Na podstawie art. 76 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (Dz. U. Nr 139, poz. 814 i Nr 205, poz. 1206) zarządza się, co następuje:

§ 1.[Zakres regulacji] Rozporządzenie określa procedurę weryfikacji dostępu do bazy danych systemu informacji oświatowej, w tym szczegółowy zakres danych zawartych we wniosku o udzielenie upoważnienia do dostępu do bazy danych systemu informacji oświatowej i sposób potwierdzania tożsamości osoby, której wniosek dotyczy.

§ 2.[Definicje] Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1) ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej;

2) SIO – należy przez to rozumieć system informacji oświatowej, o którym mowa w art. 2 ustawy;

3) organie upoważniającym – należy przez to rozumieć podmiot właściwy do udzielenia upoważnienia, o którym mowa w art. 68 ust. 2 ustawy;

4) rejestrze TERYT – należy przez to rozumieć krajowy rejestr urzędowy podziału terytorialnego kraju, o którym mowa w art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. Nr 88, poz. 439, z późn. zm.²⁾).

§ 3.[Dane zawarte we wniosku o udzielenie upoważnienia do dostępu do bazy danych SIO] 1. Wniosek o udzielenie upoważnienia do dostępu do bazy danych SIO, o którym mowa w art. 69 ust. 2 ustawy, zwany dalej „wnioskiem”, poza danymi, o których mowa w art. 69 ust. 3 ustawy, zawiera:

1) określenie rodzaju jednostki, której wniosek dotyczy:

a) szkoła publiczna albo niepubliczna,

b) placówka oświatowa publiczna albo niepubliczna,

c) inna jednostka wykonująca zadania z zakresu oświaty,

d) regionalna izba obrachunkowa,

e) uczelnia,

f) wojewoda;

2) w przypadku wniosku dyrektora szkoły lub placówki oświatowej prowadzącej lokalną bazę danych SIO:

a) określenie typu szkoły lub rodzaju placówki oświatowej,

b) określenie rodzaju organu prowadzącego szkołę lub placówkę oświatową:

– jednostka samorządu terytorialnego,

– minister,

– osoba prawna inna niż jednostka samorządu terytorialnego,

– osoba fizyczna,

c) określenie województwa, powiatu, gminy i miejscowości, w której znajduje się siedziba podmiotu zobowiązanego do przekazywania danych do Rejestru Szkół i Placówek Oświatowych, z użyciem identyfikatorów i nazw jednostek podziału terytorialnego i nazw miejscowości rejestru TERYT;

3) w przypadku wniosku wójta gminy (burmistrza, prezydenta miasta), starosty i marszałka województwa, dyrektora okręgowej komisji egzaminacyjnej, dyrektora (kierownika) jednostki organizacyjnej, o której mowa w art. 1 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674, z późn. zm.³⁾), dyrektora (kierownika) jednostki obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół i placówek oświatowych oraz prezesa zarządu izby rzemieślniczej, prowadzących lokalne bazy danych SIO – określenie województwa, powiatu, gminy i miejscowości, w której znajduje się siedziba danego podmiotu prowadzącego lokalną bazę danych SIO, z użyciem identyfikatorów i nazw jednostek podziału terytorialnego i nazw miejscowości rejestru TERYT;

4) w przypadku wniosku prezesa regionalnej izby obrachunkowej – określenie województwa, powiatu, gminy i miejscowości, w której znajduje się siedziba regionalnej izby obrachunkowej, z użyciem identyfikatorów i nazw jednostek podziału terytorialnego i nazw miejscowości rejestru TERYT;

5) w przypadku wniosku rektora uczelni:

a) informację, czy uczelnia jest uczelnią publiczną czy niepubliczną,

b) określenie numeru, pod którym uczelnia niepubliczna jest wpisana do rejestru uczelni niepublicznych i związków uczelni niepublicznych prowadzonego przez ministra właściwego do spraw nauki i szkolnictwa wyższego,

c) określenie województwa, powiatu, gminy i miejscowości, w której znajduje się siedziba uczelni, z użyciem identyfikatorów i nazw jednostek podziału terytorialnego i nazw miejscowości rejestru TERYT;

d) w przypadku wniosku wojewody – określenie województwa, powiatu, gminy i miejscowości, w której znajduje się siedziba urzędu wojewody, z użyciem identyfikatorów i nazw jednostek podziału terytorialnego i nazw miejscowości rejestru TERYT.

2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do wniosku osoby reprezentującej organ upoważniający, o której mowa w art. 70 ust. 3 pkt 7 ustawy, oraz upoważnionego przez kierownika podmiotu, o którym mowa w art. 67 ustawy, pracownika tego podmiotu, o którym mowa w art. 72 ust. 1 ustawy, z tym że wniosek ten zawiera dodatkowo odpowiednio:

1) datę udzielenia upoważnienia osobie reprezentującej organ upoważniający lub pracownikowi;

2) imię i nazwisko osoby, która udzieliła upoważnienia osobie reprezentującej organ upoważniający lub pracownikowi;

3) okres, na który zostało udzielone upoważnienie.

§ 4.[Informacja o wpływie wniosku] 1. Wniosek stanowi zestaw danych przekazanych elektronicznie do organu upoważniającego przez odpowiednio kierownika podmiotu, o którym mowa w art. 67 ustawy, wojewodę, osobę reprezentującą organ upoważniający, o której mowa w art. 70 ust. 3 pkt 7 ustawy, i upoważnionego pracownika, o którym mowa w art. 72 ust. 1 ustawy, zwanych dalej „osobą, której ma być udzielone upoważnienie”, przy pomocy oprogramowania udostępnianego nieodpłatnie na portalu SIO.

2. Na adres poczty elektronicznej osoby, której ma być udzielone upoważnienie, jest przesyłana automatycznie wygenerowana przez system teleinformatyczny SIO informacja o wpływie wniosku.

§ 5.[Informacja o rozpoczęciu rozpatrywania wniosku] 1. Organ upoważniający niezwłocznie od dnia wpływu wniosku przesyła na adres poczty elektronicznej osoby, której ma być udzielone upoważnienie, informację o rozpoczęciu rozpatrywania wniosku.

2. Organ upoważniający rozpatruje wniosek w terminie 5 dni roboczych od dnia wysłania informacji, o której mowa w ust. 1.

§ 6.[Sprawdzanie poprawności danych] 1. Organ upoważniający sprawdza poprawność danych zawartych we wniosku przez porównanie tych danych z:

1) danymi zgromadzonymi w Rejestrze Szkół i Placówek Oświatowych lub danymi będącymi w posiadaniu organów administracji publicznej – w przypadku wniosków dyrektorów szkół i placówek oświatowych;

2) danymi będącymi w posiadaniu organów administracji publicznej – w przypadku wniosków kierowników innych jednostek wykonujących zadania z zakresu oświaty, prezesów regionalnych izb obrachunkowych, rektorów uczelni i wojewodów.

2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do wniosku osoby reprezentującej organ upoważniający, o której mowa w art. 70 ust. 3 pkt 7 ustawy, oraz upoważnionego pracownika, o którym mowa w art. 72 ust. 1 ustawy.

3. W przypadku stwierdzenia poprawności danych zawartych we wniosku organ upoważniający niezwłocznie przesyła na adres poczty elektronicznej osoby, której ma być udzielone upoważnienie, informację o stwierdzeniu poprawności danych zawartych we wniosku.

4. W przypadku stwierdzenia, że dane zawarte we wniosku są niepoprawne, organ upoważniający niezwłocznie przesyła na adres poczty elektronicznej osoby, której ma być udzielone upoważnienie, informację o nienadaniu wnioskowi biegu.

5. Osoba, której wnioskowi nie nadano biegu, może ponownie złożyć wniosek.

§ 7.[Termin zgłoszenia w celu potwierdzenia tożsamości] 1. W terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania informacji o stwierdzeniu poprawności danych zawartych we wniosku osoba, której ma być udzielone upoważnienie, zgłasza się w siedzibie organu upoważniającego w celu potwierdzenia swojej tożsamości.

2. Na uzasadniony wniosek osoby, której ma być udzielone upoważnienie, organ upoważniający przedłuża termin zgłoszenia w celu potwierdzenia tożsamości, o którym mowa w ust. 1.

3. Wniosek, o którym mowa w ust. 2, składa się nie później niż na 2 dni przed upływem terminu zgłoszenia w celu potwierdzenia tożsamości. We wniosku osoba, której ma być udzielone upoważnienie, wskazuje termin, w którym zgłosi się w siedzibie organu upoważniającego.

4. Jeżeli osoba, której ma być udzielone upoważnienie, nie zgłosi się w siedzibie organu upoważniającego w terminie, o którym mowa w ust. 1 lub 3, wnioskowi nie nadaje się biegu.

5. Osoba, której wnioskowi nie nadano biegu, może ponownie złożyć wniosek.

§ 8.[Dokument tożsamości] 1. W celu potwierdzenia tożsamości osoba, której ma być udzielone upoważnienie, przedstawia organowi upoważniającemu dokument tożsamości, a w przypadku gdy wniosek dotyczy:

1) osoby reprezentującej organ upoważniający, o której mowa w art. 70 ust. 3 pkt 7 ustawy – ponadto upoważnienie udzielone tej osobie przez organ upoważniający;

2) upoważnionego pracownika, o którym mowa w art. 72 ust. 1 ustawy – ponadto upoważnienie udzielone pracownikowi przez kierownika podmiotu, o którym mowa w art. 67 ustawy.

2. Przez dokument tożsamości, o którym mowa w ust. 1, należy rozumieć dowód osobisty lub paszport, a w przypadku cudzoziemca – kartę pobytu.

3. W przypadku stwierdzenia, że osoba, której ma być udzielone upoważnienie, nie jest osobą, za którą się podaje, organ upoważniający odrzuca wniosek.

4. W przypadku osoby reprezentującej organ upoważniający, o której mowa w art. 70 ust. 3 pkt 7 ustawy, oraz upoważnionego pracownika, o którym mowa w art. 72 ust. 1 ustawy, organ upoważniający odrzuca wniosek również w przypadku:

1) stwierdzenia braku upoważnienia udzielonego osobie reprezentującej organ upoważniający lub pracownikowi;

2) nieważności upoważnienia udzielonego osobie reprezentującej organ upoważniający lub pracownikowi, w szczególności upływu okresu, na który zostało udzielone upoważnienie;

3) niezgodności danych zawartych we wniosku, o których mowa w § 3 ust. 2, z danymi zawartymi w upoważnieniu udzielonym osobie reprezentującej organ upoważniający lub pracownikowi;

4) cofnięcia upoważnienia udzielonego osobie reprezentującej organ upoważniający lub pracownikowi.

5. Osoba, której wniosek został odrzucony, może ponownie złożyć wniosek.

§ 9.[Wydanie upoważnienia do dostępu do bazy danych SIO] 1. Upoważnienie do dostępu do bazy danych SIO wydaje się w dwóch egzemplarzach.

2. Jeden egzemplarz upoważnienia pozostaje w siedzibie organu upoważniającego, a drugi egzemplarz wydaje się bezpośrednio osobie upoważnionej celem dołączenia do akt osobowych tej osoby.

3. Osoba upoważniona potwierdza odebranie drugiego egzemplarza upoważnienia, umieszczając na egzemplarzu upoważnienia pozostającym w siedzibie organu upoważniającego adnotację „otrzymano drugi egzemplarz upoważnienia” oraz swój podpis i datę otrzymania tego egzemplarza.

§ 10.[Wydanie identyfikatora użytkownika SIO] 1. Po podpisaniu upoważnienia osobie upoważnionej wydaje się niepowtarzalny identyfikator użytkownika SIO oraz dodatkowe dane służące do uwierzytelnienia się użytkownika SIO w systemie teleinformatycznym SIO.

2. Dodatkowe dane, o których mowa w ust. 1, stanowią zbiór mechanizmów służących ochronie SIO przed nieuprawnionym dostępem.

3. Niepowtarzalny identyfikator użytkownika SIO oraz dodatkowe dane, o których mowa w ust. 1, wydaje się osobie upoważnionej z zachowaniem środków zapewniających poufność przekazania niepowtarzalnego identyfikatora użytkownika SIO oraz dodatkowych danych.

§ 11.[Procedura udzielania upoważnień do dostępu do bazy kierownikom oraz wojewodom] 1. W przypadku udzielania upoważnień do dostępu do bazy danych SIO:

1) kierownikom podmiotów zobowiązanych do przekazywania danych do Rejestru Szkół i Placówek Oświatowych oraz wojewodom na podstawie art. 119 ustawy oraz

2) kierownikom podmiotów zobowiązanych do przekazywania danych do bazy danych SIO na podstawie art. 123 ustawy

– procedurę weryfikacji dostępu do bazy danych SIO przeprowadza się z uwzględnieniem przepisów ust. 2–5.

2. Informację o rozpoczęciu rozpatrywania wniosku organ upoważniający przesyła na adres poczty elektronicznej osoby, której ma być udzielone upoważnienie, w terminie 5 dni roboczych od dnia wpływu wniosku.

3. Organ upoważniający rozpatruje wniosek w terminie zapewniającym wydanie upoważnienia w okresach, o których mowa w art. 119 ust. 2 i art. 123 ust. 2 ustawy.

4. W informacji o stwierdzeniu poprawności danych zawartych we wniosku organ upoważniający wskazuje termin zgłoszenia się osoby, której ma być udzielone upoważnienie, w siedzibie organu upoważniającego w celu potwierdzenia tożsamości.

5. Termin, o którym mowa w ust. 4, może zostać zmieniony na uzasadniony wniosek osoby, której ma być udzielone upoważnienie, złożony przed upływem tego terminu, pod warunkiem zachowania okresów udzielania upoważnień, o których mowa w art. 119 ust. 2 i art. 123 ust. 2 ustawy.

§ 12.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 30 kwietnia 2012 r.