Na podstawie art. 20 ust. 19 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2007 r. Nr 43, poz. 277, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1.Rozporządzenie określa:

1) tryb gromadzenia i sposoby przetwarzania przez Policję w zbiorach danych informacji o:

a) osobach podejrzanych o popełnienie przestępstw ściganych z oskarżenia publicznego,

b) nieletnich dopuszczających się czynów zabronionych przez ustawę jako przestępstwa ścigane z oskarżenia publicznego,

c) osobach o nieustalonej tożsamości lub usiłujących ukryć swoją tożsamość przed organami ścigania lub wymiaru sprawiedliwości,

d) osobach poszukiwanych;

2) rodzaje służb policyjnych uprawnionych do korzystania ze zbiorów informacji o osobach, prowadzonych przez Policję;

3) wzory dokumentów obowiązujących przy przetwarzaniu informacji o osobach przez Policję;

4) sposób oceny informacji o osobach pod kątem ich przydatności w prowadzonych postępowaniach.

§ 2.1. Pobranie informacji w ramach uprawnień Policji określonych odrębnymi przepisami, ze zbiorów już prowadzonych przez inne podmioty, organy Policji dokumentują poprzez sporządzenie wniosku o przekazanie lub udostępnienie informacji kierowanego do podmiotu dysponującego informacjami, w tym także do osoby fizycznej.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, ma formę pisemną i zawiera:

1) oznaczenie wnioskodawcy;

2) wskazanie przepisów uprawniających do dostępu do informacji;

3) określenie rodzaju i zakresu potrzebnych informacji oraz formy ich przekazania lub udostępnienia;

4) wskazanie imienia, nazwiska i stopnia służbowego policjanta upoważnionego do pobrania informacji lub zapoznania się z ich treścią.

3. Policjant składa ustny wniosek, o którym mowa w ust. 1, jeżeli zachodzi konieczność niezwłocznego działania, a w szczególności w trakcie pościgu za osobą podejrzaną o popełnienie czynu zabronionego albo podczas wykonywania czynności mających na celu ratowanie życia i zdrowia ludzkiego lub mienia.

4. Policjant jest obowiązany na żądanie pokwitować pobranie dokumentów zawierających informacje przekazane w trybie wniosku, o którym mowa w ust. 1, albo potwierdzić uzyskanie wglądu w treść informacji oraz w razie potrzeby pouczyć osobę przekazującą informacje o konieczności zachowania w tajemnicy faktu i okoliczności przekazania.

5. Dokumenty, o których mowa w ust. 4, zwraca się za pokwitowaniem w miejscu i czasie uzgodnionym z osobą przekazującą, chyba że na podstawie odrębnych przepisów podlegają one włączeniu do akt prowadzonego postępowania.

§ 3.Policja przetwarza informacje w zbiorach informacji prowadzonych:

1) w systemie informatycznym;

2) w formie sporządzanych ręcznie kartotek, skorowidzów, ksiąg, wykazów, registratur lub innych ewidencji.

§ 4.1. Informacje przetwarza się w:

1) centralnych zbiorach informacji - przeznaczonych do przetwarzania informacji niezbędnych do realizacji zadań Policji na obszarze całego kraju;

2) wewnętrznych zbiorach informacji - przeznaczonych do przetwarzania informacji niezbędnych do realizacji zadań na obszarze właściwości miejscowej poszczególnych jednostek organizacyjnych Policji lub w zakresie właściwości rzeczowej poszczególnych komórek organizacyjnych Komendy Głównej Policji;

3) zestawach zbiorów informacji - przeznaczonych do integracji i usprawniania procesów przetwarzania informacji zgromadzonych w odrębnych zbiorach.

2. Centralny zbiór informacji jest prowadzony na podstawie decyzji Komendanta Głównego Policji określającej:

1) datę utworzenia i podstawę prawną prowadzenia zbioru;

2) cel prowadzenia zbioru i zakres informacji przetwarzanych w zbiorze;

3) podmioty odpowiedzialne za prowadzenie zbioru i uprawnione do korzystania ze zbioru;

4) procedury nadawania, zmiany i cofania uprawnień dostępu do zbioru (korzystania ze zbioru);

5) techniczne i organizacyjne warunki wykonywania czynności służbowych niezbędnych do realizacji ustalonego celu prowadzenia zbioru oraz zapewniających zgodne z prawem efektywne, sprawne i ekonomiczne przetwarzanie informacji zgromadzonych w zbiorze.

3. Wewnętrzny zbiór informacji jest prowadzony na podstawie decyzji kierownika jednostki organizacyjnej Policji lub komórki organizacyjnej Komendy Głównej Policji. Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio.

4. Administrator zbioru może zezwolić na wykonanie repliki całości lub części zbioru w celu usprawnienia dostępu określonej jednostki lub komórki organizacyjnej Policji do przetwarzanych informacji.

5. Przepisy ust. 1, 2 i 4 stosuje się odpowiednio do zestawów zbiorów informacji.

§ 5.1. Pobierane i uzyskiwane przez Policję informacje w formie odcisków linii papilarnych przetwarza się w centralnym zbiorze informacji o nazwie „Centralna Registratura Daktyloskopijna (CRD)”.

2. Pobrane odciski linii papilarnych przesyła się do CRD w formie jednostronnie wypełnianych kart daktyloskopijnych sporządzanych w dwóch egzemplarzach każda.

3. W przypadku pobrania odcisków linii papilarnych za pomocą urządzenia do elektronicznego daktyloskopowania karty daktyloskopijne przesyła się do CRD w formie elektronicznej, z użyciem systemu teleinformatycznego.

§ 6.1. Pobierane i uzyskiwane przez Policję informacje w formie zdjęć osób lub szkiców i opisów wizerunków przetwarza się w odpowiednio opisanych zestawach kart albumowych.

2. Karty albumowe mogą być sporządzane również na informatycznych nośnikach danych.

3. Materiały źródłowe służące do sporządzania zdjęć w postaci negatywów lub zapisów cyfrowych na informatycznych nośnikach danych z cyfrowymi zapisami zdjęć gromadzi się w komórkach organizacyjnych Policji do spraw techniki kryminalistycznej właściwych ze względu na miejsce wykonania zdjęcia.

§ 7.Pobierane i uzyskiwane przez Policję informacje inne niż określone w § 5 i 6 oraz informacje o zdarzeniach, miejscach i rzeczach przetwarza się w zbiorach informacji z użyciem wzorów dokumentów obowiązujących na podstawie rozporządzenia oraz formularzy, o których mowa w § 13 ust. 2 pkt 3.

§ 8.Komendant Główny Policji zapewnia funkcjonowanie zestawu centralnych zbiorów informacji o nazwie „Krajowy System Informacyjny Policji (KSIP)”.

§ 9.1. Zbiory informacji rejestruje się w rejestrach zbiorów informacji prowadzonych przez właściwych administratorów zbiorów.

2. Rejestry, o których mowa w ust. 1, zawierają:

1) określenie rodzaju i nazwy zbioru oraz wskazanie daty rejestracji zbioru;

2) aktualizowane informacje wymienione w § 4 ust. 2 pkt 1-3;

3) datę likwidacji zbioru oraz numer ewidencyjny i datę sporządzenia protokołu likwidacji zbioru.

3. Do rejestru dołącza się kopie decyzji w sprawie utworzenia zbiorów informacji i kopie protokołów dokumentujących likwidację zbiorów informacji.

4. Przepisy ust. 1-3 stosuje się odpowiednio w odniesieniu do replik zbiorów.

§ 10.1. Zbiór informacji likwiduje się łącznie z wykonanymi replikami, na podstawie decyzji administratora zbioru określającej datę likwidacji zbioru, skład osobowy komisji likwidacyjnej oraz sposób usunięcia zgromadzonych w zbiorze informacji.

2. Przeprowadzenie likwidacji zbioru informacji dokumentuje się protokołem.

§ 11.1. Administrator zbioru dokonuje oceny przydatności informacji w prowadzonych postępowaniach w sposób systematyczny, po zakończeniu sprawy, w ramach której informacje zostały wprowadzone do zbioru, a następnie okresowo, z częstotliwością co najmniej raz na 10 lat.

2. Przy dokonywaniu oceny, o której mowa w ust. 1, informacje uznaje się za nadal przydatne, jeżeli na ich podstawie nie można wykluczyć możliwości popełnienia w przyszłości przez osobę, której dotyczą, czynu zabronionego w rozumieniu art. 115 § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz. 553, z późn. zm.³⁾).

3. Administrator zbioru usuwa informacje zgromadzone w zbiorze:

1) po uzyskaniu wiadomości, że zdarzenie lub okoliczność, w związku z którymi wprowadzono informacje do zbioru, nie ma znamion czynu zabronionego;

2) jeżeli uzna dane informacje za zbędne w realizacji zadań ustawowych Policji albo nie uzna ich za przydatne w prowadzonych przez Policję postępowaniach, w rozumieniu ust. 2.

4. Informacje znajdujące się w systemach informatycznych i na informatycznych nośnikach danych usuwa się w sposób uniemożliwiający odtworzenie usuniętych informacji:

1) przy użyciu technik programowych lub sprzętowych;

2) poprzez zniszczenie nośników zawierających informacje przeznaczone do usunięcia, jeżeli usunięcie danych technikami określonymi w pkt 1 nie jest możliwe.

§ 12.Czynność usunięcia danych osobowych ze zbioru informacji przeprowadza i dokumentuje protokołem komisja wyznaczona przez administratora zbioru.

§ 13.1. Informacje przetwarza się przy użyciu sposobów zapewniających zgodność przetwarzania z celem, o którym mowa w § 4 ust. 2 pkt 2.

2. Administrator zbioru jest obowiązany stosować:

1) koordynację przetwarzania określonych informacji zgromadzonych w zbiorze informacji, na wniosek jednostki lub komórki organizacyjnej Policji wprowadzającej te dane do zbioru informacji;

2) metody rozróżniania przetwarzanych informacji pod względem ich kompletności i wiarygodności;

3) formularze usprawniające pod względem technicznym przetwarzanie informacji, jeżeli wymagają tego właściwości danego zbioru informacji.

3. Koordynacja, o której mowa w ust. 2 pkt 1, polega na niezwłocznym powiadomieniu jednostki lub komórki organizacyjnej Policji wprowadzającej informacje do zbioru o uzyskiwaniu dostępu do tych informacji przez innego uprawnionego użytkownika danego zbioru informacji.

§ 14.1. Stosuje się następujące sposoby przetwarzania informacji zawartych w zbiorach informacji:

1) rejestrowanie - polegające na wprowadzaniu informacji po raz pierwszy do zbioru;

2) sprawdzanie - polegające na zapoznaniu się z informacjami znajdującymi się w zbiorze;

3) klasyfikowanie - polegające na porządkowaniu zawartości zbioru według określonych kryteriów (parametrów);

4) weryfikowanie - polegające na sprawdzaniu poprawności i kompletności rejestrowania;

5) modyfikowanie - polegające na zmianie zawartości informacji znajdujących się w zbiorze;

6) typowanie - polegające na wyszukaniu i identyfikacji w zbiorze informacji o cechach (parametrach) odpowiadających określonym kryteriom selekcyjnym;

7) analizowanie - polegające na poszukiwaniu związków zachodzących pomiędzy poszczególnymi informacjami znajdującymi się w zbiorze;

8) usuwanie - polegające na zniszczeniu lub deformacji informacji w sposób uniemożliwiający dalsze ich odczytywanie.

2. Rejestracji i modyfikacji informacji dokonują policjanci i pracownicy Policji wykonujący czynności służbowe, podczas których lub w związku z którymi uzyskali informacje podlegające rejestracji lub stwierdzili okoliczności uzasadniające modyfikację informacji już zarejestrowanych.

§ 15.Administrator zbioru jest obowiązany zapewnić rejestrację, w formie odpowiedniej do właściwości danego zbioru, każdej operacji przetwarzania informacji w zakresie:

1) czasu (daty, godziny i minuty) rozpoczęcia i zakończenia pracy w systemie informatycznym lub w ręcznie sporządzanej ewidencji;

2) identyfikatora kadrowego oraz posiadanego uprawnienia dostępu do zbioru policjanta lub pracownika Policji wykonującego operację przetwarzania;

3) zakresu informacji, do których policjant lub pracownik Policji miał dostęp w związku z wykonywaną operacją przetwarzania;

4) daty pierwszego wprowadzenia informacji do zbioru;

5) źródła informacji w przypadku uzyskania danych osobowych nie od osoby, której dane dotyczą;

6) przyczyny, zakresu i celu modyfikacji informacji, jaka nastąpiła w wyniku wykonanej operacji przetwarzania;

7) wniosków składanych w związku z realizacją praw określonych w art. 32 ust. 1 pkt 6-8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.⁴⁾).

§ 16.1. Do korzystania z informacji przetwarzanych przez Policję w zbiorach danych są uprawnione, w zakresie niezbędnym do realizacji zadań służbowych, służby policyjne:

1) kryminalna;

2) prewencyjna;

3) śledcza;

4) Lotnictwa Policji;

5) wspomagająca działalność Policji w zakresie organizacyjnym, logistycznym i technicznym.

2. Informacje zgromadzone w zbiorach udostępnia się wyłącznie tym osobom, którym na wniosek bezpośredniego przełożonego administrator danego zbioru nadał odpowiednie uprawnienia dostępu.

§ 17.1. Wzory kart daktyloskopijnych, o których mowa w § 5, stanowią załączniki nr 1-4 do rozporządzenia:

1) załącznik nr 1 - wzór karty daktyloskopijnej odcisków linii papilarnych palców;

2) załącznik nr 2 - wzór karty daktyloskopijnej odcisków linii papilarnych dłoni;

3) załącznik nr 3 - wzór karty daktyloskopijnej odcisków linii papilarnych palców, sporządzanej w przypadku pobierania odcisków linii papilarnych na podstawie art. 192a § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego (Dz. U. Nr 89, poz. 555, z późn. zm.⁵⁾);

4) załącznik nr 4 - wzór karty daktyloskopijnej odcisków linii papilarnych dłoni, sporządzanej w przypadku pobierania odcisków linii papilarnych na podstawie art. 192a § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego.

2. Wzór karty albumowej, o której mowa w § 6 ust. 1, stanowi załącznik nr 5 do rozporządzenia.

3. Wzór protokołu likwidacji zbioru informacji, o którym mowa w § 10 ust. 2, stanowi załącznik nr 6 do rozporządzenia.

4. Wzór protokołu usunięcia danych osobowych ze zbioru informacji, o którym mowa w § 12, stanowi załącznik nr 7 do rozporządzenia.

§ 18.1. Administratorzy zbiorów prowadzonych dotychczas w Policji dostosują tryb gromadzenia, sposoby przetwarzania i sposób oceny informacji zgromadzonych w tych zbiorach do wymogów niniejszego rozporządzenia w terminie 6 miesięcy od dnia jego wejścia w życie.

2. Decyzje wydane w sprawie utworzenia zbiorów informacji na podstawie przepisów rozporządzenia, o którym mowa w § 19, pozostają w mocy w zakresie niesprzecznym z przepisami niniejszego rozporządzenia.

§ 19.Traci moc rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 21 lutego 2005 r. w sprawie przetwarzania przez Policję danych osobowych w celach wykrywczych lub identyfikacyjnych (Dz. U. Nr 34, poz. 313).

§ 20.Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

Załączniki do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
z dnia 5 września 2007 r. (poz. 1203)

Załącznik nr 1

WZÓR KARTY DAKTYLOSKOPIJNEJ ODCISKÓW LINII PAPILARNYCH PALCÓW

Załącznik nr 2

WZÓR KARTY DAKTYLOSKOPIJNEJ ODCISKÓW LINII PAPILARNYCH DŁONI

Załącznik nr 3

WZÓR KARTY DAKTYLOSKOPIJNEJ ODCISKÓW LINII PAPILARNYCH PALCÓW SPORZĄDZONEJ W PRZYPADKU POBIERANIA ODCISKÓW LINII PAPILARNYCH NA PODSTAWIE ART. 192A § 1 KODEKSU POSTĘPOWANIA KARNEGO

Załącznik nr 4

WZÓR KARTY DAKTYLOSKOPIJNEJ ODCISKÓW LINII PAPILARNYCH DŁONI SPORZĄDZONEJ W PRZYPADKU POBIERANIA ODCISKÓW LINII PAPILARNYCH NA PODSTAWIE ART. 192A § 1 KODEKSU POSTĘPOWANIA KARNEGO

Załącznik nr 5

WZÓR KARTY ALBUMOWEJ

Załącznik nr 6

WZÓR PROTOKOŁU LIKWIDACJI ZBIORU INFORMACJI

Załącznik nr 7

WZÓR PROTOKOŁU USUNIĘCIA DANYCH OSOBOWYCH Z ZBIORU INFORMACJI