§ 1.[Tryb postępowania prowadzonego przez Rzecznika Finansowego] Rozporządzenie określa szczegółowy tryb postępowania w sprawach toczących się w drodze pozasądowego postępowania w sprawie rozwiązywania sporów między klientem a podmiotem rynku finansowego, zwanego dalej „postępowaniem”, prowadzonego przez Rzecznika Finansowego, zwanego dalej „Rzecznikiem”.

§ 2.[Wniesienie wniosku o przeprowadzenie postępowania i informacja stron o podejmowanych czynnościach] 1. Wniosek o przeprowadzenie postępowania, zwany dalej „wnioskiem”, można wnieść w formie pisemnej na adres Biura Rzecznika Finansowego albo za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w formie i na adres wskazany na stronie internetowej Rzecznika.

2. Rzecznik informuje strony o podejmowanych czynnościach w formie pisemnej, a jeśli to możliwe i przemawiają za tym okoliczności sprawy – za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

§ 3.[Wniosek] 1. Wniosek zawiera:

1) imię i nazwisko klienta podmiotu rynku finansowego, zwanego dalej „klientem”, jego adres zamieszkania i adres do korespondencji, jeżeli jest inny niż adres zamieszkania, a także numer telefonu lub adres poczty elektronicznej, o ile klient je posiada;

2) nazwę albo firmę podmiotu rynku finansowego, adres siedziby albo adres zamieszkania podmiotu rynku finansowego;

3) dokładne określenie żądania klienta, w tym wskazanie wartości roszczenia pieniężnego lub oczekiwanego zachowania podmiotu rynku finansowego oraz oczekiwanie co do sposobu zakończenia sporu;

4) opis stanu faktycznego sprawy;

5) podpis klienta lub jego pełnomocnika, jeżeli wniosek jest wnoszony w formie pisemnej.

2. Do wniosku należy dołączyć:

1) posiadane dokumenty na poparcie opisanego stanu faktycznego;

2) dokument potwierdzający zakończenie postępowania reklamacyjnego lub wskazanie okoliczności, które uniemożliwiają jego dołączenie;

3) dowód uiszczenia opłaty lub wniosek o zwolnienie z obowiązku jej uiszczania;

4) pełnomocnictwo, jeżeli wniosek wnosi pełnomocnik;

5) oświadczenie o niewystępowaniu okoliczności określonych w art. 36 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o rozpatrywaniu reklamacji przez podmioty rynku finansowego i o Rzeczniku Finansowym, zwanej dalej „ustawą”.

3. W przypadku uznania wniosku za niekompletny Rzecznik wzywa klienta do uzupełnienia wniosku w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 7 dni.

§ 4.[Wniosek o zwolnienie z obowiązku uiszczenia opłaty] 1. Składając wniosek o zwolnienie z obowiązku uiszczenia opłaty, klient wskazuje na okoliczności uprawdopodabniające zasadność tego zwolnienia.

2. Rzecznik może wezwać klienta do złożenia dodatkowych wyjaśnień i przedstawienia dokumentów pozwalających na uznanie wniosku o zwolnienie z obowiązku uiszczenia opłaty za zasadny.

3. Rzecznik informuje klienta o zwolnieniu z obowiązku uiszczenia opłaty albo informuje go o braku takiego zwolnienia, wyznaczając termin na uiszczenie opłaty.

§ 5.[Odmowa wszczęcia postępowania] 1. Rzecznik informuje klienta o odmowie wszczęcia postępowania niezwłocznie, wskazując na podstawę prawną i okoliczności ją uzasadniające.

2. W przypadku odmowy, o której mowa w ust. 1, Rzecznik, na wniosek klienta, dokonuje zwrotu opłaty, o ile została uiszczona, w terminie 7 dni od dnia otrzymania tego wniosku.

§ 6.[Wszczęcie postępowania] 1. Wszczęcie postępowania przez Rzecznika następuje w terminie 14 dni od dnia otrzymania kompletnego wniosku i uiszczenia przez klienta opłaty albo zwolnienia od jej uiszczenia.

2. O wszczęciu postępowania Rzecznik niezwłocznie zawiadamia strony, w razie potrzeby wzywając je do przedstawienia wyjaśnień, a także wszystkich okoliczności mogących przyczynić się do rozwiązania sporu – w określonym terminie, nie krótszym niż 7 dni.

3. W toku postępowania Rzecznik może wykorzystać dokumenty i inne materiały zgromadzone w związku z rozpatrywaniem wniosku, o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy, dotyczącego sporu między tymi samymi stronami.

§ 7.[Termin zakończenia postępowania] 1. Rzecznik kończy postępowanie w terminie 90 dni od daty otrzymania kompletnego wniosku.

2. W przypadku sporów szczególnie skomplikowanych termin, o którym mowa w ust. 1, może zostać wydłużony, o czym Rzecznik informuje strony postępowania, wskazując spodziewany termin jego zakończenia.

§ 8.[Propozycja zakończenia sporu] 1. Rzecznik przedstawia stronom propozycję zakończenia sporu w terminie umożliwiającym jego zakończenie zgodnie z § 7 ust. 1.

2. Rzecznik wyznacza stronom termin na ustosunkowanie się do przedstawionej im propozycji zakończenia sporu, nie krótszy niż 7 dni.

§ 9.[Wyznaczenie posiedzenia] W razie potrzeby, gdy przemawia za tym charakter sporu, Rzecznik może wyznaczyć posiedzenie, na które wzywa strony postępowania. Posiedzenie należy wyznaczyć w terminie umożliwiającym stawienie się stronom oraz ich pełnomocnikom, jeśli zostali ustanowieni.

§ 10.[Opinia] Opinię, o której mowa w art. 40 ustawy, Rzecznik przygotowuje w oparciu o dokumenty lub wyjaśnienia przedstawione przez strony postępowania oraz inne materiały zgromadzone w toku rozpatrywania sprawy.

§ 11.[Umorzenie postępowania] W razie wycofania wniosku przez klienta w trakcie postępowania lub w przypadku, gdy przeprowadzenie postępowania stało się z innych przyczyn niemożliwe, Rzecznik umarza postępowanie, o czym niezwłocznie zawiadamia strony.

§ 12.[Zachowanie zasady niezależności i bezstronności] Postępowanie jest prowadzone z zachowaniem zasady niezależności i bezstronności.

§ 13.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.