Na podstawie art. 54 ustawy z dnia 13 lipca 2006 r. o dokumentach paszportowych (Dz. U. Nr 143, poz. 1027) zarządza się, co następuje:

§ 1.Rozporządzenie określa sposób:

1) prowadzenia ewidencji paszportowych oraz centralnej ewidencji;

2) przetwarzania danych zgromadzonych w tych ewidencjach;

3) przekazywania danych z ewidencji paszportowych do centralnej ewidencji.

§ 2.Ilekroć w rozporządzeniu mowa jest o:

1) ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 13 lipca 2006 r. o dokumentach paszportowych;

2) książeczce paszportowej – należy przez to rozumieć blankietowy druk książeczki wyprodukowany przez producenta według wzoru dokumentu paszportowego określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 20 ust. 2 ustawy;

3) statusie – należy przez to rozumieć odzwierciedlenie w ewidencji paszportowej i centralnej ewidencji etapu realizacji, na jakim znajduje się wniosek paszportowy, książeczka paszportowa lub dokument paszportowy;

4) CPD – należy przez to rozumieć Centrum Personalizacji Dokumentów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, w którym następuje sporządzenie dokumentu paszportowego na podstawie wniosku paszportowego wprowadzonego do ewidencji paszportowej, z wyjątkiem paszportów tymczasowych sporządzanych bezpośrednio przez organ paszportowy;

5) archiwum produkcyjnym – należy przez to rozumieć prowadzony w CPD w formie elektronicznej techniczny zbiór gromadzący dane o książeczkach paszportowych, o prawidłowo i wadliwie sporządzonych dokumentach paszportowych oraz informacje o procesie sporządzania i dystrybucji książeczek paszportowych i dokumentów paszportowych.

§ 4.Zmiana danych w ewidencji paszportowej w ramach jednego wniosku może być wprowadzona tylko do chwili podjęcia decyzji o wydaniu lub odmowie wydania dokumentu paszportowego.

§ 5.Zmiana danych wprowadzonych przez organ paszportowy do ewidencji paszportowej wymaga odnotowania, kto i kiedy dokonał tej zmiany.

§ 6.1. Organ paszportowy wprowadza do ewidencji paszportowej dane z wniosku paszportowego w zakresie obejmującym dane określone w art. 18 ust. 1 pkt 1–6, 9, 11 oraz w art. 50 pkt 1 i 5 ustawy.

2. Po wprowadzeniu danych z wniosku paszportowego organ paszportowy porównuje dane z tego wniosku z danymi zawartymi w centralnej ewidencji, zbiorze PESEL, oraz z dokumentacją paszportową, o której mowa w art. 53 ustawy.

§ 7.Po wykonaniu przez organ paszportowy czynności, o których mowa w § 6, wniosek paszportowy otrzymuje w ewidencji paszportowej status o wydaniu lub o odmowie wydania dokumentu paszportowego.

§ 8.1. Wniosek paszportowy, któremu nadano status o wydaniu paszportu, paszportu dyplomatycznego, paszportu służbowego Ministerstwa Spraw Zagranicznych, przekazywany jest z centralnej ewidencji w celu sporządzenia do CPD.

2. Wniosek paszportowy, któremu nadano status o wydaniu paszportu tymczasowego, kierowany jest z ewidencji paszportowej do sporządzenia w organie paszportowym, w którym wniosek został złożony.

§ 9.1 Organ paszportowy po sporządzeniu dokumentu paszportu tymczasowego przekazuje niezwłocznie, nie później niż w ciągu trzech dni roboczych, do centralnej ewidencji dane z kolejnych faz procesu sporządzenia, w tym:

1) serię i numer dokumentu paszportu tymczasowego;

2) datę sporządzenia dokumentu paszportu tymczasowego;

3) datę ważności dokumentu paszportu tymczasowego;

4) datę odbioru dokumentu paszportu tymczasowego.

2. Organ paszportowy przekazuje niezwłocznie, nie później niż w ciągu trzech dni roboczych, do centralnej ewidencji dane o seriach i numerach książeczek paszportów tymczasowych wybrakowanych w procesie sporządzania.

§ 10.1. CPD przekazuje do centralnej ewidencji dane z kolejnych faz procesu sporządzania dokumentu paszportowego, w tym:

1) serię i numer dokumentu paszportowego;

2) datę sporządzenia dokumentu paszportowego;

3) datę ważności dokumentu paszportowego;

4) datę wysłania dokumentu paszportowego do organu paszportowego.

2. CPD przekazuje do centralnej ewidencji dane o seriach i numerach książeczek paszportowych wybrakowanych w procesie sporządzania.

3. Dane, o których mowa w ust. 1 i 2, CPD przechowuje w archiwum produkcyjnym.

§ 13.1. Organ paszportowy wydający decyzję w sprawie odmowy wydania dokumentu paszportowego wprowadza do ewidencji paszportowej informację o wydanej decyzji i dane, o których mowa w art. 50 pkt 2 i 5 ustawy, niezwłocznie po wydaniu decyzji, najpóźniej w następnym dniu roboczym.

2. Organ paszportowy, który wydał decyzję o unieważnieniu dokumentu paszportowego z powodów określonych w art. 38 ust. 1 i 3 ustawy, wprowadza niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym, do ewidencji paszportowej dane, o których mowa w art. 50 pkt 3 i 4 ustawy, oraz dane o organie wydającym decyzję.

3. Organ paszportowy, który wydał decyzję o odmowie unieważnienia dokumentu paszportowego, wprowadza niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym, do ewidencji paszportowej informacje o odmowie i dacie wydania decyzji.

§ 14.Organ paszportowy niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym, po uzyskaniu informacji o utracie ważności dokumentu paszportowego z przyczyn określonych w art. 37 i art. 38 ust. 2 ustawy, wprowadza do ewidencji paszportowej datę utraty ważności i przyczynę unieważnienia dokumentu paszportowego.

§ 15.1. Dane i informacje z ewidencji paszportowej do centralnej ewidencji przekazywane są w formie elektronicznej w drodze przekazu teleinformatycznego. Organy paszportowe za granicą mogą przekazywać dane do centralnej ewidencji z wykorzystaniem innych, bezpiecznych form przekazu.

2. W szczególnych przypadkach dopuszcza się przekazanie danych do centralnej ewidencji z wykorzystaniem nośników danych najpóźniej w następnym dniu roboczym przy zapewnieniu bezpieczeństwa przekazywanych danych.

3. W przypadkach określonych w ust. 2 nie stosuje się porównania danych z wniosku paszportowego z danymi zawartymi w centralnej ewidencji oraz w zbiorze PESEL, o których mowa w § 6 ust. 2.

§ 16.Podmiotom, o których mowa w art. 52 ust. 2 ustawy, udostępnia się dane z centralnej ewidencji za pomocą urządzeń teletransmisji danych, jeżeli spełniają łącznie następujące warunki:

1) posiadają urządzenia umożliwiające identyfikację osoby uzyskującej dane z ewidencji oraz rejestrację zakresu, daty i celu ich uzyskania;

2) posiadają zabezpieczenia techniczne i organizacyjne uniemożliwiające wykorzystanie danych niezgodnie z celem ich uzyskania.

§ 17.1. Podmiotom, o których mowa w art. 52 ust. 2 ustawy, niespełniającym warunków określonych w § 16 udostępnia się dane na pisemny wniosek będący indywidualnym wystąpieniem o udostępnienie danych z centralnej ewidencji.

2. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się udostępnianie danych z centralnej ewidencji dla organów paszportowych za granicą na nośniku elektronicznym lub w innej formie przy zapewnieniu bezpieczeństwa danych.

§ 18.Centralna ewidencja rejestruje zapytania o dane wraz z informacją o czasie i podmiocie, który wystąpił z zapytaniem. Dane o zapytaniach podlegają ochronie na podstawie przepisów o ochronie danych osobowych.

§ 19.Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.