§ 1.[Zakres regulacji] Rozporządzenie określa:

1) wewnętrzną organizację i tryb pracy Rady do Spraw Polaków na Wschodzie, zwanej dalej „Radą”, w tym tryb podejmowania decyzji;

2) tryb wyboru, uprawnienia i obowiązki przewodniczącego Rady, wysokość wynagrodzenia przewodniczącego i członków Rady oraz sposób pokrywania pozostałych wydatków związanych z pracami Rady.

§ 2.[Posiedzenia] 1. Rada obraduje na posiedzeniach.

2. Posiedzenia odbywają się w obecności co najmniej 5 członków ustawowego składu Rady, w terminach określonych przez przewodniczącego Rady, nie rzadziej niż raz w miesiącu.

§ 3.[Termin, miejsce i porządek dzienny posiedzenia] 1. Przewodniczący Rady zawiadamia członków Rady o terminie, miejscu i porządku dziennym posiedzenia, nie później niż na 3 dni przed planowanym terminem posiedzenia, w formie przyjętej przez Radę. Do zawiadomienia załącza materiały istotne dla spraw ujętych w porządku dziennym posiedzenia Rady.

2. Przewodniczący Rady wyznacza spośród członków Rady sprawozdawcę do poszczególnych spraw określonych w porządku dziennym posiedzenia.

3. Przewodniczący Rady może zapraszać w formie pisemnej do udziału w posiedzeniu Rady ekspertów lub biegłych, którzy przedstawiają opinię lub stanowisko w sprawach wskazanych przez przewodniczącego Rady.

4. Przewodniczący Rady jest każdorazowo przewodniczącym posiedzenia Rady. W razie jego nieobecności przewodniczącym posiedzenia jest członek Rady wskazany przez przewodniczącego Rady.

5. Sekretarzem Rady jest pracownik komórki organizacyjnej w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw zagranicznych wyznaczonej do obsługi Rady.

§ 4.[Przebieg posiedzenia] 1. Przewodniczący posiedzenia otwiera posiedzenie Rady i prowadzi obrady po stwierdzeniu obecności co najmniej 5 członków ustawowego składu Rady.

2. Sprawę przeznaczoną do rozpoznania przez Radę referuje sprawozdawca.

3. Z ważnych przyczyn Rada może postanowić w trybie głosowania zwykłą większością głosów o odroczeniu posiedzenia, z jednoczesnym wyznaczeniem nowego terminu posiedzenia. Członków Rady obecnych na posiedzeniu uznaje się za zawiadomionych, a nieobecnych członków Rady zawiadamia się na piśmie.

§ 5.[Orzeczenie Rady] 1. Po rozpoznaniu sprawy przewodniczący posiedzenia zarządza naradę, a po jej zakończeniu zarządza głosowanie nad orzeczeniem.

2. W naradzie i w głosowaniu uczestniczą tylko członkowie Rady.

3. Orzeczenie Rady zapada w trybie głosowania zwykłą większością głosów. W przypadku równej liczby głosów przesądza głos przewodniczącego posiedzenia.

4. Orzeczenie podpisują wszyscy członkowie Rady obecni na posiedzeniu.

§ 6.[Protokół posiedzenia] 1. Posiedzenia Rady są protokołowane.

2. Protokół posiedzenia zawiera w szczególności:

1) datę, miejsce i czas trwania posiedzenia;

2) listę członków Rady i innych osób obecnych na posiedzeniu;

3) informację na temat przebiegu obrad i rozpatrywanych spraw;

4) informację o orzeczeniu Rady;

5) inne informacje, których odnotowanie zarządza przewodniczący posiedzenia.

3. Protokół posiedzenia Rady sporządzony i podpisany przez sekretarza Rady podpisuje przewodniczący posiedzenia.

4. Przebieg posiedzenia może być rejestrowany przy użyciu urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk.

§ 7.[Przekazanie orzeczenia Rady wraz z uzasadnieniem, aktami sprawy i protokołem posiedzenia] Orzeczenie Rady wraz z uzasadnieniem, aktami sprawy i protokołem posiedzenia przewodniczący Rady przekazuje do urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw zagranicznych, wykonującego obsługę administracyjną i kancelaryjną Rady.

§ 8.[Wybór przewodniczącego Rady] 1. Rada na posiedzeniu dokonuje wyboru przewodniczącego Rady spośród swoich członków.

2. Wybór przewodniczącego Rady odbywa się w głosowaniu tajnym, większością głosów, w obecności co najmniej 7 członków Rady. W tym samym trybie Rada dokonuje odwołania członka Rady z funkcji przewodniczącego Rady.

3. Rada i przewodniczący Rady pełnią swoje obowiązki do dnia pierwszego posiedzenia Rady nowej kadencji.

4. Pierwsze posiedzenie Rady nowej kadencji zwołuje dotychczasowy przewodniczący Rady, w terminie 14 dni od dnia powołania członków Rady nowej kadencji.

§ 9.[Zadania przewodniczącego Rady] 1. Przewodniczący Rady kieruje pracami Rady i reprezentuje Radę na zewnątrz, a w szczególności:

1) określa roczne plany pracy Rady obejmujące 12 miesięcy kalendarzowych, licząc od dnia wyboru na przewodniczącego Rady;

2) zwołuje posiedzenia Rady, przewodniczy im oraz ustala ich porządek dzienny;

3) wyznacza sprawozdawcę spośród członków Rady i powierza mu referowanie określonej sprawy rozpatrywanej przez Radę;

4) reprezentuje Radę przed innymi organami i instytucjami;

5) reprezentuje Radę w postępowaniu przed sądem administracyjnym lub wyznacza w tym celu innego członka Rady;

6) wyznacza członkom Rady zadania związane z działalnością Rady, w tym również odbycie krajowych lub zagranicznych podróży w uzasadnionych przypadkach;

7) w uzasadnionych przypadkach zleca wykonanie tłumaczeń na potrzeby postępowania toczącego się przed Radą;

8) wykonuje inne zadania przewidziane przepisami prawa.

2. Zadania przewodniczącego Rady w czasie jego nieobecności wykonuje na podstawie pisemnego upoważnienia wyznaczony członek Rady.

§ 10.[Wydatki związane z pracami Rady] 1. Wydatki związane z pracami Rady realizowane są po akceptacji wniosku przewodniczącego Rady przez dyrektora komórki organizacyjnej zapewniającej obsługę Rady w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw zagranicznych.

2. Należności z tytułu odbytych przez członków Rady podróży krajowych lub zagranicznych pokrywane są w zakresie i na zasadach określonych w przepisach dotyczących wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, wydanych na podstawie art. 77⁵ § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502, z późn. zm.²⁾).

§ 11.[Wynagrodzenie za udział w pracach Rady] 1. Członkom Rady przysługuje wynagrodzenie za udział w pracach Rady, płatne z dołu, w wysokości:

1) 2000 zł – wynagrodzenie miesięczne dla przewodniczącego Rady;

2) 1000 zł – wynagrodzenie miesięczne dla każdego z pozostałych członków Rady;

3) 120 zł – wynagrodzenie za udział w postępowaniu przed sądem administracyjnym.

2. W przypadku nieobecności członka na posiedzeniu Rady wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, ulega zmniejszeniu proporcjonalnie do liczby posiedzeń Rady, w których członek nie uczestniczył w danym miesiącu.

§ 12.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.³⁾