Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1.[Zakres regulacji] Rozporządzenie określa:

1) zakres i sposób prowadzenia ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych;

2) [1] sposób odtwarzania ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych w przypadku jej zniszczenia lub zaginięcia;

3) wzory dokumentów ewidencyjnych.

§ 2.[Definicje] Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają:

1) archiwum wojskowe – archiwum zorganizowane przez Ministra Obrony Narodowej na podstawie przepisów o archiwizacji;

2) dokument – informację utrwaloną w formie pisemnej, graficznej, elektronicznej lub innej;

3) dokument ewidencyjny – teczkę akt personalnych lub kartę ewidencyjną;

4) ewidencja elektroniczna – system informatyczny, właściwy w zakresie działalności kadrowej, pozwalający na przetwarzanie niejawnego zbioru danych żołnierzy zawodowych, o których mowa w art. 48 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych;

5) ewidencja wojskowa – zbiór dokumentów ewidencyjnych i ewidencji elektronicznej;

6) ustawa – ustawę z dnia 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych;

6a) [2] użytkownik – osobę przetwarzającą dane w ewidencji wojskowej:

a) jednostki wojskowej i jednostek podległych – stosownie do realizowanych przez nią obowiązków lub posiadanego przez nią upoważnienia wydanego przez dowódcę,

b) wszystkich jednostek wojskowych, a także jeżeli zakres przetwarzania wykracza poza podległość organizacyjną jednostki wojskowej – stosownie do posiadanego przez nią upoważnienia wydanego przez dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej właściwej do spraw kadr;

7) wojskowa placówka edukacyjna – uczelnię wojskową, szkołę utworzoną na podstawie art. 128 ustawy, kształcącą kandydatów na podoficerów zawodowych, ośrodek szkolenia lub inną jednostkę wojskową w kraju, prowadzącą działalność edukacyjną dla żołnierzy zawodowych i kandydatów na żołnierzy zawodowych.

§ 4.[Wpisy w dokumentach ewidencyjnych] [3] 1. Zamieszczenia danych, informacji lub dokumentów w ewidencji elektronicznej oraz wpisów w dokumentach ewidencyjnych dokonuje użytkownik.

2. Wpisy wykonuje się starannym i czytelnym pismem maszynowym lub ręcznym, piórem lub długopisem, niebieskim lub czarnym kolorem.

3. Podczas dokonywania wpisów w dokumentach ewidencyjnych nie stosuje się skrótów nazwisk, imion, nazw miejscowości, jednostek organizacyjnych, stanowisk służbowych ani komórek wewnętrznych.

4. Skreśleń i poprawek dokonuje się piórem lub długopisem, czerwonym kolorem, przez przekreślenie poziomą linią dotychczasowego tekstu. Skreślenia i poprawki opisuje się przez zamieszczenie uwagi o przyczynie zmiany oraz potwierdza się czytelnym podpisem osoby dokonującej zmian, pieczęcią urzędową i datą dokonania zmiany.

§ 5.[Kompetencje dyrektora departamentu MON] W ramach prowadzenia ewidencji wojskowej, o której mowa w art. 48 ust. 2 ustawy, dyrektor departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr:

1) sprawuje nadzór nad aktualnością ewidencji wojskowej w jednostkach wojskowych;

2) prowadzi ewidencję elektroniczną na szczeblu centralnym i określa szczegółowy zakres przetwarzanych w niej informacji;

3) udziela informacji z ewidencji wojskowej uprawnionym podmiotom;

4) [4] (uchylony)

Rozdział 2

Sposób prowadzenia teczek akt personalnych

§ 6.[Założenie teczki akt personalnych żołnierza zawodowego] 1. Teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego zakłada się dla:

1) żołnierza powołanego do zawodowej służby wojskowej po ukończeniu służby kandydackiej – w wojskowej placówce edukacyjnej, nie później niż 14 dni po ukończeniu studiów lub nauki, w szczególności przenosząc dokumenty zgromadzone w teczce akt personalnych kandydata na żołnierza zawodowego;

2) żołnierza rezerwy lub osoby, o której mowa w art. 17a ustawy – w jednostce wojskowej, nie później niż 14 dni po objęciu stanowiska służbowego, na podstawie dokumentów w szczególności przesłanych przez właściwego wojskowego komendanta uzupełnień.

2. [5] W przypadku żołnierza rezerwy, który wcześniej pełnił zawodową służbę wojskową, po ponownym powołaniu do zawodowej służby wojskowej prowadzi się dotychczasową teczkę akt personalnych, którą wojskowy komendant uzupełnień pozyskuje od właściwego archiwum wojskowego.

3. Razem z teczką akt personalnych zakłada się kartę wypożyczeń, której wzór określa załącznik nr 3 do rozporządzenia.

4. Teczkę akt personalnych i kartę wypożyczeń teczki akt personalnych zakłada się w jednym egzemplarzu.

5. Teczkę akt personalnych i kartę wypożyczeń teczki akt personalnych przesyła się niezwłocznie do organu właściwego do jej prowadzenia.

§ 7.[Prowadzenie teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych] 1. Teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych prowadzi dowódca jednostki wojskowej, na której ewidencji pozostają, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w ust. 2.

2. Teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych prowadzą:

1) dyrektor departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr, jeżeli żołnierz zawodowy:

a) [6] posiada stopień wojskowy pułkownika (komandora) lub wyższy albo pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym o stopniu etatowym pułkownika (komandora) lub wyższym,

b) pełni zawodową służbę wojskową w urzędzie Ministra Obrony Narodowej, z wyjątkiem żołnierzy zawodowych pełniących służbę w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej tworzących Sztab Generalny Wojska Polskiego,

c) [7] pozostaje w rezerwie kadrowej Ministra Obrony Narodowej lub dyrektora departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr w związku ze skierowaniem na studium oficerskie lub szkolenie poza granicami państwa, a także w związku z wykonywaniem przez żołnierza pracy, o której mowa w art. 20 ust. 1a ustawy, oraz w przypadku, o którym mowa w art. 65a ust. 5 ustawy,

d) pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym w instytucji cywilnej, o której mowa w art. 22 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy,

e) [8] pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym w sądzie wojskowym,

f) pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku poza granicami państwa;

2) kierownicy instytucji cywilnych, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy, jeżeli żołnierz zawodowy pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym w jednej z tych instytucji;

3) bezpośredni przełożony żołnierza, jeżeli żołnierz zawodowy pełni służbę na stanowisku dowódcy jednostki wojskowej o stopniu etatowym niższym niż pułkownik (komandor);

4) szef komórki organizacyjnej Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego wskazanej przez Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego, jeżeli żołnierz pełni zawodową służbę wojskową w komórce organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej wchodzącej w skład Sztabu Generalnego Wojska Polskiego.

§ 8.[Teczka akt personalnych żołnierza zawodowego] 1. [9] Na pierwszej stronie okładki teczki akt personalnych wpisuje się nazwisko, imię (imiona), imię ojca i rok urodzenia żołnierza zawodowego. Imię ojca żołnierza wpisuje się w drugim przypadku (dopełniaczu), poprzedzając je, w zależności od płci żołnierza, literą „s.” (syn) albo „c.” (córka). Na grzbiecie okładki teczki akt personalnych wpisuje się pionowo nazwisko (wielkimi literami) i imię (od wielkiej litery), w kierunku od dołu do góry teczki, oraz poziomo rok urodzenia żołnierza, u góry grzbietu teczki, pozostawiając margines 3 cm od dolnej i górnej krawędzi teczki.

2. Teczka akt personalnych zawiera wklejoną na drugiej stronie okładki fotografię żołnierza zawodowego, bez nakrycia głowy, w mundurze wyjściowym, z widocznym aktualnym stopniem wojskowym, na jednolitym jasnym tle, o wymiarach 6 × 9 cm. Jeżeli żołnierzowi zawodowemu nie wydano munduru wyjściowego, może dostarczyć fotografię w mundurze polowym. Poniżej wklejonej fotografii dowódca jednostki wojskowej stwierdza tożsamość żołnierza własnoręcznym podpisem i odciskiem pieczęci urzędowej jednostki wojskowej, wpisując datę wykonania tej czynności.

3. Żołnierz zawodowy dostarcza fotografię do organu prowadzącego teczkę akt personalnych nie później niż 14 dni od dnia mianowania na stopień wojskowy lub powołania do zawodowej służby wojskowej [10] .

4. Wymienione fotografie pozostawia się w teczce akt personalnych w przeznaczonej do tego celu kopercie.

5. Teczka akt personalnych żołnierza zawodowego składa się z działów zawierających:

1) zeszyt ewidencyjny żołnierza zawodowego, którego wzór określa załącznik nr 4 do rozporządzenia;

2) dokumenty – do którego włącza się, w kolejności napływania, dokumenty dotyczące żołnierza zawodowego wymienione w § 18 pkt 1–48;

3) dokumenty dotyczące karalności – do którego włącza się, w kolejności napływania, dokumenty dotyczące żołnierza zawodowego wymienione w § 18 pkt 49 i 50.

§ 10.[Dokumenty włączane do odpowiednich działów teczki akt personalnych] 1. Dokumenty włączane do odpowiednich działów teczki akt personalnych wpisuje się do spisu dokumentów, którego wzór określa załącznik nr 5 do rozporządzenia. Spis dokumentów prowadzi się oddzielnie dla każdego z działów teczki akt personalnych. Kolejne arkusze dokumentów numeruje się w ramach każdego działu.

2. [11] Przed włączeniem dokumentu do teczki akt personalnych aktualizuje się w ewidencji elektronicznej dane wynikające z treści dokumentu.

3. [12] Dowódca jednostki wojskowej przed przesłaniem dokumentu do teczki akt personalnych, o której mowa w § 7 ust. 2, aktualizuje w ewidencji elektronicznej dane wynikające z treści dokumentu, a informację o ujęciu danych w ewidencji elektronicznej zamieszcza w piśmie przewodnim.

§ 12.[Brak miejsca do włączania do teczki akt personalnych kolejnych dokumentów] [13] 1. W przypadku braku miejsca do włączania do teczki akt personalnych kolejnych dokumentów zakłada się kolejny tom teczki akt personalnych żołnierza. Na pierwszej stronie okładki dotychczas prowadzonej teczki akt personalnych wpisuje się adnotację „TECZKA SKŁADA SIĘ Z ... TOMÓW” i wpisuje się liczbę tomów. Na pierwszej stronie okładki każdego tomu teczki akt personalnych wpisuje się adnotację „TOM ...” i numer tomu. Kolejne tomy zawierają wyłącznie dział „dokumenty”. Przepis § 8 ust. 1 stosuje się odpowiednio.

2. W pierwszym tomie teczki akt personalnych zakańcza się spisy dokumentów zgodnie z § 24 ust. 1.

3. Kolejne dokumenty włącza się do nowego tomu zgodnie z § 10, rozpoczynając od nowa numerację arkuszy.

§ 13.[Odpisy lub kserokopie dokumentów włączanych do teczki akt personalnych] 1. Odpisy lub kserokopie dokumentów włączanych do teczki akt personalnych potwierdza się odciskiem pieczęci urzędowej jednostki wojskowej oraz datą, imieniem, nazwiskiem i podpisem osoby potwierdzającej ich zgodność z oryginałem.

2. [14] Kopia dokumentu elektronicznego, rozumiana jako wydruk treści dokumentu, może być sporządzona z następujących dokumentów:

1) dokumentów elektronicznych, o których mowa w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2021 r. poz. 670, 952 i 1005);

2) dokumentów z ewidencji elektronicznej;

3) dokumentów sporządzonych w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów, rozumianym jako system informatyczny wykorzystywany w jednostce (komórce) organizacyjnej do procesu rejestrowania, przechowywania, obiegu i udostępniania dokumentów w postaci elektronicznej.

3. [15] Kopie dokumentów elektronicznych, o których mowa w ust. 2, wykonuje się w postaci uwierzytelnionego wydruku zwizualizowanego dokumentu zawierającego:

1) jednoznaczny identyfikator tego dokumentu umożliwiający w razie potrzeby odnalezienie pierwowzoru w systemie teleinformatycznym;

2) datę wykonania wydruku;

3) imię, nazwisko i podpis osoby wykonującej wizualizację.

4. [16] W przypadku dokumentów sporządzonych w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów, o którym mowa w ust. 2 pkt 3, z wizualizacji usuwa się zapisy dekretacji, z zastrzeżeniem pozostawienia dekretacji dowódcy jednostki wojskowej.

Rozdział 3

Sposób prowadzenia kart ewidencyjnych żołnierzy zawodowych [17]

Rozdział 3

Sposób prowadzenia kart ewidencyjnych żołnierzy zawodowych [17]

§ 14.[18] (uchylony)

§ 15.[Karta ewidencyjna żołnierza zawodowego] [19] 1. Karty ewidencyjne żołnierzy zawodowych są prowadzone w formie elektronicznej w jednostce wojskowej, na której ewidencji pozostają żołnierze.

2. Raz na kwartał pobiera się z ewidencji elektronicznej archiwalny zbiór kart ewidencyjnych żołnierzy zawodowych będących na ewidencji dowódcy jednostki wojskowej. Po wykonaniu nowego zbioru usuwa się poprzedni.

3. Zbiór, o którym mowa w ust. 2, przechowuje się w postaci elektronicznej na niejawnym informatycznym nośniku danych z oznaczeniem daty wykonania tego zbioru.

Rozdział 4

Sposób prowadzenia ewidencji elektronicznej

§ 16.[Ewidencja elektroniczna] 1. Ewidencję elektroniczną prowadzi się w jednostce wojskowej.

2. Jeżeli jednostka wojskowa nie ma dostępu do ewidencji elektronicznej, ewidencję tę prowadzi jednostka nadrzędna.

3. [20] Wszystkie wpisy do ewidencji elektronicznej opatruje się cechami dokumentu (nazwą, numerem, datą wydania, organem wydającym) oraz datą wprowadzenia, a także imieniem i nazwiskiem użytkownika, który te dane wprowadził.

4. Dowódca jednostki wojskowej lub użytkownik [21] potwierdza w ewidencji elektronicznej, w cyklu miesięcznym, zgodność danych ze stanem faktycznym.

5. Ewidencja elektroniczna nie obejmuje żołnierzy, którzy pełnią zawodową służbę wojskową na stanowiskach służbowych w instytucjach cywilnych, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy.

6. [22] Ewidencję elektroniczną zakłada się w szczególności na podstawie wprowadzonych przez wojskowych komendantów uzupełnień danych, o których mowa w § 17 pkt 1, pkt 2 lit. p, pkt 3 lit. a, pkt 4 lit. a, b, f, h, j, pkt 5 i 6.

§ 17.[Dane zamieszczane w ewidencji elektronicznej] W ewidencji elektronicznej zamieszcza się:

1) dane osobowe oraz informacje o zmianach tych danych;

2) dane o przebiegu czynnej służby wojskowej:

a) kontrakty na pełnienie służby kontraktowej,

b) rozkazy dotyczące powołania do zawodowej służby wojskowej,

c) rozkazy dotyczące wyznaczeń na stanowiska służbowe oraz zaszeregowań na stanowiskach służbowych,

d) rozkazy kierowania do służby poza granicami kraju i powrotu z tej służby,

e) rozkazy dotyczące przeniesienia do rezerwy kadrowej lub dyspozycji,

f) rozkazy dotyczące zwolnienia z zawodowej służby wojskowej i skreślenia z ewidencji wojskowej,

g) rozkazy o skierowaniu na szkolenie, o rozpoczęciu i zakończeniu szkolenia,

h) rozkazy o mianowaniu na stopnie wojskowe,

i) daty objęcia i zwolnienia ze stanowisk służbowych oraz okresy przebywania w rezerwie kadrowej i dyspozycji,

j) opinie służbowe,

k) [23] nieobecności w służbie, należne i wykorzystane urlopy, wyjazdy zagraniczne w celach niezwiązanych z zawodową służbą wojskową,

l) [24] wypowiedzenia stosunku służbowego oraz informacje o jego skróceniu lub wyrażeniu zgody na wycofanie,

m) meldunki o realizacji zwolnienia z zawodowej służby wojskowej,

n) [25] informację o złożonej przysiędze wojskowej,

o) [26] informację o złożeniu oświadczenia lustracyjnego,

p) [27] okresy pełnienia niezawodowej służby wojskowej,

q) [28] powierzone dodatkowo obowiązki i funkcje,

r) [29] dokumenty upoważniające do dostępu do informacji niejawnych;

3) dane o stanie zdrowia:

a) orzeczenia wojskowych komisji lekarskich,

b) informacje o szczepieniach,

c) [30] orzeczenia z profilaktycznych badań lekarskich,

d) oceny ze sprawdzianu sprawności fizycznej,

e) [31] informacje o pobraniu materiału genetycznego;

4) dane o wykształceniu i kwalifikacjach oraz o przebiegu pracy zawodowej: [32]

a) uzyskane wykształcenie,

b) tytuły i stopnie naukowe,

c) kursy w ramach wojskowego systemu doskonalenia zawodowego,

d) inne kursy i szkolenia,

e) klasy kwalifikacyjne specjalistów wojskowych,

f) znajomość języków obcych,

g) specjalizacje lekarskie, aplikacje prawne,

h) uprawnienia i certyfikaty zawodowe,

i) [33] (uchylona)

j) przebieg pracy zawodowej,

k) [34] wykonywanie pracy zarobkowej lub prowadzenie działalności gospodarczej na podstawie zezwolenia;

5) dane o stanie cywilnym – data i rodzaj zmiany stanu cywilnego;

6) dane o stanie rodzinnym – data i rodzaj zmiany stanu rodzinnego;

7) dane o wyróżnieniach – medale i odznaczenia państwowe, resortowe i inne;

8) dane o orzeczeniach wydanych w postępowaniu sądowym, administracyjnym, dyscyplinarnym oraz odpowiedzialności zawodowej;

9) [35] rejestr teczek akt personalnych;

10) [36] (uchylony)

Rozdział 5

Dokumenty aktualizujące

§ 18.[Podstawa założenia i dokonywania zmian w ewidencji wojskowej w czasie pokoju] Podstawę założenia i dokonywania zmian w ewidencji wojskowej w czasie pokoju stanowią następujące dokumenty:

1) [37] decyzje dowódców jednostek wojskowych w zakresie posiadanych przez nich kompetencji kadrowych i finansowych;

2) wnioski o powołanie do zawodowej służby wojskowej lub służby kandydackiej;

3) wnioski w sprawach kadrowych wynikające z przepisów prawa;

4) porozumienia, o których mowa w art. 44 ust. 3 ustawy, oraz wnioski żołnierzy, na których podstawie organy wojskowe zawierają te porozumienia;

5) [38] dokumenty potwierdzające uzyskanie wykształcenia, tytułu lub stopnia naukowego, specjalizacji zawodowej (uprawnienia), klasy kwalifikacyjnej specjalisty albo ukończenie kursu, praktyki, stażu lub szkolenia;

6) protokoły i świadectwa (certyfikaty) wydane przez resortowe komisje egzaminacyjne, dokumentujące znajomość języków obcych;

7) kontrakty na pełnienie służby kontraktowej;

8) [39] (uchylony)

9) opinie służbowe oraz odwołania od opinii;

10) [40] dokumenty upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oraz decyzje o odmowie wydania lub cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa;

11) [41] (uchylony)

12) orzeczenia wojskowych komisji lekarskich;

13) [42] świadectwo służby;

14) [43] (uchylony)

14a) [44] wtórnik karty ewidencyjnej;

15) [45] (uchylony)

16) postanowienie o wyrażeniu zgody na zrzeczenie się obywatelstwa polskiego;

17) [46] dokumenty wydane przez urzędy stanu cywilnego i inne organy władzy państwowej dotyczące w szczególności stanu cywilnego, stanu rodzinnego, nazwiska lub imienia;

18) dokumenty wydane przez pracodawcę lub inne uprawnione organy, potwierdzające przebieg pracy zawodowej;

19) opinie szkoły, pracodawcy, dowódcy jednostki wojskowej i wojskowego komendanta uzupełnień wystawione w związku z powołaniem do zawodowej służby wojskowej lub służby kandydackiej;

20) dokument potwierdzający złożenie przysięgi wojskowej;

21) wnioski o zawarcie kolejnego kontraktu na pełnienie służby kontraktowej;

22) [47] (uchylony)

23) [48] (uchylony)

24) [49] (uchylony)

25) wnioski o zezwolenie na przynależność do stowarzyszeń lub innych organizacji zagranicznych lub międzynarodowych oraz decyzje w tych sprawach;

26) powiadomienia dowódcy jednostki wojskowej o:

a) przynależności do stowarzyszenia lub innej organizacji krajowej,

b) pobieraniu nauki oraz wnioski o udzielenie pomocy w związku z pobieraniem nauki;

27) oświadczenia o wyrażeniu zgody na wyznaczenie na stanowisko służbowe w instytucjach cywilnych, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy;

28) oświadczenia o odmowie pełnienia zawodowej służby wojskowej na równorzędnym lub wyższym stanowisku służbowym;

29) wnioski organu wojskowego o dokonanie wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej służby wojskowej;

30) wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej służby wojskowej dokonane przez organ wojskowy lub żołnierza zawodowego;

31) wnioski o wycofanie wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej służby wojskowej oraz stanowisko właściwego organu w tej sprawie;

32) wnioski o skrócenie okresu wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej służby wojskowej;

33) [50] dokumenty personalno-finansowe związane ze zwolnieniem z zawodowej służby wojskowej;

34) [51] wyciąg z rozkazu dziennego dowódcy jednostki wojskowej o przybyciu do jednostki wojskowej oraz o objęciu obowiązków służbowych;

35) umowy zawarte z żołnierzem zawodowym, który:

a) został skierowany przez organ wojskowy na studia, naukę, kurs, staż naukowy lub specjalizację w kraju lub za granicą,

b) uzyskał pomoc w związku z pobieraniem nauki;

36) fotografie żołnierza zawodowego;

37) [52] decyzje dowódcy jednostki wojskowej dotyczące niewyrażenia zgody na wyjazd za granicę w celach niezwiązanych z zawodową służbą wojskową;

38) metryki spraw;

39) [53] (uchylony)

40) dokumenty potwierdzające status weterana;

41) dokumenty poświadczające przebieg służby poza granicami kraju;

42) [54] (uchylony)

43) zakresy obowiązków na zajmowanych stanowiskach służbowych;

44) [55] (uchylony)

45) tłumaczenia dokumentów obcojęzycznych znajdujących się w teczce wykonane przez tłumaczy przysięgłych;

46) [56] (uchylony)

47) protokoły i notatki z indywidualnych rozmów kadrowych;

48) inne dokumenty powodujące skutki kadrowe i finansowe;

49) informacje z Krajowego Rejestru Karnego;

50) orzeczenia i zawiadomienia organów ścigania, odpisy prawomocnych wyroków sądowych lub sentencje wyroków, postanowienia sądowe o zatarciu skazania oraz ostateczne orzeczenia wydane w postępowaniu sądowym, administracyjnym lub dyscyplinarnym oraz odpowiedzialności zawodowej;

51) dokumenty dotyczące sprawdzianu sprawności fizycznej;

52) meldunki o zmianie miejsca zamieszkania i zameldowania oraz danych kontaktowych żołnierza, których wzór określa załącznik nr 8 do rozporządzenia;

53) [57] (uchylony)

54) [58] powiadomienia dowódcy jednostki wojskowej o zamiarze wyjazdu i pobytu za granicą w celach niezwiązanych z zawodową służbą wojskową;

55) [59] decyzje związane z udzieleniem zezwolenia na wykonywanie pracy zarobkowej lub prowadzenie działalności gospodarczej;

56) [60] postanowienia i decyzje o nadaniu orderów i odznaczeń państwowych, medali resortowych oraz wyciągi z tych postanowień i decyzji;

57) [61] orzeczenia z profilaktycznych badań lekarskich.

§ 20.[Rozkaz personalny] [62] 1. Dowódca jednostki wojskowej, który wydał rozkaz personalny, wprowadza go do ewidencji elektronicznej nie później niż 7 dni od dnia wydania rozkazu.

2. Dowódca jednostki wojskowej, który wykonał decyzję o zwolnieniu żołnierza z zawodowej służby wojskowej, w terminie 7 dni od dnia zwolnienia wprowadza meldunek o realizacji zwolnienia do ewidencji elektronicznej.

3. Organ zwalniający, który skrócił okres wypowiedzenia lub wyraził zgodę na wycofanie wypowiedzenia, wprowadza tę informację do ewidencji elektronicznej.

§ 21.[Zmiana miejsca zamieszkania, zameldowania lub danych kontaktowych] 1. [63] W przypadku zmiany miejsca zamieszkania, zameldowania, danych kontaktowych żołnierza lub danych kontaktowych osoby wskazanej przez żołnierza żołnierz zawodowy w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany składa dowódcy jednostki wojskowej meldunek, którego wzór określa załącznik nr 8 do rozporządzenia.

2. Żołnierz zawodowy w terminie 14 dni od zaistnienia zmiany (zdarzenia) przekazuje informację dowódcy jednostki wojskowej, przedstawiając stosowne dokumenty stanowiące podstawę aktualizacji ewidencji wojskowej, w przypadku:

1) zmiany stanu cywilnego;

2) zmiany stanu rodzinnego;

3) zmiany nazwiska lub imienia;

3a) [64] zmiany dokumentu tożsamości;

4) uzyskania:

a) wykształcenia,

b) stopni i tytułów naukowych,

c) specjalizacji zawodowych (uprawnień);

5) otrzymania odznaczeń nadawanych przez organy organizacji międzynarodowych lub innych państw;

6) zmiany danych dotyczących przebiegu pracy zawodowej;

7) zmiany danych dotyczących karalności;

8) uzyskania orderów i odznaczeń państwowych oraz odznak bez pośrednictwa jednostek wojskowych.

3. Zmiany (zdarzenia) odzwierciedla się w dokumentach ewidencyjnych oraz w ewidencji elektronicznej, a dokumenty włącza (przesyła) do teczki akt personalnych.

§ 22.[Zmiana nazwiska lub imienia] [65] W przypadku zmiany przez żołnierza zawodowego nazwiska lub imienia aktualizuje się ewidencję wojskową.

§ 23.[Informacje o ukończonych przez żołnierzy zawodowych studiach, szkoleniach, kursach] [66] Wojskowe placówki edukacyjne aktualizują ewidencję elektroniczną przez dodanie informacji o ukończonych przez żołnierzy zawodowych studiach, szkoleniach lub kursach w ciągu 14 dni od daty ich zakończenia.

§ 24.[Przesłanie teczki akt personalnych po ustaniu obowiązku jej prowadzenia w dotychczasowym organie] 1. Teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego przesyła się niezwłocznie do właściwego organu, o którym mowa w § 7, jeżeli po wyznaczeniu żołnierza na nowe stanowisko służbowe albo przeniesieniu go do rezerwy kadrowej lub dyspozycji ustaje obowiązek jej prowadzenia w dotychczasowym organie, po uprzednim wykonaniu następujących czynności:

1) zamieszczeniu w spisach dokumentów, o których mowa w § 10 ust. 1, pod ostatnią zewidencjonowaną pozycją, adnotacji dotyczących liczby dokumentów i liczby arkuszy dokumentów zewidencjonowanych w każdym spisie („Spis dokumentów zakończono w dniu ... Liczba dokumentów: ... Liczba arkuszy: ...”);

2) [67] potwierdzeniu adnotacji, o których mowa w pkt 1, przez dowódcę jednostki wojskowej odciskiem pieczęci urzędowej oraz własnoręcznym podpisem i datą wykonania tych czynności.

2. Teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego pełniącego zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym w instytucji cywilnej, o której mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy, po zakończeniu przez niego służby w tej instytucji, przesyła się do właściwego organu, o którym mowa w § 7, po uprzednim:

1) wykonaniu czynności wymienionych w ust. 1;

2) trwałym usunięciu z teczki dokumentów dotyczących przebiegu służby w tej instytucji, o którym mowa w § 11 ust. 1;

3) włączeniu do teczki zaświadczenia potwierdzającego okres pełnienia służby w instytucjach cywilnych, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy, lub w byłych Wojskowych Służbach Informacyjnych, zawierającego także ostatnią wysokość tych dodatków.

§ 25. [68] (uchylony)

§ 26.[Przesłanie teczki akt personalnych żołnierza zwolnionego z zawodowej służby lub skreślonego z ewidencji] [69] Teczkę akt personalnych żołnierza, wobec którego została podjęta decyzja o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej lub zaistniały przesłanki do skreślenia go z ewidencji wojskowej, organ, w którym była prowadzona teczka akt personalnych tego żołnierza, przesyła niezwłocznie do jednostki wojskowej, której dowódca wykonuje decyzję o zwolnieniu tego żołnierza z zawodowej służby wojskowej lub skreśleniu go z ewidencji wojskowej.

§ 27.[Obowiązki dowódcy, który wykonał decyzję o zwolnieniu żołnierza z zawodowej służby lub skreśleniu go z ewidencji] [70] 1. Ewidencję elektroniczną żołnierzy zawodowych, wobec których wydano decyzję o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej, udostępnia się właściwym wojskowym komendantom uzupełnień.

2. Po upływie sześciu miesięcy od dnia zwolnienia żołnierza z zawodowej służby wojskowej dowódca, który wykonał decyzję o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej lub skreśleniu żołnierza z ewidencji wojskowej, przesyła teczkę akt personalnych po jej aktualizacji do właściwego archiwum wojskowego. Teczki przekazuje się zbiorczo, nie częściej niż co sześć miesięcy.

3. Teczki akt personalnych żołnierzy w stopniu wojskowym pułkownika (komandora) lub wyższym zwolnionych z zawodowej służby wojskowej przekazuje się bezpośrednio do Centralnego Archiwum Wojskowego.

4. Jeżeli miejsce stałego pobytu żołnierza jest nieznane lub znajduje się poza granicami kraju, ewidencję elektroniczną żołnierza udostępnia się wojskowemu komendantowi uzupełnień właściwemu dla ostatniego miejsca pobytu stałego żołnierza w kraju.

5. Po skreśleniu żołnierza zawodowego z ewidencji wojskowej odnotowuje się ten fakt w ewidencji elektronicznej oraz zaprzestaje się jej aktualizacji w stosunku do tego żołnierza.

§ 30. [71] (uchylony)

§ 33.[Duplikat teczki akt personalnych] 1. W razie zniszczenia lub uszkodzenia teczki akt personalnych w stopniu uniemożliwiającym posługiwanie się nią albo w razie jej zaginięcia sporządza się duplikat teczki akt personalnych. Na pierwszej stronie okładki duplikatu teczki akt personalnych wpisuje się adnotację „DUPLIKAT”.

2. Duplikat teczki akt personalnych sporządza się na podstawie:

1) dokumentów uzyskanych z organów wojskowych;

2) dokumentów ujętych w ewidencji elektronicznej;

3) dokumentów dostarczonych przez zainteresowanego żołnierza;

4) danych uzyskanych od:

a) wojskowych komisji lekarskich – w zakresie dokumentów dotyczących orzecznictwa zdrowotnego,

b) [72] rektorów (komendantów) wojskowych placówek edukacyjnych, rektorów uczelni publicznych oraz dyrektorów szkół podstawowych, ponadpodstawowych i artystycznych,

c) sądów i powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury oraz Krajowego Rejestru Karnego,

d) innych jednostek organów administracji publicznej zobowiązanych do bezpłatnego ich udostępniania w celu przedstawienia w ewidencji wojskowej.

3. Teczki akt personalnych, w których miejsce zostały sporządzone duplikaty:

1) zniszczone lub uszkodzone w stopniu uniemożliwiającym posługiwanie się nimi,

2) odnalezione po uzupełnieniu duplikatu o dokumenty występujące w oryginale teczki, a nieujęte w duplikacie

– niszczy się protokolarnie.

§ 34. [73] (uchylony)

§ 36.[Zawieszenie prowadzenia teczek akt personalnych i eksploatacji ewidencji elektronicznej] 1. Po przejściu na wojenny system prowadzenia ewidencji wojskowej w jednostkach wojskowych, w których żołnierze zawodowi pozostają na ewidencji, prowadzi się wyłącznie karty ewidencyjne w formie papierowej [74] .

1a. [75] Karty ewidencyjne drukuje się z ewidencji elektronicznej, a w przypadku jej niedostępności – z archiwalnego zbioru, o którym mowa w § 15 ust. 2.

2. Prowadzenie teczek akt personalnych żołnierzy zawodowych zawiesza się do momentu zakończenia mobilizacji lub stanu wojennego.

3. Teczki akt personalnych przekazuje się do właściwego archiwum wojskowego.

4. Zawiesza się eksploatację ewidencji elektronicznej, a jej kopię, na informatycznym nośniku danych, przekazuje się do Centralnego Archiwum Wojskowego.

§ 38.[Przekazanie do archiwum wojskowego wydruku rejestru teczek akt personalnych] 1. [76] Razem z teczkami akt personalnych do archiwum wojskowego przekazuje się wydruk rejestru teczek akt personalnych, który jest jednocześnie spisem imiennym przekazanych teczek akt personalnych oraz protokołem ich przekazania.

2. [77] Na wydruku rejestru przekazujący teczki zaznacza te, które są przekazywane, a na ostatniej stronie wpisuje:

1) kto i komu przekazuje teczki akt personalnych, oraz podaje stopień wojskowy, imię i nazwisko, nazwę stanowiska służbowego przekazującego i przyjmującego;

2) co podlega przekazaniu (teczki akt personalnych, rejestr teczek akt personalnych);

3) liczbę przekazanych teczek akt personalnych oraz liczbę przekazanych paczek z tymi dokumentami, z wyszczególnieniem klauzul tajności i opisem tych paczek;

4) datę przekazania.

3. Pod wpisem, o którym mowa w ust. 2, umieszcza się nazwiska i imiona oraz podpisy przekazującego i przyjmującego, z uwidocznionymi nazwami ich stanowisk służbowych i określeniem jednostek wojskowych, w których pełnią zawodową służbę wojskową. Między podpisami odciska się pieczęć urzędową jednostki przyjmującej.