§ 1.[Zakres regulacji] Rozporządzenie określa:

1) szczegółowy zakres:

a) danych, o których mowa w art. 170c ust. 2 pkt 8 i 9 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym, zwanej dalej „ustawą”, zamieszczanych w ogólnopolskim wykazie studentów,

b) informacji o odbywanych studiach, zamieszczanych w ogólnopolskim wykazie studentów,

c) danych, o których mowa w art. 201a ust. 2 pkt 7 i 8 ustawy, zamieszczanych w ogólnopolskim wykazie doktorantów,

d) informacji o odbywanych studiach doktoranckich, zamieszczanych w ogólnopolskim wykazie doktorantów;

2) tryb i terminy wprowadzania danych do ogólnopolskiego wykazu studentów i ogólnopolskiego wykazu doktorantów oraz ich aktualizowania, archiwizowania i usuwania;

3) tryb i sposób udostępniania danych zawartych w ogólnopolskim wykazie studentów i w ogólnopolskim wykazie doktorantów.

§ 2.[Dane zamieszczone w ogólnopolskim wykazie studentów] W ogólnopolskim wykazie studentów zamieszcza się dane, o których mowa w art. 170c ust. 2 pkt 8 i 9 ustawy, oraz informacje o studiach odbywanych przez studenta, dotyczące:

1) nazwy uczelni oraz podstawowej jednostki organizacyjnej prowadzącej kształcenie;

2) nazwy kierunku studiów, poziomu i profilu kształcenia oraz formy studiów, a także liczby punktów ECTS uzyskanych przez studenta po zaliczeniu kolejnych semestrów studiów;

3) daty rozpoczęcia studiów;

4) rodzaju przyznanych świadczeń pomocy materialnej oraz okresu, na jaki zostały przyznane, a w przypadku zapomogi – miesiąca jej przyznania.

§ 3.[Dane zamieszczone w ogólnopolskim wykazie doktorantów] W ogólnopolskim wykazie doktorantów zamieszcza się dane, o których mowa w art. 201a ust. 2 pkt 7 i 8 ustawy, oraz informacje o studiach doktoranckich odbywanych przez doktoranta, dotyczące:

1) nazwy uczelni oraz jej podstawowej jednostki organizacyjnej albo jednostki naukowej prowadzącej studia doktoranckie, zwanej dalej „jednostką”;

2) obszaru wiedzy, dziedziny nauki i dyscypliny naukowej albo dziedziny sztuki i dyscypliny artystycznej oraz nazwy studiów doktoranckich;

3) daty rozpoczęcia studiów doktoranckich;

4) przyznania stypendium doktoranckiego, z wyszczególnieniem pobierania zwiększenia stypendium doktoranckiego, o którym mowa w art. 200a ustawy, lub stypendium doktorskiego oraz okresu, na jaki zostały przyznane;

5) rodzaju przyznanych świadczeń pomocy materialnej oraz okresu, na jaki zostały przyznane, a w przypadku zapomogi – miesiąca jej przyznania;

6) daty zakończenia realizacji programu studiów doktoranckich albo daty skreślenia z listy doktorantów.

§ 4.[Termin wprowadzenia danych do ogólnopolskiego wykazu studentów] 1. Dane do ogólnopolskiego wykazu studentów wprowadza się w następujących terminach:

1) do dnia 15 grudnia według stanu na dzień 30 listopada;

2) do dnia 30 kwietnia według stanu na dzień 15 kwietnia.

2. Dane do ogólnopolskiego wykazu doktorantów wprowadza się do dnia 15 stycznia według stanu na dzień 31 grudnia.

3. Dane dotyczące świadczeń pomocy materialnej przyznanych studentom i doktorantom wprowadza się odpowiednio do ogólnopolskiego wykazu studentów i ogólnopolskiego wykazu doktorantów w terminie 14 dni od dnia wydania decyzji przyznającej te świadczenia oraz aktualizuje raz w miesiącu.

§ 5.[Wniosek o założenie konta w Systemie POL-on] 1. Wprowadzanie, aktualizowanie, oznaczanie danych jako archiwalne i usuwanie ich z:

1) ogólnopolskiego wykazu studentów odbywa się za pomocą konta w Systemie POL-on założonego dla uczelni przez ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego, zwanego dalej „ministrem”;

2) ogólnopolskiego wykazu doktorantów odbywa się za pomocą konta w Systemie POL-on założonego dla uczelni albo jednostki przez ministra.

2. Wniosek o założenie konta w Systemie POL-on:

1) o którym mowa w ust. 1 pkt 1, składa rektor uczelni w terminie 7 dni od dnia jej utworzenia;

2) o którym mowa w ust. 1 pkt 2, składa rektor uczelni albo dyrektor jednostki w terminie 7 dni od dnia wydania aktu o utworzeniu studiów doktoranckich.

3. Wniosek o założenie konta w Systemie POL-on zawiera:

1) nazwę uczelni albo jednostki;

2) imię i nazwisko osoby, która będzie uprawniona do obsługi konta, oraz adres poczty elektronicznej.

4. Wniosek o założenie konta w Systemie POL-on składa się w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez elektroniczną skrzynkę podawczą ministra.

5. Dane do ogólnopolskiego wykazu studentów i ogólnopolskiego wykazu doktorantów wprowadza się w terminie 30 dni od dnia założenia konta w Systemie POL-on dla uczelni albo jednostki.

§ 6.[Oznaczenie danych jako archiwalne] 1. Dane studenta wprowadzone do ogólnopolskiego wykazu studentów oznacza się jako archiwalne z dniem ukończenia przez tego studenta studiów albo skreślenia go z listy studentów.

2. Dane doktoranta wprowadzone do ogólnopolskiego wykazu doktorantów oznacza się jako archiwalne z dniem zakończenia przez tego doktoranta realizacji programu studiów doktoranckich albo skreślenia go z listy doktorantów.

3. Dane oznaczone jako archiwalne usuwa się z wykazów, o których mowa w ust. 1 i 2, po upływie 20 lat.

§ 7.[Sposób udostępniania danych zawartych w ogólnopolskim wykazie studentów i doktorantów] 1. Udostępnianie danych zawartych w ogólnopolskim wykazie studentów i w ogólnopolskim wykazie doktorantów odbywa się za pomocą kont w Systemie POL-on założonych przez ministra dla uprawnionych podmiotów, o których mowa w art. 170c ust. 3 i art. 201a ust. 4 ustawy.

2. Uprawniony podmiot składa do ministra wniosek o założenie konta w Systemie POL-on umożliwiającego dostęp do danych zawartych w ogólnopolskim wykazie studentów lub ogólnopolskim wykazie doktorantów. We wniosku podaje się imię i nazwisko osoby, która będzie uprawniona do obsługi konta, oraz adres poczty elektronicznej. Przepis § 5 ust. 4 stosuje się odpowiednio.

3. Konto w Systemie POL-on założone zgodnie z § 5 dla:

1) uczelni – umożliwia rektorowi dostęp do danych dotyczących studentów lub doktorantów kształcących się w kierowanej przez niego uczelni, zawartych w ogólnopolskim wykazie studentów lub ogólnopolskim wykazie doktorantów;

2) jednostki – umożliwia jej dyrektorowi dostęp do danych dotyczących doktorantów kształcących się w kierowanej przez niego jednostce, zawartych w ogólnopolskim wykazie doktorantów.

§ 8.[Podmioty posiadające dostęp do ogólnopolskiego wykazu studentów] 1. Rektorzy uczelni posiadają dostęp do ogólnopolskiego wykazu studentów, a także wprowadzają, aktualizują, oznaczają jako archiwalne i usuwają zawarte w nim dane na podstawie dotychczasowych uprawnień.

2. Właściwym ministrom wskazanym w art. 33 ust. 2 ustawy oraz Polskiej Komisji Akredytacyjnej dostęp do ogólnopolskiego wykazu studentów przysługuje na podstawie dotychczasowych uprawnień.

§ 9.[Podmioty posiadające dostęp do ogólnopolskiego wykazu doktorantów] 1. Rektorzy uczelni i dyrektorzy jednostek prowadzących studia doktoranckie w dniu wejścia w życie rozporządzenia uzyskują dostęp do ogólnopolskiego wykazu doktorantów, a także wprowadzają, aktualizują, oznaczają jako archiwalne i usuwają zawarte w nim dane na podstawie dotychczasowych uprawnień posiadanych w ramach Systemu POL-on.

2. Właściwi ministrowie wskazani w art. 33 ust. 2 ustawy, organy Centralnej Komisji do Spraw Stopni i Tytułów oraz Państwowa Komisja Akredytacyjna uzyskują dostęp do danych zawartych w ogólnopolskim wykazie doktorantów na podstawie dotychczasowych uprawnień posiadanych w ramach Systemu POL-on.

§ 10.[Termin złożenia wniosku o założenie konta w Systemie POL-on] Dyrektor Centrum Medycznego Kształcenia Podyplomowego składa wniosek o założenie konta w Systemie POL-on w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie rozporządzenia.

§ 11.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 października 2014 r.²⁾