Na podstawie art. 48 ust. 8 pkt 2 ustawy z dnia 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych (Dz. U. z 2008 r. Nr 141, poz. 892, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

§ 3.1. W organach kadrowych organów, o których mowa w art. 44 ustawy, ewidencję wojskową prowadzi się w formie określonej w art. 48 ust. 5 ustawy oraz w systemie teleinformatycznym zarządzania zasobami osobowymi, zwanym dalej „systemem teleinformatycznym”, z wykorzystaniem bazy danych o żołnierzach zawodowych, a w departamencie Ministerstwa Obrony Narodowej właściwym do spraw kadr i organach kadrowych komendantów (rektorów) wojskowych placówek edukacyjnych – także o kandydatach na żołnierzy zawodowych, zgodnie z zasadami przyjętymi dla tego systemu.

2. Organy kadrowe niewymienione w ust. 1 są obowiązane do zasilania systemu teleinformatycznego zgodnie z zasadami przyjętymi dla tego systemu.

§ 4.Dokumenty przesyła się do właściwych organów, o których mowa w art. 48 ust. 2 ustawy, niezwłocznie po wystąpieniu zmian ewidencyjnych.

§ 5.1. Wpisów w dokumentach ewidencyjnych dokonuje się pismem maszynowym lub ręcznym, piórem lub długopisem, w kolorze niebieskim lub czarnym. Wpisów dokonuje się pismem starannym i czytelnym.

2. Podczas dokonywania wpisów w dokumentach ewidencyjnych nie należy stosować skrótów, w szczególności: nazwisk, imion, nazw miejscowości, stanowisk służbowych, komórek organizacyjnych i jednostek wojskowych.

3. Skreśleń i poprawek dokonuje się piórem lub długopisem w kolorze czerwonym, przez przekreślenie poziomą linią poprzedniego tekstu. Skreślenia i poprawki opisuje się, zamieszczając uwagę o podstawie lub przyczynie zmiany, oraz potwierdza się czytelnym podpisem osoby dokonującej zmian, pieczęcią urzędową i datą dokonania zmiany.

§ 7.1. Teczkę akt personalnych kandydata na żołnierza zawodowego zakłada się w organie kadrowym komendanta (rektora) wojskowej placówki edukacyjnej, w stosunku do żołnierza służby kandydackiej, który rozpoczął studia lub naukę w wojskowej placówce edukacyjnej, nie później niż 30 dni po rozpoczęciu tych studiów lub nauki, na podstawie dokumentów w szczególności przesłanych przez właściwego wojskowego komendanta uzupełnień.

2. Teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego zakłada się dla:

1) żołnierza służby kandydackiej powołanego do zawodowej służby wojskowej po ukończeniu studiów lub nauki w wojskowej placówce edukacyjnej – w organie kadrowym komendanta (rektora) placówki edukacyjnej, nie później niż 14 dni po ukończeniu studiów lub nauki, na podstawie dokumentów zgromadzonych w szczególności w teczce akt personalnych kandydata na żołnierza zawodowego;

2) żołnierza rezerwy, który wcześniej nie pełnił zawodowej służby wojskowej, powołanego do tej służby, oraz osoby, o której mowa w art. 17a ust. 1 ustawy, powołanej do zawodowej służby wojskowej – w organie kadrowym dowódcy jednostki wojskowej, nie później niż 14 dni po objęciu stanowiska służbowego, na podstawie dokumentów w szczególności przesłanych przez właściwego wojskowego komendanta uzupełnień.

3. W przypadku żołnierza rezerwy, który wcześniej pełnił zawodową służbę wojskową, po powołaniu do zawodowej służby wojskowej prowadzi się dotychczasową teczkę akt personalnych.

4. Organ kadrowy, o którym mowa w ust. 1 i 2, zakłada kartę wypożyczeń teczki akt personalnych, której wzór określa załącznik nr 7 do rozporządzenia.

5. Teczkę akt personalnych i kartę wypożyczeń teczki akt personalnych zakłada się w jednym egzemplarzu.

6. Teczkę akt personalnych i kartę wypożyczeń teczki akt personalnych przesyła się niezwłocznie do organu kadrowego, o którym mowa w § 10.

7. Teczka akt personalnych i karta wypożyczeń teczki akt personalnych nie są dokumentami niejawnymi w rozumieniu ustawy o ochronie informacji niejawnych, z zastrzeżeniem ust. 8.

8. Organ kadrowy, o którym mowa w ust. 1 i 2, lub organ, o którym mowa w § 10, może przyznać teczce akt personalnych klauzulę tajności – stosownie do ustawy o ochronie informacji niejawnych. Do oznaczania klauzuli tajności teczki akt personalnych stosuje się odpowiednio przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów wydanego na podstawie art. 23 ust. 3 ustawy o ochronie informacji niejawnych.

§ 8.1. Do zakładania karty ewidencyjnej żołnierza zawodowego, zwanej dalej „kartą ewidencyjną”, mają zastosowanie przepisy § 7 ust. 1–4.

2. Karta ewidencyjna nie jest dokumentem niejawnym w rozumieniu ustawy o ochronie informacji niejawnych.

3. Kartę ewidencyjną zakłada się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.

4. Karty ewidencyjne przesyła się niezwłocznie:

1) pierwszy egzemplarz – do organu kadrowego, o którym mowa w § 10;

2) drugi egzemplarz – do organu właściwego do wyznaczenia żołnierza zawodowego na stanowisko służbowe.

§ 9.1. Kartę ewidencyjną kandydata na żołnierza zawodowego zakłada się dla:

1) żołnierza służby kandydackiej odbywającego studia lub naukę w wojskowej placówce edukacyjnej – w organie kadrowym komendanta (rektora) tej placówki edukacyjnej, nie później niż 30 dni po rozpoczęciu tych studiów lub nauki;

2) żołnierza rezerwy, który wcześniej nie pełnił zawodowej służby wojskowej, i osoby, o której mowa w art. 17a ust. 1 ustawy, po złożeniu wniosku o powołanie do zawodowej służby wojskowej – we właściwym organie, o którym mowa w art. 10 ustawy, niezwłocznie po otrzymaniu od właściwe-go wojskowego komendanta uzupełnień tego wniosku.

2. Kartę ewidencyjną kandydata na żołnierza zawodowego opracowuje się w jednym egzemplarzu.

3. Karta ewidencyjna kandydata na żołnierza zawodowego nie jest dokumentem niejawnym w rozumieniu ustawy o ochronie informacji niejawnych.

4. W organach kadrowych komendantów (rektorów) wojskowych placówek edukacyjnych informacje z kart ewidencyjnych kandydatów na żołnierzy zawodowych przenosi się do bazy danych systemu teleinformatycznego oraz przesyła na informatycznym nośniku danych bezpośrednio do departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr, łącznie z kartami ewidencyjnymi kandydatów na żołnierzy zawodowych.

5. W przypadku gdy komendant szkoły kształcącej kandydatów na podoficerów zawodowych lub komendant ośrodka szkolenia nie mają możliwości przeniesienia informacji z kart ewidencyjnych kandydatów na żołnierzy zawodowych do bazy danych systemu teleinformatycznego, czynności te wykonują organy kadrowe dowódców komponentów organizacyjnych, którym te szkoły lub ośrodki podlegają, po przesłaniu do nich kart ewidencyjnych.

§ 11.1. Na pierwszej stronie okładki teczki akt personalnych wpisuje się nazwisko, imię (imiona), imię ojca i rok urodzenia żołnierza zawodowego lub kandydata na żołnierza zawodowego. Imię ojca żołnierza wpisuje się w drugim przypadku (dopełniaczu), poprzedzając je, w zależności od płci żołnierza, literą „s.” (syn) albo „c.” (córka). Na grzbiecie okładki teczki akt personalnych wpisuje się wielkimi literami nazwisko i imiona oraz rok urodzenia żołnierza.

2. Teczka akt personalnych zawiera wklejoną na drugiej stronie okładki fotografię żołnierza zawodowego lub kandydata na żołnierza zawodowego, bez nakrycia głowy, w mundurze wyjściowym, z widocznym aktualnym stopniem wojskowym, o wymiarach 6 x 9 cm. Poniżej wklejonej fotografii, dowódca jednostki wojskowej, o którym mowa w § 7 ust. 1 i 2, stwierdza tożsamość żołnierza własnoręcznym podpisem i odciskiem pieczęci urzędowej jednostki wojskowej, wpisując datę wykonania tej czynności.

3. Żołnierz zawodowy lub kandydat na żołnierza zawodowego dostarcza fotografię do organu kadrowego jednostki wojskowej, w której pełni zawodową służbę wojskową (służbę kandydacką), nie później niż 14 dni od dnia mianowania na stopień wojskowy. Organ kadrowy, który nie prowadzi teczki akt personalnych, niezwłocznie przekazuje fotografię do organu prowadzącego teczkę akt personalnych.

4. Wymienione fotografie pozostawia się w teczce akt personalnych w przeznaczonej do tego celu kopercie.

5. Teczka akt personalnych żołnierza zawodowego składa się z działów zawierających:

1) zeszyt ewidencyjny żołnierza zawodowego, którego wzór określa załącznik nr 8 do rozporządzenia;

2) materiały opiniodawcze;

3) materiały uzupełniające;

4) materiały dotyczące karalności.

§ 12.1. W zeszycie ewidencyjnym żołnierza zawodowego wpisuje się dane personalne żołnierza zawodowego na podstawie odpowiednich dokumentów, zgodnie z opisem rubryk. Sposób dokonywania wpisów w zeszycie ewidencyjnym żołnierza zawodowego określa instrukcja stanowiąca załącznik nr 9 do rozporządzenia.

2. Żołnierz zawodowy stwierdza własnoręcznym podpisem wiarygodność danych personalnych w zeszycie ewidencyjnym. Dowódca jednostki wojskowej, o którym mowa w § 7 ust. 1 i 2, potwierdza własno-ręczność podpisu żołnierza zawodowego własnym podpisem i odciskiem pieczęci urzędowej jednostki wojskowej, wpisując datę wykonania tej czynności.

3. Do działu teczki akt personalnych, o którym mowa w § 11 ust. 5:

1) pkt 2 – włącza się, w kolejności napływania, dokumenty dotyczące żołnierza zawodowego wymienione w § 19 pkt 1 – 14, z wyłączeniem meldunków, o których mowa w § 19 pkt 5 i 8;

2) pkt 3 – włącza się, w kolejności napływania, dokumenty dotyczące żołnierza zawodowego wymienione w § 19 pkt 16 – 43, z wyłączeniem meldunków, o których mowa w § 19 pkt 20, 38 i 39;

3) pkt 4 – włącza się, w kolejności napływania, dokumenty dotyczące żołnierza zawodowego wymienione w § 19 pkt 15.

4. Dokumenty, o których mowa w ust. 3, włączane do teczki akt personalnych, wpisuje się do spisu dokumentów, którego wzór określa załącznik nr 10 do rozporządzenia. Spis dokumentów prowadzi się oddzielnie dla każdego z działów teczki akt personalnych, o których mowa w § 11 ust. 5 pkt 2–4. Kolejne arkusze dokumentów numeruje się w ramach każdego działu.

§ 13.Do teczki akt personalnych kandydata na żołnierza zawodowego włącza się, w kolejności napływania, dokumenty wymienione w § 19. Dokumenty włączane do teczki wpisuje się do spisu dokumentów.

§ 14.1. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest trwałe usunięcie dokumentu z teczki akt personalnych żołnierza zawodowego lub kandydata na żołnierza zawodowego. Usunięcie dokumentu odnotowuje się w spisie dokumentów, przez przekreślenie wpisu dotyczącego usuniętego dokumentu i umieszczenie adnotacji w tej sprawie w kolumnie „Uwagi”. Przepis § 5 ust. 3 stosuje się odpowiednio.

2. W organie kadrowym, o którym mowa w § 10, nie rzadziej niż raz na 12 miesięcy, dokonuje się:

1) weryfikacji klauzuli tajności teczek akt personalnych żołnierzy zawodowych i kandydatów na żołnierzy zawodowych;

2) przeglądu materiałów dotyczących karalności, znajdujących się w teczkach akt personalnych żołnierzy zawodowych i kandydatów na żołnierzy zawodowych.

3. Czynności, o których mowa w ust. 2 pkt 1, dokonuje komisja w składzie co najmniej dwuosobowym, powołana przez dowódcę jednostki wojskowej. Protokół z pracy komisji, zatwierdzony przez dowódcę jednostki wojskowej, stanowi podstawę do zmiany klauzuli tajności teczki. Przepis § 7 ust. 8 w części dotyczącej oznaczenia klauzuli tajności teczki akt personalnych stosuje się odpowiednio.

4. Czynności, o których mowa w ust. 2 pkt 2, dokonuje pracownik zbioru teczek akt personalnych. Dokumenty zakwalifikowane do usunięcia usuwa się z teczki. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio.

5. Usunięcie z teczki akt personalnych dokumentów dotyczących skazania żołnierza zawodowego lub kandydata na żołnierza zawodowego prawomocnym wyrokiem sądu, w przypadku gdy kara uległa zatarciu, może nastąpić na wniosek żołnierza, na podstawie wypisu z Krajowego Rejestru Karnego. Przepis ust. 4 zdanie drugie i trzecie stosuje się odpowiednio. Uwierzytelnioną kopię wypisu z Krajowego Rejestru Karnego włącza się do teczki akt personalnych.

§ 15.W przypadku braku możliwości włączania do teczki akt personalnych kolejnych dokumentów, w organie kadrowym, o którym mowa w § 10, zakłada się kolejny tom teczki akt personalnych żołnierza. Przepisy § 11 i 12 stosuje się odpowiednio. Na pierwszej stronie okładki nowego tomu teczki akt personalnych wpisuje się adnotację „KONTYNUACJA – TOM ...” i numer tomu.

§ 16.Odpisy lub kserokopie dokumentów włączanych do teczki akt personalnych potwierdza się odciskiem pieczęci urzędowej jednostki wojskowej oraz datą, imieniem, nazwiskiem i podpisem osoby potwierdzającej ich zgodność z oryginałem.

§ 20.1. Sposób opracowywania:

1) formularzy i rozkazów personalnych w sprawach dotyczących powoływania do zawodowej służby wojskowej, wyznaczania na stanowiska służbowe oraz zwalniania z zawodowej służby wojskowej i skreślania z ewidencji wojskowej, a także kodowania informacji w tych rozkazach – określa instrukcja stanowiąca załącznik nr 11 do rozporządzenia;

2) rozkazów personalnych o mianowaniu żołnierzy zawodowych i kandydatów na żołnierzy zawodowych na stopnie wojskowe oraz o nadawaniu medali resortowych, a także kodowania informacji w tych rozkazach – określa instrukcja stanowiąca załącznik nr 12 do rozporządzenia;

3) rozkazów personalnych o rozpoczęciu i zakończeniu szkolenia przez żołnierzy zawodowych i kandydatów na żołnierzy zawodowych, a także kodowania informacji w tych rozkazach – określa instrukcja stanowiąca załącznik nr 13 do rozporządzenia.

2. Wzory meldunków, o których mowa w § 19 pkt 5, 8, 20, 38 i 39, określa załącznik nr 14 do rozporządzenia.

§ 22.Źródła informacji, o których mowa w § 21, mogą znajdować się także u innych podmiotów i mogą dotyczyć:

1) zmiany miejsca zamieszkania lub adresu zameldowania;

2) zmiany stanu cywilnego;

3) zmiany stanu rodzinnego;

4) zmiany nazwiska lub imienia;

5) uzyskiwania bez pośrednictwa jednostek wojskowych:

a) wykształcenia w cywilnych placówkach edukacyjnych,

b) stopni i tytułów naukowych.

c) specjalizacji (uprawnień) zawodowych,

d) orderów i odznaczeń państwowych oraz odznak;

6) odznaczeń nadawanych przez organy organizacji międzynarodowych lub innych państw;

7) przebiegu pracy zawodowej;

8) karalności;

9) innych dokumentów lub adnotacji urzędowych.

§ 23.1. W przypadkach, o których mowa w § 22, żołnierz zawodowy lub kandydat na żołnierza zawodowego, którego informacja dotyczy, w terminie 14 dni od zaistnienia zmiany (zdarzenia), przekazuje tę informację organowi kadrowemu, przedstawiając jednocześnie stosowne dokumenty stanowiące podstawę aktualizacji ewidencji wojskowej.

2. W przypadku, o którym mowa w § 22 pkt 4, rozkaz personalny dla celów ewidencyjnych wydaje:

1) dyrektor departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr – w odniesieniu do oficerów zawodowych;

2) organ, o którym mowa w art. 44 ust. 1 ustawy – w odniesieniu do podoficerów zawodowych i szeregowych zawodowych;

3) komendant wojskowej placówki edukacyjnej – w odniesieniu do kandydatów na żołnierzy zawodowych pozostających na jego ewidencji.

3. Kopię rozkazu, o którym mowa w ust. 2, przesyła się w terminie 7 dni od dnia jego wydania:

1) do organu kadrowego, o którym mowa w § 10, oraz jednostki wojskowej, na której ewidencji pozostaje żołnierz zawodowy, a także, w zależności od podległości służbowej, do organu kadrowego właściwego dowódcy komponentu organizacyjnego, organu kadrowego Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego lub departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr;

2) do departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr – w odniesieniu do kandydatów na żołnierzy zawodowych.

§ 24.Organy wojskowe kierujące na studia, naukę, kurs, staż lub specjalizację, w kraju i za granicą, po ich zakończeniu, przekazują dokumenty wydane przez placówki edukacyjne do organów kadrowych, o których mowa w § 10, oraz kopię tych dokumentów do jednostek wojskowych, na których ewidencji żołnierze zawodowi pozostają.

§ 25.1. Jednostkami i komórkami organizacyjnymi, o których mowa w § 21, gromadzącymi informacje aktualizujące dokumenty ewidencyjne są:

1) departament Ministerstwa Obrony Narodowej właściwy do spraw kadr w zakresie:

a) zmian stopni wojskowych,

b) nadawania orderów i odznaczeń państwowych, medali resortowych oraz odznak.

c) przenoszenia do rezerwy kadrowej lub dyspozycji,

d) kierowania na studia, naukę, kurs, staż naukowy lub specjalizację, w kraju i za granicą,

e) wyznaczania na stanowiska służbowe w kraju,

f) wyznaczania do pełnienia zawodowej służby wojskowej poza granicami państwa,

g) zwalniania żołnierzy zawodowych z zawodowej służby wojskowej i skreślania z ewidencji wojskowej,

h) powołania do zawodowej służby wojskowej;

2) organ kadrowy Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego w zakresie:

a) wyznaczania na stanowiska służbowe w kraju – stosownie do kompetencji Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego,

b) kierowania do pełnienia zawodowej służby wojskowej poza granicami państwa;

3) organy kadrowe jednostek wojskowych, w których są prowadzone teczki akt personalnych, w odniesieniu do informacji aktualizującej o żołnierzu zawodowym zgromadzonej w czasie pełnienia przez niego zawodowej służby wojskowej – w zakresie:

a) zawierania kontraktów,

b) wyznaczania na stanowiska służbowe,

c) opinii służbowych,

d) zmian stopni wojskowych,

e) informacji dotyczących spraw personalnych stwierdzonych w rozkazach dziennych tych dowódców,

f) informacji zapisanych w dokumentach opracowanych przez przełożonych żołnierza zawodowego lub pracowników organu kadrowego, w szczególności w formie decyzji, rozkazów, oświadczeń, wniosków, notatek służbowych i zawiadomień,

g) informacji dotyczących rozpoczęcia i ukończenia szkolenia, uzyskanego wykształcenia, uzyskanych stopni naukowych, specjalizacji lekarskich, ukończenia aplikacji sędziowskiej, prokuratorskiej lub innej,

h) informacji i dokumentów nadesłanych z sądów, prokuratur. Żandarmerii Wojskowej i innych organów,

i) orzeczeń wojskowych komisji lekarskich,

j) zwolnień z zawodowej służby wojskowej,

k) powołania do zawodowej służby wojskowej w korpusie podoficerów zawodowych i szeregowych zawodowych;

4) organy kadrowe wojskowych placówek edukacyjnych kształcących kandydatów na żołnierzy zawodowych, w odniesieniu do słuchaczy tych szkół – w zakresie:

a) przebiegu służby wojskowej niezawodowej,

b) zmian stopni wojskowych,

c) opinii służbowych sporządzonych przez uprawnionych przełożonych,

d) informacji zapisanych w dokumentach opracowanych przez przełożonych kandydata na żołnierza zawodowego lub pracowników organu kadrowego, w szczególności w postaci oświadczeń, wniosków, notatek służbowych i zawiadomień;

5) inne, niewymienione w pkt 1–4 organy, w zakresie posiadanych kompetencji, jeżeli wytwarzane przez nie dokumenty mają wpływ na aktualizację dokumentów ewidencyjnych żołnierzy zawodowych lub przebieg ich służby.

2. Rozkaz personalny wydany dla celów ewidencyjnych dotyczący żołnierza zwolnionego z zawodowej służby wojskowej z mocy prawa dowódca jednostki wojskowej przesyła w terminie 7 dni od dnia jego wydania, w zależności od podległości służbowej, do organu kadrowego właściwego dowódcy komponentu organizacyjnego lub organu kadrowego Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego oraz do departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr.

3. Dowódca jednostki wojskowej, który wykonał rozkaz personalny o zwolnieniu żołnierza z zawodowej służby wojskowej, w terminie 7 dni od dnia zwolnienia przesyła meldunek o realizacji zwolnienia do właściwych organów kadrowych, o których mowa w ust. 2.

§ 26.Wojskowy komendant uzupełnień przekazuje właściwe dokumenty:

1) komendantowi (rektorowi) właściwej placówki edukacyjnej, jeżeli żołnierz lub osoba jest powoływana do czynnej służby wojskowej pełnionej jako służba kandydacka;

2) dowódcy jednostki wojskowej, który zawiera kontrakt z żołnierzem rezerwy lub osobą, o której mowa w art. 17a ustawy, powoływaną do zawodowej służby wojskowej.

§ 27.Organy kadrowe jednostek wojskowych, których dowódcy posiadają kompetencje kadrowe, na bieżąco aktualizują prowadzone przez siebie dokumenty ewidencyjne. Organy te przesyłają wytworzone u siebie źródłowe, aktualne dokumenty ewidencyjne do organu kadrowego jednostki wojskowej, w którym jest prowadzona teczka akt personalnych żołnierza zawodowego. Organ, do którego przesłano dokumenty, niezwłocznie aktualizuje prowadzone dokumenty ewidencyjne.

§ 28.1. Teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego przesyła się do właściwego organu kadrowego, o którym mowa w § 10, jeżeli po wyznaczeniu żołnierza na nowe stanowisko służbowe albo przeniesieniu go do rezerwy kadrowej lub dyspozycji ustaje obowiązek jej prowadzenia w dotychczasowym organie kadrowym, po uprzednim wykonaniu następujących czynności:

1) zamieszczeniu w spisach dokumentów, o których mowa w § 12 ust. 4, pod ostatnią zewidencjonowaną pozycją, adnotacji dotyczących liczby dokumentów i liczby arkuszy dokumentów zewidencjonowanych w każdym spisie („Spis dokumentów zakończono w dniu ... Liczba dokumentów: ... Liczba arkuszy: ...”);

2) potwierdzeniu adnotacji, o których mowa w pkt 1, przez szefa organu kadrowego lub upoważnioną przez niego osobę, odciskiem pieczęci urzędowej oraz własnoręcznym podpisem i datą wykonania tych czynności.

2. Teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego pełniącego zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym w instytucji cywilnej, o której mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy, po zakończeniu przez niego służby w tej instytucji, przesyła się do właściwego organu kadrowego, o którym mowa w § 10, po uprzednim:

1) wykonaniu czynności wymienionych w ust. 1;

2) trwałym usunięciu z teczki dokumentów dotyczących przebiegu służby w tej instytucji; przepisy § 14 ust. 1 stosuje się odpowiednio.

§ 29.Kartę ewidencyjną żołnierza zawodowego, prowadzoną w organie kadrowym jednostki wojskowej, której dowódca posiada kompetencje do wyznaczenia na stanowisko służbowe, przesyła się do organu kadrowego prowadzącego jego teczkę akt personalnych po wyznaczeniu go na nowe stanowisko służbowe, jeżeli po tym wyznaczeniu ustaje obowiązek jej prowadzenia w dotychczasowym organie kadrowym.

§ 30.1. Karty ewidencyjne żołnierza zawodowego przeniesionego do rezerwy kadrowej przesyła się do organu kadrowego prowadzącego teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego.

2. Karty ewidencyjne żołnierza zawodowego przeniesionego do dyspozycji przesyła się wraz z teczką akt personalnych do organu kadrowego jednostki wojskowej, której dowódca wykonuje decyzję o zwolnieniu żołnierza z zawodowej służby wojskowej.

§ 31.Karty ewidencyjne i teczkę akt personalnych żołnierza, w stosunku do którego została podjęta decyzja o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej lub zaistniały przesłanki do skreślenia go z ewidencji wojskowej, organ kadrowy, w którym była prowadzona jego teczka akt personalnych, przesyła niezwłocznie do organu kadrowego jednostki wojskowej, której dowódca wykonuje decyzję (rozkaz) o zwolnieniu tego żołnierza z zawodowej służby wojskowej lub skreśleniu z ewidencji wojskowej.

§ 32.1. Dowódca, który wykonał decyzję o zwolnieniu żołnierza z zawodowej służby wojskowej lub skreśleniu go z ewidencji wojskowej, przesyła – z zastrzeżeniem ust. 3:

1) w przypadkach określonych w art. 111 pkt 1 i 5 oraz art. 113 ustawy:

a) teczkę akt personalnych żołnierza, po aktualizacji tej teczki i kart ewidencyjnych oraz włączeniu do niej jednego egzemplarza karty – do właściwego archiwum wojskowego.

b) drugi egzemplarz karty ewidencyjnej – do wojskowego komendanta uzupełnień właściwego dla miejsca zameldowania żołnierza na pobyt stały lub pobyt czasowy trwający co najmniej trzy miesiące;

2) w pozostałych przypadkach:

a) teczkę akt personalnych i karty ewidencyjne żołnierza posiadającego stopień wojskowy do pułkownika (komandora) włącznie, po aktualizacji tej teczki i kart – do wojskowego komendanta uzupełnień właściwego dla miejsca zameldowania żołnierza na pobyt stały lub pobyt czasowy trwający co najmniej trzy miesiące,

b) teczkę akt personalnych żołnierza posiadającego stopień wojskowy generała brygady (kontradmirała) lub wyższy, po aktualizacji tej teczki i kart ewidencyjnych oraz włączeniu do niej jednego egzemplarza karty – do departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr; drugi egzemplarz karty ewidencyjnej przesyła się do wojskowego komendanta uzupełnień właściwego dla miejsca zameldowania żołnierza na pobyt stały lub pobyt czasowy trwający co najmniej trzy miesiące.

2. Organ, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, po ukończeniu przez żołnierza zwolnionego z zawodowej służby wojskowej sześćdziesiątego roku życia lub skreśleniu go z ewidencji wojskowej, przesyła jego teczkę akt personalnych, po uprzednim włączeniu do niej karty ewidencyjnej, do właściwego archiwum wojskowego.

3. Dowódca, który wykonał decyzję o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej lub skreśleniu z ewidencji wojskowej żołnierza, który pełnił zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym w instytucji cywilnej, o której mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy, przesyła teczkę akt personalnych i karty ewidencyjne tego żołnierza do organu kadrowego kierownika tej instytucji.

§ 34.Udostępnianie teczek akt personalnych odbywa się w następujący sposób:

1) teczki akt personalnych udostępniają pracownicy zbioru teczek akt personalnych lub osoby wykonujące zadania związane z działalnością personalną;

2) każde udostępnienie teczki akt personalnych odnotowuje się w karcie wypożyczeń;

3) w przypadku konieczności uzupełnienia dokumentów w wypożyczonych teczkach akt personalnych dokumenty, które mają być włączone do teczek akt personalnych, załącza się do kart wypożyczeń;

4) pracownicy organu kadrowego, którzy udostępniają teczki akt personalnych, dopilnowują zwrotu tych teczek w uzgodnionym terminie oraz sprawdzają ich kompletność;

5) adnotacje o zwrocie teczki akt personalnych oraz jej kompletności wpisuje się w karcie wypożyczeń;

6) żołnierz zawodowy (kandydat na żołnierza zawodowego) korzysta ze swojego uprawnienia w obecności pracownika zbioru teczek akt personalnych lub osoby wykonującej zadania związane z działalnością personalną.

§ 35.Udostępnianie kart ewidencyjnych żołnierzy zawodowych odbywa się w następujący sposób:

1) karty ewidencyjne są udostępniane na terenie jednostki wojskowej przez pracowników organu kadrowego prowadzących kartotekę ewidencyjną;

2) karty ewidencyjne udostępnia się za pokwitowaniem;

3) w przypadku konieczności dokonania wpisów w udostępnionej karcie ewidencyjnej dokonuje się ich niezwłocznie po jej zwrocie;

4) pracownicy organu kadrowego, którzy prowadzą kartotekę ewidencyjną, dopilnowują zwrotu kart ewidencyjnych w ustalonym terminie.

§ 36.1. Udostępnianie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych innym podmiotom, niż wymienione w § 33, odbywa się na podstawie odrębnych przepisów.

2. W przypadku konieczności przesłania teczki akt personalnych do podmiotu, o którym mowa w ust. 1, od teczki odłącza się kartę wypożyczeń. Przepisy § 34 pkt 2 – 5 stosuje się odpowiednio.

§ 38.1. W razie zniszczenia lub uszkodzenia teczki akt personalnych w stopniu uniemożliwiającym posługiwanie się nią albo w razie jej zaginięcia, sporządza się duplikat teczki akt personalnych. Przepisy § 11 i 12 stosuje się odpowiednio. Na pierwszej stronie okładki duplikatu teczki akt personalnych wpisuje się adnotację „DUPLIKAT”.

2. Duplikat teczki akt personalnych sporządza się na podstawie dokumentów:

1) uzyskanych z organów wojskowych, o których mowa w § 21;

2) dostarczonych przez zainteresowanych żołnierzy;

3) danych uzyskanych od:

a) wojskowych komisji lekarskich – w zakresie dokumentów dotyczących orzecznictwa zdrowotnego,

b) rektorów (komendantów) wojskowych placówek edukacyjnych, rektorów uczelni publicznych oraz dyrektorów szkół ponadgimnazjalnych, gimnazjalnych i podstawowych,

c) sądów i jednostek prokuratury oraz Krajowego Rejestru Karnego,

d) innych jednostek organów administracji publicznej obowiązanych do bezpłatnego ich udostępniania w celu przedstawienia w ewidencji wojskowej.

3. Teczki akt personalnych, w miejsce których zostały sporządzone duplikaty:

1) zniszczone lub uszkodzone w stopniu uniemożliwiającym posługiwanie się,

2) odnalezione po uzupełnieniu duplikatu dokumentami występującymi w oryginale teczki a nieujętymi w duplikacie

– niszczy się protokolarnie.

§ 39.1. W razie zniszczenia lub uszkodzenia karty ewidencyjnej w stopniu uniemożliwiającym posługiwanie się nią albo w razie jej zaginięcia, sporządza się duplikat karty ewidencyjnej.

2. Duplikat karty ewidencyjnej wypełnia się w oparciu o dane zawarte w teczce akt personalnych lub w karcie ewidencyjnej prowadzonej w innym organie kadrowym, zamieszczając w nim dane zawarte w poszczególnych rubrykach karty ewidencyjnej, i oznacza się napisem „DUPLIKAT”.

3. Wiarygodność wpisów odtworzonych w duplikacie karty ewidencyjnej stwierdza dowódca jednostki wojskowej swoim podpisem i odciskiem pieczęci urzędowej.

4. Karty ewidencyjne, w miejsce których zostały sporządzone duplikaty, niszczy się protokolarnie.

§ 41.1. Po przejściu na wojenny system prowadzenia ewidencji wojskowej, w jednostkach wojskowych, w których żołnierze zawodowi zajmują stanowiska służbowe, prowadzi się wyłącznie karty ewidencyjne.

2. Z pozostałymi dokumentami ewidencyjnymi postępuje się następująco:

1) zaprzestaje się prowadzenia teczek akt personalnych żołnierzy zawodowych i bazy danych systemu teleinformatycznego, o której mowa w § 3;

2) teczki akt personalnych, karty ewidencyjne i dokumenty ewidencyjne, o których mowa w § 6 ust. 2 pkt 2 i 3, przekazuje się do:

a) Centralnego Archiwum Wojskowego – z departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr, organu kadrowego Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego oraz Dowództwa Operacyjnego Sił Zbrojnych, Inspektoratu Wsparcia Sił Zbrojnych, Inspektoratu Wojskowej Służby Zdrowia, Komendy Głównej Żandarmerii Wojskowej i Dowództwa Garnizonu Warszawa, a także Akademii Obrony Narodowej i Wojskowej Akademii Technicznej,

b) właściwego archiwum wojskowego – odpowiednio z pozostałych organów;

3) kopię bazy danych systemu teleinformatycznego, na informatycznym nośniku danych, przekazuje się z departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr do Centralnego Archiwum Wojskowego.

3. Dokumenty niewymienione w ust. 2 pkt 2 pozostają w jednostce wojskowej.

§ 42.1. Przekazany przez organ kadrowy rejestr alfabetyczny teczek akt personalnych i kart ewidencyjnych jest jednocześnie spisem imiennym przekazanych teczek akt personalnych i kart ewidencyjnych oraz protokołem ich przekazania.

2. W rejestrze alfabetycznym teczek akt personalnych i kart ewidencyjnych przekazujący te teczki i karty zaznacza te, które są przekazywane, a na ostatniej stronie wpisuje:

1) kto i komu przekazuje teczki akt personalnych i karty ewidencyjne, podając stopień wojskowy, imię i nazwisko, nazwę stanowiska służbowego przekazującego i przyjmującego;

2) co podlega przekazaniu (teczki akt personalnych, karty ewidencyjne, rejestr alfabetyczny teczek akt personalnych i kart ewidencyjnych);

3) liczbę przekazanych teczek akt personalnych i kart ewidencyjnych oraz liczbę przekazanych paczek z tymi dokumentami, z wyszczególnieniem klauzul tajności i opisem tych paczek;

4) datę przekazania.

3. Pod wpisem, o którym mowa w ust. 2, umieszcza się nazwiska i imiona oraz podpisy przekazującego i przyjmującego, z uwidocznionymi nazwami ich stanowisk służbowych i określeniem jednostek wojskowych, w których pełnią zawodową służbę wojskową. Między podpisami odciska się pieczęć urzędową jednostki przyjmującej.

§ 43.1. Archiwa, o których mowa w § 41 ust. 2 pkt 2, wystawiają pokwitowanie odbioru przekazanych im dokumentów ewidencyjnych.

2. Pokwitowanie, o którym mowa w ust. 1, zawierające:

1) wyszczególnienie nazw i liczby otrzymanych dokumentów ewidencyjnych,

2) podpis przyjmującego z wpisanym jego stopniem wojskowym, imieniem i nazwiskiem oraz datą i odciśniętą pieczęcią urzędową jednostki przyjmującej

– przesyła się niezwłocznie przekazującemu dokumenty.

§ 45.1. Teczki akt personalnych prowadzone przed wejściem w życie rozporządzenia prowadzi się dalej na zasadach określonych w rozporządzeniu, po uprzednim wykonaniu czynności określonych w § 28 w odniesieniu do spisu dokumentów zgromadzonych w dziale, o którym mowa w § 11 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 6 lutego 2008 r. w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych (Dz. U. Nr 38, poz. 217).

2. Zezwala się na prowadzenie dokumentów ewidencyjnych, o których mowa w § 6 pkt 1 i pkt 2 lit. a–c oraz § 9 pkt 4 rozporządzenia, o którym mowa w ust. 1, według wzorów określonych w załącznikach nr 1–6 i 10–12 do rozporządzenia – do wyczerpania zapasów formularzy.

§ 46.Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.⁴⁾

Załączniki do rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej
z dnia 4 marca 2010 r. (poz. 393)

Załącznik nr 1

TECZKA AKT PERSONALNYCH ŻOŁNIERZA ZAWODOWEGO

Załącznik nr 2

TECZKA AKT PERSONALNYCH KANDYDATA NA ŻOŁNIERZA ZAWODOWEGO

Załącznik nr 3

Karta ewidencyjna żołnierza zawodowego

Załącznik nr 4

KARTA EWIDENCYJNA KANDYDATA NA ŻOŁNIERZA ZAWODOWEGO

Załącznik nr 5

REJESTR ALFABETYCZNY TECZEK AKT PERSONALNYCH I KART EWIDENCYJNYCH

Załącznik nr 6

KSIĘGA ETATOWA

Załącznik nr 7

KARTA WYPOŻYCZEŃ TECZKI AKT PERSONALNYCH

Załącznik nr 8

Zeszyt ewidencyjny żołnierza zawodowego

Załącznik nr 9

INSTRUKCJA DOKONYWANIA WPISÓW W ZESZYCIE EWIDENCYJNYM ŻOŁNIERZA ZAWODOWEGO

1. Podstawą wpisania nazwiska, imienia (imion) i imienia ojca na pierwszej stronie zeszytu ewidencyjnego oraz daty i miejsca urodzenia w rubryce 1 jest wyciąg lub odpis aktu urodzenia żołnierza zawodowego, wystawiony przez urząd stanu cywilnego. Dzień i rok urodzenia wpisuje się liczbami arabskimi, a nazwę miesiąca słownie.

2. W przypadku zmiany przez żołnierza zawodowego nazwiska (imienia), dotychczasowy wpis przekreśla się, a nad nim wpisuje się zmienione nazwisko (imię, imiona).

W rubryce 21 („Uwagi”) odnotowuje się dokument (nazwa dokumentu, numer, nazwa organu wydającego dokument i data wydania) dotyczący zmiany nazwiska (imienia, imion).

Jeżeli żołnierz dokonał zmiany nazwiska lub imienia (imion) przed powołaniem go do zawodowej służby wojskowej, w zeszycie ewidencyjnym wpisuje się nazwisko i imię używane po dokonaniu zmiany, a w rubryce 21 wpisuje się poprzednie nazwisko (imię, imiona) oraz odnotowuje się dokument o zmianie.

3. W rubrykach dotyczących mianowania na stopnie wojskowe wpisuje się wszystkie stopnie żołnierzy zawodowych w kolejności ich mianowania. Podrubryki „korpus osobowy” nie wypełnia się.

4. Rubryki 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 i 11 wypełnia się na podstawie dokumentów i świadectw przedstawionych przez żołnierza.

W rubryce 2 wpisuje się wszystkie uzyskane przez żołnierza zawodowego obywatelstwa. W przypadku utraty obywatelstwa stosowny wpis przekreśla się. W rubryce 21 („Uwagi”) odnotowuje się dokumenty (nazwa dokumentu, numer, nazwa organu wydającego dokument i data wydania) dotyczące uzyskiwania lub utraty obywatelstwa.

Wpisów w rubrykach 4 i 6 dokonuje się ołówkiem.

W rubryce 11 wpisuje się przebieg pracy cywilnej zarówno przed powołaniem żołnierza do zawodowej służby wojskowej, jak i po zwolnieniu go z tej służby.

5. Rubrykę 9 wypełnia się na podstawie odpowiednich dokumentów wydanych przez urzędy stanu cywilnego lub sądy.

Jeżeli żołnierz zawodowy jest kawalerem lub panną, wpisuje się „kawaler (panna)”. Wpisu dokonuje się ołówkiem.

Jeżeli żołnierz pozostaje w związku małżeńskim lub jest wdowcem (wdową), wpisuje się: „zawarł(a) związek małżeński dnia...............roku” lub „żona zmarła dnia...............roku”, podając jednocześnie numer aktu małżeństwa (zgonu współmałżonka), nazwę urzędu stanu cywilnego i datę wydania dokumentu.

W przypadku uzyskania przez żołnierza rozwodu wpisuje się „rozwiedziony (rozwiedziona)”, podając również datę prawomocnego wyroku oraz nazwę sądu.

6. Rubrykę 10 wypełnia się na podstawie ustnych oświadczeń żołnierza zawodowego.

7. Rubryki 8, 12, 15, 17 i 18 wypełnia się na podstawie dokumentów posiadanych przez organy wojskowe oraz dokumentów przedstawionych przez żołnierza.

W rubryce 12 jako datę powołania wpisuje się dzień, w którym nastąpiło skierowanie przez wojskowego komendanta uzupełnień do jednostki wojskowej w celu pełnienia służby wojskowej.

W rubryce 17 wpisuje się wszystkie ordery, odznaczenia i medale polskie oraz zagraniczne, otrzymane zarówno w okresie pełnienia służby wojskowej, jak i w okresie wykonywania pracy cywilnej. W rubryce tej nie wpisuje się odznaczeń pamiątkowych nadanych przez dowódców jednostek wojskowych.

W rubryce 18 wpisuje się wypadki i urazy, które miały miejsce podczas pełnienia służby wojskowej, zarówno w kraju, jak i poza granicami państwa, a także po zwolnieniu żołnierza z zawodowej służby wojskowej, z tytułu których żołnierz otrzymał odszkodowanie.

8. Rubrykę 13 wypełnia się na podstawie rozkazu personalnego o powołaniu żołnierza do zawodowej służby wojskowej oraz rozkazu personalnego dowódcy właściwego do wyznaczenia powołanej osoby na stanowisko służbowe.

9. W rubryce 14 wpisuje się przebieg służby wojskowej, począwszy od dnia powołania do służby wojskowej.

W podrubrykach „od” i „do” wpisuje się, odpowiednio, daty faktycznego objęcia i zdania obowiązków na stanowisku służbowym.

W podrubryce „Nazwa stanowiska, NIS” wpisuje się także numer identyfikacyjny stanowiska (NIS) oraz daty rozpoczęcia i zakończenia kadencji, określone w decyzjach (rozkazach) personalnych.

W przypadku kierowania żołnierza zawodowego na szkolenie trwające przynajmniej 6 miesięcy, w podrubryce „od” i „do” wpisuje się daty rozpoczęcia i zakończenia szkolenia określone w decyzjach (rozkazach) personalnych, a w podrubryce „Nazwa stanowiska, NIS” – miejsce i nazwę szkolenia.

10. W rubryce 16 wpisuje się każdorazowo wydanie wojskowego dokumentu osobistego.

Adnotacje o wymianie dokumentu oraz zdaniu go lub pozostawieniu dla celów pamiątkowych w związku ze zwolnieniem z zawodowej służby wojskowej wpisuje się w rubryce 21 („Uwagi”).

11. W rubryce 19 wpisów dokonuje się we właściwej wojskowej komendzie uzupełnień.

Odbycie przeszkolenia przez żołnierza rezerwy wpisuje się na podstawie opinii służbowej, przesłanej do wojskowego komendanta uzupełnień przez dowódcę jednostki wojskowej (komendanta kursu).

INSTRUKCJA DOKONYWANIA WPISÓW W KARCIE EWIDENCYJNEJ ŻOŁNIERZA ZAWODOWEGO

1. Podstawą wpisania nazwiska, imienia (imion) oraz imienia ojca i imienia matki, a także daty i miejsca urodzenia w rubryce 1 i 2 jest wyciąg lub odpis aktu urodzenia żołnierza zawodowego, wystawiony przez urząd stanu cywilnego. Wymienione dane można wpisywać także na podstawie wpisów w zeszycie ewidencyjnym żołnierza zawodowego.

Dzień i rok urodzenia wpisuje się liczbami arabskimi, a nazwę miesiąca słownie.

2. W przypadku zmiany przez żołnierza zawodowego nazwiska (imienia), dotychczasowy wpis przekreśla się, a nad nim wpisuje się zmienione nazwisko (imię, imiona).

W rubryce 17 („Uwagi”) odnotowuje się dokument (nazwa dokumentu, numer, nazwa organu wydającego dokument i data wydania) dotyczący zmiany nazwiska (imienia, imion).

Jeżeli żołnierz dokonał zmiany nazwiska lub imienia (imion) przed powołaniem go do zawodowej służby wojskowej, w karcie ewidencyjnej wpisuje się nazwisko i imię używane po dokonaniu zmiany, a w rubryce 17 wpisuje się poprzednie nazwisko (imię, imiona) oraz odnotowuje się dokument o zmianie.

3. Rubryki 3, 4, 5, 6, 7 i 9 wypełnia się na podstawie dokumentów i świadectw przedstawionych przez żołnierza. Wymienione dane można wpisywać także na podstawie wpisów w zeszycie ewidencyjnym żołnierza zawodowego.

W rubryce 6 wpisuje się wszystkie uzyskane przez żołnierza zawodowego obywatelstwa. W przypadku utraty obywatelstwa stosowny wpis przekreśla się. W rubryce 17 („Uwagi”) odnotowuje się dokumenty (nazwa dokumentu, numer, nazwa organu wydającego dokument i data wydania) dotyczące uzyskiwania lub utraty obywatelstwa.

4. Rubrykę 8 wypełnia się na podstawie odpowiednich dokumentów wydanych przez urzędy stanu cywilnego lub sądy. Wymienione dane można wpisywać także na podstawie wpisów w zeszycie ewidencyjnym żołnierza zawodowego.

Jeżeli żołnierz zawodowy jest kawalerem lub panną, wpisuje się „kawaler (panna)”. Wpisu dokonuje się ołówkiem zwykłym.

5. Rubrykę 10 wypełnia się na podstawie odpowiednich dokumentów wydanych przez urzędy stanu cywilnego. Wpisów dokonuje się ołówkiem. Wymienione dane można wpisywać także na podstawie wpisów w zeszycie ewidencyjnym żołnierza zawodowego.

Jeżeli żołnierz zmienił adres zameldowania na pobyt stały lub adres zamieszkania, w rubryce 17 wpisuje się poprzedni adres oraz odnotowuje się dokument o zmianie.

6. Rubryki 11, 12, 15, 16 i 20 wypełnia się na podstawie dokumentów posiadanych przez organy wojskowe oraz dokumentów przedstawionych przez żołnierza.

W rubryce 12 wpisuje się wszystkie ordery, odznaczenia i medale polskie oraz zagraniczne, otrzymane zarówno w okresie pełnienia służby wojskowej, jak i w okresie wykonywania pracy cywilnej. W rubryce tej nie wpisuje się odznaczeń pamiątkowych nadanych przez dowódców jednostek wojskowych.

W rubryce 16 wpisuje się wypadki i urazy, które miały miejsce podczas pełnienia służby wojskowej, zarówno w kraju, jak i poza granicami państwa, a także po zwolnieniu żołnierza z zawodowej służby wojskowej, z tytułu których żołnierz otrzymał odszkodowanie.

W rubryce 20 jako datę powołania wpisuje się dzień, w którym nastąpiło skierowanie przez wojskowego komendanta uzupełnień do jednostki wojskowej w celu pełnienia służby wojskowej.

7. W rubryce 13 wpisuje się wszystkie stopnie wojskowe żołnierza zawodowego w kolejności mianowania.

8. Przynależność żołnierza do korpusu osobowego, grupy osobowej i specjalności wojskowej wpisuje się w rubryce 18 na podstawie decyzji o zaliczeniu do korpusu osobowego (grupy osobowej, specjalności wojskowej) lub decyzji dowódcy właściwego do wyznaczenia na stanowisko służbowe.

9. Wpisów w rubrykach 19, 24, 25, 26 i 27 dokonuje się we właściwej wojskowej komendzie uzupełnień.

10. W rubryce 22 wpisuje się każdorazowo wydanie wojskowego dokumentu osobistego.

Adnotacje o wymianie dokumentu oraz zdaniu go lub pozostawieniu dla celów pamiątkowych w związku ze zwolnieniem z zawodowej służby wojskowej wpisuje się w rubryce 17 („Uwagi”).

11. W rubryce 28 wpisuje się przebieg pracy cywilnej, zarówno przed powołaniem żołnierza do zawodowej służby wojskowej, jak i po zwolnieniu go z tej służby, oraz przebieg służby wojskowej, począwszy od dnia powołania do tej służby:

1) wpisy dotyczące przebiegu pracy cywilnej powinny zawierać datę rozpoczęcia i datę zakończenia pracy, nazwę zakładu pracy i nazwę stanowiska (pełnionej funkcji), a także odnotowuje się dokumenty (nazwa dokumentu, numer, nazwa organu wydającego dokument i data wydania) dotyczące zatrudnienia;

2) wpisy dotyczące przebiegu służby wojskowej niezawodowej powinny zawierać datę rozpoczęcia i datę zakończenia służby na kolejnych stanowiskach, nazwę jednostki wojskowej i nazwę stanowiska (pełnionej funkcji), a także odnotowuje się dokumenty (nazwa dokumentu, numer, nazwa organu wydającego dokument i data wydania) dotyczące wyznaczenia na stanowisko;

3) wpisu dotyczącego powołania żołnierza do zawodowej służby wojskowej dokonuje się na podstawie rozkazu personalnego o powołaniu, wpisując datę powołania (w podrubryce „od-do”) i charakter pełnionej służby, a także numer i datę wydania rozkazu personalnego oraz nazwę organu wojskowego wydającego rozkaz;

4) wpisy dotyczące przebiegu zawodowej służby wojskowej powinny zawierać: w podrubryce „od-do” – daty faktycznego objęcia i zdania obowiązków na stanowisku służbowym, w podrubryce „Jednostka wojskowa ...” – nazwę jednostki wojskowej i nazwę stanowiska, a także NIS, stopień etatowy i grupę uposażenia. W podrubryce „czyj rozkaz ...” odnotowuje się numer i datę wydania rozkazu personalnego oraz nazwę organu wojskowego wydającego rozkaz o wyznaczeniu na stanowisko służbowe (przeniesieniu do rezerwy kadrowej lub dyspozycji itp.).

W przypadku kierowania żołnierza zawodowego na szkolenie trwające przynajmniej 6 miesięcy, w podrubryce „od-do” wpisuje się daty rozpoczęcia i zakończenia szkolenia określone w decyzjach (rozkazach) personalnych, a w podrubryce „Jednostka wojskowa ...” – miejsce i nazwę szkolenia. W podrubryce „czyj rozkaz ...” odnotowuje się numer i datę wydania rozkazu personalnego oraz nazwę organu wojskowego wydającego rozkaz o kierowaniu na szkolenie.

Załącznik nr 10

SPIS DOKUMENTÓW

Załącznik nr 11

INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA FORMULARZY I ROZKAZÓW PERSONALNYCH W SPRAWACH DOTYCZĄCYCH POWOŁYWANIA DO ZAWODOWEJ SŁUŻBY WOJSKOWEJ, WYZNACZANIA NA STANOWISKA SŁUŻBOWE ORAZ ZWALNIANIA Z ZAWODOWEJ SŁUŻBY WOJSKOWEJ I SKREŚLANIA Z EWIDENCJI WOJSKOWEJ

I. Sporządzanie formularza i porozumienia

I.1. Zasady ogólne

1. Podstawę sporządzenia projektu rozkazu personalnego stanowią „Formularz” lub „Porozumienie w sprawie wyznaczenia na stanowisko służbowe”, zwane dalej „porozumieniem”.

Wzory formularza określa załącznik nr 1 do instrukcji.

2. Formularz sporządza się do każdego punktu rozkazu.

I.2. Zawartość informacyjna i zasady sporządzania formularza

I.2.1. Zawartość informacyjna formularza

W formularzu wyodrębnia się następujące grupy informacji:

– nazwę jednostki wojskowej – miejsce sporządzenia formularza

A. Dane identyfikacyjne

B. Aktualny stan służby

C. Formuła decyzji

D. Nowy stan służby

E. Komentarz

F. Podstawa prawna

G. Uzasadnienie

H. Pouczenie

I. Adresaci wyciągów z rozkazu

J. Osoba sporządzająca formularz.

I.2.2. Część A. Dane identyfikacyjne

1. W części A. Dane identyfikacyjne wpisuje się: stopień wojskowy, nazwisko, imię (imiona) i imię ojca oraz numer ewidencyjny PESEL żołnierza, którego dotyczy.

2. Do stopni wojskowych żołnierzy stosuje się przepisy art. 27 ust. 1 i art. 122 ustawy oraz przepisy rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej, o którym mowa w art. 137 ustawy.

I.2.3. Część B. Aktualny stan służby

1. Aktualny stan służby określa się dla wszystkich formuł decyzji z wyłączeniem przypadków, gdy dotyczy ona powołania do zawodowej służby wojskowej.

2. Jeżeli żołnierz pełni służbę na stanowisku służbowym i jeżeli formuła decyzji dotyczy:

1) wyznaczenia na stanowisko służbowe,

2) zaliczenia do etatowego stanu zmiennego słuchaczy,

3) przeniesienia do dyspozycji,

4) przeniesienia do rezerwy kadrowej,

5) kierowania do pełnienia służby w składzie polskiego kontyngentu wojskowego w misji specjalnej organizacji międzynarodowej,

6) kierowania na szkolenie,

7) zwolnienia z zawodowej służby wojskowej lub skreślenia z ewidencji wojskowej,

w aktualnym stanie służby określa się stanowisko służbowe, na którym żołnierz pełni służbę – zgodnie z zasadami określonymi w pkt 4.

3. Jeżeli formuła decyzji dotyczy:

1) kierowania na ostatnio zajmowane stanowisko służbowe w macierzystej jednostce wojskowej po zakończeniu lub odwołaniu od pełnienia służby w składzie polskiego kontyngentu wojskowego w misji specjalnej organizacji międzynarodowej,

2) kierowania na ostatnio zajmowane stanowisko służbowe w macierzystej jednostce wojskowej po zakończeniu lub odwołaniu ze szkolenia,

w aktualnym stanie służby określa się, odpowiednio, stanowisko w składzie kontyngentu lub wojskową placówkę edukacyjną, w której żołnierz odbywał szkolenie – zgodnie z zasadami określonymi w pkt 4.

4. Jeżeli żołnierz pełni służbę na stanowisku służbowym i jeżeli formuła decyzji dotyczy sytuacji, o której mowa w pkt 2 lub 3, w aktualnym stanie służby wpisuje się:

1) nazwę stanowiska służbowego i numer identyfikacyjny stanowiska;

2) nazwy komórek organizacyjnych;

3) nazwę jednostki wojskowej;

4) odpowiednio: nazwę pionu kadrowego lub miejsce pełnienia służby, w zależności od tego, czy żołnierz pełni służbę w kraju, czy za granicą;

5) stopień etatowy, poprzedzony skrótem „STE:”;

6) numer specjalności wojskowej, poprzedzony skrótem „SW:”; jeżeli stanowisko jest opisane dwiema specjalnościami, numer pierwszej specjalności wpisuje się po skrócie „SW-1:”, a po skrócie „SW-2:” wpisuje się numer drugiej specjalności wojskowej;

7) kod wymaganych kwalifikacji, poprzedzony skrótem „WK:”;

8) grupę uposażenia, poprzedzoną literą „U:”.

5. Jeżeli żołnierz pełni służbę w dyspozycji lub rezerwie kadrowej, w aktualnym stanie służby wpisuje się:

1) odpowiednio: „DYSPOZYCJA” lub „REZERWA KADROWA”;

2) nazwę stanowiska służbowego i nazwę jednostki wojskowej dowódcy;

3) nazwę pionu kadrowego.

I.2.4. Część C. Formuła decyzji

1. W formularzu wpisuje się jedną formułę decyzji – z zastrzeżeniem pkt 2.

2. W następujących sytuacjach w formularzu wpisuje się dwie formuły decyzji:

1) powołanie do zawodowej służby wojskowej i wyznaczenie na stanowisko służbowe;

2) wyznaczenie na stanowisko służbowe z jednoczesnym kierowaniem na szkolenie;

3) zwolnienie z zawodowej służby wojskowej wskutek upływu terminu wypowiedzenia stosunku służbowego dokonanego przez żołnierza zawodowego lub przez organ wojskowy z jednoczesnym przeniesieniem żołnierza do dyspozycji właściwego dowódcy przez okres wypowiedzenia.

3. Redagowanie formuły decyzji polega na wybraniu wzoru z „Wykazu podstaw prawnych oraz przykładów formuł decyzji, komentarzy i pouczeń w decyzjach (rozkazach) personalnych w sprawach dotyczących powoływania do zawodowej służby wojskowej, wyznaczania na stanowiska służbowe oraz zwalniania z zawodowej służby wojskowej i skreślania z ewidencji wojskowej”.

4. Jeżeli wybrana formuła decyzji zawiera fragmenty wykropkowane lub nadmiarowe, uzupełnia się jej treść lub usuwa się zbędne fragmenty.

5. Wykaz, o którym mowa w pkt 3, publikuje się na stronie internetowej departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr. Dyrektor departamentu jest odpowiedzialny za zapewnienie aktualności wykazu.

6. Jeżeli formuła decyzji dotyczy zwolnienia z zawodowej służby wojskowej lub skreślenia z ewidencji wojskowej, w formularzu określa się zobowiązania finansowe wojska wobec zwalnianego żołnierza.

I.2.5. Część D. Nowy stan służby

1. Nowy stan służby określa się dla wszystkich formuł decyzji dotyczących wyznaczenia na stanowisko, z wyjątkiem przypadków, gdy dotyczy ona:

1) kierowania na ostatnio zajmowane stanowisko służbowe w macierzystej jednostce wojskowej po zakończeniu lub odwołaniu od pełnienia służby w składzie polskiego kontyngentu wojskowego w misji specjalnej organizacji międzynarodowej;

2) kierowania na ostatnio zajmowane stanowisko służbowe w macierzystej jednostce wojskowej po zakończeniu lub odwołaniu ze szkolenia;

3) uchylenia decyzji dotyczącej wyznaczenia na stanowisko.

2. Jeżeli formuła decyzji dotyczy:

a) wyznaczenia na stanowisko służbowe,

b) kierowania do pełnienia służby w składzie polskiego kontyngentu wojskowego w misji specjalnej organizacji międzynarodowej,

w nowym stanie służby wpisuje się:

1) nazwę i identyfikator jednostki wojskowej oraz nazwę pionu kadrowego;

2) kraj – miejsce pełnienia służby;

3) podległość organizacyjną jednostki wojskowej;

4) nazwę i kod stanowiska służbowego; jeżeli stanowisko jest opisane w etacie dwiema nazwami – wpisuje się nazwy i kody obydwu;

5) numer identyfikacyjny stanowiska;

6) rodzaj stanowiska;

7) wskaźnik określający, czy stanowisko jest przeznaczone dla dowódcy jednostki wojskowej;

8) nazwy i kody komórek organizacyjnych;

9) stopień etatowy (STE);

10) numer (lub numery) specjalności wojskowych (SW-1 i SW-2);

11) kod wymaganych kwalifikacji (WK);

12) grupę uposażenia (U);

13) datę wyznaczenia (datę początkową obowiązywania decyzji);

14) datę, do której decyzja będzie obowiązywać (datę końcową obowiązywania decyzji).

3. Jeżeli formuła decyzji dotyczy:

a) zaliczenia do etatowego stanu zmiennego słuchaczy,

b) kierowania na szkolenie,

w nowym stanie służby wpisuje się:

1) nazwę i identyfikator jednostki wojskowej (wojskowej placówki edukacyjnej) oraz nazwę pionu kadrowego;

2) kraj – miejsce szkolenia;

3) podległość organizacyjną jednostki wojskowej (wojskowej placówki edukacyjnej);

4) nazwę stanowiska służbowego („SŁUCHACZ”);

5) kierunek szkolenia i czas trwania (ilość miesięcy) szkolenia;

6) datę rozpoczęcia szkolenia (datę początkową obowiązywania decyzji);

7) datę zakończenia szkolenia (datę końcową obowiązywania decyzji).

4. Jeżeli formuła decyzji dotyczy:

a) przeniesienia do dyspozycji,

b) przeniesienia do rezerwy kadrowej,

w nowym stanie służby wpisuje się:

1) nazwę stanowiska służbowego dowódcy oraz nazwę i identyfikator jednostki wojskowej, a także nazwę pionu kadrowego;

2) nazwę jednostki wojskowej – miejsca wykonywania obowiązków służbowych;

3) nazwę jednostki wojskowej – miejsca zaopatrzenia logistycznego i finansowego;

4) datę przeniesienia do dyspozycji lub rezerwy kadrowej (datę początkową obowiązywania decyzji);

5) datę końcową przebywania w dyspozycji lub w rezerwie kadrowej (datę końcową obowiązywania decyzji).

5. Nazwę i identyfikator jednostki wojskowej wpisuje się z etatu.

6. Nazwę pionu kadrowego wpisuje się na podstawie wykazu stanowiącego załącznik nr 3 do instrukcji lit. B.

7. Podległość organizacyjną jednostki wojskowej wpisuje się na podstawie wykazu stanowiącego załącznik nr 3 do instrukcji lit. D.

8. Nazwę i kod stanowiska służbowego wpisuje się z etatu.

9. Numer identyfikacyjny stanowiska wpisuje się z etatu. Numer identyfikacyjny stanowiska określa się na podstawie numeru etatu, kodu struktury, numeru komórki i liczby porządkowej zapisu.

10. Rodzaj stanowiska wpisuje się z etatu (rodzaj wierszozapisu).

11. Nazwy i kody komórek organizacyjnych wpisuje się z etatu.

12. Stopień etatowy, numery specjalności wojskowych, kod wymaganych kwalifikacji i grupę uposażenia wpisuje się z etatu.

13. Kierunek szkolenia wpisuje się na podstawie „Indeksu wyszkolenia (wykształcenia) wojskowego, wykształcenia cywilnego oraz tytułów i stopni naukowych”, zwanego dalej „indeksem wyszkolenia”.

14. Indeks wyszkolenia publikuje się na stronie internetowej departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr. Dyrektor departamentu jest odpowiedzialny za zapewnienie aktualności indeksu.

I.2.6. Część E. Komentarz

1. Komentarz stanowi uzupełnienie treści zapisanych w formule decyzji i w nowym stanie służby.

2. Redagowanie komentarza polega na wybraniu wzoru z wykazu, o którym mowa w części I.2.4 pkt 3.

3. Przepis pkt 4 w części I.2.4 stosuje się odpowiednio do treści komentarza.

I.2.7. Część F. Podstawa prawna

1. Redagowanie podstawy prawnej polega na wybraniu wzoru z wykazu, o którym mowa w części I.2.4 pkt 3.

2. Przepis pkt 4 w części I.2.4 stosuje się odpowiednio do treści podstawy prawnej.

I.2.8. Część H. Pouczenie

1. Redagowanie pouczenia polega na wybraniu wzoru z wykazu, o którym mowa w części I.2.4 pkt 3.

2. Przepis pkt 4 w części I.2.4 stosuje się odpowiednio do treści pouczenia.

I.2.9. Część I. Adresaci wyciągów z rozkazu

W części I. Adresaci wyciągów z rozkazu wpisuje się nazwy i adresy jednostek wojskowych, do których wysyła się wyciąg z rozkazu.

I.2.10.Część J. Osoba sporządzająca formularz

W części J. Osoba sporządzająca formularz wpisuje się: stopień wojskowy, nazwisko i imię oraz numer telefonu służbowego osoby, która sporządziła formularz.

I.3. Zawartość informacyjna i zasady sporządzania porozumienia

I.3.1. Zawartość informacyjna porozumienia

W porozumieniu wyodrębnia się następujące grupy informacji:

– nazwę jednostki wojskowej – miejsce sporządzenia porozumienia

A. Dane identyfikacyjne

B. Aktualny stan służby

C. Nowy stan służby.

I.3.2. Część A. Dane identyfikacyjne

Do wypełniania części A. Dane identyfikacyjne stosuje się przepisy określone w części I.2.2.

I.3.3. Część B. Aktualny stan służby

Do wypełniania części B. Aktualny stan służby stosuje się przepisy określone w części I.2.3 pkt 4 i 5.

I.3.4. Część C. Nowy stan służby

Do wypełniania części C. Nowy stan służby stosuje się przepisy określone w części I.2.5 pkt 2.

II. Sporządzanie rozkazu i wyciągu z rozkazu

II.1. Zasady ogólne

1. Rozkaz personalny (decyzję personalną), zwany dalej „rozkazem”, sporządza się – z zastrzeżeniem pkt 7 – na podstawie formularza i porozumienia, o których mowa w części I.1 pkt 1.

2. Punkt rozkazu dotyczy jednego żołnierza – z zastrzeżeniem pkt 7.

3. Punkty rozkazu występują w rozkazie w porządku alfabetycznym nazwisk żołnierzy – z zastrzeżeniem pkt 7.

4. Jeżeli instrukcja nie stanowi inaczej, treść rozkazu redaguje się wielkimi literami.

5. Jeżeli instrukcja nie stanowi inaczej, w treści rozkazu nie dopuszcza się stosowania skrótów.

6. Jeżeli instrukcja nie stanowi inaczej, daty występujące w treści rozkazu należy wpisywać w formacie: dzień – nazwa miesiąca – rok, np. 23 listopada 2009 r.

7. Rozkazy dotyczące:

a) powołania do zawodowej służby wojskowej słuchaczy wojskowych placówek edukacyjnych,

b) kierowania żołnierzy na ostatnio zajmowane stanowiska służbowe w macierzystych jednostkach wojskowych po zakończeniu lub odwołaniu ze szkolenia,

c) kierowania żołnierzy na ostatnio zajmowane stanowiska służbowe w macierzystych jednostkach wojskowych po zakończeniu lub odwołaniu od pełnienia służby w składzie polskiego kontyngentu wojskowego w misji specjalnej organizacji międzynarodowej,

redaguje się zgodnie z następującymi zasadami:

1) rozkaz sporządza się na podstawie wykazów imiennych żołnierzy;

2) w rozkazie występują grupy punktów rozkazu;

3) identyczne dla grupy punktów treści dotyczące: aktualnego stanu służby, formuły decyzji i nowego stanu służby tworzą główkę grupy;

4) identyczne dla grupy punktów treści dotyczące: podstawy prawnej, uzasadnienia i pouczenia tworzą stopkę grupy;

5) pomiędzy główką a stopką grupy, w kolejnych wierszach, występują w porządku alfabetycznym nazwisk żołnierzy: numer punktu rozkazu i dane identyfikacyjne żołnierza.

II.2. Struktura i zawartość informacyjna rozkazu

II.2.1. Struktura rozkazu

W rozkazie wyróżnia się:

1) część początkową (główkę rozkazu);

2) część decyzyjną, składającą się z punktów rozkazu;

3) część końcową (stopkę rozkazu).

II.2.2. Główka rozkazu

1. W główce rozkazu wyróżnia się:

1) dane jednostki wojskowej dowódcy podpisującego rozkaz;

2) miejsce sporządzenia i datę podpisania rozkazu;

3) nazwę i numer rozkazu.

2. W części, o której mowa w pkt 1 ppkt 1, wyróżnia się:

1) nazwę jednostki wojskowej, w której sporządzany jest rozkaz,

2) nazwę pionu kadrowego,

pisane wielkimi literami, każda od nowego wiersza, w lewym górnym narożniku pierwszej strony rozkazu.

3. W części, o której mowa w pkt 1 ppkt 2, wpisuje się:

1) miejsce (miejscowość) stacjonowania jednostki wojskowej dowódcy podpisującego rozkaz,

2) datę podpisania rozkazu, w formacie: rok – miesiąc – dzień, np. 1996-09-15,

w prawym górnym narożniku pierwszej strony rozkazu.

4. Dopuszcza się stosowanie następujących nazw rozkazów:

1) decyzja Ministra Obrony Narodowej;

2) rozkaz personalny Dyrektora Departamentu Kadr;

3) rozkaz personalny Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego;

4) rozkaz personalny,

przy czym w przypadku rozkazu personalnego, za nazwą rozkazu wpisuje się, od nowego wiersza, nazwy stanowiska służbowego i jednostki wojskowej dowódcy podpisującego rozkaz.

5. Numer rozkazu wpisuje się po nazwie rozkazu. Numer rozkazu określa klauzulę tajności rozkazu, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

II.2.3. Część decyzyjna rozkazu

1. Część decyzyjna rozkazu składa się z punktów rozkazu.

2. Na zawartość informacyjną punktu rozkazu składają się:

1) numer punktu rozkazu;

2) dane identyfikacyjne żołnierza;

3) aktualny stan służby;

4) formuła decyzji;

5) nowy stan służby;

6) komentarz;

7) podstawa prawna;

8) uzasadnienie;

9) pouczenie;

10) informacje w postaci zakodowanej.

II.2.4. Stopka rozkazu

1. W stopce oryginału rozkazu wpisuje się: nazwę stanowiska służbowego oraz stopień wojskowy, imię i nazwisko dowódcy podpisującego rozkaz.

2. W stopce kopii rozkazu po wyrażeniu „/ – /” wpisuje się stopień wojskowy, imię i nazwisko dowódcy.

II.3. Redagowanie punktu rozkazu

II.3.1. Numer punktu rozkazu i dane identyfikacyjne żołnierza

1. Numer punktu rozkazu i dane identyfikacyjne żołnierza wpisuje się w jednym wierszu.

2. Dane identyfikacyjne żołnierza redaguje się na podstawie części A formularza lub porozumienia.

3. Nazwisko i imię (imiona) żołnierza wpisuje się w pierwszym przypadku. Imię ojca wpisuje się w drugim przypadku, poprzedzając je literą „s.” lub „c”.

4. Numer ewidencyjny PESEL poprzedza się wyrazem „PESEL:”.

II.3.2. Aktualny stan służby

1. Aktualny stan służby redaguje się na podstawie części B formularza lub porozumienia. Każdy wiersz rozpoczyna się znakiem „–”.

2. Jeżeli żołnierz pełni służbę na stanowisku służbowym i jeżeli formuła decyzji dotyczy:

1) wyznaczenia na stanowisko służbowe,

2) zaliczenia do etatowego stanu zmiennego słuchaczy,

3) przeniesienia do dyspozycji,

4) przeniesienia do rezerwy kadrowej,

5) kierowania do pełnienia służby w składzie polskiego kontyngentu wojskowego w misji specjalnej organizacji międzynarodowej,

6) kierowania na szkolenie,

7) zwolnienia z zawodowej służby wojskowej lub skreślenia z ewidencji wojskowej,

w aktualnym stanie służby opisuje się stanowisko służbowe, na którym żołnierz pełni służbę – zgodnie z zasadami określonymi w pkt 3.

3. Jeżeli żołnierz pełni służbę na stanowisku służbowym i jeżeli formuła decyzji dotyczy sytuacji, o której mowa w pkt 2, w aktualnym stanie służby wpisuje się w kolejnych wierszach:

1) nazwę stanowiska służbowego, a za nią w nawiasach i po skrócie „NIS:”, numer identyfikacyjny stanowiska;

2) nazwy komórek organizacyjnych, każdą od nowego wiersza;

3) nazwę jednostki wojskowej, a za nią, w nawiasach, odpowiednio: nazwę pionu kadrowego lub miejsce pełnienia służby, w zależności od tego, czy żołnierz pełni służbę w kraju, czy za granicą.

4. Jeżeli formuła decyzji dotyczy:

1) kierowania na ostatnio zajmowane stanowisko służbowe w macierzystej jednostce wojskowej po zakończeniu lub odwołaniu od pełnienia służby w składzie polskiego kontyngentu wojskowego w misji specjalnej organizacji międzynarodowej,

2) kierowania na ostatnio zajmowane stanowisko służbowe w macierzystej jednostce wojskowej po zakończeniu lub odwołaniu ze szkolenia,

w aktualnym stanie służby wpisuje się nazwę pionu kadrowego, ujętą w nawiasy.

5. Jeżeli żołnierz pozostaje w dyspozycji lub w rezerwie kadrowej, w aktualnym stanie służby wpisuje się w kolejnych wierszach:

1) odpowiednio: „DYSPOZYCJA” lub „REZERWA KADROWA”;

2) nazwę stanowiska służbowego i nazwę jednostki wojskowej dowódcy, a za nimi, w nawiasach, nazwę pionu kadrowego.

II.3.3. Formuła decyzji

1. W punkcie rozkazu występuje jedna formuła decyzji – z zastrzeżeniem pkt 2.

2. W następujących przypadkach punkt rozkazu może zawierać dwie formuły decyzji:

1) powołanie do zawodowej służby wojskowej i wyznaczenie na stanowisko służbowe;

2) wyznaczenie na stanowisko służbowe z jednoczesnym kierowaniem na szkolenie;

3) zwolnienie z zawodowej służby wojskowej wskutek upływu terminu wypowiedzenia stosunku służbowego dokonanego przez żołnierza zawodowego lub przez organ wojskowy z jednoczesnym przeniesieniem żołnierza do dyspozycji właściwego dowódcy przez okres wypowiedzenia.

3. Formułę (formuły) decyzji przepisuje się z części C formularza.

II.3.4. Nowy stan służby

1. Jeżeli w punkcie rozkazu występuje jedna formuła decyzji, nowy stan służby redaguje się na podstawie części D formularza.

2. Jeżeli punkt rozkazu dotyczy powołania do zawodowej służby wojskowej i wyznaczenia na stanowisko służbowe, nowy stan służby redaguje się na podstawie części D formularza lub części C porozumienia.

3. Jeżeli w punkcie rozkazu występują dwie formuły decyzji, nowy stan służby redaguje się w następujący sposób:

1) po wpisaniu pierwszej formuły decyzji – redaguje się pierwszą część nowego stanu służby, na podstawie części D formularza;

2) następnie wpisuje się drugą formułę decyzji, a po niej drugą część nowego stanu służby.

4. Jeżeli formuła decyzji dotyczy:

a) wyznaczenia na stanowisko służbowe,

b) kierowania do pełnienia służby w składzie polskiego kontyngentu wojskowego w misji specjalnej organizacji międzynarodowej,

w nowym stanie służby wpisuje się w kolejnych wierszach:

1) nazwę stanowiska służbowego, a za nią, w nawiasach i po skrócie „NIS:”, numer identyfikacyjny stanowiska; jeżeli we wniosku występują dwie nazwy stanowiska, wpisuje się obydwie, rozdzielając je znakiem „–”;

2) nazwy komórek organizacyjnych, każdą od nowego wiersza;

3) nazwę jednostki wojskowej, a za nią, w nawiasach, odpowiednio: nazwę pionu kadrowego lub miejsce pełnienia służby, w zależności od tego, czy wyznaczenie następuje na stanowisko służbowe w kraju, czy za granicą;

4) rozdzielone znakiem „ ,” (przecinek):

– stopień etatowy, poprzedzony skrótem „STE:”,

– numer specjalności wojskowej, poprzedzony skrótem „SW:”; jeżeli stanowisko jest opisane dwiema specjalnościami, wpisuje się obydwie, poprzedzając je skrótami „SW-1:” i „SW-2:” i rozdzielając znakiem „ ,” (przecinek),

– kod wymaganych kwalifikacji, poprzedzony skrótem „WK:”,

– grupę uposażenia, poprzedzoną literą „U:”.

5. Jeżeli formuła decyzji dotyczy:

a) zaliczenia do etatowego stanu zmiennego słuchaczy,

b) kierowania na szkolenie,

w nowym stanie służby wpisuje się w kolejnych wierszach:

1) nazwę stanowiska służbowego („SŁUCHACZ”);

2) nazwę placówki edukacyjnej, a za nią w nawiasach, odpowiednio: nazwę pionu kadrowego lub miejsce szkolenia, w zależności od tego, czy odbywa się ono w kraju, czy za granicą.

6. Jeżeli formuła decyzji dotyczy:

a) przeniesienia do dyspozycji,

b) przeniesienia do rezerwy kadrowej,

w nowym stanie służby wpisuje się w kolejnych wierszach:

1) odpowiednio: „DYSPOZYCJA” lub „REZERWA KADROWA”;

2) nazwę stanowiska służbowego i nazwę jednostki wojskowej dowódcy, a za nimi, w nawiasach, nazwę pionu kadrowego;

3) nazwę jednostki wojskowej – miejsca wykonywania obowiązków służbowych;

4) nazwę jednostki wojskowej – miejsca zaopatrzenia logistycznego i finansowego.

7. Jeżeli formuła decyzji dotyczy:

1) kierowania na ostatnio zajmowane stanowisko służbowe w macierzystej jednostce wojskowej po zakończeniu lub odwołaniu od pełnienia służby w składzie polskiego kontyngentu wojskowego w misji specjalnej organizacji międzynarodowej,

2) kierowania na ostatnio zajmowane stanowisko służbowe w macierzystej jednostce wojskowej po zakończeniu lub odwołaniu ze szkolenia,

w nowym stanie służby wpisuje się nazwę pionu kadrowego, ujętą w nawiasy.

II.3.5. Komentarz

Komentarz przepisuje się z części E formularza.

II.3.6. Podstawa prawna

Podstawę prawną przepisuje się z części F formularza, umieszczając na początku wyrazy „PODSTAWA PRAWNA:”.

II.3.7. Uzasadnienie

Uzasadnienie przepisuje się z części G formularza, umieszczając na początku wyraz „UZASADNIENIE:”.

II.3.8. Pouczenie

Pouczenie przepisuje się z części H formularza, umieszczając na początku wyraz „POUCZENIE:”.

II.3.9. Informacje w postaci zakodowanej

Zasady wpisywania informacji w postaci zakodowanej są określone w części III instrukcji.

II.4. Struktura i zawartość informacyjna wyciągu z rozkazu

II.4.1. Struktura wyciągu z rozkazu

W wyciągu z rozkazu wyróżnia się:

1) część początkową (główkę wyciągu z rozkazu);

2) część decyzyjną, składającą się z punktów rozkazu;

3) część końcową (stopkę wyciągu z rozkazu).

II.4.2. Główka wyciągu z rozkazu

1. W główce wyciągu z rozkazu wyróżnia się:

1) dane jednostki wojskowej dowódcy podpisującego rozkaz;

2) miejsce sporządzenia i datę podpisania rozkazu;

3) dane adresata wyciągu;

4) nazwę i numer rozkazu.

2. Zawartość informacyjna i rozmieszczenie w wyciągu danych, o których mowa w pkt 1 ppkt 1, 2 i 4, są identyczne jak w rozkazie.

3. Nazwa i numer rozkazu występują po wyrażeniu „WYCIĄG Z”.

4. Postać danych, o których mowa w pkt 1 ppkt 3, określa dowódca jednostki wojskowej.

II.4.3. Część decyzyjna wyciągu z rozkazu

1. Część decyzyjna wyciągu z rozkazu składa się z punktów rozkazu przeznaczonych dla adresata wyciągu, zgodnie z częścią I formularza.

2. W wyciągu z rozkazu nie występują informacje w postaci zakodowanej.

II.4.4. Stopka wyciągu z rozkazu

Postać stopki wyciągu z rozkazu jest identyczna jak postać stopki kopii rozkazu.

III. Kodowanie informacji w rozkazie

III.1. Zasady ogólne

1. W organach kadrowych prowadzących ewidencję wojskową żołnierzy zawodowych z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, w rozkazie personalnym nie umieszcza się informacji w postaci zakodowanej.

2. Kodowaniu podlegają tylko sytuacje, o których mowa w instrukcji.

3. Zakodowaną treść punktu rozkazu tworzą wiersze kodowe.

4. Wiersze kodowe występują bezpośrednio pod treścią punktu rozkazu.

5. Jeżeli instrukcja nie stanowi inaczej, występowanie kodu w wierszu kodowym jest obowiązkowe.

6. Na początku wiersza kodowego oraz po każdym kodzie wpisuje się separator „/”.

7. Jeżeli występowanie kodu jest nieobowiązkowe i kod nie zostanie wpisany, wpisuje się separator.

8. Kody: komórek organizacyjnych, rodzaju wierszozapisu, stanowisk, stopni etatowych, specjalności wojskowych i wymaganych kwalifikacji – wpisuje się z etatu.

9. Kod kierunku szkolenia wpisuje się z indeksu wyszkolenia. Wpisanie kodu jest obowiązkowe w organach kadrowych dysponujących indeksem.

III.2. Kodowanie rozkazu dotyczącego powołania do zawodowej służby wojskowej

1. Jeżeli formuła decyzji dotyczy powołania do zawodowej służby wojskowej, treść rozkazu koduje się, wpisując:

1) kod formuły decyzji {załącznik nr 2 do instrukcji lit. A);

2) kod podstawy powołania do zawodowej służby wojskowej (załącznik nr 2 do instrukcji lit. B);

3) kod charakteru służby zawodowej (załącznik nr 2 do instrukcji lit. C);

4) kod źródła doboru do zawodowej służby wojskowej (załącznik nr 2 do instrukcji lit. D).

2. Jeżeli formuła decyzji dotyczy zmiany decyzji o powołaniu do zawodowej służby wojskowej, treść rozkazu koduje się, wpisując:

1) kod formuły decyzji (załącznik nr 2 do instrukcji lit. A);

2) kod podstawy powołania do zawodowej służby wojskowej (załącznik nr 2 do instrukcji lit. B);

3) kod charakteru służby zawodowej (załącznik nr 2 do instrukcji lit. C);

4) kod źródła doboru do zawodowej służby wojskowej (załącznik nr 2 do instrukcji lit. D);

5) kod formuły decyzji o powołaniu do zawodowej służby wojskowej (załącznik nr 2 do instrukcji lit. A).

3. Jeżeli formuła decyzji dotyczy powołania do zawodowej służby wojskowej i wyznaczenia na stanowisko służbowe, treść rozkazu koduje się zgodnie z następującymi zasadami:

1) w pierwszym wierszu kodowym koduje się rozkaz w części dotyczącej powołania do zawodowej służby wojskowej (pkt 1);

2) w kolejnych wierszach kodowych koduje się rozkaz w części dotyczącej wyznaczenia na stanowisko służbowe (część III.3 pkt 1).

III.3. Kodowanie rozkazu dotyczącego wyznaczenia na stanowisko

1. Jeżeli formuła decyzji dotyczy:

a) wyznaczenia na stanowisko służbowe,

b) kierowania do pełnienia służby w składzie polskiego kontyngentu wojskowego w misji specjalnej organizacji międzynarodowej,

treść rozkazu koduje się, wpisując:

1) w pierwszym wierszu kodowym:

– kod formuły decyzji (załącznik nr 3 do instrukcji lit. A);

– miejsce pełnienia służby (załącznik nr 3 do instrukcji lit. C);

– kod podległości organizacyjnej (załącznik nr 3 do instrukcji lit. D);

– identyfikator jednostki wojskowej,

– numer identyfikacyjny stanowiska,

– kod rodzaju wierszozapisu (RW),

– kody komórek organizacyjnych (maksymalnie 5);

2) w drugim wierszu kodowym:

– kody stanowisk (maksymalnie 2),

– numery specjalności wojskowych (maksymalnie 2),

– kod stopnia etatowego,

– kod wymaganych kwalifikacji.

2. Jeżeli formuła decyzji dotyczy:

a) zaliczenia do etatowego stanu zmiennego słuchaczy,

b) kierowania na szkolenie,

treść rozkazu koduje się, wpisując:

1) kod formuły decyzji (załącznik nr 3 do instrukcji lit. A);

2) miejsce pełnienia służby (załącznik nr 3 do instrukcji lit. C);

3) kod podległości organizacyjnej (załącznik nr 3 do instrukcji lit. D);

4) identyfikator jednostki wojskowej – wojskowej placówki edukacyjnej;

5) kod kierunku szkolenia;

6) kod rodzaju wierszozapisu (RW).

3. Jeżeli formuła decyzji dotyczy:

a) przeniesienia do dyspozycji,

b) przeniesienia do rezerwy kadrowej,

treść rozkazu koduje się, wpisując:

1) kod formuły decyzji (załącznik nr 3 do instrukcji lit. A);

2) miejsce pełnienia służby (załącznik nr 3 do instrukcji lit. C);

3) kod podległości organizacyjnej (załącznik nr 3 do instrukcji lit. D);

4) identyfikator jednostki wojskowej.

4. Jeżeli formuła decyzji dotyczy:

a) uchylenia decyzji, o której mowa w pkt 1–3,

b) kierowania na ostatnio zajmowane stanowisko służbowe w macierzystej jednostce wojskowej po zakończeniu lub odwołaniu od pełnienia służby w składzie polskiego kontyngentu wojskowego w misji specjalnej organizacji międzynarodowej,

c) kierowania na ostatnio zajmowane stanowisko służbowe w macierzystej jednostce wojskowej po zakończeniu lub odwołaniu ze szkolenia,

treść rozkazu koduje się, wpisując kod formuły decyzji (załącznik nr 3 do instrukcji lit. A).

5. Jeżeli w punkcie rozkazu występują dwie formuły decyzji, przy czym pierwsza z nich dotyczy wyznaczenia na stanowisko służbowe, a druga – kierowania na szkolenie, treść rozkazu koduje się zgodnie z następującymi zasadami:

1) w dwóch pierwszych wierszach kodowych koduje się pierwszą decyzję (pkt 1);

2) w kolejnym wierszu koduje się drugą decyzję (pkt 2).

6. Jeżeli formuła decyzji dotyczy uchylenia decyzji, o której mowa w pkt 5, treść rozkazu koduje się zgodnie z następującymi zasadami:

1) w pierwszym wierszu kodowym koduje się uchylenie pierwszej decyzji (pkt 4);

2) w drugim wierszu koduje się drugą decyzję (pkt 4).

III.4. Kodowanie rozkazu dotyczącego zwolnienia z zawodowej służby wojskowej lub skreślenia z ewidencji wojskowej

1. Jeżeli formuła decyzji dotyczy zwolnienia z zawodowej służby wojskowej lub skreślenia z ewidencji wojskowej, treść rozkazu koduje się, wpisując:

1) kod formuły decyzji (załącznik nr 4 do instrukcji lit. A);

2) kod podstawy zwolnienia z zawodowej służby wojskowej lub skreślenia z ewidencji wojskowej (załącznik nr 4 do instrukcji lit. B);

3) kod stanu w rezerwie (załącznik nr 4 do instrukcji lit. C);

4) kod zobowiązań finansowych wojska wobec żołnierza zwolnionego z zawodowej służby wojskowej lub skreślonego z ewidencji wojskowej (załącznik nr 4 do instrukcji lit. D).

2. Jeżeli formuła decyzji dotyczy zmiany decyzji o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej lub skreśleniu z ewidencji wojskowej, treść rozkazu koduje się, wpisując:

1) kod formuły decyzji (załącznik nr 4 do instrukcji lit. A);

2) kod podstawy zwolnienia z zawodowej służby wojskowej lub skreślenia z ewidencji wojskowej (załącznik nr 4 do instrukcji lit. B);

3) kod stanu w rezerwie (załącznik nr 4 do instrukcji lit. C);

4) kod zobowiązań finansowych wojska wobec żołnierza zwolnionego z zawodowej służby wojskowej lub skreślonego z ewidencji wojskowej (załącznik nr 4 do instrukcji lit. D);

5) kod formuły decyzji o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej lub skreśleniu z ewidencji wojskowej (załącznik nr 4 do instrukcji lit. A).

3. Jeżeli formuła decyzji dotyczy uchylenia decyzji o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej lub skreśleniu z ewidencji wojskowej, treść rozkazu koduje się, wpisując:

1) kod formuły decyzji (załącznik nr 4 do instrukcji lit. A);

2) kod formuły decyzji o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej lub skreśleniu z ewidencji wojskowej (załącznik nr 4 do instrukcji lit. A).

4. Jeżeli w punkcie rozkazu występują dwie formuły decyzji, przy czym pierwsza z nich dotyczy zwolnienia z zawodowej służby wojskowej wskutek upływu terminu wypowiedzenia stosunku służbowego dokonanego przez żołnierza zawodowego lub przez organ wojskowy, a druga – przeniesienia żołnierza do dyspozycji właściwego dowódcy przez okres wypowiedzenia, treść rozkazu koduje się zgodnie z następującymi zasadami:

1) w pierwszym wierszu kodowym koduje się pierwszą decyzję (pkt 1);

2) w drugim wierszu koduje się drugą decyzję (część III.3 pkt 3).

IV. Załączniki

FORMULARZ

POROZUMIENIE W SPRAWIE
wyznaczenia na stanowisko służbowe

Załącznik nr 12

INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA ROZKAZÓW PERSONALNYCH O MIANOWANIU ŻOŁNIERZY ZAWODOWYCH I KANDYDATÓW NA ŻOŁNIERZY ZAWODOWYCH NA STOPNIE WOJSKOWE ORAZ O NADAWANIU MEDALI RESORTOWYCH, A TAKŻE KODOWANIA INFORMACJI W TYCH ROZKAZACH

I. Zasady ogólne

1. Rozkazy personalne o:

1) mianowaniu żołnierzy zawodowych i kandydatów na żołnierzy zawodowych na stopnie wojskowe sporządzają organy wojskowe, o których mowa w art. 32 ust. 1, 3 i 4 ustawy;

2) nadawaniu medali resortowych sporządza dyrektor departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr.

2. Rozkazy personalne, o których mowa w:

1) pkt 1 ppkt 1, sporządza się na podstawie wniosków i wykazów, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Obrony Narodowej wydanym na podstawie art. 16 ustawy z dnia 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych (Dz. U. z 2008 r. Nr 141, poz. 892, z późn, zm.);

2) pkt 1 ppkt 2, sporządza się na podstawie wniosków, o których mowa w rozporządzeniach Ministra Obrony Narodowej wydanych na podstawie: art. 3 ustawy z dnia 21 kwietnia 1966 r. o ustanowieniu medalu „Za udział w walkach o Berlin” i medalu „Za zasługi dla obronności kraju” (Dz. U. Nr 14, poz. 85, z późn. zm.), art. 6 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o ustanowieniu Medalu „Siły Zbrojne w Służbie Ojczyzny” (Dz. U. z 1996 r. Nr 32, poz. 140) oraz art. 7 ustawy z dnia 3 września 1999 r. o ustanowieniu Medalu Wojska Polskiego (Dz. U. Nr 84, poz. 936).

3. W rozkazach personalnych, o których mowa w pkt 1, zwanych dalej „rozkazami personalnymi”, występują grupy punktów.

4. Identyczne dla grupy punktów treści dotyczące formuły decyzji i komentarza tworzą główkę grupy.

5. Po główce grupy, w kolejnych wierszach, występują w porządku alfabetycznym: numer punktu rozkazu i dane identyfikacyjne żołnierza.

6. Jeżeli instrukcja nie stanowi inaczej, treść rozkazu redaguje się wielkimi literami.

7. Jeżeli instrukcja nie stanowi inaczej, w treści rozkazu nie dopuszcza się stosowania skrótów.

8. Jeżeli instrukcja nie stanowi inaczej, daty występujące w treści rozkazu należy wpisywać w formacie: dzień - nazwa miesiąca - rok, np. 23 listopada 1996 r.

II. Struktura i zawartość informacyjna rozkazu

1. W rozkazie wyróżnia się:

1) część początkową (główkę rozkazu);

2) część decyzyjną, składającą się z grup punktów rozkazu;

3) część końcową (stopkę rozkazu).

2. W główce rozkazu wyróżnia się:

1) dane jednostki wojskowej dowódcy podpisującego rozkaz;

2) miejsce sporządzenia i datę podpisania rozkazu;

3) nazwę i numer rozkazu.

3. W części, o której mowa w pkt 2 ppkt 1, wyróżnia się:

1) nazwę jednostki wojskowej, w której sporządzany jest rozkaz,

2) nazwę pionu kadrowego,

pisane wielkimi literami, każda od nowego wiersza, w lewym górnym narożniku pierwszej strony rozkazu.

4. W części, o której mowa w pkt 2 ppkt 2, wpisuje się:

1) miejsce (miejscowość) stacjonowania jednostki wojskowej dowódcy podpisującego rozkaz,

2) datę podpisania rozkazu, w formacie: rok-miesiąc-dzień, np. 1996-09-15,

w prawym górnym narożniku pierwszej strony rozkazu.

5. Dopuszcza się stosowanie następujących nazw rozkazów:

1) decyzja Ministra Obrony Narodowej;

2) rozkaz personalny,

przy czym w przypadku rozkazu personalnego, za nazwą rozkazu wpisuje się, od nowego wiersza, nazwy stanowiska służbowego i jednostki wojskowej dowódcy podpisującego rozkaz.

6. Numer rozkazu wpisuje się po nazwie rozkazu. Numer rozkazu określa klauzulę tajności rozkazu, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

7. Część decyzyjna rozkazu składa się z punktów rozkazu.

8. Na zawartość informacyjną punktu rozkazu składają się:

1) formuła decyzji;

2) numer punktu rozkazu;

3) dane identyfikacyjne żołnierza;

4) komentarz;

5) informacje w postaci zakodowanej.

9. W stopce oryginału rozkazu wpisuje się: nazwę stanowiska służbowego oraz stopień wojskowy, imię i nazwisko dowódcy podpisującego rozkaz.

10. W stopce kopii rozkazu po wyrażeniu „/ - /” wpisuje się stopień wojskowy, imię i nazwisko dowódcy.

III. Sporządzanie rozkazu

III. 1. Formuła decyzji

1. W formule decyzji określa się:

1) w rozkazach, o których mowa w części I pkt 1 ppkt 1, podstawę prawną, rodzaj decyzji (załącznik nr 1 do instrukcji lit. A), datę obowiązywania decyzji i stopień wojskowy, na który następuje mianowanie;

2) w rozkazach, o których mowa w części I pkt 1 ppkt 2, podstawę prawną rodzaj decyzji (załącznik nr 1 do instrukcji lit. B), datę obowiązywania decyzji i nazwę medalu resortowego.

2. Redagowanie formuły decyzji polega na wybraniu wzoru z „Wykazu podstaw prawnych oraz przykładów formuł decyzji i komentarzy w rozkazach personalnych o mianowaniu na stopnie wojskowe i nadawaniu medali resortowych”.

3. Jeżeli wybrana formuła decyzji zawiera fragmenty wykropkowane lub nadmiarowe, uzupełnia się jej treść lub usuwa się zbędne fragmenty.

4. Wykaz, o którym mowa w pkt 2, publikuje się na stronie internetowej departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr. Dyrektor departamentu jest odpowiedzialny za zapewnienie aktualności wykazu.

III. 2. Numer punktu rozkazu i dane identyfikacyjne żołnierza

1. Numer punktu rozkazu i dane identyfikacyjne żołnierza wpisuje się w jednym wierszu.

2. Po numerze punktu rozkazu wpisuje się: stopień wojskowy, nazwisko, imię (imiona) i imię ojca oraz rok urodzenia żołnierza.

3. Do stopni wojskowych żołnierzy stosuje się przepisy art. 27 ust. 1 ustawy i przepisy rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej, o którym mowa w art. 137 ustawy.

4. Nazwisko i imię (imiona) żołnierza wpisuje się w pierwszym przypadku. Imię ojca wpisuje się w drugim przypadku, poprzedzając je literą „s.” lub „c”.

5. Rok urodzenia poprzedza się literą „r”.

III. 3. Komentarz

1. Komentarz jest elementem opcjonalnym rozkazu i stanowi uzupełnienie formuły decyzji.

2. Redagowanie komentarza polega na wybraniu wzoru z wykazu, o którym mowa w części III.1 pkt 2.

3. Przepis pkt 3 części 111.1 stosuje się odpowiednio do treści komentarza.

III. 4. Informacje w postaci zakodowanej

1. W organach kadrowych prowadzących ewidencję wojskową żołnierzy zawodowych z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, w rozkazie personalnym nie umieszcza się informacji w postaci zakodowanej.

2. Kodowaniu podlegają tylko sytuacje, o których mowa w instrukcji.

3. Zakodowaną treść punktu rozkazu tworzy wiersz kodowy.

4. Wiersz kodowy występuje bezpośrednio pod treścią punktu (grupy punktów) rozkazu.

5. Jeżeli instrukcja nie stanowi inaczej, występowanie kodu w wierszu kodowym jest obowiązkowe.

6. Na początku wiersza kodowego oraz po każdym kodzie wpisuje się separator „/”.

7. Jeżeli występowanie kodu jest nieobowiązkowe i kod nie zostanie wpisany, wpisuje się separator.

8. W rozkazie, o którym mowa w części I pkt 1 ppkt 1, w wierszu kodowym wpisuje się:

1) kod rodzaju decyzji (załącznik nr 1 do instrukcji lit. A);

2) kod stopnia wojskowego, na który następuje mianowanie;

3) kod korpusu osobowego - występowanie kodu jest nieobowiązkowe.

9. W rozkazie, o którym mowa w części I pkt 1 ppkt 2, w wierszu kodowym wpisuje się:

1) kod rodzaju decyzji {załącznik nr 1 do instrukcji lit. B);

2) kod medalu resortowego (załącznik nr 2 do instrukcji).

10. Kody stopni wojskowych i korpusów osobowych wpisuje się zgodnie z zasadami przyjętymi w systemie teleinformatycznym.

IV. Struktura i zawartość informacyjna wyciągu z rozkazu

1. W wyciągu z rozkazu wyróżnia się:

1) część początkową (główkę wyciągu z rozkazu);

2) część decyzyjną, składającą się z punktów rozkazu;

3) część końcową (stopkę wyciągu z rozkazu).

2. W główce wyciągu z rozkazu wyróżnia się:

1) dane jednostki wojskowej dowódcy podpisującego rozkaz;

2) miejsce sporządzenia i datę podpisania rozkazu;

3) dane adresata wyciągu;

4) nazwę i numer rozkazu.

3. Zawartość informacyjna i rozmieszczenie w wyciągu danych, o których mowa w pkt 2 ppkt 1, 2 i 4, są identyczne jak w rozkazie.

4. Nazwa i numer rozkazu występują po wyrażeniu „WYCIĄG Z”.

5. Postać danych, o których mowa w pkt 2 ppkt 3, określa dowódca jednostki wojskowej.

6. Część decyzyjna wyciągu z rozkazu składa się z punktów rozkazu przeznaczonych dla adresata wyciągu.

7. W wyciągu z rozkazu nie występują informacje w postaci zakodowanej.

8. Postać stopki wyciągu z rozkazu jest identyczna jak postać stopki rozkazu.

V. Załączniki

Załącznik nr 13

INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA ROZKAZÓW PERSONALNYCH O ROZPOCZĘCIU I ZAKOŃCZENIU SZKOLENIA PRZEZ ŻOŁNIERZY ZAWODOWYCH I KANDYDATÓW NA ŻOŁNIERZY ZAWODOWYCH, A TAKŻE KODOWANIA INFORMACJI W TYCH ROZKAZACH

I. Zasady ogólne

1. Rozkaz personalny o rozpoczęciu szkolenia przez żołnierzy zawodowych sporządza się w wojskowej placówce edukacyjnej, jeżeli szkolenie odbywa się bez zwolnienia żołnierzy z zajmowanych stanowisk służbowych.

2. Rozkaz personalny o zakończeniu szkolenia przez żołnierzy zawodowych i kandydatów na żołnierzy zawodowych sporządza się na podstawie protokołów z egzaminów końcowych lub wykazów żołnierzy, którzy ukończyli szkolenie.

3. W rozkazach personalnych, o których mowa w pkt 1 i 2, zwanych dalej „rozkazami personalnymi”, występują grupy punktów.

4. Identyczne dla grupy punktów treści dotyczące: formuły decyzji, komentarza i podstawy prawnej tworzą główkę grupy.

5. Po główce grupy, w kolejnych wierszach, występują w porządku alfabetycznym: numer punktu rozkazu i dane identyfikacyjne żołnierza, a w rozkazie o zakończeniu szkolenia - także dane o wyniku szkolenia.

6. Podstawa prawna występuje w rozkazie, jeżeli żołnierzowi przysługuje prawo odwołania się.

7. Jeżeli instrukcja nie stanowi inaczej, treść rozkazu redaguje się wielkimi literami.

8. Jeżeli instrukcja nie stanowi inaczej, w treści rozkazu nie dopuszcza się stosowania skrótów.

9. Jeżeli instrukcja nie stanowi inaczej, daty występujące w treści rozkazu należy wpisywać w formacie: dzień - nazwa miesiąca - rok, np. 23 listopada 1996 r.

II. Struktura i zawartość informacyjna rozkazu

1. W rozkazie wyróżnia się:

1) część początkową (główkę rozkazu);

2) część decyzyjną, składającą się z grup punktów rozkazu;

3) część końcową (stopkę rozkazu).

2. W główce rozkazu wyróżnia się:

1) dane jednostki wojskowej dowódcy podpisującego rozkaz;

2) miejsce sporządzenia i datę podpisania rozkazu;

3) nazwę i numer rozkazu.

3. W części, o której mowa w pkt 2 ppkt 1, wyróżnia się:

1) nazwę jednostki wojskowej, w której jest sporządzany rozkaz,

2) nazwę pionu kadrowego, pisane wielkimi literami, każda od nowego wiersza, w lewym górnym narożniku pierwszej strony rozkazu.

4. W części, o której mowa w pkt 2 ppkt 2, wpisuje się:

1) miejsce (miejscowość) stacjonowania jednostki wojskowej dowódcy podpisującego rozkaz;

2) datę podpisania rozkazu, w formacie: rok-miesiąc-dzień, np. 1996-09-15, w prawym górnym narożniku pierwszej strony rozkazu.

5. Dopuszcza się stosowanie następujących nazw rozkazów:

1) rozkaz personalny o rozpoczęciu kursu (szkolenia);

2) rozkaz personalny o ukończeniu studiów i nadaniu tytułów zawodowych;

3) rozkaz personalny o ukończeniu studiów podyplomowych;

4) rozkaz personalny o ukończeniu nauki w szkole podoficerskiej i nadaniu tytułów zawodowych;

5) rozkaz personalny o ukończeniu kursu (szkolenia).

6. Numer rozkazu wpisuje się po wyrazach „rozkaz personalny”. Numer rozkazu określa klauzulę tajności rozkazu, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

7. Po numerze rozkazu wpisuje się, od nowego wiersza, stanowisko służbowe i nazwę jednostki wojskowej dowódcy podpisującego rozkaz.

8. Część decyzyjna rozkazu składa się z punktów rozkazu.

9. Na zawartość informacyjną punktu rozkazu składają się:

1) formuła decyzji;

2) numer punktu rozkazu;

3) dane identyfikacyjne żołnierza;

4) dane o wyniku szkolenia;

5) komentarz;

6) podstawa prawna;

7) informacje w postaci zakodowanej.

10. W stopce oryginału rozkazu wpisuje się: nazwę stanowiska służbowego oraz stopień wojskowy, imię i nazwisko dowódcy podpisującego rozkaz.

11. W stopce kopii rozkazu po wyrażeniu „/ - /” wpisuje się stopień wojskowy, imię i nazwisko dowódcy.

III. Sporządzanie rozkazu

III. 1. Formuła decyzji

1. W formule decyzji określa się kierunek szkolenia i datę rozpoczęcia szkolenia, a w rozkazach, o których mowa w części I pkt 2 - także datę ukończenia szkolenia oraz uzyskane: tytuł zawodowy i / lub klasę specjalisty wojskowego albo specjalność wojskową.

2. Redagowanie formuły decyzji polega na wybraniu wzoru z „Wykazu podstaw prawnych oraz przykładów formuł decyzji i komentarzy w rozkazach personalnych o rozpoczęciu i zakończeniu szkolenia”.

3. Jeżeli wybrana formuła decyzji zawiera fragmenty wykropkowane lub nadmiarowe, uzupełnia się jej treść lub usuwa się zbędne fragmenty.

4. Wykaz, o którym mowa w pkt 2, publikuje się na stronie internetowej departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr. Dyrektor departamentu jest odpowiedzialny za zapewnienie aktualności wykazu.

III. 2. Numer punktu rozkazu i dane identyfikacyjne żołnierza

1. Numer punktu rozkazu i dane identyfikacyjne żołnierza wpisuje się w jednym wierszu.

2. Po numerze punktu rozkazu wpisuje się: stopień wojskowy, nazwisko, imię (imiona) i imię ojca oraz numer ewidencyjny PESEL żołnierza.

3. Do stopni wojskowych żołnierzy stosuje się przepisy art. 27 ust. 1 ustawy i przepisy rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej, o którym mowa w art. 137 ustawy.

4. Nazwisko i imię (imiona) żołnierza wpisuje się w pierwszym przypadku. Imię ojca wpisuje się w drugim przypadku, poprzedzając je literą „s.” lub „a”.

5. Numer ewidencyjny PESEL poprzedza się wyrazem „PESEL:”.

III. 3. Dane o wyniku szkolenia

1. Dane o wyniku szkolenia wpisuje się w rozkazach, o których mowa w części I pkt 2.

2. W wierszu bezpośrednio poprzedzającym dane identyfikacyjne pierwszego żołnierza, którego dotyczy formuła decyzji, wpisuje się, z prawej strony, wyrazy „ocena końcowa / lokata”.

3. Dane o wyniku szkolenia, obejmujące ocenę końcową studiów (nauki, kursu itp.) i uzyskaną lokatę, wpisuje się za numerem ewidencyjnym PESEL, na wysokości wyrazów, o których mowa w pkt 2.

III. 4. Komentarz

1. Komentarz jest elementem opcjonalnym rozkazu i stanowi uzupełnienie formuły decyzji.

2. Redagowanie komentarza polega na wybraniu wzoru z wykazu, o którym mowa w części III.1 pkt 2.

3. Przepis pkt 3 części 111.1 stosuje się odpowiednio do treści komentarza.

III. 5. Podstawa prawna

1. Redagowanie podstawy prawnej polega na wybraniu wzoru z wykazu, o którym mowa w części III.1 pkt 2.

2. Przepis pkt 3 części III.1 stosuje się odpowiednio do treści podstawy prawnej.

3. Podstawę prawną wpisuje się po wyrazach „PODSTAWA PRAWNA:”.

III. 6. Informacje w postaci zakodowanej

1. Kodowaniu podlegają tylko sytuacje, o których mowa w instrukcji.

2. Zakodowaną treść punktu rozkazu tworzy wiersz kodowy.

3. Wiersz kodowy występuje bezpośrednio pod treścią punktu (grupy punktów) rozkazu.

4. Jeżeli instrukcja nie stanowi inaczej, występowanie kodu w wierszu kodowym jest obowiązkowe.

5. Na początku wiersza kodowego oraz po każdym kodzie wpisuje się separator „/”.

6. Jeżeli występowanie kodu jest nieobowiązkowe i kod nie zostanie wpisany, wpisuje się separator.

7. W rozkazie, o którym mowa w części I pkt 1, w wierszu kodowym wpisuje się kod kierunku szkolenia.

8. W rozkazie, o którym mowa w części I pkt 2, w wierszu kodowym wpisuje się:

1) kod kierunku szkolenia;

2) kod uzyskanego tytułu zawodowego - występowanie kodu jest nieobowiązkowe;

3) numer uzyskanej specjalności wojskowej - występowanie kodu jest nieobowiązkowe.

9. Kod kierunku szkolenia wpisuje się na podstawie „Indeksu wyszkolenia (wykształcenia) wojskowego, wykształcenia cywilnego oraz tytułów i stopni naukowych”, o którym mowa w instrukcji stanowiącej załącznik nr 11 do rozporządzenia.

10. Kod tytułu zawodowego i numer specjalności wojskowej wpisuje się zgodnie z zasadami przyjętymi w systemie teleinformatycznym.

IV. Struktura i zawartość informacyjna wyciągu z rozkazu

1. W wyciągu z rozkazu wyróżnia się:

1) część początkową (główkę wyciągu z rozkazu);

2) część decyzyjną składającą się z punktów rozkazu;

3) część końcową (stopkę wyciągu z rozkazu).

2. W główce wyciągu z rozkazu wyróżnia się:

1) dane jednostki wojskowej dowódcy podpisującego rozkaz;

2) miejsce sporządzenia i datę podpisania rozkazu;

3) dane adresata wyciągu;

4) nazwę i numer rozkazu.

3. Zawartość informacyjna i rozmieszczenie w wyciągu danych, o których mowa w pkt 2 ppkt 1, 2 i 4, są identyczne jak w rozkazie.

4. Nazwa i numer rozkazu występują po wyrażeniu „WYCIĄG Z”.

5. Postać danych, o których mowa w pkt 2 ppkt 3, określa dowódca jednostki wojskowej.

6. Część decyzyjna wyciągu z rozkazu składa się z punktów rozkazu przeznaczonych dla adresata wyciągu.

7. W wyciągu z rozkazu nie występują informacje w postaci zakodowanej.

8. Postać stopki wyciągu z rozkazu jest identyczna jak postać stopki rozkazu.

Załącznik nr 14

WZORY MELDUNKÓW

MELDUNEK O ZMIANIE
wykształcenia cywilnego* stopnia/ tytułu naukowego* specjalizacji (uprawnień) zawodowych* wyszkolenia wojskowego

MELDUNEK O ZMIANIE
nadanie odznaczenia państwowego
nadanie innego odznaczenia - z wyłączeniem medali resortu obrony narodowej

MELDUNEK
o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej

MELDUNEK
o zwolnieniu ze służby kandydackiej