§ 1.[Załatwianie wniosków, skarg i próśb przez organy właściwe do ich rozpoznania a zasady regulujące wykonywanie kar i środków karnych] Załatwianie wniosków, skarg i próśb przez organy właściwe do ich rozpoznania nie narusza zasad regulujących wykonywanie kar i środków karnych oraz porządku obowiązującego w miejscu wykonywania tych kar lub środków.

§ 2.[Załatwianie próśb i wniosków dotyczących działalności jednostek organizacyjnych Służby Więziennej] Prośby i wnioski dotyczące działalności jednostek organizacyjnych Służby Więziennej, zwanych dalej „jednostkami organizacyjnymi”, załatwiają kierownicy tych jednostek w ramach swoich zadań.

§ 3.[Organy uprawnione do załatwiania skarg dotyczących działalności jednostek organizacyjnych oraz postępowania funkcjonariusza Służby Więziennej] 1. Skargi dotyczące działalności jednostek organizacyjnych oraz postępowania funkcjonariusza Służby Więziennej, zwanego dalej „funkcjonariuszem”, i pracownika Służby Więziennej, zwanego dalej „pracownikiem”, załatwiają:

1) kierownik jednostki organizacyjnej – jeżeli skarga jest do niego adresowana, a nie dotyczy jego bezpośredniej działalności lub bezpośredniej działalności jego zastępcy i podjętych przez nich decyzji, chyba że w tym zakresie zostanie uznana za zasadną;

2) dyrektor okręgowy Służby Więziennej – jeżeli skarga dotyczy działalności nadzorowanej przez niego jednostki organizacyjnej i nie została załatwiona w trybie określonym w pkt 1 lub w ust. 2;

3) Dyrektor Generalny Służby Więziennej lub osoba przez niego wyznaczona – jeżeli skarga dotyczy działalności okręgowego inspektoratu Służby Więziennej i nie została załatwiona w trybie określonym w pkt 1;

4) Minister Sprawiedliwości lub osoba przez niego wyznaczona – jeżeli skarga dotyczy działalności Centralnego Zarządu Służby Więziennej i nie została załatwiona w trybie określonym w pkt 1.

2. Organy wymienione w ust. 1 pkt 2–4 mogą przekazać celem załatwienia kierownikowi nadzorowanej jednostki organizacyjnej skargę zawierającą zarzuty dotyczące bezpośredniej działalności funkcjonariusza lub pracownika tej jednostki organizacyjnej, z poleceniem udzielenia informacji o sposobie załatwienia skargi. Nie dotyczy to skarg, których przedmiotem jest bezpośrednia działalność kierownika jednostki organizacyjnej lub jego zastępcy i podjęte przez nich decyzje.

3. O przekazaniu skargi, o której mowa w ust. 2, przez organy wymienione w ust. 1 pkt 3 i 4 informuje się dyrektora okręgowego Służby Więziennej sprawującego nadzór nad jednostką organizacyjną, której działalności skarga dotyczy.

§ 4.[Zakaz rozpoznawania skargi przez wskazaną w niej osobę] Skarga dotycząca wskazanej w niej osoby nie może być przekazana do rozpoznania tej osobie ani osobie, wobec której pozostaje ona w stosunku nadrzędności służbowej.

§ 5.[Przekazanie wniosku, skargi lub prośby właściwemu organowi] Kierownik jednostki organizacyjnej, jeżeli nie jest właściwy do załatwienia wniosku, skargi lub prośby, przekazuje niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia otrzymania, wniosek, skargę lub prośbę właściwemu organowi, zawiadamiając o tym wnoszącego wniosek, skargę lub prośbę, albo wskazuje ten organ wnoszącemu.

§ 6.[Załatwianie skarg skierowanych do sądów, prokuratur oraz innych organów władzy publicznej] 1. Kierownik jednostki organizacyjnej załatwia również, z uwzględnieniem zasad określonych w § 3–5, skargi skierowane w szczególności do sądów, prokuratur oraz innych organów władzy publicznej, instytucji albo organizacji społecznych, jeżeli zostały mu przekazane przez adresatów. O sposobie załatwienia przekazanych skarg zawiadamia się adresatów, do których skargi były skierowane, jeżeli zażądają takiego zawiadomienia.

2. Na żądanie organów uprawnionych na podstawie odrębnych przepisów do załatwiania skarg w sprawach osób osadzonych w zakładach karnych i aresztach śledczych, kierownik jednostki organizacyjnej udziela tym organom wyjaśnień i informacji niezbędnych do załatwienia skargi, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz przepisów o ochronie danych osobowych.

3. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do próśb i wniosków.

§ 7.[Forma wnoszenia wniosków, skarg i próśb, rozpoznanie] 1. Wnioski, skargi i prośby mogą być wnoszone pisemnie, w tym przy użyciu telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu.

2. Jeżeli jeden wniosek, skarga lub prośba dotyczy spraw, dla których właściwe do załatwienia są różne organy, kierownik jednostki organizacyjnej, do którego wpłynął taki wniosek, skarga lub prośba, załatwia sprawy należące do jego właściwości, a pozostałe przekazuje do załatwienia właściwym organom, a w szczególności kierownikom innych jednostek organizacyjnych, sądom, prokuraturom oraz innym organom władzy publicznej, instytucjom albo organizacjom społecznym, poprzez przesłanie odpisu albo wyciągu z pisma lub z protokołu, o którym mowa w ust. 1.

3. Protokół, o którym mowa w ust. 1, powinien zawierać w szczególności: datę przyjęcia wniosku, skargi lub prośby, imię i nazwisko osoby zgłaszającej oraz zwięzły opis treści sprawy. Protokół podpisują wnoszący wniosek, skargę lub prośbę i przyjmujący zgłoszenie. Przepisy § 3–5 stosuje się odpowiednio.

4. Przesłane do wiadomości organu wnioski, skargi lub prośby, które są adresowane do innego organu, pozostawia się bez rozpoznania.

4a. Wnoszący wniosek, skargę lub prośbę jest obowiązany do uzasadnienia zawartych w nich żądań w stopniu umożliwiającym ich rozpoznanie, w szczególności do dołączenia odpowiednich dokumentów. Jeżeli wniosek, skarga lub prośba takiego uzasadnienia nie zawierają, wzywa się wnoszącego do uzupełnienia tego braku, w terminie 7 dni od otrzymania wezwania, z pouczeniem, że jego nieusunięcie spowoduje pozostawienie wniosku, skargi lub prośby bez rozpoznania.

4b. Wniosek, skargę lub prośbę uniemożliwiające identyfikację wnoszącego właściwy organ może pozostawić bez rozpoznania.

5. Jeżeli z treści wniosku, skargi lub prośby nie można należycie ustalić ich przedmiotu, wzywa się wnoszącego wniosek, skargę lub prośbę do złożenia, w terminie 7 dni od otrzymania wezwania, wyjaśnienia lub uzupełnienia, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie wniosku, skargi lub prośby bez rozpoznania. Nie dotyczy to przypadku, gdy organem właściwym do załatwienia wniosku, skargi lub prośby jest dyrektor zakładu karnego lub dyrektor aresztu śledczego, których działalności wniosek, skarga lub prośba dotyczą, a wnoszący wniosek, skargę lub prośbę przebywa w tym zakładzie karnym lub areszcie śledczym.

6. Cofnięcie wniosku, skargi lub prośby przez wnoszącego powoduje pozostawienie ich bez rozpoznania.

§ 8.[Postępowanie w sprawie wniosków, skarg i próśb] 1. Wnioski, skargi i prośby, które nie wymagają zebrania dowodów, informacji lub przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego oraz zbadania akt, powinny być załatwione bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni.

2. Jeżeli rozpoznanie wniosku, skargi lub prośby wymaga zebrania dowodów, informacji lub przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego oraz zbadania akt, termin załatwienia wniosku, skargi lub prośby można przedłużyć o czas niezbędny do dokonania tych czynności. O przedłużeniu terminu załatwienia należy pisemnie poinformować wnoszącego wniosek, skargę lub prośbę.

3. Organy wskazane w § 3 ust. 1 mogą zwrócić się, w razie potrzeby, do innych organów o przekazanie w określonym terminie dokumentacji, informacji i wyjaśnień niezbędnych do rozpoznania wniosku, skargi lub prośby.

4. Jeżeli dokumentacja stanowiąca dowód niezbędny do rozpoznania wniosku, skargi lub prośby jest w posiadaniu innych organów lub instytucji i nie może zostać zwrócona w terminie żądanym przez organ właściwy do załatwienia wniosku, skargi lub prośby, ich załatwienie zawiesza się do czasu przekazania tej dokumentacji organowi rozpoznającemu wniosek, skargę lub prośbę, o czym informuje się osobę, która je wniosła.

5. W zależności od treści wniesionych wniosków, skarg i próśb przekazuje się je, przed ich załatwieniem, właściwej merytorycznie komórce organizacyjnej danej jednostki organizacyjnej, w celu zajęcia stanowiska w określonym terminie.

6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach skarga powinna być rozpoznana bezpośrednio na miejscu zdarzenia przez przedstawicieli jednostki organizacyjnej nadrzędnej nad jednostką organizacyjną, której skarga dotyczy.

7. Wyniki czynności prowadzonych w celu zbadania zasadności skargi dotyczącej działalności zakładu karnego lub aresztu śledczego opisuje się w sprawozdaniu, które powinno przedstawiać fakty stanowiące podstawę do oceny rozpoznawanych zarzutów, a w szczególności konkretne nieprawidłowości i uchybienia, jeżeli je stwierdzono, ich przyczyny i skutki, a także wnioski wynikające z dokonanych ustaleń, zaakceptowane przez kierownika jednostki organizacyjnej, który zlecił zbadanie skargi. Do sprawozdania załącza się niezbędne dowody związane z jego treścią.

§ 9.[Obowiązek pisemnego zawiadamiania o sposobie załatwienia wniosku, skargi lub prośby] 1. Organ właściwy do załatwienia wniosku, skargi lub prośby jest obowiązany zawiadomić pisemnie wnoszącego wniosek, skargę lub prośbę o sposobie ich załatwienia.

2. Obowiązek pisemnego zawiadamiania, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy próśb i wniosków składanych osobiście w swojej sprawie przez osobę osadzoną w zakładzie karnym lub areszcie śledczym i załatwionych bezpośrednio po zgłoszeniu.

3. W zawiadomieniu, o którym mowa w ust. 1, dyrektor zakładu karnego lub dyrektor aresztu śledczego, jeżeli nie przychylił się do skargi, jest obowiązany pouczyć wnoszącego skargę o możliwości złożenia skargi na sposób jej załatwienia do właściwego organu, wymienionego w § 3 ust. 1 pkt 2–4.

§ 10.[Postępowanie w przypadku złożenia wniosku, skargi lub prośby] W przypadku złożenia wniosku, skargi lub prośby:

1) opartych na tych samych podstawach faktycznych,

2) [1] zawierających wyrazy lub zwroty powszechnie uznawane za wulgarne lub obelżywe albo gwarę przestępców,

3) [2] niezawierających uzasadnienia zawartych w nich żądań w stopniu umożliwiającym ich rozpoznanie

– właściwy organ może pozostawić wniosek, skargę lub prośbę bez rozpoznania.

§ 11.[Ewidencja wniosków, skarg i próśb wpływających do jednostki organizacyjnej] 1. Ewidencję wniosków, skarg i próśb wpływających do jednostki organizacyjnej prowadzi wyznaczony funkcjonariusz lub pracownik tej jednostki organizacyjnej albo określona komórka organizacyjna.

2. Ewidencję wniosków, skarg i próśb prowadzi się w formie dzienników, oddzielnie dla skarg oraz wniosków i próśb.

3. Dla dziennika skarg oraz dziennika wniosków i próśb prowadzi się skorowidze w układzie alfabetycznym według nazwisk osadzonych, których dotyczą skargi oraz wnioski i prośby.

4. Wzór dziennika, o którym mowa w ust. 2, określa załącznik do rozporządzenia.

5. Dokumentację dotyczącą wniosków, skarg i próśb przechowuje się na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

6. Dzienniki i skorowidze, o których mowa w ust. 2–4, mogą być prowadzone w formie elektronicznej.

§ 12.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 września 2003 r.¹⁾