Rozdział 1

Przepis ogólny

§ 1. [Zakres regulacji] Rozporządzenie określa:

1) tryb rejestracji danych w rejestrze PESEL oraz w rejestrach mieszkańców;

2) tryb przekazywania danych pomiędzy rejestrami mieszkańców a rejestrem PESEL;

3) tryb postępowania wyjaśniającego i usuwania niezgodności danych zawartych w rejestrze PESEL oraz w rejestrach mieszkańców z posiadanymi dokumentami lub stanem faktycznym;

4) sposób zapisu i gromadzenia w rejestrze PESEL oraz w rejestrach mieszkańców danych o imionach i nazwiskach cudzoziemców.

Rozdział 2

Tryb rejestracji danych w rejestrze PESEL oraz w rejestrach mieszkańców oraz tryb przekazywania danych pomiędzy rejestrami mieszkańców a rejestrem PESEL

§ 2. [Rejestracja danych wielkimi literami] Rejestracji danych w rejestrze PESEL oraz w rejestrach mieszkańców dokonuje się wielkimi literami. Dopuszcza się rejestrację danych dotyczących numeru domu małą literą.

§ 3.[Rejestracja danych w trybie teletransmisji] Rejestracji danych w rejestrze PESEL dokonuje się bezpośrednio, w trybie teletransmisji, chyba że przekazywanie określonych danych do rejestru PESEL następuje w trybie określonym w art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, zwanej dalej „ustawą”. Rejestr PESEL przekazuje zwrotnie potwierdzenie zarejestrowania tych danych.

§ 4.[Przekazywanie danych z rejestru PESEL do rejestrów mieszkańców] Przekazywanie danych z rejestru PESEL do rejestrów mieszkańców następuje niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu dwóch dni roboczych, w trybie teletransmisji.

§ 5.[Przekazanie danych a zameldowanie] 1. Rejestr PESEL przekazuje dane, zarejestrowane przez organy, o których mowa w art. 10 ust. 1 ustawy, do rejestrów mieszkańców właściwych ze względu na aktualne miejsce zameldowania na pobyt stały i czasowy osoby, a w przypadku braku zameldowania na pobyt stały – do rejestrów mieszkańców właściwych ze względu na ostatnie miejsce zameldowania na pobyt stały osoby.

2. W przypadku gdy osoba nie była nigdy zameldowana na pobyt stały na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, rejestr PESEL przekazuje zarejestrowane dane, o których mowa w art. 8 ustawy, do rejestrów mieszkańców właściwych ze względu na ostatnie miejsce zameldowania na pobyt czasowy osoby.

3. W przypadku gdy osoba nie była nigdy zameldowana na pobyt stały lub czasowy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, rejestr PESEL nie przekazuje zarejestrowanych danych, o których mowa w art. 8 ustawy, do rejestrów mieszkańców.

4. W przypadku, o którym mowa w art. 34 ust. 3 ustawy, po zarejestrowaniu przez organ w rejestrze PESEL danych o wymeldowaniu, zarejestrowane dane z rejestru PESEL są przekazywane do rejestrów mieszkańców właściwych ze względu na poprzednie miejsce zameldowania na pobyt stały i czasowy osoby.

§ 6.[Rejestracja danych przez ABW i AW] Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego stosuje tryb określony w § 3 do rejestracji danych niezbędnych do sporządzania i wydawania dokumentów, o których mowa w art. 35 ust. 4 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu (Dz. U. z 2018 r. poz. 2387, 2245 i 2399), zapewniając ochronę informacji niejawnych oraz realizację obowiązków administratora danych zawartych w rejestrze PESEL.

Rozdział 3

Postępowanie wyjaśniające i usuwanie niezgodności danych zawartych w rejestrze PESEL oraz w rejestrach mieszkańców

§ 7. [Postępowanie wyjaśniające] W przypadku braku możliwości usunięcia niezgodności danych w rejestrze PESEL przez organ zgodnie ze swoją właściwością, organ wszczyna postępowanie wyjaśniające.

§ 8.[Potwierdzenie usunięcia niezgodności danych w rejestrze] 1. Zawiadomienie, o którym mowa w art. 11 ust. 2 ustawy, kieruje się niezwłocznie, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

2. Po usunięciu niezgodności organ właściwy do rejestracji danych na podstawie art. 10 ust. 1 ustawy przesyła potwierdzenie usunięcia niezgodności danych w rejestrze PESEL do organu, od którego otrzymał zawiadomienie, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

§ 9.[Usuwanie niezgodności danych w rejestrze] 1. Usuwanie niezgodności danych w rejestrze PESEL następuje niezwłocznie po zakończeniu postępowania wyjaśniającego, w trybie określonym w § 3.

2. Usuwanie niezgodności danych w rejestrach mieszkańców następuje przez przekazanie zaktualizowanych danych z rejestru PESEL do właściwego rejestru mieszkańców, w trybie określonym w § 4.

§ 10.[Zawiadomienie o sposobie załatwienia sprawy] 1. Zawiadomienie o sposobie załatwienia sprawy, o którym mowa w art. 11 ust. 4 ustawy, zawiera w szczególności informację o działaniach podjętych w związku z usunięciem niezgodności i o wyniku postępowania wyjaśniającego, a w przypadku postępowania wyjaśniającego wszczętego z urzędu, także datę jego wszczęcia.

2. W przypadku postępowania wszczętego na wniosek, zawiadomienie jest przekazywane wnioskodawcy niezwłocznie po zakończeniu postępowania, zgodnie z formą, jaką wnioskodawca określił we wniosku. Jeżeli wnioskodawca nie określił formy otrzymania zawiadomienia, zawiadomienie jest przekazywane zgodnie z formą, w jakiej wniosek wpłynął do organu.

Rozdział 4

Sposób zapisu i gromadzenia w rejestrze PESEL oraz w rejestrach mieszkańców danych o imionach i nazwiskach cudzoziemców

§ 11. [Zapisywanie w rejestrze imienia i nazwiska cudzoziemca] 1. Imię (imiona) i nazwisko cudzoziemca urodzonego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej są zapisywane w rejestrze PESEL oraz w rejestrach mieszkańców zgodnie z pisownią wynikającą z aktu urodzenia.

2. W przypadku innym niż opisany w ust. 1, imię (imiona) i nazwisko cudzoziemca są zapisywane w rejestrze PESEL oraz w rejestrach mieszkańców w pisowni oryginalnej opartej na alfabecie łacińskim, na podstawie danych zawartych w dokumencie podróży lub innym dokumencie potwierdzającym tożsamość i obywatelstwo cudzoziemca.

§ 12.[Różnice w zapisie imienia albo nazwiska cudzoziemca] Jeżeli w zapisie imienia (imion) albo nazwiska cudzoziemca występują różnice między jego dokumentem podróży lub innym dokumentem potwierdzającym tożsamość i obywatelstwo a sporządzonymi dla niego polskimi aktami stanu cywilnego, dane te są zapisywane w rejestrze PESEL oraz w rejestrach mieszkańców równorzędnie na podstawie zarówno dokumentu podróży lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość i obywatelstwo, jak i aktów stanu cywilnego.

§ 13.[Rejestracja nazwiska cudzoziemca a zawarcie związku małżeńskiego] Do rejestracji nazwiska cudzoziemca, który w wyniku zawarcia związku małżeńskiego przyjął nazwisko małżonka lub połączył dotychczasowe nazwisko z dotychczasowym nazwiskiem małżonka, stosuje się art. 10 ust. 6 ustawy.

Rozdział 5

Przepis końcowy

§ 14. [Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.²⁾