§ 1.[Archiwizowanie danych i informacji zarejestrowanych w bazie używanej do wykonywania kar w systemie dozoru elektronicznego] 1. Archiwizowania danych osobowych i informacji zarejestrowanych w bazie danych systemu komunikacyjno-monitorującego używanego do wykonywania kar, środków karnych i środków zabezpieczających w systemie dozoru elektronicznego dokonuje się przez zapisanie ich na nośniku umożliwiającym odtworzenie tych zapisów, zwanym dalej „nośnikiem”, w sposób zapewniający sprawdzenie ich integralności, która gwarantuje niezmienność zapisu od chwili jego utworzenia oraz możliwość odczytania wszystkich zarejestrowanych danych zawartych w zapisie aż do zakończenia okresu ich archiwizowania.

2. Archiwizowania danych osobowych i informacji, o których mowa w ust. 1, dokonuje przedstawiciel podmiotu dozorującego.

3. Przedstawiciel podmiotu dozorującego, dokonujący archiwizowania zarejestrowanych danych osobowych oraz informacji, zapisuje i oznacza na sporządzanym nośniku:

1) sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny był wykonywany;

2) swoje imię i nazwisko albo imię i nazwisko osoby nadzorującej te czynności, zatrudnionej w podmiocie dozorującym;

3) czas rozpoczęcia i zakończenia archiwizowania.

§ 2.[Nośnik] Nośnik powinien:

1) zapewniać właściwą jakość zapisu zarejestrowanych danych osobowych i informacji;

2) być przystosowany do przenoszenia pomiędzy urządzeniami odczytującymi;

3) być dostosowany do przechowywania w temperaturze 18–22°C, przy wilgotności względnej 40–50%;

4) zapewniać możliwość wiernego odczytywania zarejestrowanych danych osobowych i informacji w produkowanych przez różnych producentów urządzeniach, przeznaczonych do tego rodzaju nośników.

§ 3.[Protokół z czynności] 1. Z czynności archiwizowania zarejestrowanych danych osobowych i informacji przedstawiciel podmiotu dozorującego sporządza protokół, w którym zamieszcza:

1) datę i miejsce sporządzenia protokołu oraz sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny był wykonywany;

2) swoje imię i nazwisko;

3) nazwę podmiotu dozorującego;

4) dane identyfikujące urządzenia monitorujące skazanego oraz informacje o ewentualnej wymianie tych urządzeń;

5) czas rozpoczęcia i zakończenia zapisu;

6) numer identyfikacyjny nadany nośnikowi z danymi archiwalnymi;

7) w miarę potrzeby, inne dane dotyczące dokonywanej czynności.

2. W razie awarii urządzeń użytych do archiwizacji danych lub wystąpienia błędów w zapisie tych danych uszkodzony lub nieprawidłowo sporządzony nośnik należy zniszczyć i odnotować ten fakt w protokole, o którym mowa w ust. 1.

§ 4.[Zakończenie czynności archiwizowania zarejestrowanych danych] 1. Po zakończeniu czynności archiwizowania zarejestrowanych danych osobowych i informacji osoba, o której mowa w § 1 ust. 2, opakowuje nośnik wraz z protokołem wymienionym w § 3 ust. 1 oraz całą dokumentacją przekazaną w sprawie, w sposób uniemożliwiający osobom nieuprawnionym zapoznanie się z zawartością opakowania, i oznacza opakowanie sygnaturą akt sprawy, w której był wykonywany dozór elektroniczny.

2. Zarchiwizowane dane, określone w ust. 1, przechowuje się przez okres 2 lat od chwili ich uzyskania, w warunkach, w których zapewniona jest ochrona przed ich utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, a zwłaszcza ochrona przed szkodliwym działaniem środków chemicznych, czynników mechanicznych, temperatury, promieniowania i pola elektromagnetycznego.

§ 5.[Przesłanie nośnika do sądu] 1. Po upływie okresu, o którym mowa w § 4 ust. 2, nośnik, o którym mowa w § 1 ust. 1, oraz całą dokumentację, o której mowa w § 4 ust. 1, podmiot dozorujący przesyła do sądu, który wydał orzeczenie o wykonaniu kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego.

2. Osoba upoważniona przez prezesa sądu, w ciągu 60 dni od daty otrzymania nośnika, dokonuje jego sprawdzenia poprzez próbę odtworzenia zapisanych na nim danych.

3. W przypadku stwierdzenia prawidłowego zapisu danych na nośniku, nośnik dołącza się do akt sprawy, w której dozór elektroniczny był orzeczony. Do akt sprawy można dołączyć wydrukowane wszystkie zapisane na nim informacje.

4. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia nośnika lub braku możliwości odtworzenia danych upoważniony sędzia zarządza przesłanie przez podmiot dozorujący nowego nośnika wraz z kopią zarchiwizowanych danych, dołączając uszkodzony nośnik, który po otrzymaniu przez podmiot dozorujący podlega niezwłocznemu fizycznemu zniszczeniu.

5. Nośnik z kopią zapisu zarchiwizowanych danych podmiot dozorujący przekazuje do sądu bez zbędnej zwłoki.

§ 6.[Usuwanie danych osób, które nie rozpoczęły odbywania kary i wobec których ustały przesłanki do rozpoczęcia odbywania kary] 1. Dane zarejestrowane w systemie komunikacyjno-monitorującym dotyczące osób, które nie rozpoczęły odbywania kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego i wobec których ustały przesłanki do rozpoczęcia odbywania kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego, są usuwane przez sąd lub na polecenie upoważnionego sędziego – przez centralę monitorowania.

2. Przed dokonaniem czynności, o której mowa w ust. 1, sąd dołącza do akt sprawy wszelkie niezbędne informacje zarejestrowane w systemie komunikacyjno-monitorującym dotyczące orzeczenia o wykonywaniu kary, środka karnego lub zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego.

§ 7.[Usunięcie danych osobowych i informacji] 1. Po upływie okresu, o którym mowa w § 5 ust. 2, zarchiwizowane dane osobowe oraz wszystkie informacje przechowywane w bazie danych systemu komunikacyjno-monitorującego używanego do wykonywania kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego są usuwane. Usunięcia zapisów z bazy danych dokonuje przedstawiciel podmiotu dozorującego w obecności przedstawiciela Ministra Sprawiedliwości.

2. Usunięcie danych osobowych i informacji polega na usunięciu ich zapisu z bazy danych systemu komunikacyjno-monitorującego w sposób trwale uniemożliwiający ich odtworzenie.

3. Z czynności, o których mowa w ust. 2, sporządza się protokół, w którym zamieszcza się:

1) datę i miejsce sporządzenia protokołu oraz sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny był wykonywany;

2) datę i formę przeprowadzenia czynności usunięcia danych i informacji;

3) imię, nazwisko, stanowisko oraz czytelny podpis każdej osoby uczestniczącej w czynności usuwania;

4) numer identyfikacyjny nośnika.

4. Protokół, o którym mowa w ust. 3, przesyła się do sądu, który wydał orzeczenie o wykonaniu kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego.

§ 8.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2015 r.²⁾