Na podstawie art. 74 § 19 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie (Dz. U. z 2014 r. poz. 164) zarządza się, co następuje:

§ 1.[Zakres przedmiotowy] Rozporządzenie określa tryb i sposób udzielenia zamówienia na wydrukowanie zadań na egzamin notarialny wraz z opisami istotnych zagadnień oraz ich doręczenie komisjom egzaminacyjnym do spraw aplikacji notarialnej przy Ministrze Sprawiedliwości, zwanego dalej „zamówieniem”.

§ 2.[Komisja] Postępowanie o udzielenie zamówienia przygotowuje i przeprowadza komisja do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia na wydrukowanie i doręczenie zadań na egzamin notarialny wraz z opisami istotnych zagadnień, zwana dalej „komisją”.

§ 3.[Negocjacje] Zamówienia udziela się wykonawcy wybranemu po przeprowadzeniu negocjacji.

§ 4.[Członkowie komisji] 1. Komisję w składzie od czterech do sześciu członków, w tym przewodniczącego komisji, powołuje Dyrektor Generalny Ministerstwa Sprawiedliwości, w drodze zarządzenia, na wniosek kierownika komórki organizacyjnej Ministerstwa Sprawiedliwości właściwej w zakresie obsługi zadań Ministra Sprawiedliwości związanych z organizacją egzaminu notarialnego.

2. Komisja wykonuje wszelkie czynności na posiedzeniach zamkniętych. W pracach komisji na każdym etapie postępowania bierze udział co najmniej trzech członków.

3. Członkostwo w komisji wygasa w przypadku śmierci członka komisji.

4. Dyrektor Generalny Ministerstwa Sprawiedliwości odwołuje członka komisji w przypadku:

1) złożenia rezygnacji;

2) choroby trwale uniemożliwiającej sprawowanie przez niego funkcji członka komisji;

3) niewykonywania lub nienależytego wykonywania obowiązków;

4) prawomocnego skazania za umyślnie popełnione przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego, za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, za przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub za inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej.

5. Dyrektor Generalny Ministerstwa Sprawiedliwości może odwołać członka komisji w przypadku wszczęcia przeciwko niemu postępowania karnego w związku z podejrzeniem o umyślne popełnienie przestępstwa ściganego z oskarżenia publicznego.

6. Wygaśnięcie członkostwa albo odwołanie członka ze składu komisji w czasie trwania postępowania o udzielenie zamówienia nie wstrzymuje prac komisji.

7. W przypadku wygaśnięcia członkostwa albo odwołania członka komisji Dyrektor Generalny Ministerstwa Sprawiedliwości może powołać nowego członka w terminie 7 dni od powzięcia wiadomości o wygaśnięciu członkostwa albo od odwołania członka komisji.

8. Członek komisji podlega wyłączeniu, jeżeli:

1) ubiega się o udzielenie zamówienia;

2) pozostaje w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, zastępcą prawnym wykonawcy, członkiem organu zarządzającego lub organu nadzorczego wykonawcy;

3) w trakcie trzyletniego okresu poprzedzającego powołanie w skład komisji pozostawał z wykonawcą w stosunku pracy lub w stosunku wynikającym z zawarcia umowy cywilnoprawnej lub był członkiem organu zarządzającego lub organu nadzorczego wykonawcy;

4) pozostaje z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności członka komisji.

9. Powody wyłączenia trwają pomimo ustania małżeństwa lub przysposobienia.

10. Członkowie komisji składają pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 8.

11. Wzór oświadczenia, o którym mowa w ust. 10, stanowi załącznik do rozporządzenia.

12. Czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia podjęte przez członka komisji podlegającego wyłączeniu po powzięciu przez niego wiadomości o okolicznościach, o których mowa w ust. 8, powtarza się, z wyjątkiem czynności faktycznych niewpływających na wynik postępowania.

13. Komisja rozpoczyna prace z dniem powołania i kończy prace z dniem zawarcia z wykonawcą umowy dotyczącej zamówienia albo z dniem unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w § 14 ust. 1 pkt 5.

§ 5.[Zadania komisji] 1. Komisja wykonuje czynności niezbędne do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, w tym w szczególności:

1) przygotowuje zaproszenie do składania zgłoszeń o przystąpieniu do negocjacji, zwane dalej „zaproszeniem”;

2) dokonuje rozpoznania rynku usług objętych zamówieniem, ustala potencjalnych wykonawców spełniających warunek udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia określony w § 6 pkt 1 i wysyła do nich zaproszenie;

3) ocenia spełnienie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia przez wykonawców, którzy złożyli zgłoszenia o przystąpieniu do negocjacji;

4) wyklucza wykonawców z postępowania o udzielenie zamówienia;

5) ocenia zgłoszenia o przystąpieniu do negocjacji;

6) odrzuca zgłoszenia o przystąpieniu do negocjacji;

7) przeprowadza negocjacje z wykonawcami;

8) występuje do Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości z wnioskiem o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, zawierającym uzasadnienie faktyczne i prawne;

9) przedstawia Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa Sprawiedliwości propozycję wyboru wykonawcy, zawierającą uzasadnienie faktyczne i prawne.

2. Komisja wzywa wykonawców, którzy:

1) w określonym w zaproszeniu terminie nie złożyli oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w § 9 ust. 2 pkt 8, lub wymaganych pełnomocnictw,

2) złożyli zawierające błędy oświadczenia lub dokumenty, o których mowa w § 9 ust. 2 pkt 8, lub wadliwe pełnomocnictwa

– do złożenia wymaganych oświadczeń i dokumentów w terminie nie dłuższym niż 5 dni od dnia doręczenia wezwania, chyba że mimo ich złożenia zgłoszenie o przystąpieniu do negocjacji podlega odrzuceniu lub postępowanie o udzielenie zamówienia podlega unieważnieniu.

3. Na wezwanie komisji, o którym mowa w ust. 2, wykonawca składa oświadczenia i dokumenty potwierdzające spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania zgłoszeń o przystąpieniu do negocjacji.

4. Komisja może wezwać także do złożenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w § 9 ust. 2 pkt 8, w terminie nie dłuższym niż 5 dni od dnia doręczenia wezwania.

5. Komisja odrzuca zgłoszenie o przystąpieniu do negocjacji:

1) złożone albo uzupełnione po wyznaczonym terminie;

2) niezawierające wymaganych oświadczeń lub dokumentów i nieuzupełnione pomimo wezwania, o którym mowa w ust. 2;

3) niepotwierdzające spełnienia przez wykonawcę warunków udziału w negocjacjach;

4) złożone przez wykonawcę, który podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.

§ 6.[Wymogi dotyczące wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia] O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:

1) wykonali przynajmniej jedną usługę polegającą na wydrukowaniu i doręczeniu dokumentów lub materiałów podlegających ochronie przed nieuprawnionym ujawnieniem;

2) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia;

3) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;

4) nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.

§ 7.[Wspólne ubieganie się o udzielenie zamówienia] 1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia i zawarcia umowy dotyczącej zamówienia.

3. Do wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące wykonawcy.

4. Przed przystąpieniem do negocjacji komisja może żądać przedstawienia umowy regulującej współpracę wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

§ 8.[Wykluczenie z postępowania o udzielenie zamówienia] 1. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się:

1) wykonawców, w stosunku do których otwarto likwidację lub których upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawców, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli poprzez likwidację majątku upadłego;

2) wykonawców, którzy zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków, gdy uzyskali oni przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu;

3) osoby fizyczne, które prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, za przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, za przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub za inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego;

4) spółki osobowe prawa handlowego, których wspólnika mającego prawo reprezentowania spółki lub członka zarządu prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, za przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, za przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub za inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego;

5) osoby prawne, których urzędującego członka organu zarządzającego prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, za przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, za przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub za inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego;

6) podmioty zbiorowe, wobec których sąd orzekł zakaz ubiegania się o zamówienia publiczne na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary.

2. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się również wykonawców, którzy:

1) wykonywali bezpośrednio czynności związane z przygotowaniem prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia lub posługiwali się w celu sporządzenia zgłoszenia o przystąpieniu do negocjacji osobami uczestniczącymi w wykonywaniu tych czynności, chyba że udział tych wykonawców w postępowaniu nie utrudni uczciwej konkurencji;

2) złożyli nieprawdziwe informacje mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego postępowania;

3) nie wykazali spełnienia warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w § 6 pkt 1–3.

3. O wykluczeniu wykonawcy z postępowania o udzielenie zamówienia komisja niezwłocznie powiadamia go pisemnie, podając uzasadnienie faktyczne i prawne wykluczenia.

§ 9.[Zaproszenie] 1. Komisja wysyła zaproszenie do co najmniej dwóch wykonawców spełniających warunek udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia określony w § 6 pkt 1.

2. Zaproszenie zawiera co najmniej:

1) adres siedziby Ministerstwa Sprawiedliwości;

2) określenie przedmiotu zamówienia;

3) wskazanie miejsca, terminu i sposobu składania zgłoszeń o przystąpieniu do negocjacji;

4) warunki udziału w negocjacjach;

5) kryteria oceny zgłoszeń;

6) termin wykonania zamówienia;

7) miejsce i termin negocjacji;

8) informację o obowiązku dołączenia do zgłoszenia o przystąpieniu do negocjacji wymaganych przez komisję oświadczeń lub dokumentów w oryginale lub kopii poświadczonych przez wykonawcę za zgodność z oryginałem, w tym w szczególności:

a) oświadczenia wykonawcy o numerze wpisu we właściwym rejestrze albo o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej wraz z podaniem Numeru Identyfikacji Podatkowej (NIP), jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru albo zgłoszenia do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,

b) świadectw bezpieczeństwa przemysłowego albo poświadczeń bezpieczeństwa upoważniających do dostępu do informacji niejawnych,

c) aktualnego zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz aktualnego zaświadczenia właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, potwierdzających odpowiednio, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie wykonania decyzji właściwego organu – wystawionych nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu do złożenia zgłoszenia o przystąpieniu do negocjacji,

d) polisy lub innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności,

e) oświadczenia wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia,

f) dokumentów potwierdzających doświadczenie w zakresie usług polegających na wydrukowaniu i doręczeniu dokumentów lub materiałów podlegających ochronie przed nieuprawnionym ujawnieniem;

9) istotne postanowienia umowy dotyczącej zamówienia, która zostanie zawarta z wybranym wykonawcą, w tym zobowiązanie wykonawcy do zabezpieczenia zadań na egzamin notarialny wraz z opisami istotnych zagadnień przed ich nieuprawnionym ujawnieniem.

§ 10.[Zgłoszenie o przystąpieniu do negocjacji] Zgłoszenie o przystąpieniu do negocjacji składa się, pod rygorem odrzucenia, w zamkniętej kopercie, w miejscu, w terminie i w sposób, które określono w zaproszeniu.

§ 11.[Kryteria oceny zgłoszenia] 1. Komisja ocenia zgłoszenia o przystąpieniu do negocjacji na podstawie kryteriów oceny określonych w zaproszeniu.

2. Kryteriami oceny zgłoszeń są kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, w szczególności bezpieczeństwo, jakość oraz termin wykonania zamówienia.

§ 12.[Powiadomienie o wyniku oceny zgłoszeń] 1. Komisja niezwłocznie po dokonaniu oceny zgłoszeń o przystąpieniu do negocjacji powiadamia pisemnie wykonawców o wyniku tej oceny.

2. Komisja podejmuje negocjacje z wykonawcami, których zgłoszenia o przystąpieniu do negocjacji nie podlegają odrzuceniu.

3. Komisja prowadzi negocjacje w celu doprecyzowania lub uzupełnienia opisu przedmiotu zamówienia, sposobu jego wykonania lub istotnych postanowień umowy dotyczącej zamówienia.

4. Prowadzone negocjacje mają charakter poufny. Żadna ze stron nie może bez zgody drugiej strony ujawnić informacji technicznych i handlowych związanych z negocjacjami.

5. Wszelkie wymagania, wyjaśnienia i informacje oraz dokumenty związane z negocjacjami są przekazywane wykonawcom niezwłocznie, za pośrednictwem poczty lub poczty elektronicznej, na adres wskazany w zgłoszeniu o przystąpieniu do negocjacji.

6. Przewodniczący komisji informuje Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości o wynikach negocjacji i w imieniu komisji przedstawia propozycję wyboru wykonawcy, z którym komisja uzgodniła najkorzystniejsze postanowienia umowy dotyczącej zamówienia.

7. Jeżeli w toku negocjacji dwóch lub więcej wykonawców przedstawi takie same warunki realizacji zamówienia, komisja proponuje wybór tego spośród nich, który wykaże:

1) największe doświadczenie w zakresie wykonywania usług polegających na wydrukowaniu i doręczeniu dokumentów lub materiałów podlegających ochronie przed nieuprawnionym ujawnieniem;

2) brak zastrzeżeń do wykonanych dotychczas przez wykonawcę usług, o których mowa w pkt 1;

3) stosowanie rozwiązań zapewniających najlepsze zabezpieczenie zadań na egzamin notarialny wraz z opisami istotnych zagadnień przed ich nieuprawnionym ujawnieniem;

4) dysponowanie potencjałem technicznym w największym stopniu zapewniającym terminowe wykonanie zamówienia.

8. Przewodniczący komisji informuje o wyniku postępowania wszystkich wykonawców, z którymi prowadzono negocjacje.

§ 13.[Doprecyzowanie i uzupełnienie istotnych postanowień] Po zakończeniu negocjacji komisja może doprecyzować lub uzupełnić istotne postanowienia umowy dotyczącej zamówienia wyłącznie w zakresie, w jakim były one przedmiotem negocjacji. Doprecyzowanie lub uzupełnienie postanowień umowy nie może prowadzić do istotnej zmiany przedmiotu zamówienia oraz ceny zamówienia.

§ 14.[Unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia] 1. Dyrektor Generalny Ministerstwa Sprawiedliwości unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli:

1) nie wpłynęło żadne zgłoszenie o przystąpieniu do negocjacji lub żaden z wykonawców nie spełnia warunków udziału w negocjacjach określonych w zaproszeniu;

2) wszystkie zgłoszenia o przystąpieniu do negocjacji zostały odrzucone;

3) do negocjacji nie przystąpił żaden wykonawca;

4) w wyniku przeprowadzonych negocjacji strony nie uzgodniły istotnych postanowień umowy dotyczącej zamówienia;

5) w pracach komisji stwierdzono naruszenie prawa mogące mieć wpływ na wynik postępowania.

2. W przypadku unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia Dyrektor Generalny Ministerstwa Sprawiedliwości niezwłocznie powiadamia pisemnie wykonawców, wskazując podstawę unieważnienia tego postępowania.

3. W przypadku unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia komisja wszczyna nowe postępowanie, jednak zaproszenie wysyła się do jednego wykonawcy posiadającego doświadczenie w zakresie usług polegających na wydrukowaniu i doręczeniu dokumentów lub materiałów podlegających ochronie przed nieuprawnionym ujawnieniem.

4. Wniosek o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia z przyczyny określonej w ust. 1 pkt 5 może złożyć do Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości każdy, kto powziął informację o naruszeniu prawa w pracach komisji. Dyrektor Generalny Ministerstwa Sprawiedliwości rozstrzyga, czy naruszenie wskazane we wniosku mogło mieć wpływ na wynik postępowania.

§ 15.[Termin na zawarcie umowy] Dyrektor Generalny Ministerstwa Sprawiedliwości zawiera umowę dotyczącą zamówienia z wykonawcą proponowanym przez komisję w terminie 7 dni od dnia przedstawienia tej propozycji przez komisję.

§ 16.[Protokół] 1. W trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia komisja sporządza pisemny protokół wszystkich czynności. Protokół w zakresie poszczególnych stwierdzonych w nim czynności podpisują członkowie komisji biorący udział w wykonywaniu danej czynności.

2. Zgłoszenia, oświadczenia, zawiadomienia, wnioski, inne dokumenty i informacje, składane przez komisję i wykonawców, oraz umowa dotycząca zamówienia stanowią załączniki do protokołu.

§ 17.[Przechowywanie protokołu] Komórka organizacyjna Ministerstwa Sprawiedliwości właściwa w zakresie obsługi zadań Ministra Sprawiedliwości związanych z organizacją egzaminu notarialnego przechowuje protokół wraz z załącznikami przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność.

§ 18.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.¹⁾

Załącznik do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości
z dnia 14 marca 2014 r. (poz. 364)

WZÓR – OŚWIADCZENIE CZŁONKA KOMISJI DO PRZEPROWADZENIA POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA NA WYDRUKOWANIE I DORĘCZANIE ZADAŃ NA EGZAMIN NOTARIALNY WRAZ Z OPISAMI ISTOTNYCH ZAGADNIEŃ