Na podstawie art. 134a ust. 12 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2004 r. Nr 241, poz. 2416, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1.Przepisy rozporządzenia określają:

1) sposób obliczania poniesionych przez pracodawcę kosztów z tytułu:

a) zatrudnienia nowego pracownika w celu zastępstwa żołnierza rezerwy posiadającego nadany przydział kryzysowy w okresie odbywania przez tego żołnierza ćwiczeń wojskowych lub pełnienia okresowej służby wojskowej,

b) powierzenia zastępstwa żołnierza rezerwy posiadającego nadany przydział kryzysowy w okresie odbywania przez tego żołnierza ćwiczeń wojskowych lub pełnienia okresowej służby wojskowej innemu pracownikowi zatrudnionemu dotychczas u tego pracodawcy,

c) wypłaty odprawy pracownikowi, będącemu żołnierzem rezerwy posiadającym nadany przydział kryzysowy, powołanemu po raz pierwszy do pełnienia okresowej służby wojskowej,

d) wypłaty wynagrodzenia pracownikowi, będącemu żołnierzem rezerwy posiadającym nadany przydział kryzysowy, powołanemu do odbycia ćwiczeń wojskowych za okres tych ćwiczeń

- zwanych dalej „kosztami”;

2) wzór wniosku o wypłatę świadczenia rekompensującego koszty;

3) sposób dokumentowania przez pracodawcę poniesionych kosztów;

4) sposób i tryb ustalania oraz wypłacania świadczenia rekompensującego koszty.

§ 2.Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają:

1) ustawa - ustawę z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej;

2) żołnierz rezerwy - żołnierza rezerwy z zasobów osobowych Narodowych Sił Rezerwowych, posiadającego nadany przydział kryzysowy i będącego pracownikiem nieświadczącym pracy w okresie odbywania przez niego ćwiczeń wojskowych lub pełnienia okresowej służby wojskowej;

3) świadczenie - świadczenie, o którym mowa w art. 134a ust. 1 ustawy;

4) pracodawca - pracodawcę zatrudniającego żołnierza rezerwy w dniu jego powołania do czynnej służby wojskowej i ubiegającego się o wypłatę świadczenia;

5) wniosek - wniosek pracodawcy o wypłatę świadczenia.

§ 3.1. Czynności przewidziane w rozporządzeniu dla dowódcy jednostki wojskowej wykonuje dowódca jednostki wojskowej, w której żołnierz rezerwy odbywa ćwiczenia wojskowe lub pełni okresową służbę wojskową.

2. Czynności przewidziane w rozporządzeniu dla szefa wojewódzkiego sztabu wojskowego wykonuje szef wojewódzkiego sztabu wojskowego, właściwy ze względu na siedzibę jednostki wojskowej, do której żołnierz rezerwy posiada nadany przydział kryzysowy i w której odbywa ćwiczenia wojskowe lub pełni okresową służbę wojskową.

§ 4.1. Świadczenie wypłaca się pracodawcy za okres odbywania przez żołnierza rezerwy ćwiczeń wojskowych lub pełnienia okresowej służby wojskowej, liczony od dnia stawienia się tego żołnierza do odbycia tych ćwiczeń lub pełnienia tej służby do dnia jego zwolnienia z nich, z uwzględnieniem możliwości jego podziału w przypadku okresowej służby wojskowej na poszczególne miesiące jej pełnienia.

2. Do uznania faktu odbywania przez żołnierza rezerwy ćwiczeń wojskowych lub pełnienia okresowej służby wojskowej jest niezbędne stawienie się tego żołnierza do odbycia tych ćwiczeń lub pełnienia tej służby, ogłoszenie tego faktu w rozkazie dziennym dowódcy jednostki wojskowej oraz przyjęcie tego żołnierza do stanu ewidencyjnego jednostki wojskowej.

3. Okres, o którym mowa w ust. 1, stanowi suma dni odbytych ćwiczeń wojskowych lub dni pełnienia okresowej służby wojskowej w danym miesiącu jej pełnienia.

4. W przypadku ćwiczeń wojskowych rotacyjnych okres, o którym mowa w ust. 1, oblicza się łącznie za cały czas trwania tych ćwiczeń w danym roku kalendarzowym.

5. Okres, o którym mowa w ust. 1, ustala dowódca jednostki wojskowej i stwierdza to w rozkazie dziennym oraz wydaje zaświadczenie w tej sprawie.

6. Zaświadczenie, o którym mowa w ust. 5, dowódca jednostki wojskowej wydaje nie później niż w ciągu siedmiu dni od dnia zwolnienia żołnierza rezerwy z ćwiczeń wojskowych lub do siódmego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pełniona była okresowa służba wojskowa, a następnie niezwłocznie przekazuje je szefowi wojewódzkiego sztabu wojskowego. W zaświadczeniu podaje się:

1) stopień wojskowy, imię i nazwisko, imię ojca oraz numer ewidencyjny PESEL i numer identyfikacji podatkowej żołnierza rezerwy;

2) rodzaj czynnej służby wojskowej;

3) termin rozpoczęcia (stawienia się) do czynnej służby wojskowej oraz oznaczenie dokumentu powołania (karty powołania);

4) termin zwolnienia z ćwiczeń wojskowych lub z okresowej służby wojskowej, jeżeli zwolnienie z tej służby nastąpiło w miesiącu, za który ustalany jest dany okres;

5) liczbę dni uznanych za odbywanie ćwiczeń wojskowych lub liczbę dni uznanych za pełnienie w danym miesiącu okresowej służby wojskowej;

6) przynależność ewidencyjną do wojskowej komendy uzupełnień;

7) nazwę jednostki wojskowej oraz stopień wojskowy, imię i nazwisko jej dowódcy lub osoby przez niego upoważnionej.

§ 5.W przypadku gdy wysokość świadczenia za każdy dzień odbywania przez żołnierza rezerwy ćwiczeń wojskowych lub pełnienia przez niego w danym miesiącu okresowej służby wojskowej byłaby wyższa niż kwota 1/30 dwuipółkrotnego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw obowiązującego w miesiącu poprzedzającym powołanie do odbycia tych ćwiczeń lub służby, świadczenie za każdy dzień odbywania tych ćwiczeń lub pełnienia tej służby wypłaca się w tej kwocie.

§ 6.1. Koszty obejmują w szczególności wydatki z tytułu:

1) przeszkolenia nowego pracownika lub pracownika, któremu powierzono zastępstwo na zajmowanym uprzednio przez żołnierza rezerwy stanowisku pracy;

2) odbycia przez pracowników, o których mowa w pkt 1, szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy;

3) przydzielenia odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, jeżeli wynika to z przepisów prawa i warunków zatrudnienia;

4) opłat za przeprowadzenie badań lekarskich lub psychologicznych przed objęciem przydzielonego lub powierzonego stanowiska pracy, a jeżeli przewidują to przepisy - także po zwolnieniu z tego stanowiska pracy;

5) ubezpieczenia związanego ze specyfiką wykonywanego zawodu;

6) przedstawienia oferty zatrudnienia i przeprowadzenia postępowania kwalifikacyjnego, w tym także kosztów zleconej usługi pośrednictwa pracy w rozumieniu art. 18 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415, z późn. zm.²⁾);

7) innych należności wypłaconych nowemu pracownikowi zastępującemu żołnierza rezerwy lub innemu pracownikowi, któremu powierzono to zastępstwo, z wyłączeniem należności, o których mowa w art. 134a ust. 2 ustawy.

2. Koszty powinny wynikać z dokumentów źródłowych ujętych w ewidencji finansowo-księgowej prowadzonej przez pracodawcę w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, Nr 157, poz. 1241 i Nr 165, poz. 1316 oraz z 2010 r. Nr 47, poz. 278).

3. Pracodawca oblicza koszty za okres nieobecności w pracy żołnierza rezerwy, liczony włącznie od dnia jego powołania do czynnej służby wojskowej do dnia zwolnienia z niej, z tym że w przypadku:

1) ćwiczeń wojskowych rotacyjnych - okres ten stanowi suma poszczególnych dni czasu trwania tych ćwiczeń w danym roku kalendarzowym;

2) ćwiczeń wojskowych innych niż wymienione w pkt 1 - okres ten stanowi suma dni nieprzerwanego czasu trwania danego ćwiczenia wojskowego, niezależnie od jego rodzaju;

3) okresowej służby wojskowej - okres ten stanowi suma poszczególnych dni nieprzerwanego czasu trwania tej służby w danym miesiącu.

4. Wysokość wypłaconej żołnierzowi rezerwy odprawy, o której mowa w art. 125 ustawy, pracodawca uwzględnia w kosztach liczonych za okres pierwszego miesiąca czasu trwania okresowej służby wojskowej.

§ 7.1. Kwotę świadczenia wypłaca się jednorazowo za czas odbywania danego rodzaju ćwiczenia wojskowego, a w przypadku okresowej służby wojskowej - za dany miesiąc jej pełnienia.

2. Jeżeli czas trwania okresowej służby wojskowej obejmuje niepełny miesiąc, świadczenie to wypłaca się proporcjonalnie do liczby dni pełnienia tej służby w danym miesiącu.

§ 8.1. Podstawę wypłaty świadczenia stanowi wniosek pracodawcy o wypłatę świadczenia zawierający niezbędne dane pracodawcy umożliwiające wypłatę świadczenia, przesłany przez pracodawcę szefowi wojewódzkiego sztabu wojskowego.

2. We wniosku wskazuje się w szczególności rodzaj czynnej służby wojskowej oraz okres, za który naliczono koszty, a także poszczególne wydatki składające się na koszty. We wniosku podaje się również koszty łączne za dany okres, o którym mowa w § 6 ust. 3, oraz ich wysokość w przeliczeniu na jeden dzień tego okresu.

3. W przypadku ćwiczeń wojskowych pracodawca sporządza jeden wniosek za dane ćwiczenie wojskowe, a w przypadku okresowej służby wojskowej sporządza wniosek osobno za każdy miesiąc czasu trwania tej służby. Do wniosku załącza się dokumenty potwierdzające poniesione koszty, w tym można dołączyć uwiarygodnione kopie, wypisy lub wydruki z ksiąg rachunkowych.

4. Wzór wniosku określa załącznik do rozporządzenia.

§ 9.1. Szef wojewódzkiego sztabu wojskowego na podstawie wniosku oraz zaświadczenia, o którym mowa w § 4 ust. 6, ustala wysokość świadczenia.

2. Na potrzeby ustalenia wysokości świadczenia stosuje się następujący algorytm:

1) koszty wskazane we wniosku i uznane przez szefa wojewódzkiego sztabu wojskowego dzieli się przez liczbę dni okresu, o których mowa w § 6 ust. 3;

2) jeżeli kwota dziennych kosztów obliczonych na podstawie pkt 1 jest wyższa niż kwota wynikająca z art. 134a ust. 8 ustawy, do dalszych obliczeń przyjmuje się kwotę wynikającą z art. 134a ust. 8 ustawy;

3) kwotę obliczoną na podstawie pkt 1 lub 2 mnoży się przez liczbę dni uznanych za odbywanie ćwiczeń wojskowych lub pełnienie okresowej służby wojskowej i wskazanych w zaświadczeniu, o którym mowa w § 4 ust. 6.

3. Wysokość świadczenia stanowi kwota obliczona na podstawie ust. 2 pkt 3.

§ 10.1. Wypłaty świadczenia dokonuje się w formie bezgotówkowej na rachunek bankowy wskazany we wniosku.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach szef wojewódzkiego sztabu wojskowego wypłacający świadczenie może, na wniosek pracodawcy, wyrazić zgodę na wypłatę świadczenia w formie przekazu pieniężnego na adres wskazany przez pracodawcę. W takim przypadku koszty opłaty przekazu ponosi pracodawca.

§ 11.Postępowanie w sprawie wypłaty świadczeń jest zwolnione z opłat i kosztów administracyjnych.

§ 12.Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Załącznik do rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej
z dnia 21 kwietnia 2010 r. (poz. 509)

WNIOSEK