§ 1.[Akta osobowe funkcjonariusza Służby Celno-Skarbowej] Akta osobowe funkcjonariusza Służby Celno-Skarbowej, zwane dalej „aktami”, składają się z części A, B i C.

§ 2.[Część A] W części A akt gromadzi się dokumentację związaną z ubieganiem się o przyjęcie do służby, w szczególności:

1) kwestionariusz osobowy;

2) dokumenty potwierdzające posiadane wykształcenie oraz kwalifikacje zawodowe i specjalistyczne;

3) świadectwa pracy i służby z poprzednich miejsc pracy i służby;

4) orzeczenie lekarskie stwierdzające zdolność fizyczną i psychiczną do pełnienia służby.

§ 3.[Część B] W części B akt gromadzi się dokumentację dotyczącą nawiązania stosunku służbowego oraz jego przebiegu, w szczególności:

1) dokument potwierdzający złożenie ślubowania;

2) akt mianowania do służby, dokument mianowania na stopień służbowy oraz dokumenty określające stanowisko służbowe, uposażenie i miejsce pełnienia służby;

3) dokumenty potwierdzające przyznanie dodatków do uposażenia zasadniczego;

4) dokumenty potwierdzające zakres realizowanych zadań;

5) dokumenty potwierdzające przebieg służby przygotowawczej;

6) dokumenty potwierdzające złożenie egzaminu kończącego zasadniczy kurs zawodowy albo złożenie egzaminu zawodowego, egzaminu potwierdzającego znajomość języka obcego oraz dokumenty potwierdzające zwolnienie z obowiązku złożenia takich egzaminów;

7) opinie służbowe i oceny okresowe wraz ze złożonymi od nich środkami odwoławczymi oraz rozstrzygnięciami podjętymi przez kierownika jednostki organizacyjnej;

8) dokumenty potwierdzające odbycie szkolenia specjalistycznego oraz złożenie egzaminu uprawniającego do przeniesienia do wyższego korpusu w Służbie Celno-Skarbowej;

9) dokumenty dotyczące powierzenia mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia;

10) dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych;

11) dokumenty potwierdzające zmianę warunków pełnienia służby;

12) dokumenty potwierdzające udzielenie wyróżnienia oraz wniosek przełożonego o jego udzielenie;

13) dokumenty potwierdzające udzielenie urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu wychowawczego, urlopu zdrowotnego, urlopu bezpłatnego oraz urlopu okolicznościowego;

14) orzeczenia lekarskie i orzeczenia komisji lekarskich;

15) roczne karty ewidencji czasu służby;

16) informacje z Krajowego Rejestru Karnego;

17) dokumenty potwierdzające złożenie przyrzeczenia o przestrzeganiu tajemnicy celnej oraz tajemnicy skarbowej;

18) dokumenty potwierdzające zapoznanie funkcjonariusza Służby Celno-Skarbowej, zwanego dalej „funkcjonariuszem”, przyjmowanego do służby w Służbie Celno-Skarbowej z podstawowymi aktami prawa wewnętrznego regulującymi przebieg i organizację służby oraz z prawami i obowiązkami funkcjonariuszy;

19) dokumenty potwierdzające upoważnienie do dostępu do informacji niejawnych oraz potwierdzające przeszkolenie w zakresie informacji niejawnych;

20) zaświadczenia o ukończeniu szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny służby oraz informację o zapoznaniu funkcjonariusza z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpiecznego wykonywania czynności służbowych;

21) dokumenty dotyczące zgody na wykonywanie dodatkowego zajęcia zarobkowego, a w przypadku zajęcia zarobkowego, które nie wymaga zgody kierownika jednostki organizacyjnej, dokumenty potwierdzające, że funkcjonariusz poinformował kierownika jednostki organizacyjnej przed podjęciem tego zajęcia;

22) dokumenty potwierdzające nabycie uprawnień do nagród jubileuszowych, odpraw rentowych albo emerytalnych oraz odprawy pośmiertnej;

23) wyroki i postanowienia sądów administracyjnych oraz sądów powszechnych w sprawach związanych ze stosunkiem służbowym;

24) opinie i uchwały organów związków zawodowych wydane w indywidualnych sprawach związanych ze stosunkiem służbowym;

25) dokumenty dotyczące przekształcenia stosunku służbowego w stosunek pracy w służbie cywilnej;

26) odpis orzeczenia dotyczącego kary dyscyplinarnej;

27) dokumenty związane z ustaleniem uprawnień do emerytury albo renty;

28) dokumenty dotyczące stosunku do powszechnego obowiązku obrony.

§ 4.[Część C] W części C akt gromadzi się dokumentację dotyczącą ustania stosunku służbowego, w szczególności:

1) dokumenty stanowiące podstawę zwolnienia ze służby albo wygaśnięcia stosunku służbowego;

2) dokumenty potwierdzające zwolnienie ze służby albo wygaśnięcie stosunku służbowego;

3) kopię wydanego funkcjonariuszowi świadectwa służby.

§ 5.[Ułożenie dokumentów w porządku chronologicznym] Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z części akt powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

§ 6.[Przechowywanie odpisów i kopii dokumentów] 1. W aktach przechowuje się odpisy lub kopie dokumentów składanych przez funkcjonariusza.

2. Kierownik jednostki organizacyjnej może żądać od funkcjonariusza oryginałów dokumentów wyłącznie do wglądu lub w celu sporządzenia ich odpisów lub kopii.

§ 7.[Akta prowadzone na podstawie dotychczasowych przepisów] Akta prowadzone na podstawie dotychczasowych przepisów zostaną dostosowane do przepisów niniejszego rozporządzenia w terminie 6 miesięcy od dnia jego wejścia w życie.

§ 8.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.³⁾