująco:

1) koszty wskazane we wniosku i uznane przez szefa wojewódzkiego sztabu wojskowego dzieli się przez liczbę dni okresu, o których mowa w § 5 ust. 3;

2) jeżeli kwota dziennych kosztów obliczonych na podstawie pkt 1 jest wyższa niż kwota wynikająca z art. 134a ust. 8 ustawy, do dalszych wyliczeń przyjmuje się kwotę wynikającą z art. 134a ust. 8 ustawy;

3) kwotę obliczoną na podstawie pkt 1 lub 2 mnoży się przez liczbę dni uznanych za dni odbywania ćwiczeń wojskowych, dni pełnienia okresowej służby wojskowej lub dni pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, wskazanych w zaświadczeniu, o którym mowa w § 4 ust. 6.

3. Wysokość świadczenia stanowi kwota obliczona na podstawie ust. 2 pkt 3.

§ 9.[Podmiot dokonujący wypłaty świadczenia, o którym mowa w § 8 ust. 3] 1. Wypłaty świadczenia, o którym mowa w § 8 ust. 3, dokonuje dowódca jednostki wojskowej właściwy do spraw finansowych w formie bezgotówkowej na rachunek bankowy wskazany we wniosku.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, za zgodą szefa wojewódzkiego sztabu wojskowego, wypłata świadczenia może, na wniosek pracodawcy, zostać dokonana w formie przekazu pieniężnego na adres wskazany przez pracodawcę. W takim przypadku koszty opłaty przekazu ponosi pracodawca.

§ 10.[Postępowanie w sprawie wypłaty świadczeń a opłaty i koszty administracyjne] Postępowanie w sprawie wypłaty świadczeń jest zwolnione z opłat i kosztów administracyjnych.

§ 11.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.¹⁾