Na podstawie art. 71c § 13 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie (Dz. U. z 2014 r. poz. 164) zarządza się, co następuje:

§ 1.[Zakres regulacji] Rozporządzenie określa tryb i sposób udzielenia zamówienia na wydrukowanie zestawów pytań testowych na egzamin wstępny na aplikację notarialną oraz dostarczenie tych zestawów komisjom kwalifikacyjnym, zwanego dalej „zamówieniem”.

§ 2.[Definicje] Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają:

1) oferent – osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, ubiegającą się o udzielenie zamówienia;

2) wykonawca – osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, wybraną po przeprowadzeniu negocjacji.

§ 3.[Podmiot odpowiedzialny za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia] Postępowanie o udzielenie zamówienia przygotowuje i przeprowadza komisja do przeprowadzenia zamówienia na wydrukowanie i dostarczenie zestawów pytań testowych na egzamin wstępny na aplikację notarialną, zwana dalej „komisją”.

§ 4.[Sposób wykonywania czynności związanych z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia] 1. Komisja przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie oferentów.

2. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm.

3. Zamówienia udziela się wykonawcy wybranemu po przeprowadzeniu negocjacji.

§ 5.[Skład komisji] 1. Dyrektor Generalny Ministerstwa Sprawiedliwości powołuje komisję w składzie od czterech do sześciu członków, w tym przewodniczącego komisji, na wniosek kierownika komórki organizacyjnej Ministerstwa Sprawiedliwości właściwej do przeprowadzenia zamówienia, odpowiadającej za organizację egzaminów wstępnych na aplikację notarialną.

2. Komisja wykonuje wszelkie czynności na posiedzeniach zamkniętych. W pracach komisji na każdym etapie postępowania powinno brać udział co najmniej trzech członków.

3. Członkostwo w komisji wygasa w przypadku śmierci członka komisji.

4. Dyrektor Generalny Ministerstwa Sprawiedliwości odwołuje członka komisji w przypadku:

1) złożenia rezygnacji;

2) choroby trwale uniemożliwiającej sprawowanie przez niego funkcji członka komisji;

3) niewykonywania lub nienależytego wykonywania obowiązków;

4) skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślnie popełnione przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego.

5. Dyrektor Generalny Ministerstwa Sprawiedliwości może odwołać członka komisji w przypadku wszczęcia przeciwko niemu postępowania karnego w związku z podejrzeniem o umyślne popełnienie przez niego przestępstwa ściganego z oskarżenia publicznego.

6. Wygaśnięcie członkostwa lub odwołanie członka ze składu komisji w czasie trwania postępowania o udzielenie zamówienia nie wstrzymuje prac komisji.

7. W przypadku wygaśnięcia członkostwa lub odwołania członka komisji Dyrektor Generalny Ministerstwa Sprawiedliwości może powołać w terminie 7 dni nowego członka.

8. Członek komisji podlega wyłączeniu, jeżeli:

1) ubiega się o udzielenie tego zamówienia;

2) pozostaje w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z oferentem lub wykonawcą, jego członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych oferentów lub wykonawców;

3) przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia pozostawał w stosunku pracy lub umów cywilnoprawnych z oferentem lub wykonawcą lub był członkiem organów zarządzających lub organów nadzorczych oferentów lub wykonawców;

4) pozostaje z oferentem lub wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób;

5) został prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych.

9. Członkowie komisji składają pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 8.

10. Wzór oświadczenia, o którym mowa w ust. 9, stanowi załącznik do rozporządzenia.

11. Czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia podjęte przez członka komisji podlegającego wyłączeniu po powzięciu przez niego wiadomości o okolicznościach, o których mowa w ust. 8, powtarza się, z wyjątkiem czynności faktycznych niewpływających na wynik postępowania.

12. Komisja rozpoczyna prace z dniem powołania i kończy prace z dniem podpisania umowy z wykonawcą albo z dniem unieważnienia zamówienia w przypadku, o którym mowa w § 16 ust. 1 pkt 5.

§ 6.[Zadania komisji] 1. Komisja:

1) ocenia spełnienie przez oferentów warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, określonych w § 10 ust. 1;

2) ocenia zgłoszenia o przystąpieniu do negocjacji;

3) przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia, w szczególności:

a) przygotowuje projekt zaproszenia,

b) wybiera oferentów, do których zostanie wysłane zaproszenie do składania zgłoszenia o przystąpieniu do negocjacji, zwane dalej „zaproszeniem”,

c) sprawdza liczbę otrzymanych zgłoszeń o przystąpieniu do negocjacji,

d) przeprowadza negocjacje;

4) odrzuca zgłoszenia o przystąpieniu do negocjacji;

5) wyklucza z postępowania o udzielenie zamówienia oferentów;

6) występuje z wnioskiem do Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia zawierającym faktyczne i prawne uzasadnienie;

7) przedstawia Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa Sprawiedliwości propozycję wyboru oferenta zawierającą faktyczne i prawne uzasadnienie.

2. Komisja wzywa oferentów, którzy:

1) w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez komisję oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w § 10 ust. 2 pkt 8, lub którzy nie złożyli pełnomocnictw,

2) złożyli wymagane przez komisję oświadczenia i dokumenty, o których mowa w § 10 ust. 2 pkt 8, zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa

– do ich złożenia w terminie nie później niż 5 dni od dnia doręczenia wezwania, chyba że mimo ich złożenia zgłoszenie o przystąpieniu do negocjacji oferenta podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Złożone na wezwanie komisji oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez oferenta warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania zgłoszeń o dopuszczeniu do negocjacji.

3. Komisja może wezwać także, w terminie nie później niż 5 dni od dnia doręczenia wezwania, do złożenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w § 10 ust. 2 pkt 8.

4. Komisja odrzuca zgłoszenie o przystąpieniu do negocjacji:

1) złożone albo uzupełnione po wyznaczonym terminie;

2) niespełniające warunków udziału w negocjacjach;

3) w przypadku gdy pomimo wezwania, o którym mowa w ust. 2, oferent nie złoży dokumentów, o których mowa w § 10 ust. 2 pkt 8;

4) w przypadku wykluczenia oferenta.

§ 7.[Podmioty ubiegające się o udzielenie zamówienia] O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się oferenci, którzy:

1) spełniają warunek określony w § 10 ust. 1;

2) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia;

3) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;

4) nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.

§ 8.[Ustanowienie pełnomocnika] 1. Oferenci mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, oferenci ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia.

3. Przepisy dotyczące oferenta stosuje się odpowiednio do oferentów, o których mowa w ust. 1.

4. Jeżeli zgłoszenie o przystąpieniu do negocjacji oferentów, o których mowa w ust. 1, zostało wybrane, komisja może żądać przed przystąpieniem do negocjacji przedstawienia umowy regulującej współpracę tych oferentów.

§ 9.[Podmioty wykluczone z postępowania o udzielenie zamówienia] 1. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się:

1) oferentów, którzy wyrządzili szkodę, nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, jeżeli szkoda ta została stwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu wydanym w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania;

2) oferentów, w stosunku do których otwarto likwidację lub których upadłość ogłoszono, z wyjątkiem oferentów, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli poprzez likwidację majątku upadłego;

3) oferentów, którzy zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków gdy uzyskali oni przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu;

4) osoby fizyczne, które prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego;

5) spółki prawa handlowego, których wspólnika lub członka zarządu prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego;

6) osoby prawne, których urzędującego członka organu zarządzającego prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego;

7) podmioty zbiorowe, wobec których sąd orzekł zakaz ubiegania się o zamówienia, na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary;

8) oferentów, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w § 7 pkt 1–3.

2. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się również oferentów, którzy:

1) wykonywali bezpośrednio czynności związane z przygotowaniem prowadzonego postępowania lub posługiwali się w celu sporządzenia zgłoszenia o przystąpieniu do negocjacji osobami uczestniczącymi w wykonywaniu tych czynności, chyba że udział tych oferentów w postępowaniu nie utrudni uczciwej konkurencji;

2) złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania;

3) nie złożyli dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w § 10 ust. 2 pkt 8, albo innych dokumentów lub oświadczeń wynikających z zaproszenia potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub złożone dokumenty zawierają błędy, z zastrzeżeniem § 5 ust. 3.

3. Komisja zawiadamia równocześnie oferentów, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne wykluczenia.

4. Zgłoszenie o przystąpieniu do negocjacji oferenta wykluczonego uznaje się za odrzucone.

§ 10.[Informacje zamieszczone w zaproszeniu] 1. Komisja wysyła zaproszenie do co najmniej dwóch oferentów, którzy przynajmniej raz byli wykonawcą usługi polegającej na wydrukowaniu i dostarczaniu dokumentów lub materiałów, podlegających ochronie przed nieuprawnionym ujawnieniem.

2. Zaproszenie zawiera co najmniej:

1) adres siedziby Ministerstwa Sprawiedliwości;

2) określenie przedmiotu zamówienia;

3) wskazanie miejsca, terminu i sposobu składania zgłoszenia o przystąpieniu do negocjacji;

4) warunki udziału w negocjacjach;

5) kryteria oceny zgłoszeń;

6) termin wykonania zamówienia;

7) miejsce i termin negocjacji;

8) informację o obowiązku dołączenia do zgłoszenia następujących dokumentów lub oświadczeń w oryginale lub kopii poświadczonych przez oferenta za zgodność z oryginałem, w szczególności:

a) oświadczenia oferenta o numerze wpisu we właściwym rejestrze albo wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej wraz z podaniem Numeru Identyfikacji Podatkowej (NIP), jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru albo zgłoszenia do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,

b) świadectw bezpieczeństwa przemysłowego albo poświadczeń bezpieczeństwa upoważniających do dostępu do informacji niejawnych,

c) aktualnego zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego odpowiednio, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie wykonania decyzji właściwego organu, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu do składania zgłoszenia o przystąpieniu do negocjacji,

d) polisy lub innego dokumentu potwierdzającego, że oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności,

e) oświadczenia oferenta o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia, o którym mowa w § 9,

f) dokumentów potwierdzających doświadczenie w zakresie usług polegających na wydrukowaniu i dostarczaniu dokumentów lub materiałów, podlegających ochronie przed nieuprawnionym ujawnieniem;

9) istotne postanowienia umowy dotyczącej zamówienia.

§ 11.[Sposób składania zgłoszenia o przystąpieniu do negocjacji] Zgłoszenie o przystąpieniu do negocjacji składa się, pod rygorem odrzucenia, w zamkniętej kopercie, w miejscu, w terminie i w sposób określony w zaproszeniu.

§ 12.[Kryteria oceny zgłoszeń o przystąpieniu do negocjacji] 1. Komisja ocenia zgłoszenia o przystąpieniu do negocjacji na podstawie kryteriów oceny określonych w zaproszeniu.

2. Kryteriami oceny zgłoszeń są kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, w szczególności bezpieczeństwo, jakość oraz termin wykonania zamówienia.

§ 13.[Powiadomienie o wyniku oceny zgłoszeń] 1. Komisja niezwłocznie po wyborze zgłoszeń o przystąpieniu do negocjacji powiadamia pisemnie oferentów o wyniku oceny zgłoszeń o przystąpieniu do negocjacji.

2. Komisja podejmuje negocjacje z oferentami, których zgłoszenia spełniają warunki udziału w negocjacjach określone w zaproszeniu. Zgłoszenia oferentów, które nie spełniają warunków udziału w negocjacjach określonych w zaproszeniu, podlegają odrzuceniu.

3. Komisja prowadzi negocjacje w celu doprecyzowania lub uzupełnienia opisu przedmiotu zamówienia, sposobu jego wykonania lub istotnych postanowień umowy dotyczącej zamówienia.

4. Prowadzone negocjacje mają charakter poufny. Żadna ze stron nie może bez zgody drugiej strony ujawnić informacji technicznych i handlowych związanych z negocjacjami.

5. Wszelkie wymagania, wyjaśnienia i informacje, a także dokumenty związane z negocjacjami są przekazywane oferentom niezwłocznie, za pośrednictwem poczty lub poczty elektronicznej, na adres wskazany w zgłoszeniu o przystąpieniu do negocjacji.

6. Przewodniczący komisji informuje Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości o wynikach negocjacji i w imieniu komisji przedstawia propozycję wyboru wykonawcy, z którym spośród wszystkich oferentów zaproszonych do negocjacji uzgodni najkorzystniejsze postanowienia umowy dotyczącej zamówienia.

7. Przewodniczący komisji informuje wszystkich oferentów, z którymi były prowadzone negocjacje, o wyniku postępowania.

§ 14.[Zasady wyboru wykonawcy] Jeżeli w toku negocjacji nie można wybrać wykonawcy z uwagi na to, że dwóch lub więcej oferentów przedstawi takie same warunki realizacji zamówienia, komisja wybiera tego wykonawcę, który wykaże największe doświadczenie w zakresie usług polegających na wydrukowaniu i dostarczaniu dokumentów lub materiałów, podlegających ochronie przed nieuprawnionym ujawnieniem, a dotychczasowa realizacja tych usług przebiegała bez zastrzeżeń, i zapewni możliwość zagwarantowania zabezpieczenia zestawów pytań testowych przed ich nieuprawnionym ujawnieniem podczas drukowania i dostarczania oraz terminowe wykonanie zamówienia.

§ 15.[Uzupełnienie postanowień umowy dotyczącej zamówienia] 1. Po zakończeniu negocjacji komisja może doprecyzować lub uzupełnić istotne postanowienia umowy dotyczącej zamówienia wyłącznie w zakresie, w jakim były one przedmiotem negocjacji.

2. Doprecyzowanie lub uzupełnienie, o których mowa w ust. 1, nie mogą prowadzić do istotnej zmiany przedmiotu zamówienia oraz ceny zamówienia.

§ 16.[Przesłanki unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia] 1. Dyrektor Generalny Ministerstwa Sprawiedliwości unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli:

1) nie wpłynęło żadne zgłoszenie o przystąpieniu do negocjacji lub żaden z wykonawców nie spełnia warunków udziału w negocjacjach określonych w zaproszeniu;

2) wszystkie zgłoszenia o przystąpieniu do negocjacji zostały odrzucone;

3) do negocjacji nie przystąpił żaden wykonawca;

4) w wyniku przeprowadzonych negocjacji strony nie uzgodniły istotnych postanowień umowy dotyczącej zamówienia;

5) w pracach komisji stwierdzono naruszenie prawa mogące mieć wpływ na wynik postępowania.

2. W przypadku unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia Dyrektor Generalny Ministerstwa Sprawiedliwości niezwłocznie powiadamia pisemnie oferentów, wskazując podstawę unieważnienia tego postępowania.

3. W przypadku unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia komisja wszczyna nowe postępowanie, jednakże zaproszenie wysyła się do jednego oferenta, który posiada doświadczenie w zakresie usług polegających na wydrukowaniu i dostarczaniu dokumentów lub materiałów, podlegających ochronie przed nieuprawnionym ujawnieniem.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 5, wniosek o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia składa do Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości każdy, kto powziął informację o naruszeniu prawa mogącym mieć wpływ na wynik postępowania. Dyrektor Generalny Ministerstwa Sprawiedliwości rozstrzyga, czy naruszenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 5, miało wpływ na wynik postępowania.

§ 17.[Termin przedstawienia propozycji wyboru wykonawcy] Dyrektor Generalny Ministerstwa Sprawiedliwości zawiera umowę z wykonawcą, którego propozycję wyboru przedstawi komisja, w terminie 7 dni od dnia przedstawienia przez komisję tej propozycji.

§ 18.[Protokół z przeprowadzonych czynności] 1. W trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia komisja sporządza pisemny protokół wszystkich czynności. Protokół podpisują członkowie komisji, którzy brali udział w wykonywaniu danej czynności.

2. Zgłoszenia, oświadczenia, zawiadomienia, wnioski, inne dokumenty i informacje składane przez komisję i oferentów oraz umowa w sprawie zamówienia stanowią załączniki do protokołu.

§ 19.[Okres przechowywania protokołu] Komórka organizacyjna Ministerstwa Sprawiedliwości właściwa do udzielenia zamówienia oraz odpowiadająca za organizację egzaminów wstępnych na aplikację notarialną przechowuje protokół wraz z załącznikami przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność.

§ 20.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

Załącznik do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości
z dnia 31 lipca 2009 r.

WZÓR – OŚWIADCZENIE CZŁONKA KOMISJI DO PRZEPROWADZENIA ZAMÓWIENIA NA WYDRUKOWANIE I DOSTARCZENIE ZESTAWÓW PYTAŃ TESTOWYCH NA EGZAMIN WSTĘPNY NA APLIKACJĘ NOTARIALNĄ