§ 1. Rozporządzenie określa sposób:

1) prowadzenia ewidencji paszportowych oraz centralnej ewidencji;

2) przetwarzania danych i informacji zgromadzonych w tych ewidencjach;

3) przekazywania danych i informacji z ewidencji paszportowych do centralnej ewidencji;

4) udostępniania danych i informacji z centralnej ewidencji.

§ 2. Ilekroć w rozporządzeniu mowa jest o:

1) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 13 lipca 2006 r. o dokumentach paszportowych;

2) książeczce paszportowej - należy przez to rozumieć blankietowy druk książeczki wyprodukowany przez producenta według wzoru dokumentu paszportowego określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 20 ust. 2 ustawy;

3) statusie - należy przez to rozumieć odzwierciedlenie w ewidencji paszportowej i centralnej ewidencji etapu realizacji, na jakim znajduje się wniosek paszportowy, książeczka paszportowa lub dokument paszportowy;

4) CPD - należy przez to rozumieć Centrum Personalizacji Dokumentów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, w którym następuje sporządzenie dokumentu paszportowego na podstawie wniosku paszportowego wprowadzonego do ewidencji paszportowej, z wyjątkiem paszportów tymczasowych sporządzanych bezpośrednio przez organ paszportowy;

5) archiwum produkcyjnym - należy przez to rozumieć prowadzony w CPD w formie elektronicznej techniczny zbiór gromadzący dane o książeczkach paszportowych, o prawidłowo i wadliwie sporządzonych dokumentach paszportowych oraz informacje o procesie sporządzania i dystrybucji książeczek paszportowych i dokumentów paszportowych.

§ 3. 1. Organ paszportowy wprowadza do ewidencji paszportowej dane z wniosku paszportowego w zakresie obejmującym dane określone w art. 18 ust. 1 pkt 1-6 i 9 oraz dane biometryczne, o których mowa w art. 18 ust. 1 pkt 11, a także informacje, o których mowa w art. 25 i art. 50 pkt 1 i 5 ustawy.

2. Po wprowadzeniu danych z wniosku paszportowego organ paszportowy porównuje dane z wniosku z danymi zawartymi w centralnej ewidencji, zbiorze PESEL oraz z dokumentacją paszportową, o której mowa w art. 53 ustawy.

3. Dane biometryczne w postaci odcisków palców, po wprowadzeniu do ewidencji paszportowej, podlegają zaszyfrowaniu.

§ 4. Po wykonaniu przez organ paszportowy czynności, o których mowa w § 3, wniosek paszportowy otrzymuje w ewidencji paszportowej status o wydaniu lub o odmowie wydania dokumentu paszportowego.

§ 5. 1. Zmiana danych w ewidencji paszportowej w ramach jednego wniosku może być wprowadzona tylko do chwili wprowadzenia statusu o wydaniu lub odmowie wydania dokumentu paszportowego.

2. Zmiana danych, o której mowa w ust. 1, wymaga odnotowania, kto i kiedy dokonał tej zmiany.

§ 6. 1. Wniosek paszportowy, któremu nadano status o wydaniu paszportu, paszportu dyplomatycznego, paszportu służbowego Ministerstwa Spraw Zagranicznych, przekazywany jest z centralnej ewidencji w celu sporządzenia do CPD.

2. Wniosek paszportowy, któremu nadano status o wydaniu paszportu tymczasowego, kierowany jest z ewidencji paszportowej do sporządzenia w organie paszportowym, w którym wniosek został złożony.

§ 7. 1. Organ paszportowy po sporządzeniu paszportu tymczasowego przekazuje niezwłocznie, najpóźniej w ciągu trzech dni roboczych, do centralnej ewidencji dane z kolejnych faz procesu sporządzania, w tym:

1) serię i numer paszportu tymczasowego;

2) datę sporządzenia paszportu tymczasowego;

3) datę ważności paszportu tymczasowego;

4) datę odbioru paszportu tymczasowego.

2. Organ paszportowy przekazuje niezwłocznie, najpóźniej w ciągu trzech dni roboczych, do centralnej ewidencji dane o seriach i numerach książeczek paszportowych paszportów tymczasowych utraconych przed spersonalizowaniem lub wybrakowanych w procesie sporządzania.

§ 8. 1. CPD przekazuje do centralnej ewidencji dane z kolejnych faz procesu sporządzania dokumentu paszportowego, w tym:

1) serię i numer dokumentu paszportowego;

2) datę sporządzenia dokumentu paszportowego;

3) datę ważności dokumentu paszportowego;

4) datę wysłania dokumentu paszportowego do organu paszportowego.

2. CPD przekazuje do centralnej ewidencji dane o seriach i numerach książeczek paszportowych utraconych przed spersonalizowaniem lub wybrakowanych w procesie sporządzania.

3. Dane, o których mowa w ust. 1 i 2, CPD przechowuje w archiwum produkcyjnym.

§ 9. 1. Organ paszportowy po otrzymaniu dokumentu paszportowego sporządzonego w CPD wprowadza do ewidencji paszportowej status przyjęcia dokumentu paszportowego nieuszkodzonego i prawidłowo sporządzonego.

2. Wprowadzenie do ewidencji paszportowej statusu przyjęcia dokumentu paszportowego, o którym mowa w ust. 1, powoduje usunięcie z ewidencji paszportowej danych biometrycznych w postaci odcisków palców.

3. W przypadku gdy dokument paszportowy, o którym mowa w ust. 1, został wadliwie sporządzony, uległ uszkodzeniu lub utracie przed odbiorem przez obywatela, organ paszportowy wprowadza do ewidencji paszportowej status o wycofaniu dokumentu paszportowego oraz ponownie przekazuje wniosek paszportowy do CPD w celu sporządzenia nowego dokumentu.

4. Po odbiorze przez obywatela dokumentu paszportowego, o którym mowa w ust. 1, organ paszportowy niezwłocznie wprowadza do ewidencji paszportowej status wydania i datę odbioru dokumentu paszportowego.

§ 10. 1. Organ paszportowy, do którego wpłynął wniosek o odmowę wydania lub unieważnienie dokumentu paszportowego, wprowadza niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym, do ewidencji paszportowej:

1) dane dotyczące tożsamości osoby, której wniosek dotyczy;

2) dane dotyczące organu, który wniosek złożył;

3) podstawę prawną wniosku;

4) datę wpływu wniosku.

2. Organ paszportowy niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po uzyskaniu informacji o ustaniu przesłanek do odmowy lub unieważnienia dokumentu paszportowego, wycofuje wniosek z ewidencji paszportowej.

§ 11. 1. Organ paszportowy, do którego wpłynęło postanowienie o zastosowaniu przez uprawniony organ środka zapobiegawczego w postaci zakazu opuszczania kraju połączonego z zatrzymaniem dokumentu paszportowego lub zawiadomienie o tymczasowym zatrzymaniu przez uprawniony organ dokumentu paszportowego, wprowadza niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym, do ewidencji paszportowej:

1) dane dotyczące tożsamości osoby, wobec której zastosowano środek zapobiegawczy lub tymczasowe zatrzymanie dokumentu paszportowego;

2) dane dotyczące organu, który wydał postanowienie lub zawiadomił o tymczasowym zatrzymaniu dokumentu paszportowego;

3) datę wpływu postanowienia lub zawiadomienia.

2. Organ paszportowy niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po otrzymaniu postanowienia uprawnionego organu o uchyleniu lub zmianie zastosowanego środka zapobiegawczego, wprowadza do ewidencji paszportowej datę wydania postanowienia oraz dane o organie wydającym postanowienie.

§ 12. 1. Organ paszportowy wydający decyzję o odmowie wydania dokumentu paszportowego wprowadza do ewidencji paszportowej informacje, o których mowa w art. 50 pkt 2 i 5 ustawy, datę wydania decyzji oraz nazwę organu wydającego decyzję, niezwłocznie po wydaniu decyzji, najpóźniej w następnym dniu roboczym.

2. Organ paszportowy, który wydał decyzję o unieważnieniu dokumentu paszportowego z powodów określonych w art. 38 ustawy, wprowadza niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym, do ewidencji paszportowej dane, o których mowa w art. 50 pkt 3 ustawy, oraz dane o organie wydającym decyzję.

§ 13. 1. Organ paszportowy wprowadza do ewidencji paszportowej datę i przyczynę utraty ważności dokumentu paszportowego niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po uzyskaniu informacji o zdarzeniach skutkujących utratą ważności dokumentu paszportowego, o których mowa w art. 37 ustawy.

2. W przypadku konieczności potwierdzenia przez konsula danych dokumentu paszportowego lub tożsamości osoby składającej zawiadomienie, o którym mowa w art. 36 ust. 1 ustawy, czynności określone w ust. 1 wykonuje się niezwłocznie po potwierdzeniu wymaganych danych.

§ 14. 1. Dane i informacje z ewidencji paszportowych organy paszportowe przekazują niezwłocznie do centralnej ewidencji, wykorzystując środki komunikacji elektronicznej.

2. Jeżeli przekazanie danych i informacji w trybie określonym w ust. 1 nie jest możliwe z przyczyn niezależnych od organu paszportowego, dane i informacje przekazywane są do centralnej ewidencji na informatycznym nośniku danych najpóźniej w następnym dniu roboczym, przy zapewnieniu bezpieczeństwa przekazywanych danych i informacji.

3. W przypadkach określonych w ust. 2 nie stosuje się porównania danych z wniosku paszportowego z danymi zawartymi w centralnej ewidencji oraz w zbiorze PESEL, o których mowa w § 3 ust. 3.

§ 15. Podmiotom, o których mowa w art. 52 ust. 2 ustawy, udostępnia się dane z centralnej ewidencji za pomocą urządzeń teletransmisji danych, jeżeli spełniają łącznie następujące warunki:

1) posiadają urządzenia umożliwiające identyfikację osoby uzyskującej dane z ewidencji oraz rejestrację zakresu, daty i celu ich uzyskania;

2) posiadają zabezpieczenia techniczne i organizacyjne uniemożliwiające wykorzystanie danych niezgodnie z celem ich uzyskania.

§ 16. 1. Podmiotom, o których mowa w art. 52 ust. 2 ustawy, niespełniającym warunków określonych w § 15, udostępnia się dane na pisemny wniosek będący indywidualnym wystąpieniem o udostępnienie danych z centralnej ewidencji.

2. W przypadku braku dostępu do centralnej ewidencji z przyczyn niezależnych od organu paszportowego dopuszcza się udostępnianie danych z centralnej ewidencji dla organów paszportowych za granicą na nośniku elektronicznym lub w innej formie, przy zapewnieniu bezpieczeństwa danych.

§ 17. Centralna ewidencja rejestruje zapytania o dane wraz z informacją o czasie i podmiocie, który wystąpił z zapytaniem.

§ 18. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 19 lutego 2010 r.³⁾