§ 1.[Zakres regulacji] Rozporządzenie określa:

1) tryb prowadzenia rejestracji;

2) wzory dokumentów prowadzonych w ramach rejestracji.

§ 2.[Definicje] Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1) osobie – należy przez to rozumieć mężczyznę albo kobietę, obywatela polskiego, który w danym roku kalendarzowym ukończył 18 lat życia i został objęty rejestracją;

2) rejestrze – należy przez to rozumieć rejestr osób objętych rejestracją, sporządzany w postaci wydruku na nośniku papierowym oraz w postaci elektronicznej.

§ 3.[Rejestr] 1. Wójt lub burmistrz (prezydent miasta) sporządza rejestr corocznie, w terminie do dnia 5 stycznia roku następującego po roku, w którym osoby ukończyły 18 lat życia.

2. Rejestr sporządza się na podstawie rejestru mieszkańców, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. z 2015 r. poz. 388). Wzór rejestru określa załącznik nr 1 do rozporządzenia.

3. Rejestr w postaci wydruku na nośniku papierowym sporządza się oddzielnie dla każdego rocznika mężczyzn i każdego rocznika kobiet. Jeden egzemplarz rejestru wójt lub burmistrz (prezydent miasta) przekazuje wojskowemu komendantowi uzupełnień niezwłocznie po sporządzeniu.

4. Komórka urzędu gminy właściwa w sprawach ewidencji ludności przekazuje komórce tego urzędu dokonującej czynności rejestracyjnych, w terminie do dnia 30 listopada każdego roku, dane osób, które ukończyły lub ukończą do dnia 31 grudnia 18 lat życia, niezbędne do sporządzenia rejestru.

5. Dane osób, o których mowa w ust. 4, ujmuje się w rejestrze najwcześniej w dniu następującym po dniu, w którym osoba objęta rejestracją ukończyła 18 lat życia.

§ 4.[Przekazywanie danych o pobycie osób podlegających wpisowi do rejestru] 1. Rejestr jest aktualizowany na bieżąco do czasu stawienia się osób z danego rocznika do kwalifikacji wojskowej. Po tym okresie rejestr podlega zamknięciu i jest przekazywany do archiwum na zasadach i w trybie określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.).

2. Wójt lub burmistrz (prezydent miasta) właściwy ze względu na miejsce pobytu czasowego trwającego ponad trzy miesiące zawiadamia niezwłocznie wójta lub burmistrza (prezydenta miasta) właściwego ze względu na miejsce pobytu stałego osoby o jej wpisaniu do rejestru. Wzór zawiadomienia określa załącznik nr 2 do rozporządzenia.

3. W przypadku zmiany miejsca pobytu stałego lub pobytu czasowego trwającego ponad trzy miesiące, skreślenie osoby z rejestru może nastąpić po otrzymaniu przez wójta lub burmistrza (prezydenta miasta), właściwego ze względu na miejsce dotychczasowego pobytu, zawiadomienia pismem na nośniku papierowym lub pismem w postaci elektronicznej opatrzonym bezpiecznym podpisem elektronicznym, o wpisaniu tej osoby do rejestru przez wójta lub burmistrza (prezydenta miasta) właściwego ze względu na miejsce nowego pobytu.

4. Komórka urzędu gminy właściwa w sprawach ewidencji ludności przekazuje komórce tego urzędu dokonującej czynności rejestracyjnych dane o osobach, które w danym roku kalendarzowym ukończyły lub ukończą 18 lat życia i zameldowały się na pobyt stały lub pobyt czasowy trwający ponad trzy miesiące albo wymeldowały się z tego pobytu – aż do dnia sporządzenia rejestru.

§ 5.[Informacja o liczbie mężczyzn i kobiet wpisanych do rejestru] 1. Wójt lub burmistrz (prezydent miasta), po sporządzeniu rejestru, przesyła wojewodzie informację o liczbie mężczyzn i kobiet wpisanych do rejestru, w terminie do dnia 20 stycznia każdego roku.

2. Wojewoda przesyła ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych zbiorczą informację o liczbie mężczyzn i kobiet wpisanych do rejestru na terenie województwa, w terminie do dnia 5 lutego każdego roku.

§ 6.[Udostępnianie dokumentów związanych z rejestracją] Dokumenty związane z rejestracją mogą być udostępnione Prezesowi Rady Ministrów, ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych, Ministrowi Obrony Narodowej, wojewodom oraz szefom wojewódzkich sztabów wojskowych lub wojskowym komendantom uzupełnień, a także osobom upoważnionym i działającym w imieniu tych organów.

§ 7.[Przeprowadzanie rejestracji] 1. Rejestrację przeprowadza się niezwłocznie po wprowadzeniu obowiązku osobistego zgłaszania się osób, stosownie do przepisów wydanych na podstawie art. 31a ust. 3 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej.

2. Do rejestracji stosuje się odpowiednio przepisy § 3 ust. 2–5 oraz § 4 i 6.

§ 8.[Obowiązki wójta lub burmistrza albo prezydenta miasta] Wójt lub burmistrz (prezydent miasta) ustala:

1) liczbę osób podlegających obowiązkowi zgłoszenia się do rejestracji;

2) liczbę osób, o których mowa w pkt 1, do wezwania w poszczególnych dniach rejestracji;

3) terminy i miejsca przeprowadzenia rejestracji.

§ 9.[Wojewódzki plan rejestracji] 1. Wójt lub burmistrz (prezydent miasta) przesyła wojewodzie wnioski do wojewódzkiego planu rejestracji, zawierające dane, o których mowa w § 8.

2. Wojewódzki plan rejestracji obejmuje:

1) ramowy termin przeprowadzenia rejestracji na obszarze województwa;

2) liczbę mężczyzn i kobiet podlegających zgłoszeniu się do rejestracji na obszarze województwa;

3) dane, o których mowa w § 8, z poszczególnych gmin województwa.

3. Wojewódzki plan rejestracji sporządza komórka urzędu wojewódzkiego, określona przez dyrektora generalnego tego urzędu, niezwłocznie po otrzymaniu wniosków, o których mowa w ust. 1. Wojewódzki plan rejestracji zatwierdza wojewoda.

§ 10.[Obwieszczenie o rejestracji] 1. Wójt lub burmistrz (prezydent miasta) wzywa do rejestracji za pomocą obwieszczenia o rejestracji.

2. W obwieszczeniu o rejestracji należy wskazać:

1) podstawę prawną przeprowadzenia rejestracji;

2) osoby obowiązane do osobistego zgłoszenia się do rejestracji;

3) miejsce i termin przeprowadzenia rejestracji;

4) pouczenie o konieczności przedstawienia organowi przeprowadzającemu rejestrację, przez osoby zgłaszające się do rejestracji, dowodu osobistego lub innego dokumentu pozwalającego na ustalenie tożsamości;

5) pouczenie o sposobie dopełnienia obowiązku rejestracji w razie zmiany miejsca zamieszkania oraz w przypadku nieotrzymania wezwania imiennego;

6) środki egzekucji administracyjnej i sankcje karne za niedopełnienie obowiązku zgłoszenia się do rejestracji lub przedstawienia nakazanych dokumentów.

3. Obwieszczenia o rejestracji powinny być wywieszone w dniu ogłoszenia rejestracji, w sposób zwyczajowo przyjęty na danym obszarze.

§ 11.[Osoby nie ujmowane w rejestrze] W rejestrze nie ujmuje się osób, które nie zgłosiły się do rejestracji w roku, w którym ukończyły 18 lat życia, ale stawiły się w kolejnych latach do kwalifikacji wojskowej i wydano im wojskowy dokument osobisty.

§ 12.[Wezwanie imienne] 1. Wójt lub burmistrz (prezydent miasta) wzywa osoby do zgłoszenia się do rejestracji również za pomocą wezwań imiennych, doręczanych za zwrotnym poświadczeniem odbioru. Wzór wezwania określa załącznik nr 3 do rozporządzenia.

2. Nieotrzymanie wezwania imiennego nie zwalnia osoby od obowiązku zgłoszenia się do rejestracji w terminie i miejscu rejestracji, wskazanym w obwieszczeniu.

3. Wójt lub burmistrz (prezydent miasta) wyznacza osobie objętej rejestracją inny termin zgłoszenia się niż określony w obwieszczeniu o rejestracji lub w wezwaniu imiennym, w przypadku gdy osoba wezwana nie może, z ważnych przyczyn, zgłosić się w wyznaczonym terminie i zawiadomi o tym wójta lub burmistrza (prezydenta miasta), właściwego ze względu na jej miejsce pobytu stałego lub pobytu czasowego trwającego ponad trzy miesiące.

§ 13.[Zgłoszenie do rejestracji] 1. Wójt lub burmistrz (prezydent miasta) wydaje osobie, która zgłosiła się do rejestracji, pisemne potwierdzenie zgłoszenia się do rejestracji. Wzór potwierdzenia zgłoszenia się do rejestracji określa załącznik nr 4 do rozporządzenia.

2. W przypadku zagubienia lub zniszczenia potwierdzenia zgłoszenia się do rejestracji, wójt lub burmistrz (prezydent miasta) właściwy ze względu na aktualne miejsce pobytu stałego lub pobytu czasowego trwającego ponad trzy miesiące wydaje osobie duplikat potwierdzenia zgłoszenia się do rejestracji.

§ 14.[Zgłaszanie się do rejestracji w zależności od rodzaju zameldowania] 1. Osoba zameldowana na pobyt stały zgłasza się do rejestracji w terminie i miejscu wskazanym przez wójta lub burmistrza (prezydenta miasta) w obwieszczeniu o rejestracji i wezwaniu imiennym.

2. Osoba zameldowana na pobyt czasowy trwający ponad trzy miesiące zgłasza się do rejestracji do wójta lub burmistrza (prezydenta miasta) właściwego ze względu na miejsce tego pobytu.

§ 15.[Zmiana miejsca pobytu] 1. Osoba, która w okresie od dnia ogłoszenia do dnia rozpoczęcia rejestracji zmieniła miejsce pobytu stałego lub pobytu czasowego trwającego ponad trzy miesiące, zgłasza się do wójta lub burmistrza (prezydenta miasta) właściwego ze względu na nowe miejsce pobytu stałego lub pobytu czasowego trwającego ponad trzy miesiące. Organ ten wyznacza miejsce i termin zgłoszenia się osoby do rejestracji.

2. Osoba, która po rozpoczęciu rejestracji zamierza zmienić miejsce pobytu, zgłasza się do rejestracji przed dokonaniem zmiany miejsca pobytu.

§ 16.[Ustalanie tożsamości osoby zgłaszającej się do rejestracji] Organ prowadzący rejestrację ustala tożsamość osoby zgłaszającej się do rejestracji na podstawie przedstawionego dowodu osobistego lub innego dokumentu pozwalającego na ustalenie jej tożsamości.

§ 17.[Nie zgłoszenie się osoby do rejestracji w wyznaczonym terminie] 1. W przypadku niezgłoszenia się osoby do rejestracji w terminie określonym w obwieszczeniu o rejestracji lub w wezwaniu imiennym, termin ten ulega przedłużeniu do końca roku kalendarzowego, w którym osoba kończy 24 lata życia.

2. W przypadku niezgłoszenia się osoby do rejestracji w terminie określonym w obwieszczeniu o rejestracji lub w wezwaniu imiennym i niezawiadomienia przez osobę wójta lub burmistrza (prezydenta miasta) o przyczynach uniemożliwiających zgłoszenie się, wójt lub burmistrz (prezydent miasta) przystępuje niezwłocznie do ustalenia miejsca jej pobytu oraz przyczyn niedopełnienia przez nią obowiązku zgłoszenia się do rejestracji.

§ 18.[Zakres informacji wpisywanych do rejestru] 1. Rejestr sporządza się w trakcie rejestracji, na podstawie danych, o których mowa w § 3 ust. 4, oraz z uwzględnieniem informacji uzyskanych od osób, które zgłosiły się do rejestracji.

2. Zakres informacji, które można uzyskiwać od osób, o których mowa w ust. 1, określa załącznik nr 1 do rozporządzenia.

§ 19.[Przekazywanie danych między urzędami] Komórka urzędu gminy właściwa w sprawach ewidencji ludności przekazuje komórce tego urzędu dokonującej czynności rejestracyjnych dane, o których mowa w § 3 ust. 4, niezwłocznie po ogłoszeniu rejestracji.

§ 20.[Sprawozdanie z wyników rejestracji] 1. Sprawozdanie z wyników rejestracji wójt lub burmistrz (prezydent miasta) przekazuje wojewodzie niezwłocznie po zakończeniu rejestracji na danym terenie. Wzór sprawozdania z wyników rejestracji określa załącznik nr 5 do rozporządzenia.

2. Sprawozdanie z wyników rejestracji na terenie województwa, według wzoru określonego w załączniku nr 5 do rozporządzenia, wojewoda przesyła ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych, niezwłocznie po zakończeniu rejestracji.

§ 21.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.²⁾