Na podstawie art. 29 ust. 3 ustawy z dnia 22 czerwca 2001 r. o wykonywaniu działalności gospodarczej w zakresie wytwarzania i obrotu materiałami wybuchowymi, bronią, amunicją oraz wyrobami i technologią o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym (Dz. U. Nr 67, poz. 679, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1.[Zakres regulacji] Rozporządzenie określa:

1) sposób prowadzenia ewidencji przeznaczonych do obrotu materiałów wybuchowych, broni, amunicji, istotnych części broni i amunicji oraz wyrobów o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym;

2) sposób prowadzenia ewidencji zawartych transakcji dotyczących obrotu materiałami wybuchowymi, bronią, amunicją oraz wyrobami i technologią o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym;

3) okres przechowywania dokumentacji związanej z ewidencjami, o których mowa w pkt 1 i 2.

§ 2.[Definicje] Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1) materiałach – należy przez to rozumieć materiały wybuchowe, broń, amunicję, istotne części broni i amunicji oraz wyroby o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym;

2) transakcjach – należy przez to rozumieć transakcje dotyczące obrotu materiałami wybuchowymi, bronią, amunicją oraz wyrobami i technologią o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym;

3) kodzie klasyfikacyjnym – należy przez to rozumieć symbol cyfrowo-literowy składający się z klasy i podklasy oraz litery grupy zgodności materiału lub przedmiotu wybuchowego określony w załączniku A do Umowy europejskiej dotyczącej międzynarodowego przewozu drogowego towarów niebezpiecznych (ADR), sporządzonej w Genewie dnia 30 września 1957 r. (Dz. U. z 2011 r. Nr 110, poz. 641);

4) numerze rozpoznawczym UN – należy przez to rozumieć numer przyporządkowany poszczególnym niebezpiecznym materiałom lub przedmiotom, poprzedzony literowym symbolem UN, wymieniony w załączniku A do umowy, o której mowa w pkt 3.

§ 3.[Księga ewidencyjna] 1. Ewidencję przeznaczonych do obrotu materiałów oraz ewidencję zawartych transakcji prowadzi się w formie księgi ewidencyjnej zawierającej ponumerowane karty, przesznurowane i opieczętowane przez przedsiębiorcę, w sposób zapewniający bieżącą kontrolę stanu posiadania przez przedsiębiorcę materiałów przeznaczonych do obrotu oraz pełną rejestrację zawartych transakcji.

2. Księga ewidencyjna może być prowadzona z wykorzystaniem elektronicznych metod przetwarzania informacji, pod warunkiem stosowania rozwiązań systemowych umożliwiających rejestrację i przechowywanie wszystkich operacji wraz z kopią zapasową oraz pozwalających na ich weryfikację na podstawie dokumentów przechowywanych przez przedsiębiorcę.

3. Dane zawarte w księdze ewidencyjnej chroni się przed:

1) przypadkowym lub celowym uszkodzeniem lub zniszczeniem;

2) kradzieżą;

3) zmianą lub dostępem przez osoby nieuprawnione, w tym również za pomocą złośliwego oprogramowania.

§ 4.[Ewidencja] 1. Ewidencję przeznaczonych do obrotu materiałów wybuchowych oraz ewidencję zawartych transakcji dotyczących obrotu materiałami wybuchowymi prowadzi się odrębnie dla każdego rodzaju oraz typu materiału wybuchowego, w sposób pozwalający na jego identyfikację, w szczególności ze względu na nazwę, rodzaj oraz markę.

2. Ewidencję przeznaczonej do obrotu broni, istotnych części broni oraz wyrobów o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym oraz ewidencję zawartych transakcji dotyczących obrotu bronią oraz wyrobami o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym prowadzi się odrębnie dla każdego rodzaju, w sposób pozwalający na identyfikację ze względu na nazwę, markę, kaliber, serię i numer fabryczny, rok produkcji, kraj producenta i nazwę wytwórcy.

3. Ewidencję przeznaczonej do obrotu amunicji i istotnych części amunicji oraz ewidencję zawartych transakcji dotyczących obrotu amunicją prowadzi się odrębnie dla każdego rodzaju, marki i kalibru.

4. Ewidencję zawartych transakcji dotyczących obrotu technologią prowadzi się odrębnie dla każdego rodzaju technologii.

5. Materiały przeznaczone do obrotu ewidencjonuje się w jednostkach masy, długości, objętości, kompletach lub sztukach, stosownie do ich rodzaju oraz typu.

6. Transakcje ewidencjonuje się według przedmiotu transakcji.

§ 5.[Dokumentacja związana z ewidencją] 1. Dokumentacja związana z ewidencją przeznaczonych do obrotu materiałów składa się z:

1) księgi ewidencyjnej;

2) dokumentu przychodu albo rozchodu;

3) dokumentu przekazania materiału między komórkami organizacyjnymi przedsiębiorcy;

4) dokumentu zużycia materiału, w przypadku gdy jego zużycia wymaga wykonywana działalność gospodarcza.

2. Dokumentacja związana z ewidencją zawartych transakcji składa się z księgi ewidencyjnej.

§ 6.[Wpis w księdze ewidencyjnej] Wpisu w księdze ewidencyjnej dokonuje przedsiębiorca lub osoby upoważnione przez niego na piśmie.

§ 7.[Podstawa dokonania wpisu] 1. Podstawą dokonania wpisu w księdze ewidencyjnej przeznaczonych do obrotu materiałów jest dokument przychodu albo rozchodu, dokument przekazania materiału między komórkami organizacyjnymi przedsiębiorcy oraz dokument zużycia materiału.

2. Podstawą dokonania wpisu w księdze ewidencyjnej zawartych transakcji jest dokument przychodu albo rozchodu, o którym mowa w ust. 1.

3. Podstawą dokonania wpisu w księdze ewidencyjnej zawartych transakcji dotyczących obrotu technologią o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym jest:

1) umowa sprzedaży lub przekazania technologii, umowa licencyjna oraz umowa o przekazaniu praw do patentu, dotycząca technologii będącej przedmiotem ewidencjonowanej transakcji;

2) dokumentacja procesów technologicznych;

3) instrukcja technologiczna, instrukcja użytkowania lub inne dokumenty dotyczące korzystania z technologii będącej przedmiotem ewidencjonowanej transakcji;

4) opis patentowy;

5) protokół z odbytej konsultacji, instruktażu lub pokazu technicznego.

4. Wpisu w księdze ewidencyjnej dokonuje się w sposób trwały i czytelny.

5. Wpis w księdze ewidencyjnej nie może być wymazywany ani w inny sposób usuwany.

6. Zmiany w księdze ewidencyjnej dokonuje się kolorem czerwonym, w sposób czytelny, z podaniem daty i podpisem osoby dokonującej zmiany.

§ 8.[Księga ewidencyjna] 1. Księga ewidencyjna przeznaczonych do obrotu materiałów, z zastrzeżeniem § 12, zawiera:

1) numer i datę założenia księgi ewidencyjnej;

2) nazwę handlową, indeks, symbol oraz inne oznaczenia identyfikujące materiał, zgodnie z § 4 ust. 1–3;

3) prawidłową nazwę przewozową, kod klasyfikacyjny i numer rozpoznawczy UN, jeżeli są one wymagane odrębnymi przepisami;

4) datę i kolejny numer wpisu do księgi ewidencyjnej operacji przychodu albo rozchodu materiału;

5) jednostkę miary;

6) numer i datę dokumentu przychodu;

7) oznaczenie dostawcy, ze wskazaniem dokumentu uprawniającego do obrotu;

8) ilość przyjętego materiału lub, w przypadku obrotu jednostkowego wyrobami posiadającymi indywidualny numer, zapis identyfikujący ten wyrób;

9) numer i datę dokumentu rozchodu, dokumentu przekazania materiału między komórkami organizacyjnymi przedsiębiorcy lub dokumentu zużycia materiału;

10) oznaczenie odbiorcy;

11) oznaczenie dokumentu uprawniającego do zakupu;

12) ilość wydanego materiału lub, w przypadku obrotu jednostkowego wyrobami posiadającymi indywidualny numer, zapis identyfikujący ten wyrób;

13) stan magazynu po operacji przychodu albo rozchodu materiału;

14) podpis osoby upoważnionej do prowadzenia ewidencji.

2. Przez prawidłową nazwę przewozową rozumie się nazwę materiału lub przedmiotu niebezpiecznego określoną w załączniku A do umowy, o której mowa w § 2 pkt 3, przyporządkowaną numerowi rozpoznawczemu UN.

§ 9.[Dokument przychodu albo rozchodu] Dokument przychodu albo rozchodu zawiera:

1) numer i datę sporządzenia oraz oznaczenie przedsiębiorcy sporządzającego dokument;

2) nazwę handlową, indeks, symbol oraz inne oznaczenia identyfikujące materiał, zgodnie z § 4 ust. 1–3;

3) prawidłową nazwę przewozową, kod klasyfikacyjny i numer rozpoznawczy UN, jeżeli są one wymagane odrębnymi przepisami;

4) ilość przyjętego lub wydanego materiału i jednostkę miary;

5) oznaczenie dostawcy lub nabywcy;

6) numer i serię dowodu tożsamości osoby upoważnionej do odbioru materiału;

7) datę przyjęcia lub wydania materiału;

8) informację o posiadaniu koncesji na obrót materiałami przez przedsiębiorcę wystawiającego dokument rozchodu;

9) nazwisko i podpis osoby:

a) sporządzającej dokument,

b) wydającej materiał,

c) upoważnionej do odbioru materiału.

§ 10.[Dokument przekazania materiału między komórkami organizacyjnymi przedsiębiorcy] Dokument przekazania materiału między komórkami organizacyjnymi przedsiębiorcy zawiera:

1) numer i datę sporządzenia dokumentu;

2) nazwę lub symbol komórki organizacyjnej przedsiębiorcy przekazującej i otrzymującej materiał;

3) nazwę handlową, indeks, symbol oraz inne oznaczenia identyfikujące materiał, zgodnie z § 4 ust. 1–3;

4) przekazaną ilość materiału i jednostkę miary;

5) nazwisko i podpis osoby:

a) sporządzającej dokument,

b) wydającej materiał,

c) upoważnionej do odbioru materiału.

§ 11.[Dokument zużycia materiału] Dokument zużycia materiału zawiera:

1) numer i datę sporządzenia dokumentu;

2) nazwę i symbol komórki organizacyjnej przedsiębiorcy;

3) nazwę handlową, indeks, symbol oraz inne oznaczenia identyfikujące materiał, zgodnie z § 4 ust. 1–3;

4) ilość zużytego materiału i jednostkę miary;

5) cel zużycia materiału;

6) nazwisko i podpis osoby:

a) sporządzającej dokument,

b) dokonującej zużycia,

c) potwierdzającej dokonanie zużycia materiału.

§ 12.[Ewidencja przeznaczonej do obrotu broni] 1. Ewidencję przeznaczonej do obrotu broni, o której mowa w art. 11 pkt 7, 8 i 11 ustawy z dnia 21 maja 1999 r. o broni i amunicji (Dz. U. z 2012 r. poz. 576), oraz ewidencję zawartych transakcji dotyczących obrotu tą bronią prowadzi się w formie księgi ewidencyjnej zawierającej ponumerowane karty, przesznurowane i opieczętowane przez przedsiębiorcę.

2. Księga ewidencyjna, o której mowa w ust. 1, zawiera:

1) numer i datę jej założenia;

2) rodzaj broni;

3) liczbę egzemplarzy broni;

4) datę i kolejny numer wpisu do księgi ewidencyjnej operacji przychodu albo rozchodu broni;

5) informację o stanie magazynu po operacji przychodu albo rozchodu broni;

6) podpis osoby upoważnionej do prowadzenia ewidencji.

3. Przepis ust. 1 stosuje się do prowadzenia księgi ewidencyjnej przeznaczonej do obrotu amunicji do broni, o której mowa w art. 11 pkt 11 ustawy z dnia 21 maja 1999 r. o broni i amunicji.

§ 13.[Księga ewidencyjna zawartych transakcji] Księga ewidencyjna zawartych transakcji dotyczących obrotu materiałami wybuchowymi, bronią, amunicją oraz wyrobami o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym zawiera:

1) numer i datę jej założenia;

2) nazwę handlową, indeks, symbol oraz inne oznaczenia identyfikujące przedmiot transakcji, zgodnie z § 4 ust. 1–3;

3) datę i kolejny numer wpisu;

4) jednostkę miary i ilość przedmiotu transakcji;

5) oznaczenie sprzedającego, ze wskazaniem dokumentu uprawniającego do obrotu;

6) oznaczenie kupującego, ze wskazaniem dokumentu uprawniającego do zakupu, numer dokumentu oraz organ będący jego wystawcą.

§ 14.[Księga ewidencyjna zawartych transakcji dotyczących obrotu technologią] Księga ewidencyjna zawartych transakcji dotyczących obrotu technologią o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym zawiera:

1) numer i datę założenia księgi ewidencyjnej;

2) nazwę technologii;

3) datę i numer zawartej umowy, o której mowa w § 7 ust. 3 pkt 1;

4) datę i kolejny numer wpisu do księgi ewidencyjnej;

5) określenie formy transakcji;

6) oznaczenie przedsiębiorcy dokonującego sprzedaży technologii, ze wskazaniem dokumentu uprawniającego do obrotu;

7) oznaczenie przedsiębiorcy dokonującego zakupu technologii, ze wskazaniem dokumentu uprawniającego do zakupu, numeru tego dokumentu oraz organu, który jest jego wystawcą;

8) wskazanie źródła pochodzenia technologii, a w szczególności umów o badania naukowe i prace rozwojowe, uzyskanych patentów lub licencji oraz opracowań własnych;

9) określenie dokumentów lub informacji przekazanych nabywcy, o których mowa w § 7 ust. 3 pkt 2–5;

10) wykaz materiałów, które mogą być wytwarzane w oparciu o nabytą technologię.

§ 15.[Dokumentacja przedsiębiorcy] Przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą w zakresie wytwarzania i obrotu materiałami może prowadzić jedną dokumentację zawierającą dokumentację materiałów wytworzonych i przeznaczonych do obrotu oraz ewidencję transakcji.

§ 16.[Przechowywanie dokumentacji] 1. Dokumentację związaną z ewidencją przeznaczonych do obrotu materiałów oraz ewidencją zawartych transakcji przechowuje się w siedzibie przedsiębiorcy przez okres co najmniej 10 lat od ostatniego zapisu, a w przypadku ewidencji przeznaczonej do obrotu broni palnej i istotnych części broni palnej oraz ewidencji zawartych transakcji dotyczących obrotu bronią palną, przez okres co najmniej 20 lat od ostatniego zapisu, o ile odrębne przepisy nie przewidują dłuższego okresu przechowywania.

2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku zakończenia przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej.

§ 17.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.³⁾