Na podstawie art. 19 ust. 5 ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz. U. z 2005 r. Nr 145, poz. 1221, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1.[Zakres regulacji] Rozporządzenie określa dokumentację dotyczącą:

1) zatrudnionych pracowników ochrony oraz zawieranych i realizowanych umów dotyczących koncesjonowanej działalności gospodarczej prowadzonej przez przedsiębiorcę wykonującego działalność gospodarczą w zakresie ochrony osób i mienia, zwanego dalej „przedsiębiorcą”;

2) organizacji i wykonywania ochrony przez specjalistyczne uzbrojone formacje ochronne podczas świadczenia przez nie usług ochrony osób i mienia z bronią.

§ 2.[Obowiązek prowadzenia dokumentacji] Przedsiębiorca obowiązany jest prowadzić dokumentację, w skład której wchodzą:

1) wykaz pracowników ochrony;

2) w zakresie zawieranych i realizowanych umów:

a) rejestr zawartych umów,

b) księga realizacji umowy, wraz z ewidencją notatek dotyczących użycia lub wykorzystania przez pracowników ochrony środka przymusu bezpośredniego i broni palnej, sporządzonych w trakcie realizacji tej umowy;

3) w zakresie organizacji i wykonywania ochrony przez specjalistyczne uzbrojone formacje ochronne:

a) dziennik zmiany,

b) książka transportów wartości pieniężnych.

§ 3.[Wykaz pracowników ochrony] 1. Wykaz pracowników ochrony powinien zawierać dane osób wykonujących na rzecz przedsiębiorcy zadania ochrony osób i mienia.

2. Rejestr zawartych umów powinien zawierać następujące dane:

1) numer umowy;

2) datę zawarcia i rozwiązania umowy;

3) oznaczenie strony lub stron umowy, z którymi przedsiębiorca zawarł umowę;

4) określenie przedmiotu umowy.

3. Księga realizacji umowy powinna zawierać następujące dane:

1) numer umowy;

2) datę rozpoczęcia i zakończenia usługi;

3) miejsce wykonywania usługi;

4) formę wykonywanej usługi określoną zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia;

5) imiona i nazwiska pracowników ochrony wykonujących usługę;

6) imiona i nazwiska pracowników ochrony sprawujących nadzór nad pracownikami, o których mowa w pkt 5;

7) ilość i rodzaj broni palnej przydzielonej pracownikom ochrony do wykonania usługi;

8) ilość i rodzaj środków przymusu bezpośredniego przydzielonych pracownikom ochrony do wykonania usługi.

4. Dziennik zmiany powinien zawierać następujące dane:

1) datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia zmiany;

2) imiona i nazwiska, uzbrojenie i wyposażenie pracowników ochrony na zmianie;

3) wskazanie rozmieszczenia poszczególnych pracowników, o których mowa w pkt 2;

4) przebieg zmiany z uwzględnieniem:

a) zadań ochrony osób i mienia faktycznie wykonywanych przez pracowników, o których mowa w pkt 2,

b) opisu wydarzeń nadzwyczajnych;

5) datę i godzinę czynności dokonanej w ramach nadzoru sprawowanego przez pracowników, o których mowa w ust. 3 pkt 6.

5. Książka transportów wartości pieniężnych powinna zawierać:

1) datę, godzinę i miejsce rozpoczęcia i zakończenia transportu;

2) imiona i nazwiska pracowników ochrony;

3) imię i nazwisko kierowcy;

4) imię i nazwisko osoby transportującej;

5) określenie uzbrojenia i wyposażenia osób, o których mowa w pkt 2–4;

6) rodzaj użytego pojemnika specjalistycznego;

7) określenie środków transportu z uwzględnieniem rodzaju użytego bankowozu, pojazdu ubezpieczającego, numerów rejestracyjnych tych pojazdów;

8) określenie środków łączności;

9) datę i godzinę czynności dokonanej w ramach nadzoru sprawowanego przez pracowników, o których mowa w ust. 3 pkt 6.

§ 4.[Forma prowadzenia dokumentacji] 1. Dokumentacja jest prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej.

2. Jeżeli dokumentacja jest prowadzona w formie elektronicznej, stosuje się rozwiązania techniczne odpowiednie do ilości danych, zapewniające właściwą rejestrację i przechowywanie dokumentacji, jej używalność i wiarygodność, co najmniej do upływu okresu przechowywania.

3. Strony dokumentacji prowadzonej w formie papierowej powinny być kolejno numerowane i stanowić uporządkowaną całość.

§ 5.[Wymagania dotyczące prowadzenia dokumentacji] Dokumentacja jest prowadzona z uwzględnieniem konieczności:

1) zabezpieczenia przed uszkodzeniem, utratą lub nieuprawnioną zmianą danych;

2) zachowania integralności i wiarygodności oraz możliwości weryfikacji na podstawie dokumentów źródłowych przechowywanych w siedzibie przedsiębiorcy albo w miejscu wykonywania działalności;

3) zapewnienia dostępu do dokumentacji osobom uprawnionym oraz zabezpieczenia przed dostępem osób nieuprawnionych;

4) identyfikacji osób uprawnionych oraz zmian dokonywanych przez te osoby.

§ 6.[Aktualizacja zapisów] 1. Aktualizacji zapisów dokonuje się niezwłocznie po powstaniu zmiany.

2. Zapisów w dokumentacji dokonują w sposób trwały, wyraźny i chronologiczny osoby uprawnione.

3. Poprawki w dokumentacji powinny być dokonywane innym kolorem niż kolor prowadzonej dokumentacji, w sposób trwały, wyraźny i chronologiczny, oraz być opatrzone czytelnym podpisem osoby dokonującej poprawki lub jej imieniem i nazwiskiem w przypadku dokumentacji prowadzonej w formie elektronicznej.

§ 7.[Wspólna dokumentacja] W przypadku ksiąg realizacji umów, wykonywanych przez tych samych pracowników ochrony, może być prowadzona wspólna dokumentacja dotycząca danych, o których mowa w § 3 ust. 3 pkt 5–8.

§ 8.[Przechowywanie dokumentacji] 1. W trakcie wykonywania działalności dokumentację przechowuje się w siedzibie przedsiębiorcy albo miejscu wykonywania działalności.

2. Dziennik zmiany prowadzony jest w obiektach chronionych przez specjalistyczną uzbrojoną formację ochronną.

3. Książka transportów wartości pieniężnych prowadzona jest w miejscu przechowywania dokumentacji.

4. Po zakończeniu wykonywania działalności w zakresie usług ochrony osób i mienia przedsiębiorca zawiadamia organ koncesyjny o miejscu przechowywania dokumentacji.

§ 9.[Przepis przejściowy] Księgi realizacji umów, których prowadzenie rozpoczęto przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, mogą być prowadzone na dotychczasowych zasadach do czasu wygaśnięcia umowy.

§ 10.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2014 r.