Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. [Zakres regulacji] Rozporządzenie określa szczegółowe warunki, tryb i terminy przechowywania i przekazywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych, a także warunki i tryb ich niszczenia po upływie okresu przechowywania.

§ 2.[Definicje] Użyte w rozporządzeniu skróty oznaczają:

1) Kms – repertorium służące do rejestrowania spraw o egzekucję należności sądowych;

2) Kmp – repertorium do rejestrowania spraw o egzekucję świadczeń powtarzających się;

3) Km – repertorium do rejestrowania pozostałych spraw;

4) Oz – wykaz do ewidencjonowania spraw z elementem zagranicznym.

§ 3.[Akta spraw oraz zamknięte urządzenia ewidencyjne] Akta spraw oraz zamknięte urządzenia ewidencyjne dzieli się na dokumentację stanowiącą materiały archiwalne oznaczaną kategorią A, zwaną dalej „dokumentacją kategorii A”, i dokumentację niestanowiącą takich materiałów, oznaczaną kategorią B, zwaną dalej „dokumentacją kategorii B”.

§ 4.[Przekazanie dokumentacji kategorii A] Dokumentację kategorii A po upływie okresu przechowywania przekazuje się do właściwego archiwum państwowego.

§ 5.[Zniszczenie dokumentacji kategorii B] Dokumentacja kategorii B po upływie okresu przechowywania podlega zniszczeniu.

§ 6.[Dokumentacja kategorii A] 1. Do dokumentacji kategorii A zalicza się akta spraw:

1) o egzekucję z nieruchomości, w której nastąpiło przysądzenie własności nieruchomości;

2) o egzekucję w celu zniesienia współwłasności nieruchomości w drodze sprzedaży publicznej, w której nastąpiło przysądzenie własności nieruchomości;

3) o egzekucję z udziałem Skarbu Państwa, z wyjątkiem spraw z repertorium Kms;

4) w których wartość egzekwowanego roszczenia, w dniu złożenia wniosku o egzekucję, przekracza dwutysięczną krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę określonego na podstawie odrębnych przepisów;

5) uznanych przez komornika za mające wyjątkowe znaczenie ze względu na:

a) materiał zebrany w sprawie,

b) występujące w sprawach osoby,

c) charakter spraw, zwłaszcza tych o znaczeniu bezprecedensowym,

d) oddźwięk społeczny.

2. Poza aktami spraw wymienionych w ust. 1 komornik zalicza do dokumentacji kategorii A:

1) akta co najmniej pięciu spraw z każdego roku i z każdego sposobu egzekucji, a w szczególności z egzekucji ze statków morskich, praw własności przemysłowej oraz z przedmiotów o wartości historycznej, naukowej lub artystycznej;

2) wszystkie akta spraw z repertorium Kms, Kmp i Km z wybranych przez siebie dwóch dni z każdego roku.

3. Akta spraw niewymienione w ust. 1 i 2 zalicza się do dokumentacji kategorii B.

§ 7.[Zamknięte urządzenia ewidencyjne] 1. Do dokumentacji kategorii A zalicza się następujące zamknięte urządzenia ewidencyjne:

1) repertoria;

2) wykazy akt spraw i urządzeń ewidencyjnych przekazanych do archiwum państwowego;

3) wykazy alfabetyczne stron;

4) wykazy Oz;

5) wykazy zniszczonych akt spraw i urządzeń ewidencyjnych, zaliczonych do kategorii B;

6) wykazy akt spraw i urządzeń ewidencyjnych przekazanych przez komorników do Krajowej Rady Komorniczej.

2. Do dokumentacji kategorii B zalicza się księgi pomocnicze oraz inne wykazy niewymienione w ust. 1.

§ 7a.[Urządzenia ewidencyjne prowadzone jako odrębny dokument elektroniczny lub raport wygenerowany z systemu teleinformatycznego] Przepisy § 7 stosuje się do urządzeń ewidencyjnych prowadzonych jako odrębny dokument elektroniczny lub raport wygenerowany z systemu teleinformatycznego.

Rozdział 2

Terminy przechowywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych

§ 8. [Okres przechowywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych] 1. Okres przechowywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych liczy się od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym zakończono postępowanie lub zamknięto urządzenie ewidencyjne.

2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się do akt spraw, w których egzekucję umorzono na podstawie art. 883 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 101, z późn. zm.). Okres przechowywania tych akt liczy się dopiero po całkowitym rozliczeniu depozytu.

§ 9.[Okres przechowywania dokumentacji] 1. Dokumentacja kategorii A jest przechowywana przez okres 10 lat.

2. Dokumentacja kategorii B jest przechowywana przez okres 5 lat, z wyjątkiem spraw o egzekucję z nieruchomości, w których przeprowadzono pierwszą licytację, która jest przechowywana przez okres 10 lat.

Rozdział 3

Szczegółowe warunki, tryb przechowywania i przekazywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych, a także warunki i tryb ich niszczenia

§ 10. [Przechowywanie dokumentacji przez Krajową Radę Komorniczą] 1. Akta spraw, w których zakończono postępowanie, oraz zamknięte urządzenia ewidencyjne są przechowywane przez Krajową Radę Komorniczą przez okresy, o których mowa w § 9, z zastosowaniem zabezpieczeń przed dostępem osób postronnych i przy spełnieniu wymogów bezpieczeństwa przed utratą i zniszczeniem.

2. Do okresów, o których mowa w § 9, wlicza się okresy, o których mowa w § 11 ust. 3.

§ 11.[Przekazanie akt spraw Krajowej Radzie Komorniczej] 1. Przed przekazaniem akt spraw Krajowej Radzie Komorniczej należy sprawdzić, czy w aktach tych zostały rozliczone opłaty, zaliczki oraz sumy depozytowe. O wynikach sprawdzenia czyni się wzmiankę na okładce akt lub w tytule sprawy.

2. Przekazanie akt spraw Krajowej Radzie Komorniczej należy odnotować w repertorium, wpisując w rubryce „uwagi”, przy właściwym numerze sprawy, datę przekazania i pozycję ze spisu zdawczo-odbiorczego.

3. Komornik przekazuje akta spraw Krajowej Radzie Komorniczej najpóźniej w ciągu trzech lat od zakończenia postępowania, a zamknięte urządzenia ewidencyjne – najpóźniej w ciągu trzech lat od ich zamknięcia.

4. Przekazanie akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego.

§ 12.[Zarządzenie o przekazaniu dokumentacji] 1. Zarządzenie o przekazaniu dokumentacji, o której mowa w § 4, do właściwego archiwum państwowego wydaje prezes sądu rejonowego, przy którym działa komornik, niezwłocznie po upływie terminu przechowywania dokumentacji.

2. Akta spraw oraz zamknięte urządzenia ewidencyjne niestanowiące materiałów archiwalnych podlegają zniszczeniu w sposób właściwy dla danej technologii zapisu. Prezes sądu rejonowego, przy którym działa komornik, powołuje komisję w celu przeprowadzenia czynności związanych z niszczeniem akt. Komisji przewodniczy komornik.

3. Komisja, o której mowa w ust. 2, może w uzasadnionych wypadkach zaproponować zmianę kwalifikacji akt spraw lub zamkniętych urządzeń ewidencyjnych z kategorii B na kategorię A lub przedłużyć ustalony pierwotnie czas przechowywania akt spraw kategorii B. Komisja nie może dokonać zmiany kwalifikacji akt spraw zaliczonych do kategorii A.

4. Propozycja komisji jest – na wniosek prezesa sądu rejonowego, przy którym działa komornik – zatwierdzana przez dyrektora właściwego archiwum państwowego.

5. Z przeprowadzonych prac przewodniczący komisji sporządza protokół i przedstawia prezesowi sądu rejonowego, przy którym działa komornik, do zatwierdzenia. Protokół ten zalicza się do dokumentacji kategorii A.

6. Przekazanie do zniszczenia akt spraw lub zamkniętych urządzeń ewidencyjnych, w tym tworzonych, ewidencjonowanych i przechowywanych w postaci elektronicznej, niestanowiących materiałów archiwalnych, następuje po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego, w trybie i na warunkach określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Rozdział 4

Przepis końcowy

§ 13. [Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.¹⁾