§ 1.[Zakres przedmiotowy] Rozporządzenie określa:

1) rodzaje urządzeń i środków technicznych służących do utrwalania dźwięku albo obrazu i dźwięku dla celów procesowych;

2) sposób przechowywania, odtwarzania i kopiowania zapisów;

3) sposób i tryb udostępniania stronom, obrońcom, pełnomocnikom i przedstawicielom ustawowym zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku;

4) sposób i tryb przekazywania stronom, obrońcom, pełnomocnikom i przedstawicielom ustawowym kopii zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku;

5) wysokość opłaty za sporządzenie i przekazanie kopii zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku.

§ 2.[Definicje] Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1) adnotacjach – należy przez to rozumieć dokument elektroniczny, o którym mowa w art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2014 r. poz. 1114), powiązany z zapisem i zawierający informacje dotyczące przebiegu czynności procesowej, w szczególności o rozpoczęciu wypowiedzi osób uczestniczących w posiedzeniu umożliwiające automatyczne znalezienie wskazanego fragmentu zapisu;

2) informatycznym nośniku danych – należy przez to rozumieć nośnik danych, o którym mowa w art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;

3) laboratorium – należy przez to rozumieć laboratorium kryminalistyczne, instytut badawczy, jednostkę organizacyjną podległą Ministrowi Sprawiedliwości prowadzącą działalność naukową i badawczo-rozwojową lub komórkę organizacyjną organu prowadzącego postępowanie karne wyspecjalizowaną w zakresie techniki kryminalistycznej;

4) metadanych – należy przez to rozumieć zestaw logicznie powiązanych z zapisem usystematyzowanych informacji opisujących ten zapis, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie;

5) nośniku analogowym – należy przez to rozumieć nośnik, na którym utrwalono zapis analogowy, w szczególności kasetę magnetofonową, kasetę magnetowidową lub minikasetę DV;

6) nośniku pierwotnym – należy przez to rozumieć nośnik, na którym utrwalono zapis dźwięku albo obrazu i dźwięku podczas czynności procesowej, a jeżeli taki zapis utrwalono za pomocą systemu teleinformatycznego, to należy przez to rozumieć ten system;

7) nośniku wtórnym – należy przez to rozumieć informatyczny nośnik danych, umożliwiający jednokrotne nagranie, na który po zakończeniu czynności procesowej skopiowano zapis z nośnika pierwotnego w przypadkach określonych w § 9 ust. 1;

8) nośniku kopii – należy przez to rozumieć nośnik, na który skopiowano zapis z nośnika pierwotnego albo wtórnego, inny niż nośnik, o którym mowa w pkt 7;

9) podmiocie uprawnionym – należy przez to rozumieć strony, obrońców, pełnomocników i przedstawicieli ustawowych;

10) zapisie – należy przez to rozumieć utrwalenie dźwięku albo obrazu i dźwięku dla celów procesowych;

11) zapisie cyfrowym – należy przez to rozumieć zapis, dla którego za pomocą funkcji skrótu można wygenerować skrót;

12) zapisie analogowym – należy przez to rozumieć zapis niebędący zapisem cyfrowym.

§ 3.[Urządzenia i środki używane do utrwalania dźwięku albo obrazu i dźwięku] 1. Do utrwalania dźwięku albo obrazu i dźwięku dla celów procesowych używa się urządzeń i środków technicznych, w tym systemów teleinformatycznych, utrwalających zapis na nośnikach analogowych lub informatycznych nośnikach danych.

2. Zapis utrwalany jest na nośnikach umożliwiających przechowywanie danych przez okres niezbędny dla prawidłowego przeprowadzenia postępowania karnego.

3. System teleinformatyczny służący do utrwalania zapisu zapewnia:

1) integralność zapisu;

2) kopiowanie zapisu pomiędzy urządzeniami, środkami technicznymi i informatycznymi nośnikami danych;

3) zabezpieczenie zapisu, w szczególności przed utratą, zniekształceniem, nieuprawnionym dostępem, usunięciem lub inną nieuprawnioną zmianą;

4) rozpoznawalność każdej wprowadzonej zmiany;

5) odtworzenie zapisu także przy użyciu urządzeń i środków technicznych korygujących lub wzmacniających utrwalony dźwięk albo obraz i dźwięk;

6) udostępnienie zapisu na informatycznym nośniku danych;

7) możliwość bieżącej kontroli dokonywanego zapisu;

8) możliwość przekazania zapisów, stanowiących materiały archiwalne, do archiwów państwowych.

§ 4.[Informacje podawane do każdego zapisu] 1. Jeżeli utrwalanie zapisu następuje za pomocą systemu teleinformatycznego, to dla każdego zapisu w metadanych należy podać następujące informacje:

1) dla metadanej – identyfikator – jednoznaczny znacznik zapisu nadawany przez system teleinformatyczny, który umożliwia jego identyfikację;

2) dla metadanej – twórca – nazwę organu prowadzącego postępowanie, wydziału, sekcji, o ile występuje, oraz dane identyfikujące protokolanta sporządzającego zapis albo osobę upoważnioną do dokonania zmiany, z podaniem ich roli w procesie tworzenia lub akceptacji zapisu albo jego zmiany;

3) dla metadanej – tytuł – oznaczenie sprawy i sygnaturę akt sprawy;

4) dla metadanej – data – datę sporządzenia zapisu;

5) dla metadanej – kwalifikacja – kategorię archiwalną, do której zalicza się akta sprawy, w której sporządzono zapis albo jego uprawnioną zmianę;

6) dla metadanej – grupowanie – wskazanie przynależności zapisu do akt sprawy, określone sygnaturą tych akt;

7) dla metadanej – format – wskazanie nazwy formatu albo formatów danych zastosowanych do zapisu;

8) dla metadanej – dostęp – określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić dokument;

9) dla metadanej – typ – określenie podstawowego typu zapisu.

2. Dla każdego zapisu podaje się wszystkie metadane określone w ust. 1.

3. Zapis utrwala się w sposób umożliwiający jego automatyczne wyodrębnienie oraz wyodrębnienie poszczególnych metadanych.

4. Przed przystąpieniem do utrwalania dźwięku albo obrazu i dźwięku za pomocą systemu teleinformatycznego protokolant identyfikuje się w systemie teleinformatycznym w sposób gwarantujący jednoznaczną identyfikację jego osoby.

5. Protokolant wprowadza do systemu teleinformatycznego lub sprawdza i w razie potrzeby uzupełnia dane w postaci elektronicznej dotyczące oznaczenia organu prowadzącego postępowanie, miejsca i daty czynności procesowej, nazwisko osoby przeprowadzającej czynność, protokolanta, oskarżyciela, oskarżonego, jak również obecnych podczas czynności procesowej przedstawicieli ustawowych i obrońców, oznaczenia sprawy oraz wzmianki co do jawności.

6. Do zapisu utrwalonego za pomocą systemu teleinformatycznego można sporządzić adnotacje.

7. Adnotacjom sporządzonym dla danego zapisu przyporządkowuje się metadane, o których mowa w ust. 1.

§ 5.[Zapis z przebiegu rozprawy] 1. Przed przystąpieniem do utrwalania przebiegu rozprawy za pomocą systemu teleinformatycznego protokolant identyfikuje się w systemie teleinformatycznym za pomocą podpisu elektronicznego gwarantującego jednoznaczną identyfikację jego osoby.

2. Zapis z przebiegu rozprawy utrwalony w systemie teleinformatycznym obejmuje:

1) obraz widoku ogólnego sali z pozycji przewodniczącego, ze szczególnym uwzględnieniem widoku wszystkich pozostałych osób uczestniczących w rozprawie oraz, jeżeli pozwalają na to względy techniczne, publiczności;

2) obraz osoby wypowiadającej się z miejsca przeznaczonego dla świadka, obejmującego polem widzenia górną połowę ciała w sposób umożliwiający utrwalenie gestów oraz uzyskanie widoku twarzy;

3) dźwięk z podłączonych do systemu teleinformatycznego:

a) urządzeń transmitujących dźwięk z miejsc przeznaczonych dla oskarżyciela publicznego i oskarżonego,

b) urządzenia transmitującego dźwięk z miejsca przeznaczonego dla składu orzekającego,

c) urządzenia transmitującego dźwięk z miejsca przeznaczonego dla świadka.

3. W przypadkach uzasadnionych liczbą osób uczestniczących w rozprawie może zostać zwiększona liczba urządzeń transmitujących dźwięk z miejsc, o których mowa w ust. 2 pkt 3.

4. Jeżeli liczba osób uczestniczących w rozprawie jest inna niż liczba podłączonych do systemu teleinformatycznego urządzeń transmitujących dźwięk, przewodniczący ustala, którego urządzenia należy używać.

5. Po zakończeniu utrwalania przebiegu rozprawy za pomocą systemu teleinformatycznego, protokolant podpisuje zapis podpisem elektronicznym gwarantującym jednoznaczną identyfikację jego osoby oraz rozpoznawalność jakiejkolwiek późniejszej zmiany zapisu.

§ 6.[Metryka] 1. Dla każdego nośnika sporządza się metrykę identyfikacyjną, zwaną dalej „metryką”. Wzór metryki jest określony w załączniku do rozporządzenia.

2. Metrykę opatruje się numerem nadanym zgodnie z kolejnością wykonywania zapisów i ich kopii w danej sprawie.

3. Numer metryki i sygnaturę akt umieszcza się na powierzchni przeznaczonej do opisywania nośnika, o ile nośnik ją posiada.

4. Metrykę sporządza się w oryginale i kopiach.

5. Oryginał metryki przechowuje się w aktach sprawy.

6. Kopię metryki przechowuje się wraz z nośnikiem w tym samym opakowaniu.

7. W przypadku informatycznego nośnika danych do oryginału i kopii metryki dołącza się wydruk zawierający sumę kontrolną każdego pliku wchodzącego w skład zapisu.

8. Jeżeli w postępowaniu karnym sporządzono więcej niż trzy metryki, do akt sprawy dołącza się wykaz metryk wskazujący w szczególności ich numery, daty sporządzenia, rodzaj nośnika, utrwaloną czynność procesową i numer karty w aktach sprawy, na której znajduje się metryka.

§ 7.[Kopia zapisu cyfrowego] 1. Kopię zapisu cyfrowego wykonuje się w tym samym formacie, w którym utrwalono zapis na nośniku pierwotnym lub wtórnym, bez dzielenia plików ani wprowadzania jakichkolwiek zmian w stosunku do zapisu zarejestrowanego podczas utrwalonej czynności procesowej.

2. Zapis cyfrowy uznaje się za skopiowany, jeśli każda suma kontrolna skopiowanego pliku jest zgodna z sumą kontrolną pliku, którego dokonano kopiowania.

3. Zapis analogowy można skopiować również poprzez konwersję do formy cyfrowej w sposób zapewniający uzyskanie możliwie najlepszej jakości zapisu cyfrowego.

§ 8.[Zabezpieczenie nośnika pierwotnego] 1. Nośnik pierwotny należy opakować, zabezpieczyć odciskiem okrągłej pieczęci jednostki przeprowadzającej czynność procesową i umieścić na opakowaniu informacje wskazujące sygnaturę akt sprawy, utrwaloną czynność procesową, numer metryki, datę opakowania oraz imię, nazwisko i funkcję osoby dokonującej opakowania.

2. Każde otwarcie i ponowne zamknięcie opakowania nośnika pierwotnego należy odnotować w metryce, wskazując osobę dokonującą otwarcia lub zamknięcia opakowania oraz datę i miejsce dokonania tej czynności.

3. Nośnik pierwotny niewymagający przekazania do laboratorium lub zwrócony z laboratorium rejestruje się i przechowuje w sposób przewidziany dla dowodów rzeczowych.

§ 9.[Nośnik wtórny] 1. Jeżeli nośnik pierwotny będący informatycznym nośnikiem danych jest dostosowany do wielokrotnego nagrywania i kasowania zapisów, po zakończeniu utrwalanej czynności zapis można skopiować na nośnik wtórny. Zapis należy skopiować na nośnik wtórny, jeżeli nie można dokonać czynności określonych w § 8 ust. 1.

2. Do nośnika wtórnego przepis § 8 stosuje się odpowiednio.

3. Po prawidłowym skopiowaniu zapisu na nośnik wtórny dopuszczalne jest użycie nośnika pierwotnego do utrwalenia innej czynności procesowej, nawet jeśli łączy się to z uszkodzeniem lub utratą istniejącego na nim zapisu. W takim przypadku metrykę nośnika pierwotnego dołącza się do akt sprawy po zamieszczeniu w niej adnotacji o przeznaczeniu tego nośnika do zarejestrowania innej czynności procesowej. Do nośnika pierwotnego nie stosuje się § 8.

4. Jeżeli nośnik pierwotny potrzebuje obróbki chemicznej lub innych czynności, których wykonanie wymaga wiadomości specjalnych, po opakowaniu przekazuje się go wraz z metryką do laboratorium, które sporządza w metryce adnotacje o wykonanych czynnościach oraz zgodności cech nośnika i zapisu z cechami opisanymi w metryce.

§ 10.[Wykonywanie kopii] 1. Przy każdorazowym wykonywaniu kopii, zapis powinien być kopiowany bezpośrednio z nośnika pierwotnego albo wtórnego, chyba że nie jest to możliwe z powodu utraty lub uszkodzenia tego nośnika lub utrwalonego na nim zapisu; w takim przypadku wykonuje się kopie z kopii bezpieczeństwa lub kopii sporządzonej na potrzeby postępowania karnego.

2. Każde wykonanie kopii odnotowuje się w metryce nośnika, z którego skopiowano zapis. Dane dotyczące kopiowania umieszcza się w metryce nośnika, na który skopiowano zapis. Wpisów w metrykach dokonuje osoba dokonująca kopiowania.

§ 11.[Osoba upoważniona oraz miejsce wykonywania kopii] 1. Kopię zapisu sporządza upoważniony pracownik organu prowadzącego postępowanie.

2. Kopię zapisu sporządza się w laboratorium:

1) w przypadku, gdy jej wykonanie przez podmiot, o którym mowa w ust. 1, nie jest możliwe, łączy się z nadmiernymi trudnościami lub grozi zniszczeniem bądź zniekształceniem zapisu;

2) na wniosek podmiotu uprawnionego do jej otrzymania.

3. Kopię zapisu można wykonać w laboratorium, jeżeli zapewni to lepszą jakość skopiowanego zapisu.

4. W przypadku, gdy kopiowania dokonuje się na wniosek podmiotu uprawnionego do otrzymania kopii zapisu, a zachodzą okoliczności, o których mowa w ust. 2 pkt. 1 i ust. 3, kopię zapisu sporządza się w laboratorium, gdy uprawniony podmiot o to wnosi.

§ 12.[Przesłanka wykonania kopii bezpieczeństwa] 1. Kopie bezpieczeństwa wykonuje się, jeśli organ prowadzący postępowanie uzna to za celowe, w szczególności ze względu na wagę sprawy lub długotrwałość postępowania.

2. Kopie bezpieczeństwa można wykonywać również po prawomocnym zakończeniu postępowania.

§ 13.[Odbitki pozytywowe] Jeżeli obraz utrwalono za pomocą zdjęć fotograficznych, to ich odbitki pozytywowe dołącza się do akt sprawy.

§ 14.[Zmiana opakowania nośnika pierwotnego lub wtórnego] Jeżeli zachodzi potrzeba zmiany opakowania nośnika pierwotnego lub wtórnego, należy dołączyć do niego dotychczasowe opakowania i wraz z metryką identyfikacyjną opakować je wspólnie oraz opisać w sposób, o którym mowa w § 8 ust. 1.

§ 15.[Należyte zabezpieczenie nośnika] Nośnik powinien być należycie zabezpieczony przed utratą oraz przed czynnikami mogącymi spowodować utratę lub zniekształcenie zapisu, w szczególności przed oddziaływaniami termicznymi, uszkodzeniami mechanicznymi, szkodliwym działaniem światła, promieniowania, pola magnetycznego, pola elektrycznego i środków chemicznych.

§ 16.[Udostępnianie zapisów] 1. Zapisy udostępnia się w budynku organu prowadzącego postępowanie.

2. Jeżeli zapis przechowywany jest również w systemie teleinformatycznym, to może być udostępniony także za pomocą konta w tym systemie.

3. Zapis udostępnia kierownik sekretariatu lub inny upoważniony pracownik organu prowadzącego postępowanie, na wniosek podmiotu uprawnionego.

§ 17.[Prezentacja zapisu] 1. W celu prezentacji zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku zapis odtwarza się za pomocą przeznaczonego do tego celu urządzenia. Podczas odtwarzania można użyć urządzenia korygującego lub wzmacniającego utrwalony dźwięk.

2. Jeżeli zapis jest odtwarzany z nośnika pierwotnego lub wtórnego, w metryce nośnika należy zamieścić adnotację wskazującą czas i miejsce prezentacji, imię i nazwisko osoby przeprowadzającej prezentację oraz wykaz osób obecnych przy prezentacji zawierający ich imiona i nazwiska. Po odtworzeniu zapisu z informatycznego nośnika danych do metryki należy dołączyć aktualny wydruk sum kontrolnych.

3. W razie uszkodzenia nośnika lub zapisu podczas odtwarzania należy odnotować ten fakt w metryce.

§ 18.[Wniosek o przekazanie kopii zapisu] 1. Kopię zapisu przekazuje kierownik sekretariatu lub inny upoważniony pracownik organu prowadzącego postępowanie, na wniosek podmiotu uprawnionego.

2. Nośnik kopii wraz z kopią metryki przekazuje się podmiotom uprawnionym za pokwitowaniem odbioru. Do akt sprawy dołącza się pokwitowanie odbioru oraz kopię dowodu uiszczenia przez podmiot uprawniony opłaty za sporządzenie i przekazanie kopii zapisu.

3. W przypadku wątpliwości, czy wniosek o przekazanie kopii zapisu z akt sądowych został złożony przez podmiot uprawniony albo czy jest od takiego wniosku uiszczona opłata w prawidłowej wysokości, kierownik sekretariatu lub inny upoważniony pracownik organu przedkłada wniosek przewodniczącemu wydziału, sędziemu referentowi lub innej osobie uprawnionej do podjęcia decyzji.

§ 19.[Zakazy związane z udostępnianiem kopii zapisu] Nie jest dopuszczalne:

1) przekazanie zapisu na nośniku dostarczonym przez wnioskodawcę;

2) samodzielne kopiowanie przez podmiot uprawniony zapisu udostępnionego mu w siedzibie organu prowadzącego postępowanie.

§ 20.[Wyłączenie stosowania przepisów] 1. Przepisów § 6 ust. 3 i 6, § 8 oraz § 17 ust. 2 nie stosuje się do nośnika pierwotnego, będącego systemem teleinformatycznym.

2. Przepisów § 6 ust. 3 i 6 nie stosuje się do nośnika kopii bezpieczeństwa, jeżeli ich zastosowanie nie jest możliwe.

3. Przepisów § 6 ust. 7, § 7 ust. 2 i § 17 ust. 2 zdanie drugie nie stosuje się do zapisów podpisanych podpisem elektronicznym gwarantującym identyfikację osoby podpisującej oraz rozpoznawalność jakiejkolwiek późniejszej zmiany zapisu.

§ 21.[Zapis zawierający dane, których nie zamieszcza się w protokole] 1. Jeżeli zapis zawiera dane, których nie zamieszcza się w protokole, o których mowa w art. 148 § 2a ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego, to:

1) w metryce nośnika zamieszcza się informacje o tym fakcie wraz ze wskazaniem fragmentu zapisu, w którym są one zawarte;

2) zapis udostępnia się tylko w obecności upoważnionego pracownika i odtwarza się go z pominięciem fragmentu zawierającego te dane;

3) zapisu nie udostępnia się w sposób, o którym mowa w § 16 ust. 2.

§ 22.[Opłata za sporządzenie i przekazanie kopii zapisu] 1. Za sporządzenie i przekazanie podmiotom uprawnionym kopii zapisu sporządzonej przez organ prowadzący postępowanie pobiera się opłatę w wysokości:

1) 6 zł – za każdy przekazany nośnik w przypadku przekazania zapisu na informatycznym nośniku danych;

2) 20 zł – za każdy przekazany nośnik, w przypadku przekazania zapisu na nośniku analogowym.

2. Za sporządzenie i przekazanie podmiotom uprawnionym kopii zapisu sporządzonej w laboratorium pobiera się opłatę w wysokości:

1) 100 zł powiększoną o 15 zł za każdy skopiowany informatyczny nośnik danych;

2) 100 zł powiększoną o 30 zł za każdą rozpoczętą godzinę kopii zapisu na nośniku analogowym.

3. Za sporządzenie i przekazanie podmiotom uprawnionym kopii zapisu sporządzonej w laboratorium w sposób, o którym mowa w § 7 ust. 3, pobiera się opłatę w wysokości 100 zł powiększoną o 45 zł za każdą rozpoczętą godzinę kopii zapisu.

4. Za sporządzenie i przekazanie podmiotom uprawnionym kopii zapisu obrazu utrwalonego w formie odbitek pozytywowych zdjęć fotograficznych i dźwięku, pobiera się opłatę za przekazanie zapisu dźwięku określoną zgodnie z ust. 1–3 powiększoną o 1 zł za każdą przekazaną odbitkę.

§ 23.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2016 r.²⁾