§ 1.[Zakres regulacji] Rozporządzenie określa:

1) sposób obliczania poniesionych przez pracodawcę kosztów z tytułu:

a) zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony nowego pracownika w celu zastępstwa żołnierza rezerwy posiadającego nadany przydział kryzysowy w okresie odbywania przez tego żołnierza ćwiczeń wojskowych lub pełnienia okresowej służby wojskowej,

b) powierzenia zastępstwa żołnierza rezerwy posiadającego nadany przydział kryzysowy w okresie odbywania przez tego żołnierza ćwiczeń wojskowych lub pełnienia okresowej służby wojskowej innemu pracownikowi zatrudnionemu dotychczas u tego pracodawcy,

c) wypłaty odprawy pracownikowi będącemu żołnierzem rezerwy posiadającym nadany przydział kryzysowy, powołanemu po raz pierwszy do pełnienia okresowej służby wojskowej

– zwanych dalej „kosztami”;

2) wzór wniosku o wypłatę świadczenia rekompensującego koszty;

3) sposób dokumentowania przez pracodawcę poniesionych kosztów;

4) tryb wypłacania świadczenia rekompensującego koszty.

§ 2.[Definicje] Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają:

1) ustawa – ustawę z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej;

2) żołnierz rezerwy – żołnierza rezerwy z zasobów osobowych Narodowych Sił Rezerwowych posiadającego nadany przydział kryzysowy i będącego pracownikiem nieświadczącym pracy w okresie odbywania przez niego ćwiczeń wojskowych lub pełnienia okresowej służby wojskowej;

3) świadczenie – świadczenie, o którym mowa w art. 134a ust. 1 ustawy;

4) pracodawca – pracodawcę zatrudniającego żołnierza rezerwy posiadającego nadany przydział kryzysowy w dniu jego powołania do czynnej służby wojskowej i ubiegającego się o wypłatę świadczenia;

5) wniosek – wniosek pracodawcy o wypłatę świadczenia.

§ 3.[Podmioty wykonujące czynności] 1. Czynności przewidziane dla dowódcy jednostki wojskowej wykonuje dowódca jednostki wojskowej, w której żołnierz rezerwy odbywa ćwiczenia wojskowe lub pełni okresową służbę wojskową.

2. Czynności przewidziane dla szefa wojewódzkiego sztabu wojskowego wykonuje szef wojewódzkiego sztabu wojskowego właściwy ze względu na miejsce położenia siedziby pracodawcy zatrudniającego żołnierza rezerwy.

§ 4.[Okres odbywania ćwiczeń lub służby a wypłata świadczenia] 1. Świadczenie wypłaca się pracodawcy za okres odbywania przez żołnierza rezerwy ćwiczeń wojskowych lub pełnienia okresowej służby wojskowej, liczony od dnia stawienia się tego żołnierza do odbycia tych ćwiczeń lub pełnienia tej służby do dnia jego zwolnienia z nich, z uwzględnieniem możliwości podziału tego okresu w przypadku okresowej służby wojskowej na poszczególne miesiące jej pełnienia.

2. Do uznania faktu odbywania przez żołnierza rezerwy ćwiczeń wojskowych lub pełnienia okresowej służby wojskowej jest niezbędne stawienie się tego żołnierza do odbycia tych ćwiczeń lub pełnienia tej służby, ogłoszenie tego faktu w rozkazie dziennym dowódcy jednostki wojskowej oraz przyjęcie tego żołnierza do stanu ewidencyjnego jednostki wojskowej.

3. Okres, o którym mowa w ust. 1, stanowi suma dni odbytych ćwiczeń wojskowych lub dni pełnienia okresowej służby wojskowej w miesiącu odbywania tych ćwiczeń lub pełnienia tej służby.

4. W przypadku ćwiczeń wojskowych rotacyjnych okres, o którym mowa w ust. 1, oblicza się łącznie za cały czas trwania tych ćwiczeń w danym roku kalendarzowym.

5. Okres, o którym mowa w ust. 1, ustala dowódca jednostki wojskowej i stwierdza to w rozkazie dziennym oraz wydaje zaświadczenie w tej sprawie.

6. Zaświadczenie, o którym mowa w ust. 5, dowódca jednostki wojskowej wydaje nie później niż w ciągu siedmiu dni od dnia zwolnienia żołnierza rezerwy z ćwiczeń wojskowych lub do siódmego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pełniona była okresowa służba wojskowa, a następnie niezwłocznie przekazuje je szefowi wojewódzkiego sztabu wojskowego. W zaświadczeniu podaje się:

1) stopień wojskowy, imię i nazwisko, imię ojca oraz numer ewidencyjny PESEL żołnierza rezerwy;

2) rodzaj czynnej służby wojskowej;

3) termin rozpoczęcia (stawienia się) do czynnej służby wojskowej oraz oznaczenie dokumentu powołania (karty powołania);

4) termin zwolnienia z ćwiczeń wojskowych lub z okresowej służby wojskowej, jeżeli zwolnienie nastąpiło w miesiącu, za który ustalany jest dany okres;

5) liczbę dni uznanych za dni odbywania ćwiczeń wojskowych lub liczbę dni uznanych za dni pełnienia w danym miesiącu okresowej służby wojskowej;

6) przynależność ewidencyjną do wojskowej komendy uzupełnień;

7) nazwę jednostki wojskowej oraz stopień wojskowy, imię i nazwisko jej dowódcy lub osoby przez niego upoważnionej;

8) podpis dowódcy lub osoby przez niego upoważnionej.

§ 5.[Wysokość świadczenia a przeciętne miesięczne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw] W przypadku gdy wysokość świadczenia za każdy dzień odbywania przez żołnierza rezerwy ćwiczeń wojskowych lub pełnienia przez niego w danym miesiącu okresowej służby wojskowej jest wyższa niż 1/21 dwuipółkrotnego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw obowiązującego w okresie poprzedzającym powołanie do odbycia tych ćwiczeń lub służby, świadczenie za każdy dzień odbywania tych ćwiczeń lub pełnienia tej służby wypłaca się w wysokości 1/21 dwuipółkrotnego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw obowiązującego w okresie poprzedzającym powołanie do odbycia tych ćwiczeń lub służby.

§ 6.[Koszty] 1. Koszty obejmują w szczególności wydatki z tytułu:

1) przeszkolenia nowego pracownika lub pracownika, któremu powierzono zastępstwo na zajmowanym uprzednio przez żołnierza rezerwy stanowisku pracy;

2) odbycia przez pracowników, o których mowa w pkt 1, szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy;

3) przydzielenia odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, jeżeli wynika to z przepisów prawa i warunków zatrudnienia;

4) opłat za przeprowadzenie badań lekarskich lub psychologicznych przed objęciem przydzielonego lub powierzonego stanowiska pracy, a jeżeli przewidują to przepisy – także po zwolnieniu z tego stanowiska pracy;

5) ubezpieczenia związanego ze specyfiką wykonywanego zawodu;

6) przedstawienia oferty zatrudnienia i przeprowadzenia postępowania kwalifikacyjnego, w tym także kosztów zleconej usługi pośrednictwa pracy w rozumieniu art. 18 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2015 r. poz. 149 i 357).

2. Koszty wynikają z dokumentów źródłowych ujętych w ewidencji finansowo-księgowej prowadzonej przez pracodawcę.

3. Pracodawca oblicza koszty za okres nieobecności w pracy żołnierza rezerwy, liczony włącznie od dnia jego powołania do czynnej służby wojskowej do dnia zwolnienia z niej, z tym że w przypadku:

1) ćwiczeń wojskowych rotacyjnych – okres ten stanowi suma poszczególnych dni tych ćwiczeń w danym roku kalendarzowym;

2) ćwiczeń wojskowych innych niż wymienione w pkt 1 – okres ten stanowi suma dni, w których nieprzerwanie trwało dane ćwiczenie wojskowe, niezależnie od jego rodzaju;

3) okresowej służby wojskowej – okres ten stanowi suma poszczególnych dni, w których w danym miesiącu nieprzerwanie trwała służba.

4. Wysokość wypłaconej żołnierzowi rezerwy odprawy, o której mowa w art. 125 ustawy, pracodawca uwzględnia w kosztach liczonych za okres pierwszego miesiąca, w którym trwała okresowa służba wojskowa.

§ 7.[Wypłata świadczenia] 1. Kwotę świadczenia wypłaca się jednorazowo za czas odbywania danego rodzaju ćwiczenia wojskowego, a w przypadku okresowej służby wojskowej – za dany miesiąc jej pełnienia.

2. Jeżeli czas trwania okresowej służby wojskowej obejmuje niepełny miesiąc, świadczenie to wypłaca się proporcjonalnie do liczby dni pełnienia tej służby w danym miesiącu.

§ 8.[Wniosek pracodawcy o wypłatę świadczenia] 1. Podstawę wypłaty świadczenia stanowi wniosek pracodawcy o wypłatę świadczenia złożony do szefa wojewódzkiego sztabu wojskowego w terminie określonym w art. 134a ust. 5 ustawy.

2. Wniosek składa się w formie pisemnej opatrzonej imienną pieczęcią i podpisem pracodawcy, kierownika właściwej jednostki organizacyjnej pracodawcy lub innej osoby przez nich upoważnionej albo w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2013 r. poz. 262 oraz z 2014 r. poz. 1662) albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP w rozumieniu art. 3 pkt 14 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2014 r. poz. 1114).

3. We wniosku wskazuje się w szczególności rodzaj czynnej służby wojskowej oraz okres, za który naliczono koszty, a także poszczególne wydatki składające się na koszty. We wniosku podaje się również łączne koszty za dany okres, o którym mowa w § 6 ust. 3, oraz ich wysokość w przeliczeniu na jeden dzień tego okresu.

4. Do wniosku przesłanego za pomocą środków komunikacji elektronicznej dołącza się elektroniczną kopię dokumentów, o których mowa w ust. 5.

5. W przypadku ćwiczeń wojskowych pracodawca sporządza jeden wniosek za dane ćwiczenie wojskowe, a w przypadku okresowej służby wojskowej sporządza wniosek osobno za każdy miesiąc trwania tej służby. Do wniosku załącza się dokumenty potwierdzające poniesione koszty – mogą to być np. uwiarygodnione kopie, wypisy lub wydruki z ksiąg rachunkowych.

6. Wzór wniosku jest określony w załączniku do rozporządzenia.

§ 9.[Wysokość świadczenia] 1. Szef wojewódzkiego sztabu wojskowego na podstawie wniosku oraz zaświadczenia, o którym mowa w § 4 ust. 6, ustala wysokość świadczenia.

2. Wysokość świadczenia oblicza się następująco:

1) koszty wskazane we wniosku i uznane przez szefa wojewódzkiego sztabu wojskowego dzieli się przez liczbę dni okresu, o których mowa w § 6 ust. 3;

2) jeżeli kwota dziennych kosztów obliczonych na podstawie pkt 1 jest wyższa niż kwota wynikająca z art. 134a ust. 8 ustawy, do dalszych wyliczeń przyjmuje się kwotę wynikającą z art. 134a ust. 8 ustawy;

3) kwotę obliczoną na podstawie pkt 1 lub 2 mnoży się przez liczbę dni uznanych za dni odbywania ćwiczeń wojskowych lub dni pełnienia okresowej służby wojskowej, wskazanych w zaświadczeniu, o którym mowa w § 4 ust. 6.

3. Wysokość świadczenia stanowi kwota obliczona na podstawie ust. 2 pkt 3.

§ 10.[Wypłata świadczenia] 1. Wypłaty świadczenia, o którym mowa w § 9 ust. 3, dokonuje dowódca jednostki wojskowej właściwy do spraw finansowych w formie bezgotówkowej na rachunek bankowy wskazany we wniosku.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, za zgodą szefa wojewódzkiego sztabu wojskowego, wypłata świadczenia może, na wniosek pracodawcy, zostać dokonana w formie przekazu pieniężnego na adres wskazany przez pracodawcę. W takim przypadku koszty opłaty przekazu ponosi pracodawca.

§ 11.[Zwolnienie z opłat i kosztów administracyjnych] Postępowanie w sprawie wypłaty świadczeń jest zwolnione z opłat i kosztów administracyjnych.

§ 12.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.¹⁾