Na podstawie art. 8 § 2 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. – Kodeks wyborczy (Dz. U. Nr 21, poz. 112, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

§ 2.[Przekazywanie i przechowywanie dokumentów z wyborów] 1. Dokumenty z wyborów obejmujące dokumenty elektroniczne i dane w systemach teleinformatycznych, w tym dane w systemach teleinformatycznych Państwowej Komisji Wyborczej stanowiące materiały archiwalne w rozumieniu ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016), przekazuje się i przechowuje w sposób określony dla dokumentów z wyborów w postaci papierowej.

2. Udostępnianie dokumentów i danych, o których mowa w ust. 1, następuje przez umożliwienie zapoznania się, w sposób określony w rozporządzeniu, z odpowiadającymi tym dokumentom lub danym dokumentami w postaci papierowej.

§ 3.[Dokumenty z wyborów, stanowiące dowody w postępowaniach] Dokumentów z wyborów, stanowiących dowody w postępowaniach sądowych i administracyjnych oraz przygotowawczych postępowaniach karnych, nie przekazuje się do archiwów państwowych i nie niszczy do czasu zakończenia tych postępowań.

§ 4.[Spis zdawczo-odbiorczy] 1. Wójt, konsul lub kapitan polskiego statku morskiego, zwani dalej „depozytariuszami”, starosta, marszałek województwa oraz dyrektor delegatury Krajowego Biura Wyborczego i Szef Krajowego Biura Wyborczego przy przekazywaniu i przechowywaniu dokumentów z wyborów stosują spis zdawczo-odbiorczy zawierający:

1) nazwę obwodowej komisji wyborczej lub innego właściwego organu wyborczego;

2) nazwę i adres depozytariusza, jeżeli on dokonuje czynności dotyczącej dokumentów z wyborów;

3) datę wyborów;

4) datę sporządzenia spisu;

5) imię, nazwisko i podpis osoby, która spis sporządziła, oraz osoby przekazującej i przyjmującej wraz z datą przekazania i odbioru, jeżeli dochodzi do przekazywania dokumentów z wyborów;

6) dla każdej pozycji spisu:

a) liczbę porządkową,

b) tytuł, na który składa się informacja o rodzaju spraw i dokumentów z wyborów,

c) roczną datę lub roczne daty krańcowe,

d) liczbę teczek, a jeżeli jest to niemożliwe ze względu na sposób przechowywania – liczbę metrów bieżących,

e) oznaczenie kategorii archiwalnej,

f) adnotację osoby przyjmującej dokumenty dotyczącą miejsca przechowywania dokumentów z wyborów w archiwum,

g) adnotację informującą o dalszych czynnościach dotyczących dokumentów z wyborów, w szczególności o dacie przekazania do właściwego miejscowo archiwum państwowego lub dacie zniszczenia dokumentów z wyborów.

2. Spis sporządza się oddzielnie dla dokumentów z wyborów stanowiących materiały archiwalne oraz oddzielnie dla pozostałych dokumentów z wyborów w zależności od okresów ich przechowywania.

§ 5.[Stosowanie przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach] W sprawach nieuregulowanych w rozporządzeniu, dotyczących przekazywania do archiwów państwowych oraz przechowywania w nich i udostępniania dokumentów z wyborów, stosuje się przepisy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

§ 7.[Brakowanie] 1. Po upływie 30 dni od:

1) rozstrzygnięcia przez Sąd Najwyższy w sprawie ważności wyborów, o których mowa w § 1 pkt 1 i 2,

2) podjęcia przez Sąd Najwyższy uchwały w sprawach nieważności wyborów lub nieważności wyboru posła do Parlamentu Europejskiego w wyborach, o których mowa w § 1 pkt 3,

3) wydania przez sąd prawomocnych orzeczeń w sprawie ważności wyborów, o których mowa w § 1 pkt 4 i 5, a w przypadku wyborów, co do których nie zgłoszono protestów – od upływu terminu zgłaszania protestów

– dokumenty z głosowania, z wyjątkiem dokumentów, o których mowa w ust. 2 oraz § 3, podlegają brakowaniu, zgodnie z przepisami o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przy czym wniosek o wyrażenie zgody na brakowanie składa dyrektor właściwej miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego, a zgodę na brakowanie wyraża dyrektor archiwum państwowego właściwego miejscowo dla siedziby delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

2. Po upływie terminów, o których mowa w ust. 1, depozytariusz przekazuje w sposób zapewniający ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą oraz zapewniający ochronę danych osobowych znajdujących się w dokumentach przed nieuprawnionym ujawnieniem, dyrektorowi właściwej miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego następujące dokumenty z wyborów, stanowiące materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego:

1) protokoły głosowania w obwodzie;

2) protokoły posiedzeń, uchwały, urzędowe obwieszczenia, komunikaty oraz inne dokumenty dotyczące obsługi obwodowej komisji wyborczej;

3) dokumenty dotyczące powołania obwodowych komisji wyborczych.

§ 9.[Ochrona dokumentów i danych osobowych przyjmowanych przez dyrektora delegatury Krajowego Biura Wyborczego] Dyrektor właściwej miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego przyjmuje dokumenty z wyborów z okręgowych i rejonowych komisji wyborczych oraz od komisarzy wyborczych w sposób zapewniający ochronę tych dokumentów przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą oraz zapewniający ochronę danych osobowych znajdujących się w tych dokumentach przed nieuprawnionym ujawnieniem.

§ 10.[Ochrona dokumentów i danych osobowych przyjmowanych przez wójta, starostę lub marszałka województwa] 1. Odpowiednio wójt, starosta lub marszałek województwa przyjmuje oraz przechowuje dokumenty z wyborów z terytorialnych komisji wyborczych, w sposób zapewniający ochronę tych dokumentów przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą oraz zapewniający ochronę danych osobowych znajdujących się w tych dokumentach przed nieuprawnionym ujawnieniem.

2. Udostępnienie dokumentów z wyborów, o których mowa w ust. 1, organom, wymienionym w art. 79 § 2 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. – Kodeks wyborczy, następuje po sporządzeniu protokołu potwierdzającego, które dokumenty zostały udostępnione. Jeden egzemplarz protokołu przekazuje się do wiadomości dyrektorowi właściwej miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

§ 11.[Przekazanie dokumentów z wyborów z terytorialnych komisji wyborczych dyrektorowi delegatury Krajowego Biura Wyborczego] 1. Po upływie terminu określonego w § 7 ust. 1 pkt 3, wójt, starosta lub marszałek województwa przekazują dokumenty z wyborów z terytorialnych komisji wyborczych dyrektorowi właściwej miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

2. Jeżeli wójt, starosta lub marszałek województwa przechowywali dwa egzemplarze dokumentów z wyborów, przekazaniu dyrektorowi właściwej miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego podlega jeden egzemplarz, a po zakończeniu przekazywania drugi egzemplarz może podlegać brakowaniu, zgodnie z przepisami o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przy czym wniosek o wyrażenie zgody na brakowanie składa dyrektor właściwej miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego, a zgodę na brakowanie wyraża dyrektor archiwum państwowego właściwego miejscowo dla siedziby delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

§ 13.[Przekazanie dokumentów z wyborów do archiwum państwowego] 1. W terminie 5 lat od dnia wyborów dyrektor delegatury Krajowego Biura Wyborczego przekazuje dokumenty z wyborów do archiwum państwowego właściwego miejscowo dla siedziby delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

2. Przekazanie, o którym mowa w ust. 1, następuje na zasadach i w trybie określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

3. Przekazaniu nie podlegają:

1) wykazy podpisów osób popierających:

a) utworzenie komitetów wyborczych wyborców,

b) listę kandydatów na posłów do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej,

c) zgłoszenie kandydata na senatora,

d) listę kandydatów na posłów do Parlamentu Europejskiego,

e) listę kandydatów na radnych,

f) zgłoszenie kandydata na wójta (burmistrza, prezydenta miasta);

2) następujące dokumenty dołączone do sprawozdań finansowych komitetów wyborczych, umożliwiające weryfikację podanych w sprawozdaniu informacji:

a) dokumenty bankowe dotyczące każdego wydatku i wpływu na rachunek komitetu wyborczego,

b) protokoły komisyjnej wyceny usług świadczonych nieodpłatnie na rzecz komitetu wyborczego,

c) umowy, faktury, rachunki i inne dokumenty dotyczące kosztów i wydatków,

d) pokwitowania odbioru materiałów wyborczych (np. plakatów, ulotek) przez komitet wyborczy,

e) umowy rachunku bankowego,

f) umowy kredytu (w przypadku uzyskania kredytu),

g) umowy poręczenia (w przypadku zawarcia umowy poręczenia).

4. Dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 1, podlegają brakowaniu po upływie 10 lat od dnia wyborów.

5. Dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 2, mogą podlegać brakowaniu po upływie okresów przechowywania wynikających z przepisów o rachunkowości.

6. Brakowanie, o którym mowa w ust. 4 i 5, przeprowadza się zgodnie z przepisami o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przy czym wniosek o wyrażenie zgody na brakowanie składa dyrektor właściwej miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego, a zgodę na brakowanie wyraża dyrektor archiwum państwowego właściwego miejscowo dla siedziby delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

§ 14.[Udostępnianie dokumentów z wyborów przechowywanych w delegaturze Krajowego Biura Wyborczego] 1. Dokumenty z wyborów, przechowywane w delegaturze Krajowego Biura Wyborczego, udostępnia się w siedzibie tej delegatury do wglądu osobie zainteresowanej w obecności i pod nadzorem upoważnionego pracownika delegatury Krajowego Biura Wyborczego, w której te dokumenty są przechowywane.

2. Przekazanie informacji zawartych w dokumentach z wyborów w postaci reprodukcji tych dokumentów, w tym reprodukcji uwierzytelnionych, albo w postaci pisemnej odpowiedzi na zapytanie wymaga zgody dyrektora delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

§ 16.[Przekazywanie dokumentów z wyborów do państwowego zasobu archiwalnego] 1. Dokumenty z wyborów, stanowiące materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, przekazuje się w terminie 5 lat od dnia wyborów do właściwego archiwum państwowego, z wyjątkiem następujących dokumentów:

1) wykazów podpisów osób popierających:

a) utworzenie komitetów wyborczych wyborców,

b) zgłoszenie kandydata na Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej;

2) dokumentów wymienionych w § 13 ust. 3 pkt 2.

2. Przekazanie następuje na zasadach i w trybie określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

§ 17.[Brakowanie] 1. Dokumenty, o których mowa w § 16 ust. 1 pkt 1, po upływie 10 lat od dnia wyborów, podlegają brakowaniu przez Szefa Krajowego Biura Wyborczego.

2. Dokumenty, o których mowa w § 16 ust. 1 pkt 2, po upływie okresów przechowywania wynikających z przepisów o rachunkowości, mogą podlegać brakowaniu przez Szefa Krajowego Biura Wyborczego.

3. Brakowanie, o którym mowa w ust. 1 i 2, przeprowadza się zgodnie z przepisami o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

§ 18.[Odpowiednie stosowanie przepisów] Do udostępniania dokumentów z wyborów, przechowywanych przez Szefa Krajowego Biura Wyborczego, stosuje się odpowiednio przepisy § 14.

§ 20.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.³⁾