Na podstawie art. 53 § 4 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. – Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. Nr 98, poz. 1070, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1.W rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie archiwizowania akt spraw sądowych (Dz. U. Nr 46, poz. 443) wprowadza się następujące zmiany:

1) tytuł rozporządzenia otrzymuje brzmienie:

„w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia”;

2) w § 12:

a) w ust. 1 w pkt 5 kropkę zastępuje się średnikiem i dodaje się pkt 6 w brzmieniu:

„6) rozpoznawanych w elektronicznym postępowaniu upominawczym oraz tytuły wykonawcze obejmujące orzeczenia wydane w tym postępowaniu.”,

b) dodaje się ust. 4 w brzmieniu:

„4. Do kategorii B zalicza się dokumenty z pomocniczego zbioru dokumentów, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 41 § 1 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. – Prawo o ustroju sądów powszechnych.”;

3) w § 14:

a) po ust. 2 dodaje się ust. 2a w brzmieniu:

„2a. Przez okres 20 lat przechowuje się akta spraw rozpoznawanych w elektronicznym postępowaniu upominawczym oraz tytuły wykonawcze obejmujące orzeczenia wydane w tym postępowaniu.”,

b) po ust. 4 dodaje się ust. 5 w brzmieniu:

„5. Przez okres 5 lat przechowuje się dokumenty z pomocniczego zbioru dokumentów, o którym mowa w § 12 ust. 4, z zastrzeżeniem § 29 ust. 2.”;

4) po § 23 dodaje się § 23a w brzmieniu:

„§ 23a. Przepisy § 22 i 23 stosuje się do repertoriów i innych urządzeń ewidencyjnych prowadzonych jako odrębny dokument elektroniczny lub raport wygenerowany z systemu teleinformatycznego, zwanych dalej „elektronicznymi repertoriami lub innymi urządzeniami ewidencyjnymi”.”;

5) po § 24 dodaje się § 24a–24c w brzmieniu:

„§ 24a. 1. Elektroniczne repertorium lub inne urządzenie ewidencyjne, łącznie z metadanymi, przechowuje się w sposób zapewniający bezpieczeństwo i integralność ich treści oraz możliwość wyodrębnienia metadanych.

2. Przez metadane rozumie się zestaw logicznie powiązanych z elektronicznym repertorium lub innym urządzeniem ewidencyjnym i usystematyzowanych informacji opisujących to repertorium lub urządzenie, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowywanie oraz zarządzanie nim.

3. Metadanymi będącymi niezbędnymi elementami struktury elektronicznego repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego są:

1) identyfikator – jednoznaczny znacznik elektronicznego repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego, który umożliwia jego identyfikację;

2) twórca – dane identyfikujące podmiot odpowiedzialny za treść elektronicznego repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego, w szczególności nazwa sądu, wydziału lub sekcji, o ile występuje;

3) tytuł – nazwa nadana elektronicznemu repertorium lub innemu urządzeniu ewidencyjnemu, a w przypadku zmiany – ujawniająca jej dokonanie;

4) data – rok, którego dotyczy elektroniczne repertorium lub inne urządzenie ewidencyjne;

5) format – nazwa formatu albo formatów danych zastosowanych przy tworzeniu elektronicznego repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego;

6) dostęp – określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić elektroniczne repertorium lub inne urządzenie ewidencyjne;

7) typ – określenie podstawowego typu elektronicznego repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego (w szczególności tekst) na podstawie listy typów Dublin Core Metadata Initiative;

8) relacja – określenie bezpośredniego powiązania elektronicznego repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania;

9) grupowanie – wskazanie przynależności elektronicznego repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego do zbioru dokumentów;

10) kwalifikacja – kategoria archiwalna, do jakiej należy elektroniczne repertorium lub inne urządzenie ewidencyjne;

11) język – kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne określenie języka, o ile nie występuje w normie;

12) opis – streszczenie, spis treści lub krótki opis treści elektronicznego repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego;

13) uprawnienia – wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania elektronicznym repertorium lub innym urządzeniem ewidencyjnym.

§ 24b. System teleinformatyczny, o którym mowa w przepisach ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296, z późn. zm.²⁾), spełnia funkcję archiwum zakładowego w odniesieniu do akt spraw rozpoznawanych w elektronicznym postępowaniu upominawczym oraz tytułów wykonawczych obejmujących orzeczenia wydane w tym postępowaniu.

§ 24c. 1. Akta spraw rozpoznawanych w elektronicznym postępowaniu upominawczym, które na skutek wniesienia sprzeciwu, odmowy wydania nakazu zapłaty lub uchylenia nakazu zostały przekazane do sądu właściwego innego niż sąd prowadzący elektroniczne postępowanie upominawcze, są przechowywane w tym sądzie.

2. Pomocnicze zbiory dokumentów dotyczące spraw sądowych przekazanych z elektronicznego postępowania upominawczego do innego postępowania, które wobec braku żądania właściwego sądu nie zostały włączone do akt, podlegają przekazaniu do archiwum zakładowego po upływie roku od przekazania sprawy do innego sądu.”;

6) w § 25 dodaje się ust. 3 i 4 w brzmieniu:

„3. W przypadkach, o których mowa w § 24c ust. 1, okres przechowywania akt w sądzie prowadzącym elektroniczne postępowanie upominawcze liczy się od dnia uprawomocnienia się postanowienia o przekazaniu sprawy.

4. Przepis ust. 3 stosuje się odpowiednio do pomocniczych zbiorów dokumentów, o których mowa w § 24c ust. 2.”;

7) w § 29 dotychczasową treść oznacza się jako ust. 1 i dodaje się ust. 2–5 w brzmieniu:

„2. Potwierdzenia odbioru z pomocniczego zbioru dokumentów w sprawach rozpoznawanych w elektronicznym postępowaniu upominawczym są przekazywane do zniszczenia bez zgody, o której mowa w ust. 1, po prawomocnym zakończeniu postępowania przez sąd prowadzący elektroniczne postępowanie upominawcze lub po upływie roku od przekazania sprawy przez ten sąd, chyba że zostały włączone do akt sprawy.

3. Jeżeli sporządzono protokół posiedzenia jawnego za pomocą urządzenia rejestrującego obraz i dźwięk, dopuszcza się zniszczenie zapisu obrazu bez zgody, o której mowa w ust. 1, po uprawomocnieniu się orzeczenia kończącego postępowanie w sprawie, a w przypadku sprawy, w której przysługuje skarga kasacyjna, po upływie terminu do jej wniesienia, natomiast jeśli skarga została złożona – po zakończeniu postępowania wywołanego jej wniesieniem. W takim przypadku pozostawia się w systemie teleinformatycznym wyłącznie zapis dźwięku.

4. Do zniszczenia zapisu obrazu przepisy § 27 stosuje się odpowiednio.

5. Jeżeli akta sprawy zaliczono do kategorii A, przepisów ust. 3 i 4 nie stosuje się.”.

§ 2.Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.