§ 1.[Zakres przedmiotowy] Rozporządzenie określa:

1) procedurę podziału i wypłaty wynagrodzenia za użyczanie przez biblioteki publiczne egzemplarzy utworów wyrażonych słowem, powstałych lub opublikowanych w języku polskim w formie drukowanej, zwanego dalej „wynagrodzeniem za użyczanie”;

2) wykaz bibliotek publicznych obowiązanych do przekazywania informacji dotyczących użyczeń egzemplarzy utworów wyrażonych słowem, powstałych lub opublikowanych w języku polskim w formie drukowanej, zwanych dalej „utworami wyrażonymi słowem”, w danym roku kalendarzowym, w celu ustalenia podstawy do obliczenia wartości wynagrodzenia za użyczanie;

3) zakres informacji przekazywanych przez biblioteki, o których mowa w pkt 2;

4) zakres informacji zawartych w oświadczeniu o woli otrzymywania wynagrodzenia za użyczanie;

5) zakres informacji umieszczanych w ogłoszeniu o konkursie mającym na celu wyznaczenie organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi do podziału i wypłaty wynagrodzenia za użyczanie, zwanym dalej „konkursem”;

6) zakres dokumentacji konkursowej;

7) tryb postępowania konkursowego.

§ 2.[Czynności dokonywane w celu podziału dofinansowania] Organizacja, o której mowa w art. 35¹ ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, zwanej dalej „ustawą”, w celu podziału dofinansowania przekazanego przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, zwanego dalej „ministrem”, oraz wypłaty wynagrodzeń za użyczanie należnych poszczególnym podmiotom, o których mowa w art. 28 ust. 5 ustawy, dokonuje kolejno następujących czynności:

1) z kwoty dofinansowania przyznanego w danym roku kalendarzowym potrąca część przeznaczoną na pokrycie uzasadnionych i udokumentowanych kosztów określenia wysokości i wypłaty wynagrodzenia za użyczanie ustaloną w umowie, o której mowa w art. 35¹ ust. 8 ustawy;

2) pozostałą kwotę dofinansowania dzieli na dwie części przypadające w 75% podmiotom, o których mowa w art. 28 ust. 5 pkt 1–3 ustawy, i w 25% podmiotom, o których mowa w art. 28 ust. 5 pkt 4 ustawy;

3) część dofinansowania przypadającą podmiotom, o których mowa w art. 28 ust. 5 pkt 1–3 ustawy, dzieli między podmioty, które złożyły w danym roku kalendarzowym i latach poprzednich oświadczenia o woli otrzymywania wynagrodzenia za użyczanie, proporcjonalnie do liczby użyczeń egzemplarzy utworów wyrażonych słowem w roku poprzednim określonej na podstawie informacji przekazywanych przez biblioteki na podstawie art. 35³ ust. 1 ustawy;

4) część dofinansowania przypadającego podmiotom, o których mowa w art. 28 ust. 5 pkt 4 ustawy, dzieli między podmioty, które złożyły w danym roku kalendarzowym i latach poprzednich oświadczenia o woli otrzymywania wynagrodzenia za użyczanie, proporcjonalnie do liczby użyczeń egzemplarzy utworów wyrażonych słowem w roku poprzednim określonej na podstawie informacji przekazywanych przez biblioteki na podstawie art. 35³ ust. 1 ustawy;

5) kwoty, o których mowa w pkt 3, przyporządkowane poszczególnym uprawnionym i przekraczające wysokość określoną w art. 35² ust. 6 ustawy lub nieosiągające wysokości określonej w art. 35² ust. 7 ustawy, dzieli między podmioty, o których mowa w art. 28 ust. 5 pkt 1–3 ustawy, w proporcji, w jakiej przysługuje im wynagrodzenie za użyczanie w ramach podziału określonego w pkt 3;

6) kwoty, o których mowa w pkt 4, przyporządkowane poszczególnym uprawnionym i przekraczające wysokość określoną w art. 35² ust. 6 ustawy lub nieosiągające wysokości określonej w art. 35² ust. 7 ustawy, dzieli między podmioty, o których mowa w art. 28 ust. 5 pkt 4 ustawy, w proporcji, w jakiej przysługuje im wynagrodzenie za użyczanie w ramach podziału określonego w pkt 4;

7) po dokonaniu podziału zgodnie z zasadami określonymi w pkt 2–6 wypłaca wynagrodzenia za użyczanie uprawnionym na wskazany przez nich rachunek bankowy.

§ 3.[Wykaz bibliotek publicznych] Wykaz bibliotek publicznych obowiązanych do przekazywania informacji dotyczących użyczeń egzemplarzy utworów wyrażonych słowem stanowi załącznik do rozporządzenia.

§ 4.[Informacje przekazywane przez biblioteki] Informacje przekazywane przez biblioteki, o których mowa w § 3, obejmują:

1) liczbę wszystkich użyczeń egzemplarzy utworów wyrażonych słowem w danym roku kalendarzowym;

2) wykaz utworów wyrażonych słowem, których egzemplarze były użyczane w danym roku kalendarzowym, wraz ze wskazaniem w stosunku do każdego z nich:

a) numeru lub numerów ISBN,

b) twórcy albo twórców utworu,

c) twórców utworów plastycznych lub fotograficznych, o ile utwory takie są połączone z utworami wyrażonymi słowem w celu rozpowszechniania,

d) tłumacza, o ile utwór wyrażony słowem jest tłumaczony na język polski z języka obcego,

e) wydawcy,

f) liczby użyczeń egzemplarzy w danym roku kalendarzowym.

§ 5.[Oświadczenie o woli otrzymywania wynagrodzenia za użyczanie] 1. Podmiot, o którym mowa w art. 28 ust. 5 ustawy, składa oświadczenie o woli otrzymywania wynagrodzenia za użyczanie zawierające:

1) imię i nazwisko twórcy albo twórców utworu wyrażonego słowem oraz pseudonim, jeżeli był używany w odniesieniu do danego utworu;

2) imię i nazwisko tłumacza albo tłumaczy utworu wyrażonego słowem oraz pseudonim, jeżeli był używany w odniesieniu do danego utworu;

3) tytuł utworu wyrażonego słowem;

4) nazwę wydawcy utworu wyrażonego słowem;

5) rok wydania utworu wyrażonego słowem;

6) imię, nazwisko lub nazwę oraz adres zamieszkania lub siedziby składającego oświadczenie;

7) w przypadku podmiotów, o których mowa w art. 28 ust. 5 pkt 1–3 ustawy, wskazanie, do której z wymienionych w art. 28 ust. 5 kategorii uprawnionych należy dany podmiot, a także, jeżeli istnieje wielu uprawnionych, wskazanie wielkości udziału uprawnionego składającego oświadczenie, ustalonego w oparciu o umowę zawartą z wydawcą wraz z jej kopią;

8) dane niezbędne do zrealizowania płatności, w tym numer rachunku bankowego;

9) zgodę na przetwarzanie danych osobowych podmiotu, o którym mowa w art. 28 ust. 5 ustawy, na potrzeby podziału i wypłaty wynagrodzenia za użyczanie.

2. Wydawca w oświadczeniu, o którym mowa w ust. 1, zawiera również informację o numerze ISBN utworu wyrażonego słowem.

3. Spadkobierca uprawnionych, o których mowa w art. 28 ust. 5 pkt 1–3 ustawy, do oświadczenia dołącza dokumenty potwierdzające przejście autorskich praw majątkowych do utworu wyrażonego słowem w drodze dziedziczenia oraz wskazuje przysługujący mu udział.

§ 6.[Udostępnianie dokumentacji konkursowej] Z dniem ogłoszenia konkursu minister udostępnia dokumentację konkursową w siedzibie urzędu obsługującego ministra oraz pisemnie zawiadamia o tym wszystkie organizacje zbiorowego zarządzania prawami autorskimi.

§ 7.[Ogłoszenie o konkursie] W ogłoszeniu o konkursie określa się:

1) warunki uczestnictwa w konkursie;

2) miejsce i formę złożenia oferty;

3) termin złożenia oferty nie krótszy niż 30 dni od dnia ogłoszenia o konkursie;

4) miejsce udostępnienia dokumentacji konkursowej;

5) kryteria oceny oferty.

§ 8.[Dokumentacja konkursowa] Dokumentacja konkursowa zawiera:

1) warunki uczestnictwa w konkursie, w szczególności dotyczące:

a) złożenia oferty w miejscu, formie oraz terminie określonych w ogłoszeniu o konkursie oraz zachowania zgodności oferty z wymaganiami określonymi w pkt 3,

b) podania przez organizację składającą ofertę jej adresu właściwego do doręczeń;

2) oświadczenie członka komisji, o którym mowa w § 11 ust. 1;

3) wymagania, jakim powinna odpowiadać oferta, w szczególności dotyczące:

a) opisu sposobu przygotowania oferty,

b) określenia przedmiotu oferty zgodnie z ogłoszeniem o konkursie,

c) zawartości oferty poprzez wskazanie informacji i dokumentów dołączanych do oferty;

4) listę i opis kryteriów oceny oferty;

5) określenie maksymalnej liczby punktów, jaką może uzyskać oferta, w zakresie każdego z kryteriów oceny;

6) opis sposobu oceny oferty w zakresie każdego z kryteriów oceny ofert.

§ 9.[Wycofanie oferty i złożenie nowej] Uczestnik konkursu przed upływem terminu do złożenia ofert może wycofać swoją ofertę i złożyć nową.

§ 10.[Komisja konkursowa] 1. Do przeprowadzenia konkursu minister powołuje komisję konkursową, zwaną dalej „komisją”.

2. Komisja składa się co najmniej z pięciu członków, w tym przewodniczącego, jego zastępcy oraz sekretarza.

3. Członków komisji powołuje się spośród pracowników urzędu obsługującego ministra posiadających wiedzę i doświadczenie niezbędne do oceny złożonych ofert.

4. Powołując członka komisji, minister określa pełnioną przez niego funkcję w komisji.

§ 11.[Oświadczenie składane przez członka komisji] 1. Członek komisji składa oświadczenie w formie pisemnej, że:

1) nie pozostaje w związku małżeńskim albo w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia oraz nie jest związany z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z członkami władz uczestnika konkursu lub z kierownikiem jednostki organizacyjnej uczestnika konkursu odpowiedzialnej za wykonywanie czynności z zakresu zbiorowego zarządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi;

2) przed upływem jednego roku od dnia rozpoczęcia konkursu nie pozostawał w stosunku pracy, zlecenia lub umowy o dzieło z żadnym uczestnikiem konkursu;

3) przed upływem jednego roku od dnia rozpoczęcia konkursu nie był członkiem władz uczestnika konkursu;

4) nie pozostaje z żadnym członkiem władz uczestnika konkursu lub z kierownikiem jednostki organizacyjnej uczestnika konkursu odpowiedzialnej za wykonywanie czynności z zakresu zbiorowego zarządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności.

2. Członek komisji do czasu zakończenia jej prac zawiadamia niezwłocznie ministra o każdej zmianie stanu objętego oświadczeniem, o którym mowa w ust. 1.

§ 12.[Odwołanie członka komisji] 1. Minister odwołuje członka komisji w przypadku:

1) niezłożenia pisemnego oświadczenia, o którym mowa w § 11 ust. 1;

2) zmiany stanu objętego oświadczeniem, o którym mowa w § 11 ust. 1, powodującej niemożność sprawowania funkcji członka komisji;

3) długotrwałej choroby uniemożliwiającej udział w pracach komisji;

4) niezdolności do udziału w pracach komisji z przyczyn innych niż choroba.

2. Mandat członka komisji wygasa w przypadku:

1) jego śmierci;

2) ustania stosunku pracy w urzędzie obsługującym ministra.

3. W przypadku odwołania członka komisji lub wygaśnięcia jego mandatu minister uzupełnia skład komisji w trybie określonym w § 10 ust. 3. Przepisy ust. 1 i 2 oraz § 11 stosuje się odpowiednio.

§ 13.[Posiedzenia] 1. Komisja obraduje na posiedzeniach.

2. Posiedzenia komisji odbywają się w terminach i miejscach wyznaczonych przez przewodniczącego.

3. W posiedzeniach komisji biorą udział wyłącznie jej członkowie, przy minimalnym kworum czterech członków.

§ 14.[Przewodniczący] 1. Pracami komisji kieruje przewodniczący, a w przypadku jego nieobecności – zastępca przewodniczącego.

2. Do zadań przewodniczącego należy:

1) organizowanie prac komisji;

2) reprezentowanie komisji przed ministrem;

3) wyznaczanie zadań poszczególnym członkom komisji.

§ 15.[Uchwały] Komisja podejmuje uchwały w głosowaniu jawnym, zwykłą większością głosów, w obecności co najmniej czterech członków komisji. W przypadku równej liczby głosów o wyniku głosowania decyduje głos przewodniczącego, a w przypadku jego nieobecności – głos zastępcy przewodniczącego.

§ 16.[Protokół z posiedzenia komisji] 1. Z posiedzenia komisji sporządza się protokół.

2. Protokół z posiedzenia komisji sporządza sekretarz komisji.

3. Protokół z posiedzenia komisji zawiera:

1) datę i miejsce posiedzenia;

2) listę uczestników posiedzenia;

3) ustalenia komisji;

4) treść podjętych uchwał.

4. Członkowie komisji obecni na posiedzeniu podpisują protokół z posiedzenia komisji oraz parafują każdą stronę protokołu.

5. Sekretarz komisji, do dnia zakończenia prac komisji, przechowuje dokumentację prac komisji, obejmującą:

1) protokoły z posiedzeń komisji;

2) uchwały komisji;

3) informacje o pracach komisji sporządzane dla ministra;

4) dokumentację konkursową;

5) oferty.

6. Do czasu zakończenia konkursu dostęp do dokumentacji z prac komisji posiadają minister, członkowie komisji oraz upoważnieni przez ministra pracownicy obsługującego go urzędu.

§ 17.[Sporządzenie listy uczestników konkursu] 1. Niezwłocznie po upływie terminu do składania ofert przewodniczący zwołuje posiedzenie, podczas którego komisja otwiera oferty złożone w terminie i na ich podstawie sporządza listę uczestników konkursu z zachowaniem kolejności złożenia ofert.

2. Listę, o której mowa w ust. 1, przewodniczący przekazuje niezwłocznie ministrowi w celu ogłoszenia w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej ministra.

§ 18.[Złożenie oferty po terminie] 1. W przypadku złożenia oferty po upływie terminu do składania ofert przewodniczący przekazuje ofertę ministrowi bez jej otwierania.

2. Ofertę złożoną po terminie minister zwraca oferentowi bez jej otwierania.

§ 19.[Ocena ofert] 1. Ocenę ofert przeprowadza się w dwóch etapach.

2. Etap pierwszy obejmuje sprawdzenie:

1) złożenia oferty w miejscu, formie oraz terminie określonych w ogłoszeniu o konkursie;

2) zgodności złożonej oferty z warunkami i wymaganiami określonymi w § 8 pkt 1 i 3.

3. Po zakończeniu oceny ofert w pierwszym etapie konkursu komisja podejmuje rozstrzygnięcie w drodze uchwały, w której wskazuje:

1) oferty zakwalifikowane do drugiego etapu;

2) oferty niezakwalifikowane do drugiego etapu konkursu, podając przyczyny ich niezakwalifikowania.

4. Warunkiem zakwalifikowania oferty do drugiego etapu konkursu jest spełnienie warunków i wymagań sprawdzanych w pierwszym etapie.

§ 20.[Drugi etap konkursu] 1. Drugi etap obejmuje ocenę spełnienia kryteriów oceny ofert, o których mowa w art. 35¹ ust. 2 ustawy.

2. Komisja dokonuje oceny punktowej ofert. Ocena oferty stanowi sumę punktów uzyskanych w drugim etapie konkursu.

3. Po zakończeniu drugiego etapu konkursu komisja podejmuje uchwałę, w której wskazuje liczbę punktów uzyskanych przez poszczególne oferty.

§ 21.[Protokół końcowy z przebiegu konkursu] 1. Niezwłocznie po zakończeniu drugiego etapu konkursu komisja sporządza protokół końcowy z jego przebiegu oraz przekazuje go ministrowi wraz z ofertami oraz dokumentacją prac komisji.

2. Protokół końcowy zawiera:

1) oznaczenie czasu i miejsca przeprowadzenia pierwszego i drugiego etapu oceny ofert;

2) imię i nazwisko każdego z członków komisji ze wskazaniem czynności, w których brali udział;

3) listę ofert podlegających zwrotowi;

4) listę ofert poddanych ocenie w pierwszym etapie konkursu;

5) listę ofert zakwalifikowanych do oceny w drugim etapie konkursu oraz listę ofert niezakwalifikowanych do oceny w drugim etapie konkursu z podaniem przyczyn ich niezakwalifikowania;

6) uzasadnienie rozstrzygnięć i ocen dokonywanych w czasie konkursu;

7) listę ofert wraz z liczbą punktów, jaką każda oferta uzyskała, w zakresie spełnienia poszczególnych kryteriów oceny ofert w drugim etapie konkursu, uszeregowaną według kolejności od największej do najmniejszej liczby punktów;

8) podpisy wszystkich członków komisji, a w przypadku braku podpisu – wzmiankę o przyczynie jego braku.

3. Komisja kończy pracę z dniem przyjęcia protokołu końcowego przez ministra.

§ 22.[Ogłoszenie wyniku konkursu] Minister niezwłocznie po otrzymaniu protokołu końcowego z przebiegu konkursu ogłasza wynik konkursu i wyznacza organizację, która uzyskała najwyższą liczbę punktów.

§ 23.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 20 listopada 2015 r.