§ 1.[Zakres regulacji] Rozporządzenie określa:

1) sposób i tryb udzielania informacji o osobach oraz informacji o podmiotach zbiorowych na podstawie danych zgromadzonych w Krajowym Rejestrze Karnym, zwanym dalej „Rejestrem”;

2) wzory formularzy: zapytania o udzielenie informacji o osobie, zapytania o udzielenie informacji o podmiocie zbiorowym, informacji o osobie oraz informacji o podmiocie zbiorowym.

§ 2.[Biuro informacyjne i punkty informacyjne] 1. Zapytanie lub wniosek o udzielenie informacji z Rejestru kieruje się do Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego, zwanego dalej „biurem informacyjnym”, lub do punktów informacyjnych Rejestru przy sądach powszechnych.

2. Zapytanie sędziego, referendarza sądowego oraz kuratora sądowego o udzielenie informacji z Rejestru na potrzeby prowadzonego postępowania można kierować także do stanowisk dostępowych punktów informacyjnych Rejestru, działających przy sądach powszechnych.

3. Zapytanie prokuratora o udzielenie informacji z Rejestru na potrzeby prowadzonego postępowania kieruje się do biura informacyjnego, do punktów informacyjnych Rejestru przy Prokuraturze Krajowej, prokuraturach regionalnych oraz prokuraturach okręgowych i ich ośrodkach zamiejscowych lub do stanowisk dostępowych punktów informacyjnych Rejestru, działających przy prokuraturach rejonowych.

4. Wykazy sądów i prokuratur, w których utworzono punkty informacyjne Rejestru, o których mowa w ust. 1 i 3, oraz stanowiska dostępowe, o których mowa w ust. 2 i 3, biuro informacyjne udostępnia w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministerstwa Sprawiedliwości.

§ 3.[Zapytanie lub wniosek o udzielenie informacji] 1. W zapytaniu lub wniosku o udzielenie informacji o osobie dane osobowe podaje się na podstawie dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość, a w razie ich braku – innego dokumentu zawierającego te dane.

2. W zapytaniu lub wniosku o udzielenie informacji o podmiocie zbiorowym dane identyfikujące ten podmiot podaje się na podstawie aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego. W przypadku gdy dane wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego nie odpowiadają aktualnemu stanowi prawnemu oraz w przypadku podmiotu zbiorowego niewpisanego do Krajowego Rejestru Sądowego, dane identyfikujące podmiot podaje się na podstawie innego dokumentu zawierającego te dane.

3. Zapytanie sporządza się oddzielnie dla każdej osoby oraz każdego podmiotu zbiorowego.

§ 4.[Dokumenty wymagane do zapytania lub wniosku] 1. Do zapytania lub wniosku składanego przez podmiot niebędący organem administracji publicznej ani państwową lub samorządową jednostką organizacyjną załącza się dokumenty potwierdzające uprawnienie osoby podpisującej zapytanie lub wniosek do działania w imieniu podmiotu kierującego zapytanie lub wniosek.

2. Nie jest wymagane załączenie odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, jeżeli zapytanie lub wniosek zostały podpisane zgodnie z aktualnie wpisanymi do Krajowego Rejestru Sądowego danymi o sposobie reprezentacji oraz o osobach uprawnionych do reprezentowania podmiotu kierującego zapytanie lub wniosek.

3. Jeżeli do złożenia zapytania lub wniosku wymagane jest łączne działanie więcej niż jednej osoby, zapytanie lub wniosek podpisuje każda z tych osób.

§ 5.[Wydanie informacji osobie uprawnionej] Osobie uprawnionej, która osobiście składa zapytanie lub wniosek w biurze informacyjnym lub punkcie informacyjnym Rejestru, informację z Rejestru wydaje się po okazaniu przez nią dowodu osobistego lub innego dokumentu pozwalającego na ustalenie jej tożsamości, a jeżeli nie jest to osoba, która podpisała zapytanie lub wniosek, także dokumentów potwierdzających jej uprawnienie do odbioru informacji z Rejestru.

§ 6.[Przypadki niecierpiące zwłoki] W przypadkach niecierpiących zwłoki, zwłaszcza gdy ma to znaczenie dla toczącego się postępowania lub wykonania czynności przez uprawniony organ, informacje z Rejestru mogą być udzielane uprawnionym podmiotom przez biuro informacyjne za pomocą urządzeń służących do teletransmisji danych, wykorzystujących bezpieczne kanały komunikacyjne.

§ 7.[Sprawdzenie zapytań i wniosków] Zapytania i wnioski o udzielenie informacji z Rejestru, po wpłynięciu do biura informacyjnego albo punktu informacyjnego Rejestru, podlegają sprawdzeniu co do zgodności z wymaganiami ustalonymi w ustawie z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym, zwanej dalej „ustawą”.

§ 8.[Złożenie wniosku przez osobę będącą obywatelem państwa członkowskiego] W przypadku złożenia wniosku o udzielenie informacji z Rejestru przez osobę będącą obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej innego niż Rzeczpospolita Polska, przed udzieleniem informacji występuje się z zapytaniem o informację o wnioskodawcy z rejestru karnego państwa, którego obywatelem jest wnioskodawca.

§ 9.[Porównanie danych] 1. Po wpłynięciu zapytania lub wniosku zawarte w nich dane porównuje się z danymi zgromadzonymi w kartotekach i w bazie danych systemu teleinformatycznego Rejestru. Po ustaleniu zgodności tych danych sporządza się informację o osobie lub informację o podmiocie zbiorowym.

2. W przypadku stwierdzenia rozbieżności między danymi osobowymi zgromadzonymi w Rejestrze a danymi osobowymi zawartymi w zapytaniu lub we wniosku albo stwierdzenia rozbieżności między danymi o podmiocie zbiorowym zgromadzonymi w Rejestrze a danymi zawartymi w zapytaniu lub we wniosku, jeżeli nie budzą one wątpliwości co do tożsamości osoby lub oznaczenia podmiotu, informacja o osobie lub informacja o podmiocie zbiorowym zawiera wykaz tych rozbieżności.

§ 10.[Kontrola informacji] Informacja z Rejestru przed przekazaniem podmiotowi kierującemu zapytanie lub wniosek podlega kontroli pod względem kompletności. Kontrolę przeprowadza osoba upoważniona przez Ministra Sprawiedliwości.

§ 11.[Wzór formularza] Wzór formularza:

1) zapytania o udzielenie informacji o osobie jest określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia;

2) zapytania o udzielenie informacji o podmiocie zbiorowym jest określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia;

3) informacji o osobie z Krajowego Rejestru Karnego jest określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia;

4) informacji o podmiocie zbiorowym z Krajowego Rejestru Karnego jest określony w załączniku nr 4 do rozporządzenia.

§ 12.[Informacja o osobie] 1. Jeżeli dane osobowe osoby, której dotyczy zapytanie lub wniosek, są zgromadzone w Rejestrze, informacji o osobie udziela się na formularzu, o którym mowa w § 11 pkt 3. Do informacji załącza się zapytanie lub wniosek.

2. Jeżeli dane osobowe osoby, której dotyczy zapytanie lub wniosek:

1) nie są zgromadzone w Rejestrze,

2) są zgromadzone w Rejestrze, z zastrzeżeniem, o którym mowa w art. 20 ust. 1c ustawy, przy czym skazanie objęte zastrzeżeniem jest jedynym skazaniem osoby, której dotyczy zapytanie lub wniosek

– informacji o osobie udziela się poprzez zwrócenie zapytania lub wniosku opatrzonego adnotacją „NIE FIGURUJE” wraz ze wskazaniem rodzaju danych określonych w zapytaniu lub wniosku.

3. Jeżeli dane o podmiocie zbiorowym, którego dotyczy zapytanie lub wniosek, są zgromadzone w Rejestrze, informacji o podmiocie zbiorowym udziela się na formularzu, o którym mowa w § 11 pkt 4. Do informacji załącza się zapytanie lub wniosek.

4. Jeżeli dane o podmiocie zbiorowym, którego dotyczy zapytanie lub wniosek, nie są zgromadzone w Rejestrze, informacji o podmiocie zbiorowym udziela się przez zwrócenie zapytania lub wniosku opatrzonego adnotacją „NIE FIGURUJE W KARTOTECE PODMIOTÓW ZBIOROWYCH”.

5. Informacja o osobie udzielona na zapytanie złożone przez właściwe organy państw obcych inne niż organy centralne państw członkowskich Unii Europejskiej zawiera adnotację „PRZEKAZANE DANE MOGĄ BYĆ WYKORZYSTANE WYŁĄCZNIE DO CELÓW, W KTÓRYCH SIĘ O NIE ZWRÓCONO”.

6. Informacja o osobie obejmująca dane o wydaniu przez sąd polski postanowienia o wykonaniu orzeczenia wydanego przez organ państwa członkowskiego Unii Europejskiej zawiera wskazanie sądu, który wydał to postanowienie, oraz organu państwa członkowskiego, który wydał orzeczenie podlegające wykonaniu, wraz z sygnaturą akt sprawy.

§ 13.[Odmowa wydania informacji przez rejestr karny państwa obcego] W przypadku gdy rejestr karny państwa obcego odmówił wydania informacji, powiadomienie o tym fakcie dołączane jest do informacji o osobie bądź przekazywane jako odrębny dokument.

§ 14.[Ponowna informacja] 1. Ponowna informacja z Rejestru wydana na podstawie art. 21b ustawy zawiera adnotację – odpowiednio: „PONOWNA INFORMACJA O OSOBIE” albo „PONOWNA INFORMACJA O PODMIOCIE ZBIOROWYM”.

2. Ponowną informację z Rejestru wydaje się, w zależności od jej treści:

1) w przypadku informacji o osobie – odpowiednio w sposób określony w § 12 ust. 1 albo 2,

2) w przypadku informacji o podmiocie zbiorowym – odpowiednio w sposób określony w § 12 ust. 3 albo 4

– z tym że w przypadku gdy w ponownej informacji z Rejestru zostaje powtórzona przynajmniej jedna z danych, które składający żądanie jej udzielenia uważał za niezgodne z zakresem zapytania lub wniosku, informację załącza się do postanowienia, o którym mowa w art. 21b ust. 5 ustawy.

§ 15.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.²⁾