§ 1.[Zakres przedmiotowy] Rozporządzenie określa:

1) wewnętrzną organizację i tryb pracy Rady do Spraw Polaków poza Granicami Kraju, zwanej dalej „Radą”, w tym tryb podejmowania decyzji;

2) tryb wyboru, uprawnienia i obowiązki przewodniczącego Rady;

3) wysokość wynagrodzenia przewodniczącego i członków Rady oraz sposób pokrywania pozostałych wydatków związanych z pracami Rady.

§ 2.[Posiedzenia] 1. Rada obraduje na posiedzeniach.

2. Posiedzenia odbywają się w terminach określonych przez przewodniczącego Rady, nie rzadziej niż raz w miesiącu.

§ 3.[Przewodniczący Rady] 1. Przewodniczący Rady zawiadamia członków Rady o terminie, miejscu i porządku dziennym posiedzenia, nie później niż na 3 dni przed planowanym terminem posiedzenia, w formie przyjętej przez Radę. Do zawiadomienia załącza się materiały istotne dla spraw ujętych w porządku dziennym posiedzenia.

2. Przewodniczący Rady wyznacza spośród członków Rady sprawozdawców poszczególnych spraw określonych w porządku dziennym posiedzenia.

3. Przewodniczący Rady może zapraszać w formie pisemnej do udziału w posiedzeniu ekspertów lub biegłych, którzy przedstawiają opinię lub stanowisko w sprawach wskazanych przez przewodniczącego Rady.

4. Przewodniczący Rady może zapraszać do udziału w posiedzeniu przedstawicieli administracji rządowej, jeżeli udział tych osób jest uzasadniony zakresem tematycznym posiedzenia.

5. Przewodniczący Rady jest przewodniczącym posiedzenia. W razie nieobecności przewodniczącego Rady posiedzeniu przewodniczy wskazany przez niego członek Rady.

6. Sekretarzem Rady jest pracownik komórki organizacyjnej w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw zagranicznych wyznaczonej do obsługi Rady.

§ 4.[Minimalna ilość członków Rady potrzebna do otwarcia i prowadzenia obrad] 1. Przewodniczący posiedzenia otwiera posiedzenie i prowadzi obrady, po stwierdzeniu obecności co najmniej 5 członków ustawowego składu Rady.

2. Sprawę przeznaczoną do rozpoznania przez Radę referuje sprawozdawca.

3. Z ważnych przyczyn Rada może postanowić zwykłą większością głosów o odroczeniu posiedzenia z jednoczesnym wyznaczeniem nowego terminu posiedzenia. Członków Rady obecnych na posiedzeniu uznaje się za zawiadomionych, a nieobecnych członków Rady niezwłocznie zawiadamia się na piśmie.

§ 5.[Narada] 1. Po rozpoznaniu sprawy przewodniczący posiedzenia zarządza naradę, a po jej zakończeniu zarządza głosowanie nad orzeczeniem.

2. W naradzie i w głosowaniu uczestniczą członkowie Rady oraz sekretarz Rady bez prawa głosu.

3. Orzeczenie Rady zapada zwykłą większością głosów. W przypadku równej liczby głosów przesądza głos przewodniczącego posiedzenia.

4. Orzeczenie podpisują wszyscy członkowie Rady obecni na posiedzeniu.

§ 6.[Protokół posiedzenia] 1. Posiedzenia są protokołowane.

2. Protokół posiedzenia zawiera w szczególności:

1) datę, miejsce i czas trwania posiedzenia;

2) listę członków Rady i innych osób obecnych na posiedzeniu;

3) informację na temat przebiegu obrad i rozpatrywanych spraw;

4) informację o orzeczeniu Rady;

5) inne informacje, których odnotowanie zarządza przewodniczący posiedzenia.

3. Protokół posiedzenia, sporządzony i podpisany przez sekretarza Rady, podpisuje przewodniczący posiedzenia.

4. Przebieg posiedzenia może być rejestrowany przy użyciu urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk.

§ 7.[Przekazanie orzeczenia wraz z uzasadnieniem] Orzeczenie Rady wraz z uzasadnieniem, aktami sprawy i protokołem posiedzenia przewodniczący Rady przekazuje do urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw zagranicznych, wykonującego obsługę administracyjną i kancelaryjną Rady.

§ 8.[Wybór przewodniczącego] 1. Rada na posiedzeniu dokonuje wyboru przewodniczącego Rady spośród swoich członków.

2. Wybór przewodniczącego Rady odbywa się w głosowaniu tajnym, większością głosów, w obecności co najmniej 7 członków Rady. W tym samym trybie Rada dokonuje odwołania członka Rady z funkcji przewodniczącego Rady.

3. Rada i przewodniczący Rady pełnią swoje obowiązki do dnia pierwszego posiedzenia Rady nowej kadencji.

4. Pierwsze posiedzenie Rady nowej kadencji zwołuje dotychczasowy przewodniczący Rady, w terminie 14 dni od dnia powołania członków Rady nowej kadencji.

§ 9.[Obowiązki przewodniczącego Rady] 1. Przewodniczący Rady kieruje pracami Rady i reprezentuje Radę na zewnątrz, a w szczególności:

1) zwołuje posiedzenia, przewodniczy im oraz ustala ich porządek dzienny;

2) wyznacza sprawozdawcę spośród członków Rady i powierza mu referowanie określonej sprawy rozpatrywanej przez Radę;

3) reprezentuje Radę przed innymi organami i instytucjami;

4) reprezentuje Radę w postępowaniu przed sądem administracyjnym lub wyznacza w tym celu innego członka Rady;

5) wyznacza członkom Rady zadania związane z działalnością Rady, w tym również odbycie krajowych lub zagranicznych podróży w uzasadnionych przypadkach;

6) w uzasadnionych przypadkach zleca wykonanie tłumaczeń na potrzeby postępowania toczącego się przed Radą;

7) wykonuje inne zadania przewidziane przepisami prawa.

2. Zadania przewodniczącego Rady w czasie jego nieobecności wykonuje, na podstawie pisemnego upoważnienia, wyznaczony członek Rady.

§ 10.[Wydatki Rady] 1. Wydatki związane z pracami Rady są realizowane po akceptacji wniosku przewodniczącego Rady przez dyrektora komórki organizacyjnej zapewniającej obsługę Rady w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw zagranicznych.

2. Należności z tytułu odbytych przez członków Rady podróży krajowych lub zagranicznych są pokrywane w zakresie i na zasadach określonych w przepisach dotyczących wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, wydanych na podstawie art. 77⁵ § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 i 1043).

§ 11.[Wynagrodzenie za udział w pracach Rady] 1. Członkom Rady przysługuje wynagrodzenie za udział w pracach Rady, płatne z dołu, w wysokości:

1) 2000 zł – wynagrodzenie miesięczne dla przewodniczącego Rady;

2) 1000 zł – wynagrodzenie miesięczne dla pozostałych członków Rady;

3) 120 zł – wynagrodzenie za udział w postępowaniu przed sądem administracyjnym.

2. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, ulega zmniejszeniu proporcjonalnie do liczby posiedzeń, w których członek Rady nie uczestniczył w danym miesiącu.

§ 12.[Przepisy uchylone] Traci moc rozporządzenie Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 16 września 2016 r. w sprawie wewnętrznej organizacji i trybu pracy Rady do Spraw Polaków na Wschodzie (Dz. U. poz. 1507).

§ 13.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 14 lipca 2019 r.