§ 1.[Zakres przedmiotowy] Rozporządzenie określa sposób odbierania zgłoszeń naruszeń lub potencjalnych naruszeń przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 596/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie nadużyć na rynku (rozporządzenie w sprawie nadużyć na rynku) oraz uchylającego dyrektywę 2003/6/WE Parlamentu Europejskiego i Rady i dyrektywy Komisji 2003/124/WE, 2003/125/WE i 2004/72/WE (Dz. Urz. UE L 173 z 12.06.2014, str. 1, z późn. zm.³⁾), zwanego dalej „rozporządzeniem 596/2014”, sposób postępowania z odebranymi zgłoszeniami i ich przechowywania, a także informowania o sposobie odbierania zgłoszeń i o działaniach, jakie mogą być podejmowane po przyjęciu zgłoszenia.

§ 2.[Definicje] Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1) Komisji – rozumie się przez to Komisję Nadzoru Finansowego;

2) osobie zgłaszającej – rozumie się przez to osobę zgłaszającą Komisji naruszenie lub potencjalne naruszenie przepisów rozporządzenia 596/2014;

3) osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę wskazaną przez osobę zgłaszającą jako naruszającą lub potencjalnie naruszającą przepisy rozporządzenia 596/2014;

4) zgłoszeniu – rozumie się przez to zgłoszenie dotyczące naruszenia lub potencjalnego naruszenia przepisów rozporządzenia 596/2014.

§ 3.[Zapewnienie możliwości odbierania zgłoszeń] 1. Komisja zapewnia możliwość odbierania zgłoszeń przez osobę uprawnioną do obsługi zgłoszeń dokonywanych:

1) elektronicznie pod wskazanym przez Komisję adresem poczty elektronicznej Komisji;

2) na piśmie pod wskazanym przez Komisję adresem do korespondencji;

3) telefonicznie pod wskazanym przez Komisję numerem telefonu, z możliwością nagrywania bądź nienagrywania treści rozmowy;

4) osobiście pod wskazanym przez Komisję adresem.

2. Przyjęte przez Komisję środki komunikacji na potrzeby odbierania zgłoszeń i działań, jakie mogą być podejmowane przez Komisję po przyjęciu zgłoszenia, co najmniej:

1) są niezależne od sposobów komunikacji wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności Komisji i Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego oraz

2) zapewniają kompletność, integralność, bezpieczeństwo i poufność informacji, w tym ich zabezpieczenie przed odsłuchaniem lub odczytaniem przez osoby nieuprawnione, oraz

3) umożliwiają przechowywanie zgłoszeń w sposób zapewniający prowadzenie dalszych czynności wyjaśniających, zgodnie z art. 28 rozporządzenia 596/2014.

3. Telefoniczne lub osobiste zgłoszenia są dokumentowane przez Komisję w postaci nagrania rozmowy z osobą zgłaszającą w formie trwałej i możliwej do wyszukania lub przez sporządzenie przez osobę uprawnioną do obsługi zgłoszeń protokołu z tej rozmowy. W przypadku zgłoszenia, dokumentowanego przez sporządzenie protokołu z rozmowy, osoba uprawniona do obsługi zgłoszeń umożliwia osobie zgłaszającej, która nie zastrzegła anonimowości zgłoszenia, zapoznanie się z protokołem, zgłoszenie do niego poprawek oraz jego zatwierdzenie przez złożenie pod nim podpisu w siedzibie Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego.

4. W przypadku gdy istnieje możliwość kontaktu z osobą zgłaszającą, Komisja niezwłocznie potwierdza otrzymanie zgłoszenia przez przesłanie pisemnego potwierdzenia na adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej wskazany przez osobę zgłaszającą. Jeżeli osoba zgłaszająca sprzeciwia się przesłaniu potwierdzenia lub przesłanie potwierdzenia może zagrozić ochronie tożsamości tej osoby, Komisja odstępuje od jego przesyłania.

5. W przypadku otrzymania przez Komisję zgłoszenia, dokonanego w sposób inny niż wskazany w ust. 1, zgłoszenie to niezwłocznie i bez wprowadzania zmian jest przekazywane w sposób określony w ust. 1 osobie uprawnionej do obsługi zgłoszeń.

§ 4.[Wyznaczenie osób uprawnionych do obsługi zgłoszeń] 1. Komisja wyznacza, spośród pracowników Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego, osoby uprawnione do obsługi zgłoszeń.

2. Urząd Komisji Nadzoru Finansowego przeprowadza szkolenie osób uprawnionych do obsługi zgłoszeń w zakresie procedur oraz regulacji prawnych związanych ze zgłoszeniami, przed podjęciem przez te osoby obowiązków związanych z obsługą zgłoszeń.

§ 5.[Zadania osób uprawnionych do obsługi zgłoszeń] 1. Osoby uprawnione do obsługi zgłoszeń, w szczególności:

1) przekazują osobom zainteresowanym informacje dotyczące procedur przekazywania zgłoszeń;

2) przyjmują i weryfikują zgłoszenia oraz podejmują działania następcze w związku z tymi zgłoszeniami umożliwiające podjęcie działań nadzorczych;

3) utrzymują kontakt z osobą zgłaszającą, która ujawniła swoją tożsamość;

4) na żądanie osoby zgłaszającej, udzielają jej kompleksowych informacji w zakresie trybu i zasad dochodzenia roszczeń z tytułu niezgodnego z prawem rozwiązania umowy o pracę lub ochrony przed niesprawiedliwym traktowaniem, w tym procedur dochodzenia odszkodowania pieniężnego, oraz o możliwości uzyskania przez osobę zgłaszającą zaświadczenia potwierdzającego fakt dokonania zgłoszenia.

2. Przed przyjęciem zgłoszenia lub najpóźniej w momencie jego otrzymania osoby uprawnione do obsługi zgłoszeń powiadamiają osoby zgłaszające o udostępnionych przez Komisję na jej stronie internetowej informacjach, o których mowa w § 10 ust. 1.

§ 6.[Przechowywanie dokumentów i nagrań rozmów] 1. Komisja przechowuje dokumenty pisemne i elektroniczne otrzymanych zgłoszeń, nagrania rozmów z osobami zgłaszającymi oraz protokoły z rozmów z osobami zgłaszającymi w sposób zapewniający poufność danych osobowych.

2. Komisja zapewnia dostęp do przechowywanych dokumentów pisemnych i elektronicznych otrzymanych zgłoszeń, nagrań rozmów z osobami zgłaszającymi oraz protokołów z rozmów z osobami zgłaszającymi wyłącznie członkom Komisji oraz pracownikom Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego, którym taki dostęp jest niezbędny do wypełniania przez nich obowiązków zawodowych.

3. Komisja może zwrócić się do osoby zgłaszającej o wyjaśnienia w zakresie przekazanych informacji lub o dodatkowe informacje, jakie mogą być w posiadaniu osoby zgłaszającej, z wykorzystaniem środka komunikacji, za pośrednictwem którego zgłoszenie zostało odebrane, albo z wykorzystaniem adresu korespondencyjnego lub adresu poczty elektronicznej wskazanego przez osobę zgłaszającą.

4. Komisja przekazuje osobie zgłaszającej informacje na temat wyników zgłoszenia naruszenia, jakich może oczekiwać osoba zgłaszająca w związku z tym zgłoszeniem, w terminie nie dłuższym niż 14 dni od przyjęcia zgłoszenia.

§ 7.[Przekazywanie informacji związanych ze zgłoszeniem] 1. Przekazywanie informacji związanych ze zgłoszeniem członkom Komisji, pracownikom Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego lub innemu uprawnionemu organowi następuje z zachowaniem poufności danych osobowych osoby zgłaszającej i osoby, której dotyczy zgłoszenie.

2. Komisja przyjmuje procedury przekazywania informacji związanych ze zgłoszeniem na potrzeby ochrony danych osobowych osoby zgłaszającej i osoby, której dotyczy zgłoszenie.

§ 8.[Przegląd procedur] Komisja dokonuje przeglądu procedur przyjętych na potrzeby przekazywania zgłoszeń oraz działań, jakie mogą być podejmowane przez Komisję po przyjęciu zgłoszenia, nie rzadziej niż raz na 2 lata, w celu ich dostosowania do doświadczeń nadzorczych, rozwoju technologicznego i sytuacji rynkowej.

§ 9.[Przyjęcie procedur w zakresie wymiany informacji] Komisja przyjmuje procedury w zakresie wymiany informacji z odpowiednimi organami zaangażowanymi w ochronę osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, w związku z otrzymanym zgłoszeniem.

§ 10.[Udostępnienie na stronie internetowej informacji dotyczących odbierania zgłoszeń] 1. Komisja udostępnia na swojej stronie internetowej w oddzielnej, łatwo dostępnej zakładce informacje dotyczące odbierania zgłoszeń oraz działań, jakie mogą być podejmowane przez Komisję po przyjęciu zgłoszenia, obejmujące w szczególności:

1) sposób odbierania zgłoszeń wykorzystywany również na potrzeby ewentualnej komunikacji z osobami zgłaszającymi w odniesieniu do działań, jakie mogą być podejmowane przez Komisję po przyjęciu zgłoszenia, ze wskazaniem, że zgłoszenia można dokonać również anonimowo, oraz:

a) numeru telefonu, pod którym można dokonać zgłoszenia, oraz informacją, czy rozmowy są nagrywane, a także godzin, w których takie zgłoszenia są odbierane,

b) adresu do korespondencji i adresu poczty elektronicznej wraz z informacją, że zapewniają one bezpieczeństwo i poufność obsługi zgłoszeń,

c) adresu, pod którym zgłoszenia są odbierane osobiście, oraz godzin, w których takie zgłoszenia są odbierane;

2) procedury mające zastosowanie do obsługi zgłoszeń, w tym informacje o treści § 6 ust. 3 i 4;

3) zasady zachowania poufności mające zastosowanie do zgłoszeń, ze wskazaniem przypadków, w których dane osoby zgłaszającej mogą zostać ujawnione;

4) zasady ochrony osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę;

5) oświadczenie, że osoby zgłaszające nie zostaną pociągnięte do jakiejkolwiek odpowiedzialności w związku z ujawnieniem w zgłoszeniu informacji podlegających ochronie na podstawie przepisów o tajemnicy zawodowej.

2. Wskazanie przypadków, o których mowa w ust. 1 pkt 3, uwzględnia obowiązek poinformowania osoby zgłaszającej o sytuacjach, w których zagwarantowanie poufności danych może nie być możliwe, w tym o przypadkach, w których ujawnienie danych jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wymaganym przepisami prawa w związku z wszczynanym lub toczącym się postępowaniem administracyjnym, przygotowawczym lub sądowym, bądź w celu zabezpieczenia wolności innych osób, włącznie z prawem do obrony przysługującym osobie, której dotyczy zgłoszenie.

§ 11.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 6 maja 2017 r.