§ 2.1. Prowadzący obrót materiałem siewnym roślin rolniczych i warzywnych prowadzi dokumentację:

1) wytwarzania materiału siewnego, która w zależności od gatunku obejmuje w szczególności:

a) umowę kontraktacji wraz z kopią dokumentu zakupu materiału siewnego – w przypadku gdy materiał siewny został zakontraktowany,

b) świadectwo oceny polowej,

c) świadectwo oceny laboratoryjnej,

d) świadectwo mieszanki nasiennej,

e) świadectwo oceny cech zewnętrznych materiału siewnego ziemniaka,

f) świadectwo laboratoryjnej oceny zdrowotności materiału siewnego ziemniaka,

g) dokument zakupu materiału siewnego użytego do siewu lub sadzenia,

h) dokument przyjęcia do magazynu i wydania z magazynu, wskazujący gatunek, odmianę, kategorię lub stopień kwalifikacji, numer i masę partii, a w przypadku materiału siewnego przed oceną laboratoryjną – również numer świadectwa oceny polowej,

i) kopię dokumentu towarzyszącego;

2) procesów technologicznych przerobu, a w szczególności czyszczenia, suszenia, sortowania, zaprawiania, otoczkowania, pakowania i przepakowywania materiału siewnego, która obejmuje informacje o:

a) masie materiału siewnego przekazanego do przerobu ze wskazaniem gatunku, odmiany, kategorii lub stopnia kwalifikacji i numeru partii,

b) masie materiału siewnego po przerobie,

c) masie odpadów,

d) dacie rozpoczęcia i zakończenia przerobu,

e) masie zużytej zaprawy lub substancji otoczkującej,

f) ilości opakowań oraz masie materiału siewnego po przepakowaniu;

3) sposobu postępowania z materiałem siewnym niezaliczonym do kategorii elitarny, kategorii kwalifikowany lub kategorii standard, która obejmuje:

a) kopię dokumentu sprzedaży materiału siewnego na cele niesiewne albo

b) protokół przekazania materiału siewnego na cele niesiewne, albo

c) dokument wydania materiału siewnego z magazynu, albo

d) [1] protokół zniszczenia materiału siewnego, albo

e) [2] protokół przekazania materiału siewnego niespełniającego wymagań jakościowych dotyczących zdolności kiełkowania, określonych w przepisach w sprawie szczegółowych wymagań dotyczących wytwarzania i jakości materiału siewnego – w przypadku nowo tworzonej partii materiału siewnego;

4) tworzenia partii materiału siewnego z materiału siewnego, z wyłączeniem materiału siewnego ziemniaka, wytworzonego przez różnych producentów lub w różnych latach, która obejmuje:

a) świadectwa oceny polowej partii wchodzących w skład utworzonej partii,

b) [3] świadectwa oceny laboratoryjnej lub informacje o wynikach badań poszczególnych partii wchodzących w skład utworzonej partii, lub informacje o dyskwalifikacji poszczególnych partii wchodzących w skład utworzonej partii w przypadku, gdy dyskwalifikacja miała miejsce z powodu niespełnienia wymagań jakościowych dotyczących zdolności kiełkowania, określonych w przepisach w sprawie szczegółowych wymagań dotyczących wytwarzania i jakości materiału siewnego,

c) dokument łączenia i ujednolicenia zawierający specyfikację oraz rozliczenie ilościowe partii materiału siewnego wchodzących w skład utworzonej partii,

d) świadectwo oceny laboratoryjnej utworzonej partii;

5) tworzenia mieszanek materiału siewnego, która obejmuje:

a) świadectwa oceny laboratoryjnej każdego składnika tworzonej mieszanki materiału siewnego,

b) dokument tworzenia mieszanki materiału siewnego zawierający:

– specyfikację partii materiału siewnego będących składnikami mieszanki materiału siewnego oraz rozliczenie ilościowe partii wszystkich składników wchodzących w skład mieszanki materiału siewnego,

– numer partii wytworzonej mieszanki materiału siewnego,

– nazwę lub typ użytkowania wytworzonej partii mieszanki materiału siewnego,

– datę rozpoczęcia i zakończenia cyklu produkcyjnego wytwarzania partii mieszanki materiału siewnego,

– masę partii mieszanki materiału siewnego wytworzonej w jednym cyklu produkcyjnym,

c) świadectwo mieszanki nasiennej;

6) obrotu materiałem siewnym, która obejmuje:

a) dokumenty nabycia materiału siewnego,

b) dokumenty sprzedaży materiału siewnego,

c) dokumenty zakupu etykiet urzędowych,

d) ewidencję etykiet urzędowych prowadzoną dla każdej partii materiału siewnego oznaczonej tymi etykietami, zawierającą informacje dotyczące:

– nazwy gatunku i odmiany,

– kategorii lub stopnia kwalifikacji materiału siewnego,

– numeru partii,

– liczby nabytych, wykorzystanych, uszkodzonych lub niewykorzystanych etykiet urzędowych,

e) dokumentację przepakowywania i przeetykietowania materiału siewnego obejmującą:

– pisemną zgodę wprowadzającego materiał siewny do obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej – w przypadku materiału siewnego pochodzącego z innego państwa członkowskiego, lub

– pisemną zgodę przedsiębiorcy, którego numer z rejestru przedsiębiorców dokonujących obrotu materiałem siewnym znajduje się na etykiecie materiału siewnego przed jego przepakowaniem.

2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, przechowuje się przez okres 3 lat od zakończeniu roku, w którym została sporządzona, z wyjątkiem dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 6 lit. a i b, które przechowuje się przez okres 5 lat od zakończenia roku, w którym zostały sporządzone.

§ 3.1. Dokument sprzedaży materiału siewnego, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 6 lit. b, powinien zawierać:

1) imię i nazwisko albo nazwę oraz miejsce zamieszkania i adres albo siedzibę i adres sprzedawcy oraz kupującego;

2) datę sprzedaży materiału siewnego i kolejny, niepowtarzalny numer dokumentu sprzedaży;

3) cenę jednostkową materiału siewnego;

4) ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie;

5) nazwę gatunku i odmiany, kategorię lub stopień kwalifikacji materiału siewnego;

6) numer partii materiału siewnego;

7) czytelny podpis wystawcy dokumentu sprzedaży oraz jego pieczęć, jeżeli się nią posługuje.

2. Obowiązek określony w ust. 1 pkt 5 nie dotyczy dokumentów sprzedaży mieszanek materiału siewnego.

3. Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży materiału siewnego przez prowadzącego obrót, ewidencjonującego obrót materiałem siewnym i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

4. Prowadzący obrót, o którym mowa w ust. 3, prowadzi ewidencję sprzedanego materiału siewnego zawierającą:

1) nazwę gatunku i odmiany,

2) kategorię lub stopień kwalifikacji,

3) numer partii,

4) masę materiału siewnego

– i przechowywuje ją przez okres 5 lat od zakończenia roku, w którym została ona sporządzona.

5. [4] Przepisu ust. 4 nie stosuje się do prowadzenia ewidencji materiału siewnego roślin warzywnych przeznaczonego dla ostatecznego nieprofesjonalnego odbiorcy.

§ 4.1. [5] Prowadzący obrót składa pisemną informację dotyczącą obrotu materiałem siewnym, który po raz pierwszy wprowadza do obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

2. Informacja dotycząca obrotu materiałem siewnym, z wyłączeniem mieszanek materiału siewnego, zawiera:

1) adresy miejsc (punktów sprzedaży), w których jest prowadzony obrót materiałem siewnym;

2) nazwę gatunku;

3) kategorię lub stopień kwalifikacji materiału siewnego;

4) stan początkowy masy materiału siewnego;

5) [6] przychód masy materiału siewnego:

a) z produkcji własnej lub kontraktacji,

b) przywiezionego z innych państw członkowskich Unii Europejskiej,

c) przywiezionego z państw trzecich;

6) [7] sposób zagospodarowania materiału siewnego przez:

a) sprzedaż na cele siewne,

b) przeklasyfikowanie na cele niesiewne,

c) wykorzystanie do siewu w posiadanym gospodarstwie rolnym,

d) wykorzystanie do sporządzania mieszanek materiału siewnego;

7) stan końcowy masy materiału siewnego.

3. Informacja dotycząca obrotu materiałem siewnym, o którym mowa w ust. 2 pkt 5 lit. c, zawiera ponadto: [8]

1) nazwę odmiany;

2) ilość materiału siewnego;

3) nazwę państwa, w którym materiał siewny został wyprodukowany, i państwa, w którym materiał ten został zakupiony.

4. Informacja dotycząca obrotu mieszankami materiału siewnego zawiera:

1) stan początkowy masy mieszanek materiału siewnego;

2) przychód masy mieszanek materiału siewnego:

a) wytworzonych przez prowadzącego obrót,

b) zakupionych przez prowadzącego obrót poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

2a) [9] sposób zagospodarowania masy mieszanek materiału siewnego przez:

a) wykorzystanie na cele siewne,

b) przeklasyfikowanie na cele niesiewne;

3) stan końcowy masy mieszanek materiału siewnego.