§ 1.[Zakres regulacji] Rozporządzenie określa warunki, w tym techniczne i organizacyjne, sposób oraz tryb gromadzenia danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych w Krajowym Rejestrze Karnym, zwanym dalej „Rejestrem”, oraz usuwania tych danych z Rejestru.

§ 2.[Zabezpieczenie danych zgromadzonych w Rejestrze] Do zabezpieczenia danych zgromadzonych w Rejestrze stosuje się przepisy w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych wydane na podstawie art. 39a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 i 1662 oraz z 2015 r. poz. 1309), z uwzględnieniem warunków, sposobu oraz trybu wynikających z niniejszego rozporządzenia.

§ 3.[Osoba nadzorująca przestrzeganie zasad bezpieczeństwa danych osobowych zgromadzonych w kartotekach i systemie teleinformatycznym] Osobą nadzorującą przestrzeganie zasad bezpieczeństwa danych osobowych zgromadzonych w kartotekach i systemie teleinformatycznym, a w szczególności polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem teleinformatycznym jest administrator bezpieczeństwa informacji w Ministerstwie Sprawiedliwości.

§ 4.[Wysoki poziom bezpieczeństwa] Dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych zgromadzone w Rejestrze przetwarza się z zastosowaniem wysokiego poziomu bezpieczeństwa.

§ 5.[Osoby uprawnione] 1. Do obsługi kartotek i systemu teleinformatycznego oraz urządzeń wchodzących w jego skład dopuszcza się wyłącznie osoby upoważnione przez Ministra Sprawiedliwości, zwane dalej „osobami uprawnionymi”.

2. Zakres odpowiedzialności za ochronę danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych przed dostępem osób nieuprawnionych, wykorzystywaniem przez osoby nieuprawnione, uszkodzeniem lub zniszczeniem jest określony w indywidualnym zakresie czynności osób uprawnionych.

§ 6.[Zaznajomienie z przepisami] Przed dopuszczeniem do pracy przy przetwarzaniu danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych każdą osobę uprawnioną zaznajamia się z przepisami dotyczącymi Rejestru i ochrony danych w nim zgromadzonych oraz z polityką bezpieczeństwa i instrukcją zarządzania systemem teleinformatycznym, w którym są zgromadzone dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych, niezbędnymi do wykonywania pracy na danym stanowisku, co osoba uprawniona potwierdza własnoręcznym podpisem.

§ 7.[Powiadamianie o przypadkach naruszania kartotek] 1. O każdym przypadku naruszenia kartotek lub systemu teleinformatycznego, w których są zgromadzone dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych, osoba uprawniona jest obowiązana niezwłocznie powiadomić administratora bezpieczeństwa informacji w Ministerstwie Sprawiedliwości.

2. W przypadku naruszenia, o którym mowa w ust. 1, osoba uprawniona postępuje w sposób określony przez administratora bezpieczeństwa informacji w Ministerstwie Sprawiedliwości.

§ 8.[Wprowadzanie danych] 1. Osoba uprawniona wprowadza do bazy danych systemu teleinformatycznego dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych zawarte w kartach rejestracyjnych, zawiadomieniach o zmianach ewidencyjnych, zawiadomieniach o skazaniu przez sąd państwa obcego, o zastosowaniu późniejszych środków oraz informacje związane z tym skazaniem, a następnie umieszcza je w odpowiedniej kartotece.

2. Nie umieszcza się w kartotekach:

1) kart rejestracyjnych przekazywanych do Rejestru za pośrednictwem systemu teleinformatycznego;

2) zawiadomień przekazywanych do Rejestru za pośrednictwem systemu teleinformatycznego oraz za pośrednictwem systemu ECRIS.

§ 9.[Usunięcie danych z kartotek] 1. Karty rejestracyjne, zawiadomienia o zmianach ewidencyjnych i zawiadomienia o skazaniu przez sąd państwa obcego usuwa się z kartotek przez fizyczne zniszczenie przez osoby uprawnione, w sposób uniemożliwiający ustalenie tożsamości osoby, której te dane dotyczą.

2. Dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych przetwarzane w bazie danych systemu teleinformatycznego usuwa się z bazy danych systemu teleinformatycznego:

1) niezwłocznie po zaistnieniu faktu, który skutkuje obowiązkiem ich usunięcia, w przypadku danych przekazywanych wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego;

2) niezwłocznie po otrzymaniu zawiadomienia o zatarciu skazania, w przypadku danych przekazywanych za pośrednictwem systemu ECRIS;

3) z chwilą usunięcia kart rejestracyjnych, zawiadomień o zmianach ewidencyjnych i zawiadomień o skazaniu przez sąd państwa obcego, w przypadku pozostałych danych.

3. Zapis informacji dotyczących udostępniania danych osobowych lub danych o podmiotach zbiorowych zgromadzonych w Rejestrze usuwa się z bazy danych systemu teleinformatycznego z chwilą usunięcia wszystkich zgromadzonych danych o osobie lub podmiocie zbiorowym.

§ 10.[Zakres danych] W przypadku każdej osoby i podmiotu zbiorowego, których dane są przetwarzane w Rejestrze, system teleinformatyczny zapewnia odnotowanie:

1) daty wprowadzenia pierwszych i kolejnych danych do systemu;

2) identyfikatora użytkownika wprowadzającego dane;

3) informacji, które dane osobowe lub dane o podmiocie zbiorowym zostały wprowadzone do Rejestru;

4) źródła danych;

5) informacji, komu, kiedy, w jakim zakresie i przez kogo zostały udostępnione dane zgromadzone w Rejestrze.

§ 11.[Odpowiednie stosowanie przepisów do zabezpieczenia i przetwarzania danych o podmiotach zbiorowych zgromadzonych w Rejestrze] Przepisy rozporządzenia stosuje się odpowiednio do zabezpieczenia i przetwarzania danych o podmiotach zbiorowych zgromadzonych w Rejestrze.

§ 12.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia.¹⁾