Na podstawie art. 44d ust. 2 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1.1. Rozporządzenie określa:

1) tryb przekazywania pomiędzy ministrem właściwym do spraw wewnętrznych, zwanym dalej „ministrem”, wojewodą oraz organami gmin danych ze zbiorów meldunkowych oraz zbioru PESEL, zwanych dalej „danymi”;

2) tryb powiadamiania o nadaniu numeru PESEL organu gminy właściwego ze względu na miejsce pobytu stałego lub czasowego trwającego ponad 3 miesiące osoby podlegającej obowiązkowi jego nadania albo organu, w którym złożono wniosek o wydanie dowodu osobistego, płatnika składek ubezpieczeniowych, polskiego konsula, a także osoby, której nadano numer PESEL na jej pisemny wniosek, jeżeli odrębne przepisy przewidują konieczność posiadania takiego numeru.

2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o „ustawie”, należy przez to rozumieć ustawę z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych.

§ 2.1. Organ gminy po wprowadzeniu danych do gminnego zbioru meldunkowego przekazuje wojewodzie dane ze zbiorów danych, o których mowa w art. 44a ust. 1 pkt 1 lit. a–c ustawy.

2. Wojewoda po wprowadzeniu w wojewódzkim zbiorze meldunkowym zmiany danych, o których mowa w ust. 1, przekazuje niezwłocznie organowi gminy potwierdzenie ich dokonania.

3. Wojewoda przekazuje ministrowi informację o wprowadzonych zmianach w celu aktualizacji zbioru PESEL.

4. Minister, po wprowadzeniu zmian w zbiorze PESEL, przekazuje niezwłocznie właściwemu wojewodzie potwierdzenie dokonania tych zmian.

§ 3.1. Przekazywanie danych albo informacji w przypadkach, o których mowa odpowiednio w § 2 ust. 1 i 3, następuje w terminie do 2 dni roboczych od dnia otrzymania informacji o zmianie tych danych.

2. Przekazywanie potwierdzenia dokonania zmiany danych w przypadkach, o których mowa w § 2 ust. 2 i 4, następuje w terminie do 2 dni roboczych od dnia dokonania takiej zmiany.

§ 4.1. Organ gminy dokonujący zameldowania osoby na pobyt stały zawiadamia o nowym miejscu pobytu organ gminy właściwy ze względu na poprzednie miejsce pobytu stałego tej osoby.

2. W zawiadomieniu, o którym mowa w ust. 1, zamieszcza się: imię (imiona) i nazwisko, nazwisko rodowe osoby zameldowanej na pobyt stały, imiona i nazwiska rodowe rodziców, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL, adres nowego miejsca zameldowania na pobyt stały, datę zameldowania, nazwę, serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość oraz oznaczenie organu, który go wydał.

3. Po otrzymaniu zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1, organ gminy właściwy ze względu na poprzednie miejsce pobytu stałego przekazuje organowi nowego miejsca pobytu stałego osoby dane określone w art. 44a ust. 2 pkt 1–10, 14–16 i 18 ustawy.

4. W przypadku osób, które zawarły małżeństwo, organ gminy właściwy ze względu na poprzednie miejsce pobytu stałego poza danymi wskazanymi w ust. 3 przekazuje organowi nowego miejsca pobytu stałego osoby także dane, o których mowa w art. 44a ust. 2 pkt 11 i 12 ustawy.

§ 5.Organ gminy dokonujący zameldowania osoby na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące przekazuje dane, o których mowa w art. 11 ust. 1 pkt 1–5, 9–11 i 15 ustawy, oraz adres miejsca pobytu czasowego i czas jego trwania organowi gminy właściwemu ze względu na miejsce pobytu stałego osoby, której dane dotyczą, a w przypadku braku miejsca pobytu stałego – organowi właściwemu ze względu na ostatnie miejsce pobytu stałego.

§ 6.Organ gminy dokonujący wymeldowania osoby z miejsca pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące przed upływem okresu zgłoszonego przy zameldowaniu przekazuje dane, o których mowa w art. 15 ust. 1a pkt 1–5, 9–11 i 14 ustawy, oraz informację o dacie wymeldowania z miejsca pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące organowi gminy właściwemu ze względu na miejsce pobytu stałego osoby, której dane dotyczą, a w przypadku braku miejsca pobytu stałego – organowi właściwemu ze względu na ostatnie miejsce pobytu stałego.

§ 7.1. Przekazywanie danych pomiędzy organami gmin, o których mowa w § 4–6, odbywa się z wykorzystaniem wydruku z systemu teleinformatycznego opatrzonego pieczęcią organu, podpisem i pieczęcią upoważnionego pracownika tego organu, w terminie do 4 dni roboczych od dnia otrzymania informacji.

2. Przekazywanie danych pomiędzy organami, o których mowa w ust. 1, może odbywać się z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej na zasadach określonych w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.³⁾), w terminie do 2 dni roboczych od dnia otrzymania informacji.

§ 8.Przekazywanie danych pomiędzy organami, o których mowa w § 1 ust. 1 pkt 1, odbywa się w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób nieupoważnionych.

§ 9.1. W celu nadania numeru PESEL osobom, o których mowa w art. 31a ust. 3 pkt 1 i 2 ustawy, organ gminy przekazuje ministrowi dane, o których mowa w art. 31b ust. 3 ustawy, w sposób określony w art. 44c ust. 2 ustawy.

2. W przypadku gdy przekazywanie danych w sposób, o którym mowa w ust. 1, jest niemożliwe, organ gminy przekazuje ministrowi wniosek o nadanie numeru PESEL według wzoru określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 51 ust. 1 ustawy.

§ 10.1. Minister, po nadaniu numeru PESEL, przekazuje niezwłocznie powiadomienie o nadaniu numeru PESEL odpowiednio:

1) organowi gminy – w celu uzupełnienia gminnego zbioru meldunkowego;

2) polskiemu konsulowi.

2. Powiadomienie, o którym mowa w ust. 1, przekazywane jest organowi gminy i polskiemu konsulowi w formie dokumentu elektronicznego z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej na zasadach określonych w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

3. W przypadku braku możliwości przekazania powiadomienia o nadaniu numeru PESEL w sposób określony w ust. 2 minister powiadamia organ gminy lub polskiego konsula o nadaniu numeru PESEL w formie pisemnej w terminie do 4 dni roboczych od dnia nadania tego numeru.

4. W powiadomieniu o nadaniu numeru PESEL zamieszcza się: imię (imiona), nazwisko, nazwisko rodowe, imiona rodziców i nazwisko rodowe matki, datę i miejsce urodzenia, rodzaj oraz serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość, obywatelstwo, numer PESEL oraz adres zameldowania na pobyt stały albo czasowy trwający ponad 3 miesiące, jeżeli osoba jest zameldowana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

§ 11.1. Organ gminy, po wprowadzeniu numeru PESEL do gminnych zbiorów meldunkowych, powiadamia właściwego wojewodę o nadanym numerze PESEL, przekazując dane, o których mowa w art. 11 ust. 1 pkt 1–15 ustawy, w celu uzupełnienia wojewódzkiego zbioru meldunkowego.

2. Przepisy § 10 ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio do powiadamiania wojewody o nadanym numerze PESEL.

§ 12.1. W przypadku gdy numer PESEL został nadany na wniosek płatnika składek ubezpieczeniowych lub osoby, o której mowa w art. 31b ust. 1 ustawy, minister powiadamia wnioskodawcę o nadanym numerze PESEL niezwłocznie po jego nadaniu.

2. Powiadomienie, o którym mowa w ust. 1, jest przekazywane w zależności od żądania wnioskodawcy w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej na zasadach określonych w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

§ 13.Traci moc rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, poz. 1996).

§ 14.Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2011 r.