Na podstawie art. 17 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1.Rozporządzenie określa sposób i tryb udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych, z wyłączeniem archiwum wyodrębnionego Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu.

§ 2.Materiały archiwalne zgromadzone w archiwach wyodrębnionych są udostępniane przez:

1) umożliwienie zainteresowanym albo ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami, w pomieszczeniach przystosowanych do swobodnego korzystania z materiałów;

2) przekazanie zainteresowanym informacji zawartych w materiałach archiwalnych w postaci pisemnej odpowiedzi na zapytanie albo w postaci reprodukcji materiałów.

§ 3.1. Materiały archiwalne udostępnia się na podstawie pisemnego zgłoszenia zainteresowanego podmiotu, zwanego dalej „zgłaszającym”.

2. Zgłoszenie składa się do organu, któremu jest podporządkowane archiwum wyodrębnione, zwane dalej „archiwum”. Zgłoszenie powinno zawierać:

1) imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji - jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel;

2) nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której mają być udostępnione materiały archiwalne - jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna;

3) wskazanie materiałów archiwalnych lub określenie tematu, którego one dotyczą;

4) określenie celu udostępnienia materiałów archiwalnych;

5) proponowany sposób udostępnienia materiałów archiwalnych.

3. Do zgłoszenia załącza się upoważnienie dla osoby, o której mowa w ust. 2 pkt 1 i 2.

§ 4.1. Materiały archiwalne dotyczące osób fizycznych udostępnia się w pełnym zakresie tym osobom do celów własnych, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli, danych osobowych zawartych w tych materiałach lub innych informacji podlegających ograniczonemu dostępowi.

2. Materiały archiwalne, o których mowa w ust. 1, zawierające chronione dane osobowe osób trzecich, są udostępniane po anonimizacji tych danych.

§ 5.1. Udostępnienie materiałów archiwalnych zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową lub służbową wymaga pisemnej zgody organu, któremu jest podporządkowane archiwum.

2. Zgodę na udostępnienie materiałów, o których mowa w ust. 1, wydaje się na pisemny wniosek zainteresowanego podmiotu, zwanego dalej „wnioskodawcą”.

3. Wniosek powinien zawierać:

1) imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji - jeżeli o udostępnienie materiałów archiwalnych zawierających informacje niejawne ubiega się osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel;

2) nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości jej upoważnionego przedstawiciela, któremu mają być udostępnione materiały archiwalne - jeżeli o udostępnienie materiałów archiwalnych zawierających informacje niejawne ubiega się osoba prawna lub jednostka organizacyjna;

3) wskazanie materiałów archiwalnych lub określenie tematu, którego one dotyczą;

4) określenie celu i uzasadnienie wykorzystania materiałów archiwalnych;

5) tytuł uprawniający do uzyskania dostępu do informacji niejawnych.

4. Do wniosku, o którym mowa w ust. 2, załącza się:

1) kopię ważnego poświadczenia bezpieczeństwa wydanego przez właściwą służbę ochrony państwa lub pełnomocnika ochrony w rozumieniu ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.²⁾), odpowiedniego do klauzuli tajności materiału archiwalnego, o którego udostępnienie ubiega się wnioskodawca;

2) upoważnienie dla osoby, o której mowa w ust. 3 pkt 1 i 2.

5. Materiały archiwalne zawierające informacje niejawne mogą być udostępnione wnioskodawcy w zakresie niezbędnym do osiągnięcia celu wyrażonego we wniosku, o którym mowa w ust. 3 pkt 4.

6. Materiały, o których mowa w ust. 1, udostępnia się w archiwach, w których są one przechowywane, wyłącznie przez bezpośredni wgląd w oryginały dokumentów lub ich kopie.

7. Fakt udostępnienia materiału archiwalnego zawierającego informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową podlega odnotowaniu w karcie zapoznania się z dokumentem.

§ 6.1. Udostępnianiu podlegają materiały archiwalne zewidencjonowane, dla których sporządzono środki ewidencyjno-informacyjne.

2. Oryginalne materiały archiwalne udostępnia się po nadaniu im paginacji lub foliacji.

3. Wymogi, o których mowa w ust. 2, stosuje się również do kserokopii i fotokopii dokumentów, jeżeli archiwum nie dysponuje oryginalnymi materiałami.

4. Do udostępniania posiadanych przez archiwum środków ewidencyjno-informacyjnych oraz ograniczenia lub odmowy ich udostępnienia stosuje się:

1) § 2, 4, 5, 7-9, § 10 ust. 1 pkt 1 i 3 oraz ust. 2 i 3 oraz § 11-13, jeżeli są udostępniane środki ewidencyjno-informacyjne dotyczące materiałów archiwalnych zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową lub służbową;

2) § 2-4, § 7-9, § 10 ust. 1 pkt 1 i 3 oraz ust. 2 i 3 oraz § 11-13, jeżeli są udostępniane środki ewidencyjno-informacyjne dotyczące materiałów archiwalnych innych niż wymienione w pkt 1.

§ 7.1. Osoba kierująca archiwum:

1) dokonuje, na podstawie informacji zawartych w zgłoszeniu lub wniosku, ogólnej oceny dopuszczalności udostępniania materiałów archiwalnych;

2) zaznacza brak zastrzeżeń odpowiednią adnotacją na zgłoszeniu lub na wniosku.

2. Jeżeli przepisy prawa ograniczają dostęp do informacji wskazanych w zgłoszeniu lub wniosku, czynności, o których mowa w ust. 1, mogą być poprzedzone złożeniem przez zgłaszającego lub wnioskodawcę wyjaśnień lub oświadczeń albo udokumentowaniem uprawnień do zapoznania się z treścią żądanych materiałów archiwalnych.

3. W odniesieniu do informacji prawnie chronionych, zgłaszający lub wnioskodawca składa pisemne oświadczenie dotyczące sposobu i zakresu ich wykorzystania.

4. Jeżeli w korzystaniu z materiałów archiwalnych, udostępnianych odpowiednio do określonego zgłoszenia lub wniosku, nastąpi przerwa przekraczająca 6 miesięcy, ponowne wykorzystanie wymaga złożenia nowego zgłoszenia lub wniosku.

§ 8.Organ, któremu jest podporządkowane archiwum, lub osoba przez niego upoważniona może:

1) uzależnić udostępnienie żądanych materiałów archiwalnych od potwierdzenia faktu prowadzenia prac o wskazanej tematyce lub od przedłożenia przez zgłaszającego lub wnioskodawcę pisma polecającego właściwej w tym zakresie instytucji lub osoby;

2) udostępnić materiały archiwalne, z wyłączeniem lub ograniczeniem możliwości ich reprodukowania ze względu na:

a) zły stan fizyczny materiałów archiwalnych,

b) żądanie przez zgłaszającego lub wnioskodawcę materiałów archiwalnych zbędnych do prowadzenia prac, o których mowa w pkt 1;

3) ustalić maksymalną liczbę jednostek archiwalnych, jaka może być udostępniona jednej osobie w ciągu dnia, z uwzględnieniem wymogów bezpieczeństwa zasobu archiwalnego.

§ 9.Organ, któremu jest podporządkowane archiwum, lub osoba przez niego upoważniona może wyrazić pisemną zgodę na udostępnienie materiałów archiwalnych, od których wytworzenia nie upłynęło 30 lat:

1) do celów badań naukowych;

2) na potrzeby tworzenia:

a) materiałów prasowych przez czasopisma w rozumieniu art. 7 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. - Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24, z późn. zm.³⁾),

b) programów radiowych i telewizyjnych przez nadawców radiowych i telewizyjnych;

3) na potrzeby produkcji filmów dokumentalnych;

4) do celów własnych osób fizycznych, jeżeli udostępnienie materiałów archiwalnych dotyczących tych osób nie narusza prawnie chronionych interesów państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli, danych osobowych zawartych w tych materiałach lub innych informacji podlegających ograniczonemu dostępowi.

§ 10.1. Udostępnianie materiałów archiwalnych może zostać ograniczone ze względu na:

1) ich zły stan fizyczny;

2) brak środków ewidencyjno-informacyjnych;

3) potrzebę wykorzystania materiałów archiwalnych przez jednostkę organizacyjną przy wykonywaniu jej ustawowych zadań.

2. W przypadku ograniczenia, o którym mowa w ust. 1, organ, któremu jest podporządkowane archiwum, lub osoba przez niego upoważniona informuje o przyczynach ograniczenia zgłaszającego lub wnioskodawcę, wskazując równocześnie przybliżony termin udostępnienia materiałów archiwalnych.

3. Udostępnienie materiałów archiwalnych nie uprawnia zgłaszającego lub wnioskodawcy do samodzielnego ich reprodukowania.

§ 11.Materiały archiwalne udostępnia się po okazaniu przez zgłaszającego lub wnioskodawcę dokumentu potwierdzającego tożsamość.

§ 12.Jeżeli zgłaszający lub wnioskodawca podjął lub podejmuje czynności zagrażające bezpieczeństwu i integralności udostępnionych materiałów archiwalnych, organ, któremu jest podporządkowane archiwum, lub osoba przez niego upoważniona może pisemnie:

1) wyłączyć możliwość korzystania z materiałów archiwalnych przez zgłaszającego;

2) cofnąć wnioskodawcy zgodę na korzystanie z materiałów archiwalnych.

§ 13.1. Udostępnianie materiałów archiwalnych jest bezpłatne, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. W przypadku ponoszenia przez archiwum dodatkowych kosztów związanych z udostępnianiem materiałów archiwalnych w postaci reprodukcji, archiwa pobierają od zgłaszającego lub wnioskodawcy opłatę w wysokości określonej w załączniku do rozporządzenia.

3. Zgłaszający lub wnioskodawca wnosi opłatę, o której mowa w ust. 2, przed udostępnieniem mu materiałów archiwalnych lub przed wydaniem zamówionych reprodukcji materiałów.

§ 14.Traci moc rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 25 października 2005 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych, podporządkowanych Ministrowi Obrony Narodowej, ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych, ministrowi właściwemu do spraw zagranicznych, ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych. Szefowi Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Szefowi Agencji Wywiadu, Szefowi Kancelarii Sejmu, Szefowi Kancelarii Senatu i Szefowi Kancelarii Prezydenta (Dz. U. Nr 219, poz. 1847).

§ 15.Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów
z dnia 3 czerwca 2008 r. (poz. 679)

OPŁATY ZA UDOSTĘPNIANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH W POSTACI REPRODUKCJI

1. Opłaty za dwuwymiarowe kopie z materiałów płaskich

2. Opłaty za inne czynności związane z wykonywaniem reprodukcji