Akt prawny
archiwalny
Wersja archiwalna od 2016-03-21 do 2019-01-01
Wersja archiwalna od 2016-03-21 do 2019-01-01
archiwalny
ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI
z dnia 7 października 2011 r.
w sprawie przechowywania akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych
z dnia 7 października 2011 r. (Dz.U. z 2011 r., Nr 226, poz. 1366)
t.j. z dnia 21 marca 2016 r. (Dz.U. z 2016 r., poz. 370)
Na podstawie art. 37b ust. 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o komornikach sądowych i egzekucji (Dz. U. z 2015 r. poz. 790, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:
Rozdział 1
Przepisy ogólne
§ 1. [Zakres regulacji] Rozporządzenie określa szczegółowe warunki, tryb i terminy przechowywania i przekazywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych, a także warunki i tryb ich niszczenia po upływie okresu przechowywania.
§ 2.[Definicje] Użyte w rozporządzeniu skróty oznaczają:
1) Kms – repertorium służące do rejestrowania spraw o egzekucję należności sądowych;
2) Kmp – repertorium do rejestrowania spraw o egzekucję świadczeń powtarzających się;
3) Km – repertorium do rejestrowania pozostałych spraw;
4) Oz – wykaz do ewidencjonowania spraw z elementem zagranicznym.
§ 3.[Akta spraw oraz zamknięte urządzenia ewidencyjne] Akta spraw oraz zamknięte urządzenia ewidencyjne dzieli się na dokumentację stanowiącą materiały archiwalne oznaczaną kategorią A, zwaną dalej „dokumentacją kategorii A”, i dokumentację niestanowiącą takich materiałów, oznaczaną kategorią B, zwaną dalej „dokumentacją kategorii B”.
§ 4.[Przekazanie dokumentacji kategorii A] Dokumentację kategorii A po upływie okresu przechowywania przekazuje się do właściwego archiwum państwowego.
§ 5.[Zniszczenie dokumentacji kategorii B] Dokumentacja kategorii B po upływie okresu przechowywania podlega zniszczeniu.
§ 6.[Dokumentacja kategorii A] 1. Do dokumentacji kategorii A zalicza się akta spraw:
1) o egzekucję z nieruchomości, w której nastąpiło przysądzenie własności nieruchomości;
2) o egzekucję w celu zniesienia współwłasności nieruchomości w drodze sprzedaży publicznej, w której nastąpiło przysądzenie własności nieruchomości;
3) o egzekucję z udziałem Skarbu Państwa, z wyjątkiem spraw z repertorium Kms;
4) w których wartość egzekwowanego roszczenia, w dniu złożenia wniosku o egzekucję, przekracza dwutysięczną krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę określonego na podstawie odrębnych przepisów;
5) uznanych przez komornika za mające wyjątkowe znaczenie ze względu na:
a) materiał zebrany w sprawie,
b) występujące w sprawach osoby,
c) charakter spraw, zwłaszcza tych o znaczeniu bezprecedensowym,
d) oddźwięk społeczny.
2. Poza aktami spraw wymienionych w ust. 1 komornik zalicza do dokumentacji kategorii A:
1) akta co najmniej pięciu spraw z każdego roku i z każdego sposobu egzekucji, a w szczególności z egzekucji ze statków morskich, praw własności przemysłowej oraz z przedmiotów o wartości historycznej, naukowej lub artystycznej;
2) wszystkie akta spraw z repertorium Kms, Kmp i Km z wybranych przez siebie dwóch dni z każdego roku.
3. Akta spraw niewymienione w ust. 1 i 2 zalicza się do dokumentacji kategorii B.
§ 7.[Zamknięte urządzenia ewidencyjne] 1. Do dokumentacji kategorii A zalicza się następujące zamknięte urządzenia ewidencyjne:
1) repertoria;
2) wykazy akt spraw i urządzeń ewidencyjnych przekazanych do archiwum państwowego;
3) wykazy alfabetyczne stron;
4) wykazy Oz;
5) wykazy zniszczonych akt spraw i urządzeń ewidencyjnych, zaliczonych do kategorii B;
6) wykazy akt spraw i urządzeń ewidencyjnych przekazanych przez komorników do Krajowej Rady Komorniczej.
2. Do dokumentacji kategorii B zalicza się księgi pomocnicze oraz inne wykazy niewymienione w ust. 1.
§ 7a.[Urządzenia ewidencyjne prowadzone jako odrębny dokument elektroniczny lub raport wygenerowany z systemu teleinformatycznego] Przepisy § 7 stosuje się do urządzeń ewidencyjnych prowadzonych jako odrębny dokument elektroniczny lub raport wygenerowany z systemu teleinformatycznego.
Rozdział 2
Terminy przechowywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych
§ 8. [Okres przechowywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych] 1. Okres przechowywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych liczy się od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym zakończono postępowanie lub zamknięto urządzenie ewidencyjne.
2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się do akt spraw, w których egzekucję umorzono na podstawie art. 883 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 101, z późn. zm.). Okres przechowywania tych akt liczy się dopiero po całkowitym rozliczeniu depozytu.
§ 9.[Okres przechowywania dokumentacji] 1. Dokumentacja kategorii A jest przechowywana przez okres 10 lat.
2. Dokumentacja kategorii B jest przechowywana przez okres 5 lat, z wyjątkiem spraw o egzekucję z nieruchomości, w których przeprowadzono pierwszą licytację, która jest przechowywana przez okres 10 lat.
Rozdział 3
Szczegółowe warunki, tryb przechowywania i przekazywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych, a także warunki i tryb ich niszczenia
§ 10. [Przechowywanie dokumentacji przez Krajową Radę Komorniczą] 1. Akta spraw, w których zakończono postępowanie, oraz zamknięte urządzenia ewidencyjne są przechowywane przez Krajową Radę Komorniczą przez okresy, o których mowa w § 9, z zastosowaniem zabezpieczeń przed dostępem osób postronnych i przy spełnieniu wymogów bezpieczeństwa przed utratą i zniszczeniem.
2. Do okresów, o których mowa w § 9, wlicza się okresy, o których mowa w § 11 ust. 3.
§ 11.[Przekazanie akt spraw Krajowej Radzie Komorniczej] 1. Przed przekazaniem akt spraw Krajowej Radzie Komorniczej należy sprawdzić, czy w aktach tych zostały rozliczone opłaty, zaliczki oraz sumy depozytowe. O wynikach sprawdzenia czyni się wzmiankę na okładce akt lub w tytule sprawy.
2. Przekazanie akt spraw Krajowej Radzie Komorniczej należy odnotować w repertorium, wpisując w rubryce „uwagi”, przy właściwym numerze sprawy, datę przekazania i pozycję ze spisu zdawczo-odbiorczego.
3. Komornik przekazuje akta spraw Krajowej Radzie Komorniczej najpóźniej w ciągu trzech lat od zakończenia postępowania, a zamknięte urządzenia ewidencyjne – najpóźniej w ciągu trzech lat od ich zamknięcia.
4. Przekazanie akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego.
§ 12.[Zarządzenie o przekazaniu dokumentacji] 1. Zarządzenie o przekazaniu dokumentacji, o której mowa w § 4, do właściwego archiwum państwowego wydaje prezes sądu rejonowego, przy którym działa komornik, niezwłocznie po upływie terminu przechowywania dokumentacji.
2. Akta spraw oraz zamknięte urządzenia ewidencyjne niestanowiące materiałów archiwalnych podlegają zniszczeniu w sposób właściwy dla danej technologii zapisu. Prezes sądu rejonowego, przy którym działa komornik, powołuje komisję w celu przeprowadzenia czynności związanych z niszczeniem akt. Komisji przewodniczy komornik.
3. Komisja, o której mowa w ust. 2, może w uzasadnionych wypadkach zaproponować zmianę kwalifikacji akt spraw lub zamkniętych urządzeń ewidencyjnych z kategorii B na kategorię A lub przedłużyć ustalony pierwotnie czas przechowywania akt spraw kategorii B. Komisja nie może dokonać zmiany kwalifikacji akt spraw zaliczonych do kategorii A.
4. Propozycja komisji jest – na wniosek prezesa sądu rejonowego, przy którym działa komornik – zatwierdzana przez dyrektora właściwego archiwum państwowego.
5. Z przeprowadzonych prac przewodniczący komisji sporządza protokół i przedstawia prezesowi sądu rejonowego, przy którym działa komornik, do zatwierdzenia. Protokół ten zalicza się do dokumentacji kategorii A.
6. Przekazanie do zniszczenia akt spraw lub zamkniętych urządzeń ewidencyjnych, w tym tworzonych, ewidencjonowanych i przechowywanych w postaci elektronicznej, niestanowiących materiałów archiwalnych, następuje po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego, w trybie i na warunkach określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Rozdział 4
Przepis końcowy
§ 13. [Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.1)
1) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 lipca 2007 r. w sprawie archiwizowania akt komorniczych (Dz. U. poz. 1012 oraz z 2008 r. poz. 1007), które na podstawie art. 105 ustawy z dnia 25 marca 2011 r. o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców (Dz. U. poz. 622, 764 i 767) utraciło moc z dniem 1 lipca 2011 r.